行政部門崗位職責

行政部門崗位職責本文旨在規(guī)定本公司行政部門各個崗位的職責，明確權(quán)責劃分，以高效率完成行政部門的各項工作。一、行政經(jīng)理崗位名稱：行政部經(jīng)理直接上級：總經(jīng)理崗位性質(zhì)：負責全面主持本部的管理工作管理權(quán)限：受總經(jīng)理委托，行使對公司行政后勤、總務、公司財產(chǎn)保衛(wèi)維護工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力，并承擔執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務管理責任，對所分管的工作全面負責。職責一：全面負責辦公室日常工作1、組織制定辦公室年度、月度工作目標及工作計劃，并組織實施；負責參加總經(jīng)理辦公會、重大業(yè)務會議，并負責記錄；2、負責督辦、檢查總經(jīng)理辦公會及部門經(jīng)理例會決議的執(zhí)行情況；3、組織起草公司重要文件，定期提交公司工作簡報；4、組織起草公司各項管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施；5、記錄和編寫公司大事記；6、參與公司重大決策的研討和制定；7、負責組織策劃公司的重大公關(guān)和慶典活動；8、負責組織外事接待活動，妥善處理各種對外事務；9、審核、控制公司辦公費用及接待費用。職責二：組織危機管理工作及外部投訴處理。1、組織公司危機管理工作，包括危機預防、危機發(fā)生時的及時處理及危機發(fā)生后的企業(yè)形象恢復；2、組織公司外部投訴處理工作，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。職責三：協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系。1、負責組織各部門的信息傳遞工作，保證各部門信息溝通順暢；2、協(xié)調(diào)各部門的工作行為，使工作流程順暢，實現(xiàn)共同的戰(zhàn)略目標；3、負責公司的年終總結(jié)工作，包括會議安排及跟催各部門編寫總結(jié)報告。職責四：負責公司對外形象宣傳、公共關(guān)系和公司企業(yè)文化建設(shè)。1、代表公司與相關(guān)部門、上下級單位往來，保持與政府部門及相關(guān)企業(yè)的良好合作關(guān)系；2、負責公司的對外工作，協(xié)調(diào)公司與政府部門及企業(yè)的關(guān)系；3、負責組織公司企業(yè)文化建設(shè)，提煉和宣傳企業(yè)理念，舉辦各種活動，促進員工凝聚力。職責五：內(nèi)部組織管理。1、負責將部門工作計劃分解到個人，并監(jiān)督計劃完成情況；2、評價考核下屬員工工作完成狀況；3、控制部門預算使用情況。職責六：執(zhí)行公司領(lǐng)導交待的其他臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導交辦的各類緊急事務；2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應向領(lǐng)導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果；3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。二、行政主管（刪除無內(nèi)容的段落）和維護工作1、負責公司辦公用品的采購、發(fā)放、管理和維護工作，保證公司辦公用品的充足并合理使用；2、負責公司資產(chǎn)的管理和維護工作，包括水電管制、辦公用品與勞保用品的管理，避免公司資產(chǎn)流失和浪費；3、負責公司文件的歸檔和管理工作，確保公司文件的完整性和安全性；4、負責公司會議的記錄和整理工作，確保會議記錄的準確性和及時性；5、負責公司來訪人員的接待工作，保證公司形象的良好。職責二：協(xié)助行政主管完成各項行政工作1、協(xié)助行政主管完成各項行政工作，包括資產(chǎn)管理、會議安排、文件歸檔、來訪接待等工作；2、協(xié)助行政主管完成對公司員工的保險、福利辦理工作；3、協(xié)助行政主管處理應急救援機制的組織工作，處理好公司的各類突發(fā)性事件。職責三：執(zhí)行公司領(lǐng)導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導交辦的各類緊急事務；2、規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應向領(lǐng)導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果；3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。新員工入職時，部門經(jīng)理需要根據(jù)實際需要向行政文員簽字領(lǐng)取辦公用品。如果員工急需領(lǐng)取辦公用品，必須簽字并清楚地寫明領(lǐng)用時間、項目和數(shù)量等。當員工離職時，部門經(jīng)理需要認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。每月，行政主管需要協(xié)助對辦公用品進行一次盤點。辦公用品的采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品的采購需要由部門主管和副總同意后另行購買。在會議管理方面，行政人員需要按照會議要求通知所有與會人員會議的時間和地點。他們還需要準備會議所需的所有文件和文檔，并在會前規(guī)定時間內(nèi)將需要發(fā)放的文件發(fā)放給所有與會人員。行政人員還需要布置會場并提前準備相關(guān)設(shè)備，如投影儀、手提電腦、移動存儲器、功放、話筒、音響等。根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，行政人員需要擬定會議所需采購的飲品、小吃、文具等物品清單，并上報行政主管。在會議中，他們需要做好詳細的會議記錄，并在會后整理會議記錄完成會議總結(jié)報告。最后，他們需要清掃整理會場。行政人員還需要執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿和管理。公司名片格式需要統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務。需要做名片的員工需要先填寫名片印制申請單，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交由行政文員負責辦理。名片印制前需要校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需要確認無誤。自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請者。行政人員還需要執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理。他們需要負責對公司的固定資產(chǎn)進行盤點和登記，并做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統(tǒng)計數(shù)量，并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對需要報廢的資產(chǎn)進行報廢登記處理。根據(jù)盤點狀況，行政文員需要制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》，并發(fā)給公司相關(guān)負責人。行政人員還需要負責對打印機、傳真機等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護和聯(lián)系維修工作。最后，行政人員需要執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理。公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，并及時更新登記表。公司員工借書、領(lǐng)取文件資料時，必須簽字登記，并注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借閱圖書的期限不得超過一個月，行政文員應提醒歸還。員工離開公司時，應將所領(lǐng)取的文件和資料歸還給行政文員。當圖書和資料歸還時，行政文員應記錄歸還日期。4、嚴格按照公司的《文件文檔管理制度》進行文件和文檔的分類、保存、調(diào)閱管理、定期檢查、保密和銷毀等相關(guān)工作。職責六：執(zhí)行公司領(lǐng)導交辦的其他臨時性突發(fā)事件。1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導交辦的各類緊急事務。2、如果無法在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務，應向領(lǐng)導說明原因，并盡力盡快完成，最終向領(lǐng)導報告完成結(jié)果。3、如果有任何工作上的困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，確保工作暢通。崗位名稱：前臺接待員直接上級：行政主管崗位性質(zhì)：完成部分行政基礎(chǔ)工作，展示公司良好形象。職責一：接待來訪者、管理員工考勤。1、禮貌接待公司來訪客戶，按照公司接待標準流程完成詢問、引座、倒茶、通知相關(guān)被訪人等工作。2、每天監(jiān)督全公司所有員工的考勤情況，杜絕考勤作弊現(xiàn)象，并制作考勤簽到表。協(xié)助行政主管完成員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理和統(tǒng)計。3、拒絕鬧事人員或推銷人員入內(nèi)，如無法解決事件，應立即通知行政主管或行政經(jīng)理。職責二：管理飲用水、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等事宜。1、根據(jù)飲用水的需求及時訂購公司所需的飲用水，確認送水桶數(shù)和回收空桶的數(shù)量。2、代辦公司負責人或其他部門提出的訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請，并根據(jù)實際情況確定結(jié)款方式。3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房需要提前一定時間（訂票一般提前2-3天，訂餐、訂房一般提前1-2天，訂會議廳一般提前10-20天）。職責三：管理公司日常辦公設(shè)備和電器。1、每天到公司后打開所有電燈、飲水機、打印、復印、掃描設(shè)備，根據(jù)季節(jié)打開空調(diào)，并檢查所有電氣設(shè)備是否正常運行，如發(fā)現(xiàn)故障情況，應立即通知相關(guān)維修人員。2、每天下班前關(guān)閉所有電器電源，并核對是否遺漏。3、如果其他部門人員加班，將關(guān)閉電源的工作移交給加班人員，并記錄移交人員名單，確保責任清晰。職責四：管理信件的收發(fā)、文件資料打印、復印和傳真。（刪除明顯有問題的段落）并協(xié)助安排專業(yè)維修人員進行維修。職責三：安全駕車，保障乘客安全1、司機在行車過程中，必須保持安全駕駛，嚴格遵守交通規(guī)則，不得超速行駛、闖紅燈、疲勞駕駛等違法行為。2、司機應保證車輛的安全性能，每次出車前必須檢查車輛剎車、燈光等安全設(shè)備是否正常。3、司機應當注意乘客的安全，如有需要，應當幫助乘客系好安全帶，并提醒乘客遵守交通規(guī)則。職責四：認真履行公司派車任務1、司機應認真履行公司派車任務，按時按點到達目的地，確保乘客的出行安全和順利。2、司機應保持車輛清潔整潔，給乘客留下良好的印象。3、司機應當熟悉公司各個辦公室的位置，確保乘客能夠準確到達目的地。4、司機應當遵守公司派車流程，如有需要，應當提前與行政主管溝通確認車輛使用情況。車輛使用和管理規(guī)定為了保證公司車輛的安全和正常使用，司機必須遵守以下職責：職責三：車輛安全停放。在停車時，司機必須選擇合適的停車地點和位置，不能停在禁止停車的路段或危險地段。同時，離開車輛時，司機必須鎖好保險鎖，將鑰匙和行駛證交給管理人員。維修意見：檢查車輛的保險鎖是否完好，如有損壞需要更換。同時，需要為車輛安裝防盜設(shè)備，如車輛追蹤器等。預計需要的經(jīng)費：2000元。職責四：認真完成派車任務。在公司用車時，司機必須準時出車，不得誤點。出車后，司機必須按要求記錄行車時間、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，并由乘坐人簽字確認。每月末，司機必須按乘坐人或部門統(tǒng)計當月行車里程總數(shù)，各部門合計數(shù)應與當月總行駛里程一致。如果不一致，則由駕駛員承擔多余里程。維修意見：檢查車輛的行車記錄儀是否正常，如有問題需要及時更換。同時，需要為車輛安裝GPS定位系統(tǒng)，方便管理人員對車輛行駛情況進行監(jiān)控。預計需要的經(jīng)費：5000元。職責五：借車管理。司機未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給其他人駕駛。如果公司領(lǐng)導同意將車輛交給其他駕駛員駕駛，當事司機應負責檢查借車人