辦公的快速操作和處理技巧課件

辦公文檔的快速操作和處理技巧1辦公文檔的快速操作和處理技巧1本章主要內(nèi)容辦公中文檔處理的基本流程簡(jiǎn)單的文檔處理圖文混排的文檔處理2本章主要內(nèi)容辦公中文檔處理的基本流程2第一節(jié)、辦公中的文檔處理的基本流程文檔錄入：注意錄入時(shí)的技巧。文本編輯：熟練使用編輯時(shí)一些常用快捷鍵。格式排版：字體和段落的格式排版。頁(yè)面設(shè)置：設(shè)置紙型、頁(yè)邊距等。打印預(yù)覽：?jiǎn)雾?yè)、多頁(yè)。打印輸出：“打印”對(duì)話框的使用。3第一節(jié)、辦公中的文檔處理的基本流程文檔錄入：注意錄入時(shí)的技巧第二節(jié)、簡(jiǎn)單的文檔處理在工作和學(xué)習(xí)中，經(jīng)常要用計(jì)算機(jī)處理一些基本的文檔，如公文、海報(bào)、招聘啟示、合同等。本節(jié)以制作一份通知來了解簡(jiǎn)單文檔處理的過程。實(shí)例效果如圖所示。4第二節(jié)、簡(jiǎn)單的文檔處理在工作和學(xué)習(xí)中，經(jīng)常要用計(jì)算機(jī)處理一些55操作步驟（1）新建一個(gè)Word文檔并保存通知文本的錄入與編輯設(shè)置輸入法錄入通知的文本內(nèi)容特殊符號(hào)的錄入通知內(nèi)容的編輯6操作步驟（1）新建一個(gè)Word文檔并保存6設(shè)置通知的字體和段落格式設(shè)置字體格式設(shè)置段落格式使用“格式刷”按鈕通知中的編號(hào)設(shè)置選擇“格式”／“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，打開“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，在其中進(jìn)行設(shè)置。操作步驟（2）7設(shè)置通知的字體和段落格式操作步驟（2）7主要知識(shí)點(diǎn)（1）自動(dòng)保存文檔在“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“保存”選項(xiàng)卡中設(shè)置。在“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”處打“√”并設(shè)置自動(dòng)保存的具體間隔時(shí)間，最后確定即可。文檔保護(hù)在“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“安全性”選項(xiàng)卡設(shè)置。在“打開文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”后面的文本框中分別輸入密碼字符，單擊“確定”按鈕后再次輸入密碼進(jìn)行確認(rèn)即可。這兩個(gè)密碼可以是相同的，也可以是不同的。8主要知識(shí)點(diǎn)（1）自動(dòng)保存文檔8主要知識(shí)點(diǎn)（2）文本的基本編輯選擇文本修改文本復(fù)制、移動(dòng)、刪除撤消和恢復(fù)自動(dòng)更正在“自動(dòng)更正”對(duì)話框里進(jìn)行設(shè)置?？梢蕴砑幼詣?dòng)更正項(xiàng)。拼寫和語(yǔ)法Word聯(lián)機(jī)校對(duì)的功能。9主要知識(shí)點(diǎn)（2）文本的基本編輯9主要知識(shí)點(diǎn)（3）查找和替換查找文本替換文本：都在“查找和替換”文本框里進(jìn)行設(shè)置。項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)在文檔中，相同級(jí)別的段落有時(shí)需加一些符號(hào)或者編號(hào)。項(xiàng)目符號(hào)主要用于羅列項(xiàng)目，各個(gè)項(xiàng)目之間沒有先后順序。而一般在各個(gè)項(xiàng)目有一定的先后順序時(shí)使用“編號(hào)”。適當(dāng)?shù)厥褂庙?xiàng)目符號(hào)或編號(hào)可以增加文件的可讀性。在“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置，如圖所示。10主要知識(shí)點(diǎn)（3）查找和替換10

“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框11

“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框11主要知識(shí)點(diǎn)（4）根據(jù)模板創(chuàng)建公文現(xiàn)代辦公中，撰寫公文可以說是最為基本的工作之一。公文都有統(tǒng)一的規(guī)定格式。但是如果我們直接去編輯會(huì)比較繁瑣，Word提供了一系列的模板可以幫助我們來制作公文。選擇“文件”/“新建”命令，在打開的任務(wù)窗格里選擇“根據(jù)本機(jī)模板”，在打開的“新建”對(duì)話框里選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)。在該提示向?qū)е?，多次單擊“下一步”按鈕進(jìn)行制作。結(jié)果如圖所示。12主要知識(shí)點(diǎn)（4）根據(jù)模板創(chuàng)建公文121313主要知識(shí)點(diǎn)（5）使用制表位標(biāo)尺法：在標(biāo)尺最左端的制表符符合要求時(shí)，在標(biāo)尺上單擊就可以設(shè)置一個(gè)制作符了。菜單法選擇“格式”/“制表位”命令，在“制表位”對(duì)話框中進(jìn)行制作符的設(shè)置。每次設(shè)置完畢后單擊“設(shè)置”按鈕，最后確定即可。14主要知識(shí)點(diǎn)（5）使用制表位14主要知識(shí)點(diǎn)（6）頁(yè)面設(shè)置選擇“文件”／“頁(yè)面設(shè)置”命令，在打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中對(duì)四個(gè)選項(xiàng)卡進(jìn)行一一設(shè)置。打印預(yù)覽單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，進(jìn)入打印預(yù)覽頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置。打印輸出打印一份，直接單擊“打印”按鈕，打印多份，在“打印”對(duì)話框中設(shè)置。15主要知識(shí)點(diǎn)（6）頁(yè)面設(shè)置15第三節(jié)、圖文混排的文檔制作Word還有一個(gè)強(qiáng)大的功能是圖文混排。可以在文檔中插入圖形、圖片、藝術(shù)字、文本框、頁(yè)面邊框等，還可以為文檔分欄排版，真正做到“圖文并茂”。本節(jié)實(shí)例為一篇“荷塘月色”散文的圖文混排。實(shí)例效果如圖所示。16第三節(jié)、圖文混排的文檔制作Word還有一個(gè)強(qiáng)大的功能是圖文1717操作步驟（1）錄入文檔并進(jìn)行基本排版設(shè)置首字下沉選擇“格式”/“首字下沉”命令，在打開“首字下沉”對(duì)話框設(shè)置下沉的行數(shù)和下沉文字的格式。設(shè)置邊框和底紋為段落設(shè)置邊框和底紋插入橫線設(shè)置頁(yè)面邊框18操作步驟（1）錄入文檔并進(jìn)行基本排版18操作步驟（2）為段落分欄選中需要分欄的文本，選擇“格式”/“分欄”命令，在打開“分欄”對(duì)話框設(shè)置欄數(shù)和分隔線，最后單擊“確定”按鈕即可。插入圖片和藝術(shù)字插入背景圖片。選擇“插入”/“圖片”/“來自文件”命令，在打開“插入圖片”對(duì)話框中選擇需要插入的圖片。將圖片的格式中的版式設(shè)置“襯于文字下方”。插入藝術(shù)字。19操作步驟（2）為段落分欄19操作步驟（3）插入豎排文本框選擇“插入”/“文本框”/“豎排”命令，拖動(dòng)鼠標(biāo)，畫一個(gè)文本框，設(shè)置文本框的線條、填充格式，輸入文本等。設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳選擇“視圖”/“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳的編輯狀態(tài)，同時(shí)打開“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄。使用工具欄上的按鈕對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳進(jìn)行設(shè)置。20操作步驟（3）插入豎排文本框20主要知識(shí)點(diǎn)（1）圖片在文檔中插入圖片：兩個(gè)來源：剪貼畫和來自文件。調(diào)整圖片的格式：在“圖片”工具欄中設(shè)置或在“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框中設(shè)置。設(shè)置藝術(shù)字的屬性利用“藝術(shù)字”工具欄或“藝術(shù)字格式”對(duì)話框中設(shè)置。21主要知識(shí)點(diǎn)（1）圖片21主要知識(shí)點(diǎn)（2）圖形繪制圖形選擇“視圖”/“工具欄”/“繪圖”命令，打開“繪圖”工具欄，選擇任一種圖形，拖畫即可。為圖形添加文字選中圖形，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加文字”命令，直接在圖形中輸入文字即可。修改圖形的疊放次序選中對(duì)象，在快捷菜單中設(shè)置“疊放次序”即可。22主要知識(shí)點(diǎn)（2）圖形22主要知識(shí)點(diǎn)（3）組合圖形對(duì)象選擇多個(gè)對(duì)象，在快捷菜單中選擇“組合”即可。制作流程圖（六步）繪制圖框輸入文字圖框的分布繪制線條輸入分支文字組合圖形23主要知識(shí)點(diǎn)（3）組合圖形對(duì)象23主要知識(shí)點(diǎn)（4）分欄設(shè)置分欄：選中分欄的內(nèi)容，在“分欄”對(duì)話框中設(shè)置。刪除分欄調(diào)整欄寬強(qiáng)制分欄：插入“分欄符”。頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置使用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄進(jìn)行