成本合約部檔案管理制度

成本合約部檔案管理制度1.簡介本制度為成本合約部（以下簡稱“部門”）檔案管理制度，旨在規(guī)范、統(tǒng)一和保障部門檔案的管理工作，確保檔案資料的完整性、真實性、可靠性和保密性。2.適用范圍本制度適用于部門內(nèi)所有檔案資料的管理，并涵蓋以下內(nèi)容：檔案的種類檔案的管理流程檔案的保管期限和銷毀檔案使用和查閱檔案的保密3.檔案種類部門的檔案主要包括以下種類：投標及簽約階段合同、協(xié)議和備忘錄等相關文件；合同履行階段的變更、索賠、還款等相關文件；公司運作階段的重要會議紀要、決策文件等相關文件；監(jiān)督審計的復核報告、問題整改報告等相關文件；部門日常工作的技術文檔、流程文件、匯報材料等相關文件；其他重要文件。4.檔案管理流程部門的檔案管理流程主要包括以下步驟：4.1檔案收集和整理通過部門內(nèi)部工作系統(tǒng)，將產(chǎn)生的電子檔案歸檔到相應的項目、合同或機構文件夾中，并定期進行備份。針對紙質(zhì)檔案，需要統(tǒng)一編號、標記日期和內(nèi)容，并存放在專門的檔案柜中。4.2檔案保管部門的檔案必須存儲在安全、干燥、通風且防火、防盜的專門檔案室或柜中，并嚴格實行門禁制度。針對重要合同等高風險文件，應考慮對其進行雙備份存儲，確保數(shù)據(jù)不會因不可預測事件而丟失。4.3檔案整理和更新對于檔案室中存放的紙質(zhì)文件，應確保所有文件都進行及時整理、維護和更新，并在檔案文件發(fā)生變動或新增的情況下及時調(diào)整檔案柜。4.4檔案銷毀按照規(guī)定的保管期滿，以及檔案存在過期、失效等情況時，應按要求進行銷毀。銷毀前必須通過專門的審批程序，獲得相關部門的批準，并保留銷毀的證明材料。5.檔案使用和查閱5.1檔案使用檔案使用是指檔案資料對部門工作的支持和保障。部門內(nèi)人員在使用檔案資料時，需遵守相關政策和法規(guī)，并確保必要授權的審批工作完成。未經(jīng)授權禁止私自移動、刪除、復制檔案，防止資料泄露和濫用。5.2檔案查閱檔案查閱是指按照工作要求，向內(nèi)外部范圍的對接人員提供檔案資料的服務。查閱者在查閱資料時，需符合相關要求和權限，并在查閱后及時歸檔。查閱情況需做好記錄，對查閱人員的身份和目的進行核實。6.檔案保密本部門檔案常涉及公司內(nèi)部秘密和商業(yè)機密，在使用和傳遞檔案時，必須嚴格保密，并按照保密規(guī)定進行授權和審批。檔案保密責任制由部門的主管負責執(zhí)行，如有不當行為或泄密事件，將追究責任。7.總結本制度對成本合約部檔案的管理工作進行規(guī)范，保證檔案資料的完整性、