《秘書基礎(chǔ)》課件-第四章 會(huì)議中的工作

第四章會(huì)議中的工作課題名稱第四章會(huì)議中的工作授課時(shí)數(shù)4教學(xué)目標(biāo)一、知識(shí)和能力目標(biāo)：讓學(xué)生掌握會(huì)議簽到方法、引導(dǎo)就坐方法、會(huì)議文件發(fā)放方法及如何處理臨時(shí)事件。二、過程與方法目標(biāo)：通過歸納、練習(xí)等方法讓學(xué)生掌握會(huì)議中的一些工作知識(shí)。讓學(xué)生學(xué)會(huì)發(fā)現(xiàn)式及自主式學(xué)習(xí)方法。三、情感態(tài)度與價(jià)值觀的目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生正確工作態(tài)度。教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議簽到方法教學(xué)難點(diǎn)如何處理臨時(shí)事件前言在做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作之后，會(huì)議進(jìn)入召開階段，這是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在會(huì)議召開過程中，秘書工作人員要做好大量會(huì)場(chǎng)的組織和服務(wù)工作、信息收集與編發(fā)工作以及會(huì)議生活服務(wù)工作。下面我們就來了解這些工作的具體內(nèi)容。會(huì)議簽到（一）簽到的作用：簽到是出席會(huì)議人員到會(huì)的第一件事，是為了準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，更好地安排工作。會(huì)議簽到（二）簽到的方法1、秘書人員代簽到小型日常會(huì)議由會(huì)議秘書人員、會(huì)議工作人員代為簽到。通過在花名冊(cè)上做標(biāo)記來標(biāo)識(shí)。2、證卡簽到：大中型會(huì)議一般采用證卡簽到?？杀苊庠斐蓳頂D。會(huì)議簽到（二）簽到的方法3、簿式簽到富有紀(jì)念意義的會(huì)議可采取簿式簽到的方法。優(yōu)點(diǎn)是便于保存，便于查找；缺點(diǎn)是只適合小型會(huì)議。4、座次表簽到方法5、電子計(jì)算機(jī)簽到快速、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便引導(dǎo)就坐

日常的小型會(huì)議，與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位，可以不用引導(dǎo)就坐。沒有習(xí)慣座位的，可以排好固定座位，印發(fā)“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。引導(dǎo)就坐

日常的小型會(huì)議，與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位，可以不用引導(dǎo)就坐。沒有習(xí)慣座位的，可以排好固定座位，印發(fā)“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議文件發(fā)放1、發(fā)放時(shí)間會(huì)前：會(huì)議通知、會(huì)議議程、日程安排簽到：參會(huì)規(guī)則、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、討論議題、參考資料會(huì)中：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)討論稿會(huì)后：會(huì)議決議、紀(jì)要2、發(fā)放范圍不同性質(zhì)、不同規(guī)模的會(huì)議，不同文種的文件，其發(fā)放范圍有所不同。3、發(fā)放方法；編號(hào)發(fā)放、登記領(lǐng)取安排會(huì)議發(fā)言注意事項(xiàng)：1、注意地區(qū)平衡2、注意主要領(lǐng)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)的平衡3、注意主題平衡會(huì)議信息的作用指一般與會(huì)人員發(fā)言中所提供的零星、分散的信息，秘書應(yīng)加以收集和編發(fā)。會(huì)議信息具有交流、深化、反饋?zhàn)饔?，以及提供決策依據(jù)、儲(chǔ)存?zhèn)洳榈裙δ堋Ｅc會(huì)者往往來自不同的部門、單位、系統(tǒng)或地區(qū)，他們熟悉各種不同的情況，又往往有自己的見解和態(tài)度。因此，他們的發(fā)言及聽取其他人發(fā)言就具有互相交流的作用。會(huì)議信息工作的程序與方法

會(huì)議信息工作的基本程序是：記錄、核實(shí)、匯總、整理與篩選、編寫、發(fā)送或歸檔。