實(shí)物檔案管理課件

實(shí)物檔案管理

2013年檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)11一、實(shí)物檔案及其作用實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，反映本單位歷史真實(shí)面貌的特定物品。一般包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、印章、名人字畫、對(duì)外交流中收受的禮品（即公務(wù)活動(dòng)紀(jì)念品）及單位發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品等。實(shí)物檔案具有形體直觀、形狀多樣性，它直接反映了單位的發(fā)展和各方面工作取得的業(yè)績(jī)，不但具有較高的查考利用價(jià)值，而且具有良好的社會(huì)教育功能，是文書檔案的重要補(bǔ)充，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2一、實(shí)物檔案及其作用2二、實(shí)物檔案的收集歸檔范圍及保管期限1、

榮譽(yù)類（獎(jiǎng)品）實(shí)物檔案：本單位在重大政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化、科研、教學(xué)、外事、體育等活動(dòng)中獲得的市級(jí)以上（含市級(jí)）頒發(fā)的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、證書、證章、錦旗、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等。2、印章檔案：印章檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。機(jī)構(gòu)變更或撤消、合并失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。3二、實(shí)物檔案的收集歸檔范圍及保管期限1、

榮譽(yù)類（獎(jiǎng)品）實(shí)物3、名人字畫實(shí)物檔案：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題詞、作畫。4、單位發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品：企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品實(shí)物或單位成立以來的牌、匾、用具等。5、對(duì)外交往中收受的禮品實(shí)物檔案按其珍貴程度，保管期限定為永久或定期43、名人字畫實(shí)物檔案：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題詞、三、

實(shí)物檔案的歸檔要求：1.

榮譽(yù)類（獎(jiǎng)品）實(shí)物檔案一般應(yīng)同時(shí)有批準(zhǔn)單位要求填報(bào)的表格、批復(fù)等文字材料，此類材料按黨政文書材料歸檔。實(shí)物上未標(biāo)明獲獎(jiǎng)名稱的，應(yīng)附說明，內(nèi)容包括獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)名稱及頒獎(jiǎng)單位。5三、

實(shí)物檔案的歸檔要求：1.

榮譽(yù)類（獎(jiǎng)品）實(shí)物檔案一般2.

印章檔案的歸檔要求各單位在啟用新印章的同時(shí)，應(yīng)向本單位檔案室或有關(guān)部門移交停止使用的印章；檔案室及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時(shí)移交印章檔案；各類機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的印章由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行收集、整理、保管。社會(huì)名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級(jí)綜合檔案館進(jìn)行征集、整理、保管，也可寄存、代管；不屬于歸檔范圍的印章可由各級(jí)綜合檔案館按規(guī)定寄存、代管。663.

字畫和禮品歸檔時(shí)應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、收受時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈(zèng)送人、接收人。清單一式兩份。4.

如發(fā)現(xiàn)認(rèn)為有保留價(jià)值的、能反映單位發(fā)展歷程的物品，經(jīng)檔案室認(rèn)定后，即可歸檔。73.

字畫和禮品歸檔時(shí)應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、收四、

實(shí)物檔案歸檔時(shí)間和移交手續(xù)

1.

榮譽(yù)類實(shí)物檔案一般于次年六月底前向檔案室移交。印章、字畫、禮品可隨時(shí)向檔案室移交。2.

移交前，立卷部門要填寫移交目錄一式兩份，交接雙方各存一份備查。3.

如歸檔單位因特殊原因不能交付實(shí)物的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后應(yīng)先將實(shí)物登記編號(hào)后方可在本部門暫存。8四、

實(shí)物檔案歸檔時(shí)間和移交手續(xù)

1.

榮譽(yù)類實(shí)物檔案一般五、實(shí)物檔案的分類整理與案卷排列（一）榮譽(yù)、字畫、禮品、物品等實(shí)物檔案的整理分類整理：實(shí)物檔案，按屬類分開整理，案卷排列按形成的時(shí)間先后進(jìn)行排列，每個(gè)屬類歷年編一個(gè)大流水號(hào)。例如：1、榮譽(yù)類，98年獎(jiǎng)旗6面，獎(jiǎng)杯兩個(gè)，獎(jiǎng)牌三塊，按形成的時(shí)間先后每件編一個(gè)流水號(hào)，99年又按時(shí)間續(xù)編。標(biāo)簽填寫：榮譽(yù)類實(shí)物檔案每件要貼上標(biāo)簽，標(biāo)簽上要注明檔號(hào)（分類號(hào)-案卷號(hào)，比如Sw1-2,

一級(jí)類目實(shí)物載體:獎(jiǎng)杯件號(hào)第2件9五、實(shí)物檔案的分類整理與案卷排列（一）榮譽(yù)、字畫、禮品、物品編制分類目錄：目錄一式二份，不同屬類的案卷目錄分開訂裝，在目錄夾封面寫上實(shí)物檔案。實(shí)物檔案分類目錄（榮譽(yù)類）

檔號(hào)獲獎(jiǎng)單位授予部門榮譽(yù)稱號(hào)獲獎(jiǎng)實(shí)物種類獲獎(jiǎng)時(shí)間保管期限sw1-1XX市檔案局XX市政府雙文明先進(jìn)單位獎(jiǎng)牌20120118永久10編制分類目錄：目錄一式二份，不同屬類的案卷目錄分開訂裝，在目實(shí)物檔案分類目錄（禮品類）檔號(hào)禮品名稱贈(zèng)送單位時(shí)間保管期限Sw7-111檔號(hào)禮品名稱贈(zèng)送單位時(shí)間保管期限Sw7-111實(shí)物檔案分類目錄（字畫類）檔號(hào)責(zé)任者題名（字畫名稱）時(shí)間字畫規(guī)格保管期限Sw9-112實(shí)物檔案分類目錄檔號(hào)責(zé)任者題(二)印章檔案的整理1、整理原則：遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價(jià)值，便于保管利用。2、質(zhì)量要求：收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。

整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保管檔案的需要。這就要求清洗不同材質(zhì)印章要選用適宜的清洗劑，標(biāo)簽、紙張、裝具應(yīng)是無酸的中性材料，書寫墨水應(yīng)是不溶性和不退色的等等。13(二)印章檔案的整理133、整理步驟：共分九步。第一步：清洗編號(hào)。第二步：制作卡片。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的要求，卡片尺寸一般為12.5cmх7.5cm。按照一印一卡的方式，將印章逐一在著錄卡片上的左邊區(qū)域蓋制印模，在蓋有印模的卡片右上區(qū)域的第一排編制與其印章相同的臨時(shí)流水編號(hào)，第二排預(yù)留作為編制的正式檔號(hào)。示例：143、整理步驟：共分九步。14[蓋制印模區(qū)][臨時(shí)編號(hào)：][檔號(hào)：][考證內(nèi)容：]15[蓋制印模區(qū)][臨時(shí)編號(hào)：]15第三步：鑒定考證。1、鑒定、考證印章的構(gòu)成要素：通過查考印章啟用和機(jī)構(gòu)變更等文書檔案及相關(guān)資料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規(guī)格式樣和印文，對(duì)印章的文字和圖案內(nèi)容、使用時(shí)間及真?zhèn)吻闆r進(jìn)行考證?？甲C結(jié)果可直接記錄在卡片右上區(qū)域的第三排，文字內(nèi)容較多，正面書寫不下時(shí)，可在卡片的背面接著書寫。2、劃分印章的保管期限：印章檔案的保管期限分為永久（代號(hào)YJ）和定期（15年，代號(hào)DQ）兩種。①對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。②其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。③嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍。16第三步：鑒定考證。16第四步：分類排序。使用蓋有印模的卡片進(jìn)行分類和排序。1、分類：各單位印章檔案在整理過程中，實(shí)用印章一般可根據(jù)印章檔案的年度、保管期限進(jìn)行分類。藝術(shù)印章可按作者進(jìn)行分類。2、排序：印章檔案按保管期限——分類號(hào)——枚號(hào)順序逐盒組織排列。相同保管期限、相同類別的實(shí)用印章，可按整理批次——機(jī)構(gòu)（或人名字順）——形成時(shí)間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次——作者（人名字順）——形成時(shí)間順序組織排序。17第四步：分類排序。使用蓋有印模的卡片進(jìn)行分類和排序。17第五步：分揀裝盒。按照卡片分類排序的結(jié)果，對(duì)應(yīng)臨時(shí)標(biāo)簽流水號(hào)揀取印章，將相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序逐一裝盒。裝盒時(shí)，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。印章檔案盒是特制有內(nèi)襯活動(dòng)式隔條的翻蓋檔案盒，間隔為可調(diào)節(jié)式，每盒最多能裝24枚，盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。印章裝盒后要編制備考表。其中“本盒印章情況說明”應(yīng)填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說明的情況。填好后將印章檔案?jìng)淇急砥椒旁诤袃?nèi)的印章上面。此外還要在印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊上如實(shí)填寫“保管期限”、“分類號(hào)”、“起止枚號(hào)”等項(xiàng)目。檔案盒上架適宜平置疊放，不能豎放。鋼印等特大型印章，可不裝盒，直接排列上架。18第五步：分揀裝盒。按照卡片分類排序的結(jié)果，對(duì)應(yīng)臨時(shí)標(biāo)簽流水號(hào)第六步：制作印模。1、使用材料：宣紙、平板紙、印泥臺(tái)、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。2、制作要求：①蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔；②印泥臺(tái)和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料（一般是塑料或有機(jī)玻璃或木質(zhì)）；③蓋制印模使用的宣紙最好是事先裁切成A4型紙張大小，應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時(shí)，印章要放準(zhǔn)位置，均勻用力，一次成型。按照管理、利用印章檔案的需要，可同時(shí)蓋制若干份印模，其中，按盒內(nèi)印章排放順序蓋制的印模單置于盒內(nèi)，其余可根據(jù)需要匯編成冊(cè)；④蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀；⑤對(duì)有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對(duì)其進(jìn)行復(fù)制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯；⑥鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。19第六步：制作印模。193、編輯印模：①印章檔案印?？刹捎檬止せ蛴?jì)算機(jī)兩種方法進(jìn)行編輯。手工編輯印模應(yīng)先策劃、編排后再蓋制；用計(jì)算機(jī)編輯印模可先在宣紙上蓋制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計(jì)算機(jī)編輯。通過掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管，防止外泄。②放置在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張（297mmх210mm）制作，印模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個(gè)印模的下方應(yīng)標(biāo)注與之相對(duì)應(yīng)的印章檔案的檔號(hào)。印模單應(yīng)平放在盒內(nèi)備考表的上面，即盒內(nèi)的最上面。③用于對(duì)印章檔案進(jìn)行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。4、蓋制印模后的印章應(yīng)重新清洗，晾干后再裝盒。203、編輯印模：20第七步：編制檔號(hào)。印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號(hào)，以固定排序位置。1、檔號(hào)結(jié)構(gòu)：Sw6-1一級(jí)類目(實(shí)物)(載體:印章)件號(hào)第1件21第七步：編制檔號(hào)。印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號(hào)，以固定排序位印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號(hào)。3、制作檔號(hào)：去掉印章上的臨時(shí)標(biāo)簽（流水號(hào)碼），在印章執(zhí)柄或無邊款的外側(cè)處貼上寫有檔號(hào)的新標(biāo)簽（尺寸能書寫下檔號(hào)即可）。另外，還要分別在盒內(nèi)印模和卡片上編制檔號(hào)。22印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)第八步：編制檢索工具。印章檔案應(yīng)同時(shí)編制手工和機(jī)檢兩種檢索工具。印章檔案保管目錄：印章檔案保管目錄保管期限：

分類號(hào)枚號(hào)印文（邊款）使用起止時(shí)間印材備注Sw6-423第八步：編制檢索工具。印章檔案應(yīng)同時(shí)編制手工和機(jī)檢兩種檢索工枚號(hào)：印章的排列順序號(hào)印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容。“邊款”填寫印章邊款中的文字內(nèi)容，兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無邊款的印章只填“印文”。示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。各用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用連接號(hào)“—”連接。時(shí)間無法確定的，用空格“□”表示。印材：填寫印章的制作材料，這個(gè)前面已經(jīng)介紹過了。值得注意的是，當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。備注：注釋對(duì)印章需要說明的情況。如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見號(hào)等。24枚號(hào)：印章的排列順序號(hào)24⑵卡片和印模集：蓋制有印模的卡片和匯編成冊(cè)的印模集，經(jīng)標(biāo)引檔號(hào)及相關(guān)檢索標(biāo)識(shí)后，可組織成相應(yīng)的印章檔案檢索工具。除了有與紙質(zhì)印章檔案保管目錄同版本的電子目錄外，還要配有經(jīng)過對(duì)印章檔案掃描、編輯后形成的電子印模圖形。第九步：編制整理說明。印章檔案整理完畢后，都應(yīng)該編制整理說明。記載印章檔案的來源、數(shù)量；介紹印章的內(nèi)容、價(jià)值和完整情況；說明印章檔案整理的時(shí)間、方法。25⑵卡片和印模集：25六、實(shí)物檔案的保管1、實(shí)物檔案應(yīng)按“分類號(hào)——順序號(hào)”上架排列，單獨(dú)存放。所用裝具不應(yīng)對(duì)實(shí)物有任何不利影響。2、實(shí)物檔案的保管環(huán)境溫度為14℃～24℃，相對(duì)濕度為45％～60％，注意做好“九防”等工作，確保印章檔案的完整與安全。3、定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題妥善處理。4、嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)物檔案出入庫(kù)房登記制度，保證實(shí)物檔案不丟失。26六、實(shí)物檔案的保管26

七、實(shí)物檔案的利用

1、制定實(shí)物檔案利用審批制度，檔案工作人員不得違反規(guī)定擅自提供利用，保證實(shí)物檔案的利用安全。2