淺析醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理

精品文檔-下載后可編輯淺析醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中所形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶等不同材料作為載體的歷史記錄。隨著科技的飛速發(fā)展及辦公條件的改善，醫(yī)院在組織活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生了大量的聲像檔案，較之過(guò)去的紙質(zhì)檔案資料，這些聲像檔案聲情并茂的反映了醫(yī)院在不同歷史時(shí)期的真實(shí)狀況，所起的作用是其它類(lèi)型檔案不可比擬的，成為檔案材料的重要組成部分。對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理在檔案管理中具有重要意義。

1開(kāi)展醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理的必要性

1．1傳統(tǒng)醫(yī)院聲像檔案的局限性。傳統(tǒng)醫(yī)院聲像檔案因?yàn)橐恍┘夹g(shù)上的原因及時(shí)代、年限等問(wèn)題，在管理上存在一定弊端，因此導(dǎo)致檔案受損或報(bào)廢，以至于失去了應(yīng)有的作用。

1．1．1傳統(tǒng)醫(yī)院聲像檔案不易保管。傳統(tǒng)的醫(yī)院聲像檔案對(duì)保管的要求較高，有嚴(yán)格的條件限制，容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命。如照片、底片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長(zhǎng)期貯存環(huán)境，24h內(nèi)溫度的周期變化應(yīng)在±2℃，相對(duì)濕度變化應(yīng)±5％。中期貯存環(huán)境，24h內(nèi)溫度的周期變化應(yīng)在±5℃，相對(duì)濕度變化應(yīng)在±10%。如保存不當(dāng)，照片就會(huì)發(fā)生變黃褪色，底片粘連變質(zhì)等現(xiàn)象。同樣，高溫潮濕會(huì)引起錄音帶或錄像帶發(fā)霉、消磁、咬帶，從而導(dǎo)致報(bào)廢。

故聲像檔案的保管除有嚴(yán)格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施，要達(dá)到以上嚴(yán)格保管條件不是一件容易的事情，需要投入較大量資金購(gòu)入儲(chǔ)存設(shè)備。

1．1．2傳統(tǒng)醫(yī)院聲像檔案質(zhì)量不穩(wěn)定。如：錄音帶、錄像帶由于磁介質(zhì)信息載體的不穩(wěn)定性，在適宜的條件下保存的時(shí)間也就是十來(lái)年，而且隨著時(shí)間的變化，資料的質(zhì)量會(huì)越來(lái)越差，在使用中，隨著播放次數(shù)的增多，磨損也逐漸加大，會(huì)引起聲音、影像質(zhì)量的下降。

1．1．3存放空間大、手工檢索困難。傳統(tǒng)醫(yī)院聲像檔案需要一定的存放空間，因其不同于紙質(zhì)檔案，因此要設(shè)置通風(fēng)環(huán)境良好的聲像檔案庫(kù)房或?qū)９?，并長(zhǎng)期開(kāi)放空調(diào)，這對(duì)于用房面積緊張的單位來(lái)說(shuō)有一定的困難，而且因?yàn)閿?shù)量較大，分類(lèi)、編目都有一定難度，故給檢索、使用造成一定的困難。

2醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

隨著醫(yī)院計(jì)算機(jī)的廣泛使用，使聲像檔案數(shù)字化管理成為可能，不僅可以節(jié)省儲(chǔ)存空間，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便快捷及時(shí)準(zhǔn)確的遠(yuǎn)距離下載使用，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。既節(jié)省資源又能提高管理質(zhì)量和效率，具有傳統(tǒng)管理方法無(wú)法比擬的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)。計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)都可以成為存儲(chǔ)工具。其中光盤(pán)是利用率較高的存儲(chǔ)設(shè)備，和其他設(shè)備相比，它具有存儲(chǔ)量大、性能可靠、使用壽命長(zhǎng)等特點(diǎn)，既不需要更好的技術(shù)環(huán)境，同時(shí)對(duì)溫度、濕度、磁場(chǎng)等不敏感，而且占用空間小，是數(shù)字聲像檔案理想的存儲(chǔ)工具。

3醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理辦法

3．1應(yīng)對(duì)醫(yī)院聲像材料進(jìn)行數(shù)字化處理。醫(yī)院聲像檔案按其內(nèi)容主要分為聲音檔案、錄像檔案、照片檔案。

3．1．1醫(yī)院照片檔案的數(shù)字化處理對(duì)于醫(yī)院的一些老照片可采用掃描儀掃描或通過(guò)數(shù)碼相機(jī)對(duì)其進(jìn)行翻拍，從而完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換。掃描時(shí)，應(yīng)注意掃描分辨率及圖像格式的選擇，分辨率過(guò)高，會(huì)導(dǎo)致照片文件過(guò)大，從而占據(jù)較大的存儲(chǔ)空間，過(guò)低則導(dǎo)致照片的質(zhì)量降低，因此合理選擇掃描分辨率是照片檔案數(shù)字化的一個(gè)關(guān)鍵技術(shù)，通常300DPI即可獲得質(zhì)量較好的照片；根據(jù)文件格式的特性，對(duì)于普通照片可采用JPEG格式存儲(chǔ)，它具有較大的壓縮比，可降低存貯空間；對(duì)于一些珍貴的照片，應(yīng)采取TIFF格式存儲(chǔ)，以最大限度地保持照片不失真。如照片檔案因年代久遠(yuǎn)泛黃褪色或破損，可使用ps軟件進(jìn)行處理。

3．1．2醫(yī)院錄音檔案的數(shù)字化處理醫(yī)院錄音帶可采用計(jì)算機(jī)軟件制成音頻文件，除了可以保存為常見(jiàn)的WAV、SND和VOC格式外，還可以直接壓縮為MP3或RM文件，目前CoolEditPRO2．1和ADSoundRecorder都是功能強(qiáng)大的錄音軟件，可以運(yùn)行在Windows操作系統(tǒng)下，能高質(zhì)量的完成錄音、編輯、合成等任務(wù)。錄音時(shí)選擇適當(dāng)?shù)牟蓸宇l率、錄音聲道和量化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化錄音資料的質(zhì)量有重大影響，選擇過(guò)高，文件太大，不利于資源利用；選擇過(guò)低則會(huì)降低源帶質(zhì)量，所以在選擇這些選項(xiàng)時(shí)要遵循一個(gè)原則：要在不減低源帶質(zhì)量的情況下選擇一個(gè)合理的數(shù)值。實(shí)驗(yàn)表明，量化標(biāo)準(zhǔn)比采樣頻率更為重要，對(duì)音質(zhì)影響更大，通常情況下，語(yǔ)言帶選擇22K的采樣頻率，16bit的量化標(biāo)準(zhǔn)；音樂(lè)帶可選擇32K的采樣頻率，16bit的量化標(biāo)準(zhǔn)。而聲道的選擇，通常語(yǔ)言帶選擇單聲道，音樂(lè)帶選擇雙聲道。

3．1．3醫(yī)院錄像帶的數(shù)字化處理對(duì)醫(yī)院錄像帶，可通過(guò)視頻采集卡集成MPGE文件格式并轉(zhuǎn)刻成VCD或DVD。現(xiàn)行的AdobePremiere、AdobeAfterEffects6．5或DiscreetCombustion軟件都可完成錄像帶數(shù)字化轉(zhuǎn)換，也可通過(guò)數(shù)碼錄像機(jī)轉(zhuǎn)錄后刻錄。

3．2結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作數(shù)字化管理聲像檔案。

3．2．1明確范圍，收集整理。長(zhǎng)期以來(lái)，因?yàn)獒t(yī)院聲像檔案管理的誤區(qū)及醫(yī)院聲像檔案意識(shí)的淡薄，使得個(gè)別人員對(duì)醫(yī)院聲像資料認(rèn)識(shí)不夠，不知道該如何保管，致使該載體資料流失。凡記載醫(yī)院召開(kāi)重要會(huì)議、參加外事活動(dòng)、取得的科研成果、開(kāi)展的新技術(shù)新項(xiàng)目等的照片、底片、VCD、錄音、錄像都在歸檔范圍。醫(yī)院檔案管理人員在每一次活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)積極主動(dòng)地收集、整理聲像資料，以保證醫(yī)院檔案資料的完整性及實(shí)用性。

3．2．2分類(lèi)編目，立卷歸檔。為便于醫(yī)院檔案的保存和利用，需根據(jù)醫(yī)院聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)編目，立卷歸檔。

3．2．2．1醫(yī)院照片檔案按拍攝時(shí)間、內(nèi)容分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序編號(hào)，紙質(zhì)照片應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。檔號(hào)格式為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-流水號(hào)(照片號(hào)、底片號(hào))。照片編號(hào)采用橫寫(xiě)格式，其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-拍攝時(shí)間-。紙質(zhì)照片檔案應(yīng)同底片一同歸檔，如已經(jīng)數(shù)字化處理，還應(yīng)標(biāo)明數(shù)碼目錄號(hào)，既可直接保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，也可刻成光盤(pán)。

數(shù)碼照片可按其拍攝年代建立文件夾，內(nèi)設(shè)子文件夾，文件夾內(nèi)應(yīng)附文件說(shuō)明(文字說(shuō)明、拍攝時(shí)間、等)。數(shù)碼照片的檔號(hào)格式為全宗號(hào)-數(shù)碼目錄號(hào)-盤(pán)號(hào)-數(shù)碼照片號(hào)。永久保存的數(shù)碼照片亦應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片保存，以供查閱，其編號(hào)應(yīng)對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片編號(hào)。

3．2．2．2醫(yī)院錄音、錄像檔案按年代、記錄內(nèi)容分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。其檔號(hào)格式為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-流水號(hào)。已轉(zhuǎn)換成音頻文件、視頻文件的檔案分類(lèi)、編目方法與其相同。此類(lèi)檔案即可存入計(jì)算機(jī)，也可刻錄成VCD光盤(pán)。歸檔時(shí)錄音帶、錄像帶應(yīng)同其光盤(pán)一同歸檔。

3．2．2．3光盤(pán)的使用年限為100年，但為避免意外發(fā)生，醫(yī)院歸檔光盤(pán)應(yīng)同時(shí)保存一式兩份，一份存檔，一份供查閱。在數(shù)字化管理的同時(shí)，其原始資料亦應(yīng)妥善保管。

3．2．3統(tǒng)一管理，規(guī)范使用。為方便醫(yī)院數(shù)字化聲像檔案的管理與使用，醫(yī)院應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)和搜索引擎，同時(shí)建立嚴(yán)格的使用管理制度，避免聲像資料的流失。①設(shè)專職人員管理醫(yī)院聲像檔案；②定期檢查醫(yī)院聲像檔案，避免破損；③借閱醫(yī)院聲像檔案應(yīng)履行借閱手續(xù)，應(yīng)登記檔案的編號(hào)、起至?xí)r間、借閱人簽名等，醫(yī)院聲像檔案不經(jīng)