2023辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

2024辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

辦公室管理作業(yè)1

1．將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤(pán)、光盤(pán)等；3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小

刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透亮?????膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)步驟：方案、實(shí)施和檢查。

（1）方案的步驟，要充分了解即將開(kāi)頭的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

（2）實(shí)施的步驟，要留意：同時(shí)檢查是否根據(jù)當(dāng)時(shí)所擬定的挨次進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；協(xié)作上司預(yù)期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析方案和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為：

先作方案，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“方案——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員首先要認(rèn)真制定方案，然后依據(jù)這個(gè)方案去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的方案有所關(guān)心和啟示。

4、根據(jù)“優(yōu)先挨次”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）方案書(shū)。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份方案書(shū)，不要抄襲。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣?/p>

法的熟悉。

(1)．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；(2).方案方法和總結(jié)方法；(3)．受意方法；(4)．傳達(dá)方法；

(5)．進(jìn)言方法；(6)．變通方法和擋駕方法；(7)．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)悟上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)悟上司在會(huì)議講話(huà)、文件批示、工作部署或與文員談話(huà)時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員推斷和領(lǐng)悟）和間接受意（即上司在平常任憑交談的狀況下，或與其他人員談話(huà)種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。

受意方法要留意：

①擅長(zhǎng)領(lǐng)悟上司意圖，不要曲解上司意圖；

②備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；

③留意傾聽(tīng)，專(zhuān)心推斷指示的用意；

④必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明白意圖為止，但不要打斷談話(huà)；

⑤如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要留意方式、態(tài)度；

⑥接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)受過(guò)一件事情，使我充分熟悉到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開(kāi)頭工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成果。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有閱歷，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有力量，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，依據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)足的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

辦公室管理作業(yè)2

一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)的異同。

（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；

（2）都應(yīng)保持耐性、熱忱的態(tài)度；

（3）通話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己開(kāi)心的心情；

（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：

（1）打電話(huà)應(yīng)首先查清晰對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼；接電話(huà)應(yīng)等電話(huà)鈴響2—4聲就接聽(tīng)。（2）打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍；接電話(huà)則沒(méi)有這一步。

二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話(huà)的工作,主要做法有哪些

詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢(xún)問(wèn)對(duì)方是什么人，假如是推銷(xiāo)的，可直接拒絕。

平常做好來(lái)電名目，對(duì)特別的人，特別的號(hào)碼進(jìn)行登記。

最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話(huà)號(hào)碼本。

假如領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話(huà)的話(huà)，記錄下來(lái)，以防遺忘。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

（1）根據(jù)收件人的姓名分揀；

（2）根據(jù)郵件的重要性分揀；

（3）根據(jù)收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？

假如沒(méi)有授權(quán)就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。假如授權(quán)可以拆看，就把重要的事情電話(huà)告知或請(qǐng)示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。

本題的具體答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第72頁(yè)。教材上有明確的答案，在此不再具體說(shuō)明。

五、怎樣妥當(dāng)處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？

（1）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。

辦公室管理作業(yè)3

一、工作會(huì)議留意事項(xiàng)

1、會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參與會(huì)議的人員做工作方案（緊急會(huì)議可以電話(huà)通知）。

會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：

會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明白，要突出會(huì)議內(nèi)容。

會(huì)議時(shí)間：詳細(xì)開(kāi)會(huì)時(shí)間，如2024年10月30日上午9：00;

會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，如公司本部七樓會(huì)議室（假如是在外部開(kāi)會(huì)要詳細(xì)具體，最好附帶行車(chē)路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）

會(huì)議內(nèi)容：詳細(xì)工作會(huì)議的內(nèi)容。

參會(huì)人員：詳細(xì)參與會(huì)議的人員。

署名：發(fā)文單位/部門(mén)的署名、日期（在通知的右下角）

2、會(huì)議材料的預(yù)備：會(huì)議材料最好要提前一天預(yù)備好。

3、會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置：①、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并仔細(xì)認(rèn)真檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特殊是要留意詞義的詳細(xì)情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在其次天上午召開(kāi)）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開(kāi)）；②、音響、話(huà)筒:會(huì)議前一天要把音響、話(huà)筒調(diào)試好（留意話(huà)筒的電池有無(wú)充分的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特殊是領(lǐng)導(dǎo)的座次（詳細(xì)狀況詳細(xì)分析，一般狀況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，肯定要當(dāng)心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑤、茶水：支配工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。

⑥、簽到表：一般的會(huì)議要預(yù)備簽到表，要求到會(huì)的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。

二、日程支配方案表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。

日程支配方案表的種類(lèi)大致有:工作方案表,家務(wù)方案表,旅游方案表,大型活動(dòng)方案表,學(xué)習(xí)方案表,就醫(yī)方案表等.

各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫(xiě)。

三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些預(yù)備一作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。

(1)預(yù)備旅行方案和旅館信息。旅行方案表要說(shuō)明動(dòng)身和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，動(dòng)身和到達(dá)的日期準(zhǔn)時(shí)間、座位狀況、旅館狀況。

旅行方案要預(yù)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。假如辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外預(yù)備一份。

(2)制定約會(huì)方案。約會(huì)方案表應(yīng)當(dāng)包括：城市名和省(州)名(假如是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話(huà)號(hào)碼及任何備注或特殊要提示的事情。

假如上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件預(yù)備好，如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把全部相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清晰楚。

(4)打算旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)根據(jù)清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。

旅行用品一覽表

·信紙、信封(一般的、公司的、大號(hào)的)、郵票

·筆記本

·地址名目：電話(huà)、傳真等號(hào)碼

·日歷卡

·世界各地時(shí)間表

·國(guó)際電話(huà)號(hào)碼表

·文件夾

·商業(yè)名片

·聲像材料

·手機(jī)、手提電腦、軟盤(pán)、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等

·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

·相關(guān)檔案

·旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹

·日程表、約會(huì)支配表、時(shí)間表和方案表

·護(hù)照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透亮?????膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒

(5)行李問(wèn)題。上司或許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過(guò)航空公司出版的旅行方案手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。而且常常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。要預(yù)備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開(kāi)有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。

四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)制訂總體規(guī)劃,參加目標(biāo)管理;幫助領(lǐng)導(dǎo)抓好中心工作,搞好調(diào)查討論,準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺(jué)新問(wèn)題,把握新?tīng)顩r,總結(jié)新閱歷.

提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或預(yù)備濕毛巾使上司消退工作疲憊、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

私事方面的幫助。

幫助的方法應(yīng)視實(shí)際狀況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特殊指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所

以文秘人員必需從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性懇求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的

關(guān)系來(lái)幫助他解決私人的事務(wù)。

財(cái)物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到肯定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪

金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特殊是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票

簿與印章分別保藏，以避開(kāi)被盜用冒領(lǐng)。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。

五、1.依據(jù)參與宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次

2.發(fā)請(qǐng)?zhí)?/p>

3.確定參與人員，訂餐

4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)。不能到到的人員再次邀請(qǐng)。

5.到時(shí)間正式進(jìn)行。

辦公室管理作業(yè)4

一、簡(jiǎn)要闡述社交話(huà)題的選擇。

合適的話(huà)題包括：

（1）談話(huà)雙方都感愛(ài)好的、有共同利益的話(huà)題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話(huà)題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；

（3）顯示地方或民族顏色的話(huà)題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人

情等；

（4）比較高雅的話(huà)題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）樂(lè)觀、健康的生活體驗(yàn)的話(huà)題；

（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話(huà)，有時(shí)也能活躍氣氛。

不合適的話(huà)題包括：

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話(huà)題。如個(gè)人私生活等。

（2）令人不快的話(huà)題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過(guò)于敏感的話(huà)題。如個(gè)人的特別的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟識(shí)的話(huà)題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨便發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話(huà)題。

（6）庸俗的、色情的話(huà)題。

（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑?huà)題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話(huà)題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）

封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書(shū)的落款處，用來(lái)表明的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定自行更正的憑信。

三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告

之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱或處理；

（2