公章管理制度

公司印章使用管理制度一、總則公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性，有效地維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均須報公司總經(jīng)理審批。（見附件：表1《印章刻制申請表》）（二）法人個人名章、行政章、財務(wù)章、合同章，由財務(wù)部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)公安局備案。（三）公司各部門的專用章，由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。（四）未經(jīng)公司CEO批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自刻制本部門的印菩^章。三、公司印章的啟用（一）新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在財務(wù)部留樣保存，以便備查。（見附件：表2《印章保管登記表》）（二）新印章啟用前應(yīng)由財務(wù)部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。四、公司印章的使用范圍公司的印章主要包括公司公章、專項業(yè)務(wù)章（合同章、財務(wù)章）、CEO（法人）專用個人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。（一）公司公章的使用范圍主要為：1、公司對外簽發(fā)的文件。2、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。3、由公司出具的證明及有關(guān)材料。4、公司對外提供的財務(wù)報告。5、公司章程、協(xié)議。6、員工調(diào)動。7、員工的任免聘用。8、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書。（二）公司合同專用章的使用范圍主要為：1、對外投資、合資、合作協(xié)議。2、各類經(jīng)濟合同等。（三）公司CEO（法人）個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財務(wù)及報表、人事任免等各類文件。（四）財務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。（五）公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對外。五、公司印章的管理職責(zé)（一）公司財務(wù)經(jīng)理負責(zé)公章的使用審批工作。（二）行政部負責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。（三）各部門負責(zé)人負責(zé)各職能部門專用章的審批工作。（四）印章管理員1、負責(zé)印章的保管。2、負責(zé)設(shè)立印章使用登記臺帳。3、負責(zé)印章使用的審核工作。4、負責(zé)制定所保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司公章由行政部專人負責(zé)管理。2、專項業(yè)務(wù)章（財務(wù)章、合同專用章等）由行政部指定專人負責(zé)管理。3、法人個人名章，由公司指定專人負責(zé)管理。4、各部門須將印章管理員名單報財務(wù)部備案。5、印章管理員必須切實負責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（見附件：表2《印章保管登記表》）6、為保證資金的絕對安全，財務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。（二）印章的使用1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。2、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳，嚴(yán)格審批和登記制度。（見附件：表3《印章使用登記表》）3、公司法人個人名章或部門總監(jiān)/經(jīng)理私章由法人或總監(jiān)/經(jīng)理本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。4、財務(wù)專用章、法人個人名章由財務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。5、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。如因特殊原因必須帶出公司使用，則需填寫攜帶印章外出申請表，由CEO批準(zhǔn)后方可。（見附件：表4《攜帶印章外出申請表》）6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）7、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政管理中心嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。8、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。9、對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。（三）印章的保管1、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。2、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理員如因工作變動，應(yīng)及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5、印章應(yīng)及時維護、確保其清晰、端正。6、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，管理員應(yīng)及時向財務(wù)部經(jīng)理報告，并備案，配合查處。七、公司印章的停用（一）有下列情況，印章須停用：1、公司名稱變動。2、印章使用損壞。3、印章遺失或被竊，聲明作廢。（二）印章停用時須經(jīng)CEO批準(zhǔn)，及時將停用印章送財務(wù)部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（見附件：表5《印章停用申請表》）八、法律責(zé)任任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合本制度規(guī)定時，不得擅自使用。違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責(zé)任者分別進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至追究刑事法律責(zé)任。九、附則（一）本制度自發(fā)布之日起實施（二）本制度由公司財務(wù)部負責(zé)解釋2020年7月30日印章刻制申請表申請刻章部門申請人申請日期2016年月日申請章類□分公司公章 □營銷中心專用章（合同） □人力資源部專用章□財務(wù)專用章□部門專用章 口其它 刻章狀況□初次□復(fù)次（第 次）印章內(nèi)容印章形狀圓形印章字體華文中宋印章制造材料印章尺寸直徑為4.2cm，圓邊為0.1cm申請刻制原因□新刻制，原因： □原章?lián)p壞，損壞原因：—□其它_部門主管意見簽名：日期：年月日財務(wù)部意見簽名：日期：年月日總經(jīng)理意見簽名：日期：年月日印章保管登記表第頁印章材質(zhì)：印章樣式：印章名稱：登記日期：使用范圍：制印人：制成日期：廢止日期：廢止原因：保管人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：印章材質(zhì)：印章樣式：印章名稱：登記日期：使用范圍：制印人：制成日期：廢止日期：廢止原因：保管人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：交接人簽字：接收日期：印章使用登記表 編號：序印章名稱（或編號）文件發(fā)送單位用印文件名稱及主體內(nèi)容描述份數(shù)使用部門批準(zhǔn)人經(jīng)辦人使用日期1234567891011備注：1.需要保留用印文件原件或復(fù)印件時，由印章保管人負責(zé)存檔；2.武漢分公司將此登記表與“用印文件檔案”，需于每月25號前郵寄回公司財務(wù)部備案。攜帶印章外出申請表用章部門用章申請人用章類別領(lǐng)取時間使用期限用章事由及使用范圍部門負責(zé)人意見CEO審批意見"備注交收記錄借出移交人簽名接收人簽名日期備注歸還移交人簽名接收人簽名一日期 一備注 一攜帶印章外出申請表用章部門用章申請人用章類別領(lǐng)取時間使用期限用章事由及使用范圍部門負責(zé)人意見CEO審批意見"備注交收記錄借出移交人簽名接收人簽名日期備注歸還移交人簽名接收人簽名一日期備注 一附件：表5印章停用申請表申請部門印鑒樣停用原因