檔案的建立與管理

檔案的建立與管理檔案建立和管理檔案管理是一個(gè)單位基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，其任務(wù)包括檔案的收集、分類(lèi)和保存、統(tǒng)計(jì)、移交、利用、信息反饋、鑒定和銷(xiāo)毀、以及保密與安全等。本公司的檔案是寶貴的財(cái)富，必須全部歸檔，不得擅自保管或?qū)ν饨涣鳌n案工作納入目標(biāo)責(zé)任管理系統(tǒng)的考核范圍，對(duì)全公司各部門(mén)、管理處進(jìn)行考核，并納入公司各類(lèi)人員職責(zé)范圍之中，以便開(kāi)發(fā)利用。檔案管理體制本公司的檔案實(shí)行集中管理分類(lèi)保管的辦法。整個(gè)檔案工作由行政部下屬信息中心統(tǒng)一歸口管理，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)、各管理處及行政掛靠單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考評(píng)。檔案分為九大類(lèi)，限于庫(kù)房面積等原因，人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案管理，其余檔案由信息中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。各部門(mén)、管理處必須有一名兼職信息管理員，負(fù)責(zé)該部門(mén)、管理處的檔案工作，使公司檔案管理形成有機(jī)的網(wǎng)絡(luò)。檔案實(shí)行部門(mén)預(yù)立卷制。檔案的來(lái)源物業(yè)檔案管理必須遵循文檔自然形成規(guī)律，要做到及時(shí)記錄、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)，不錯(cuò)不漏、帳實(shí)相符，妥善保管、查詢(xún)方便。保證檔案的完整、準(zhǔn)確、新鮮和安全是檔案管理的基本要求。完整性要求檔案的整體性；準(zhǔn)確性要求檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符；新鮮性要求檔案反映的信息是最新的客觀真實(shí)記錄；安全性要求檔案內(nèi)容的保密和妥善保管。此外，物業(yè)管理機(jī)構(gòu)還需做到“三清”，即物業(yè)情況清、業(yè)主資料清和服務(wù)狀況清。物業(yè)檔案形式多樣，包括紙張、磁帶、膠卷等載體，手寫(xiě)、復(fù)印、攝影、錄像等記錄方法，文字、圖像、聲音等表達(dá)方式，業(yè)主檔案、物業(yè)檔案、服務(wù)檔案等內(nèi)容，以及圖、檔、卡、冊(cè)、表、證、軟件、聲像材料等形式與內(nèi)容的結(jié)合方式。公司所有員工都應(yīng)當(dāng)做好工作日志，記錄當(dāng)日事當(dāng)日記。各項(xiàng)具體工作應(yīng)按照ISO9001：2000體系做好相關(guān)表格的記錄。所有記錄必須客觀、真實(shí)、及時(shí)、全面，包括記錄時(shí)間、記錄內(nèi)容和記錄人。各項(xiàng)會(huì)議也要有記錄，由公司或管理處行政人員負(fù)責(zé)。檔案管理的操作流程包括檔案的收集、分類(lèi)和保存，檔案的電子化，檔案的利用，檔案的移交和信息的反饋。檔案的收集是將物業(yè)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集并集中處理的過(guò)程。檔案的分類(lèi)和保存是對(duì)收集到的所有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)、合理的分類(lèi)，并儲(chǔ)存于相應(yīng)的案卷中的過(guò)程。檔案的電子化是為了避免檔案的遺失、破損，利用計(jì)算機(jī)信息化的先進(jìn)科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息中心，將檔案形成電子版材料儲(chǔ)存于電子檔案庫(kù)中。檔案的利用是檔案價(jià)值的一個(gè)重要體現(xiàn)，為解決管理過(guò)程中的問(wèn)題提供重要的參考和憑證。檔案的移交是物業(yè)公司對(duì)下屬管理處的一個(gè)有效監(jiān)督，將管理處的管理的真實(shí)情況切實(shí)的反映到公司的過(guò)程。信息的反饋是物業(yè)公司根據(jù)下屬管理處的實(shí)際情況對(duì)管理方式方法進(jìn)行調(diào)整和做出事情處理辦法的過(guò)程。在物業(yè)管理實(shí)踐中，為了降低檔案保存的成本和保留有價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)剔除無(wú)價(jià)值的檔案，并按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案可以根據(jù)其不同的內(nèi)容大致分成四類(lèi)：業(yè)主檔案、工程技術(shù)檔案、服務(wù)檔案和其他管理檔案。業(yè)主檔案是在業(yè)主入住或進(jìn)行第二次裝修時(shí)建立的與業(yè)主實(shí)際情況相符的檔案資料。這些檔案通常包括購(gòu)房合同、業(yè)主身份證復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書(shū)、業(yè)主規(guī)約、驗(yàn)房單、業(yè)主個(gè)人情況登記表、家庭成員登記表以及業(yè)主的房屋維修檔案。工程技術(shù)檔案是在房產(chǎn)建設(shè)、租售、管理過(guò)程中，與房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商或物業(yè)管理權(quán)移交方就工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)等方面形成的原始信息。這些檔案不僅包括房產(chǎn)前期開(kāi)發(fā)中的建筑許可證、建筑施工圖、各項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收資料、交接資料等信息，而且還包含物業(yè)投入使用后的租售合同、接管基建項(xiàng)目、設(shè)備檔案等。服務(wù)檔案是物業(yè)管理機(jī)構(gòu)在日常管理中建立和收集的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、業(yè)主接待檔案（含投訴與回訪(fǎng)記錄）等資料以及其他的相關(guān)資料。這些檔案資料必須是適時(shí)全面的、客觀真實(shí)的，有利于今后查考或作為憑證的可靠依據(jù)。其他管理檔案一般指在物業(yè)管理過(guò)程中具有管理指導(dǎo)性、行政性的文件資料和內(nèi)部流轉(zhuǎn)、傳遞的文字材料的集中，主要是管理處或相關(guān)職能部門(mén)在日常管理中需要收集和整理的一類(lèi)檔案。這些檔案通常包括上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)指令、信息、企業(yè)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等。同時(shí)，本項(xiàng)目綜合性物業(yè)的實(shí)際情況又可將檔案劃分為住宅區(qū)檔案、寫(xiě)字樓檔案以及商鋪檔案三種。這樣分一方面是為了更好的整理、處理和利用檔案；另一方面是根據(jù)公司對(duì)本項(xiàng)目的管理模式總體設(shè)想在檔案管理中的一個(gè)重要體現(xiàn)。住宅區(qū)檔案包括購(gòu)房合同及身份證的復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書(shū)、業(yè)主規(guī)約、驗(yàn)房單、業(yè)主詳細(xì)資料登記表、家庭人員登記表、業(yè)主房屋維修檔案、繳費(fèi)情況一覽、規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料以及竣工總平面圖。以下是完整且修正過(guò)的文章：房屋檔案管理清單1.工程階段-工程規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文-建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證-地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告-工程合同、工程預(yù)決算、工程設(shè)計(jì)變更通知-竣工圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖-房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)-主要材料質(zhì)量保證書(shū)，新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書(shū)-水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料-砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告-綠化工程竣工圖-各類(lèi)業(yè)主清單-出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單-公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單-未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期-產(chǎn)權(quán)方面資料2.業(yè)主服務(wù)階段-業(yè)主檔案（含產(chǎn)權(quán)）-業(yè)主服務(wù)檔案-裝修檔案-維修檔案-治安管理檔案-設(shè)備設(shè)施管理檔案-綠化清潔管理檔案-社區(qū)文化檔案3.其他管理階段-檔案管理指導(dǎo)文件-行政文件-業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果-業(yè)主接待記錄-業(yè)主投訴及處理記錄-回訪(fǎng)記錄-裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)-施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表-室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖-裝修竣工圖-維修申請(qǐng)記錄、回訪(fǎng)記錄-維修派工單-公共設(shè)施巡檢記錄-日?！八姆酪槐！本W(wǎng)絡(luò)圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線(xiàn)-日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶-進(jìn)出入記錄、應(yīng)急處理記錄-車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料-公共設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃-公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄-機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄-設(shè)備分承包方資料-公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄-清潔日檢記錄、周檢記錄-綠化工作記錄、檢查記錄-消毒、殺蟲(chóng)記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄-社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄-社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容-傳煤報(bào)道資料-文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄4.財(cái)務(wù)和人事管理階段-財(cái)務(wù)文件-人事管理記錄、文件；政府主管部門(mén)文件-內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)-質(zhì)量手冊(cè)、程序文件（質(zhì)量）-環(huán)境手冊(cè)、程序文件（質(zhì)量）-作業(yè)文件5.商鋪檔案管理清單-購(gòu)房合同及身份證的復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書(shū)、業(yè)主規(guī)約、驗(yàn)房單-業(yè)主詳細(xì)資料登記表-業(yè)主房屋維修檔案-繳費(fèi)情況一覽-投資許可證、開(kāi)工許可證-拆遷安置資料-竣工總平面圖以上是房屋檔案管理清單，有助于保證房屋的安全和維護(hù)。以下是需要整理和保存的檔案資料清單：-主要材料質(zhì)量保證書(shū)、新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書(shū)-水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料-砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告-綠化工程竣工圖-商鋪清單-出售寫(xiě)字樓的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單-公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單-未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期-產(chǎn)權(quán)方面資料-業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果-業(yè)主服務(wù)業(yè)主接待記錄-檔案業(yè)主投訴及處理記錄-回訪(fǎng)記錄-二次裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)-施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表-室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖-裝修竣工圖-維修申請(qǐng)記錄、回訪(fǎng)記錄-維修檔案維修派工單-公共設(shè)施巡檢記錄-服務(wù)日常“四防一保”網(wǎng)絡(luò)圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記檔案錄、巡邏路線(xiàn)-治安管理-日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶-進(jìn)出入記錄、應(yīng)急處理記錄-車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料-公共設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃-公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄-機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄-設(shè)備分承包方資料-公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄-清潔日檢記錄、周檢記錄-綠化工作記錄、檢查記錄-消毒、殺蟲(chóng)記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄-社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容-傳煤報(bào)道資料-文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄-人事管理記錄、文件；政府主管部門(mén)文件-內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)-環(huán)境手冊(cè)、程序文件（質(zhì)量）-作業(yè)文件檔案的整理和保存應(yīng)該由公司行政部或管理處客服部門(mén)負(fù)責(zé)。在整理前期，需要確定檔案預(yù)立卷。保存程序應(yīng)按照以上檔案的分類(lèi)建立卷宗，即五級(jí)檔案管理文件，并編寫(xiě)卷宗目錄。立卷后的案卷應(yīng)按檔案的要求套上硬紙封面或裝盒。在歸檔保存前，需要確定檔案的保存期限、密級(jí)以及檔案編號(hào)，并編寫(xiě)卷內(nèi)目錄。保存期限可填寫(xiě)一年、五年或永久。檔案編號(hào)需要用兩個(gè)大寫(xiě)英文字母確定。在確定檔案的保存期限、密級(jí)及檔案編號(hào)后，將按次序?qū)懹谝恍〖垪l上，并貼在檔案文件的右上角。規(guī)定檔案保存規(guī)定：為了更好地管理和查找檔案，需要按照類(lèi)別和保存次序，自左而右，自上而下的排列，存放在專(zhuān)用柜架中。底圖除修改、送曬外，不得外借。每年底進(jìn)行一次檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作。檔案室要整齊干凈，檔案入庫(kù)要注意防霉、防蟲(chóng)。對(duì)于照片、錄音磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體的檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)案卷進(jìn)行保存。檔案室嚴(yán)格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。保存期限的規(guī)定：檔案的保存期限由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員共同確定。對(duì)于企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。對(duì)于企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保存期一律從長(zhǎng)。短期為一年，長(zhǎng)期為五年，永久為五年以上。使用權(quán)限的規(guī)定：檔案的密級(jí)分為一般、秘密、機(jī)密、絕密四個(gè)等級(jí)。使用權(quán)限由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員共同確定。一般為物業(yè)公司及下屬管理處員工均可利用的檔案，秘密為物業(yè)公司相關(guān)職能部門(mén)與下屬管理處相關(guān)管理人員方可利用的檔案，機(jī)密為物業(yè)公司相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與下屬管理處相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)方可利用的檔案，絕密為物業(yè)公司副總、相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及下屬管理處主任以上級(jí)別的人員方可利用的檔案。檔案的統(tǒng)計(jì)規(guī)定：檔案管理員負(fù)責(zé)檔案管理基本情況的統(tǒng)計(jì)，每年一次。統(tǒng)計(jì)種類(lèi)分檔案的數(shù)量、檔案提供利用次數(shù)、檔案利用效果、檔案管理人員情況、檔案設(shè)備和經(jīng)費(fèi)方面的統(tǒng)計(jì)。檔案管理員平時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保存、利用等日常原始數(shù)據(jù)的記錄和積累，根據(jù)數(shù)量性、廣泛性和工具性的檔案，建立科學(xué)的報(bào)表統(tǒng)計(jì)。檔案的統(tǒng)計(jì)工作要全面準(zhǔn)確，保持連續(xù)性、不間斷，注重做好檔案的統(tǒng)計(jì)分析，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)參考、決策，以提高公司檔案管理水平。刪除段落：沒(méi)有需要?jiǎng)h除的段落。為了保護(hù)檔案資料的安全和保密，必須按照嚴(yán)格的借閱和查閱程序來(lái)使用檔案。以下是檔案利用的規(guī)定：1.管理處員工應(yīng)該重視保護(hù)檔案，并在閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱相關(guān)檔案。文書(shū)檔案只能閱讀，不能借出；科技檔案必須在借出后一周內(nèi)歸還；書(shū)籍必須在15天內(nèi)歸還。如果需要長(zhǎng)期使用，則必須在歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。檔案不得隨意折疊和拆散，也不允許對(duì)檔案進(jìn)行隨意更改或涂寫(xiě)。在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案只能在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。在保證不泄密的前提下，可以對(duì)內(nèi)對(duì)外交流檔案目錄。2.使用電子檔案庫(kù)必須通過(guò)公司互聯(lián)網(wǎng)信息中心的電子權(quán)限認(rèn)證，并在物業(yè)公司互聯(lián)網(wǎng)中心上辦理相應(yīng)的利用手續(xù)及程序方可進(jìn)入電子檔案庫(kù)并查閱相應(yīng)權(quán)限的電子檔案資料。互聯(lián)網(wǎng)信息中心管理員每天對(duì)當(dāng)天的登陸情況及電子檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如有檔案機(jī)密資料從電子檔案庫(kù)泄露，找出查閱人，并追究其相關(guān)責(zé)任。3.借出和歸還非電子版檔案資料時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。4.檔案資料如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。5.調(diào)離管理處人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。6.外單位人員查閱本管理處檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經(jīng)管理處檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)查閱手續(xù)后在檔案室內(nèi)閱讀。非管理處財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管并經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)。管理處財(cái)務(wù)人員因工作須查借閱的須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管批準(zhǔn)。7.對(duì)于檔案的借閱和歸還，必須填寫(xiě)借閱表，并由檔案管理員確認(rèn)簽字。對(duì)于檔案的查閱，必須填寫(xiě)查閱審批表，并由領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.公司下屬管理處應(yīng)定期將公司所需的檔案資料及檔案情況說(shuō)明移交至公司檔案庫(kù)，以便公司了解下屬管理處各方面的切實(shí)情況及儲(chǔ)存具有查考價(jià)值的檔案資料。下屬管理處應(yīng)將能切實(shí)反映管理處各方面管理工作情況的檔案資料和有相當(dāng)查考價(jià)值的檔案資料，按照職能的劃分，將檔案信息移交至相關(guān)的職能部門(mén)，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。當(dāng)公司或下屬管理處檔案員調(diào)離或離職時(shí)，檔案員應(yīng)提前做好檔案的整理和交接的各項(xiàng)手續(xù)，妥善移交檔案及相關(guān)資料。9.檔案的密級(jí)必須得到嚴(yán)格的保護(hù)和控制，以確保機(jī)密資料的安全。10.對(duì)于檔案利用的反饋，可以及時(shí)向管理處反饋，以便改進(jìn)和完善檔案利用的規(guī)定。我們將客戶(hù)滿(mǎn)意作為工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的最重要指標(biāo)，并以客戶(hù)為中心，將其提升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度，最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)需求。通過(guò)創(chuàng)新的客戶(hù)服務(wù)理念，建立全方位的客戶(hù)服務(wù)系統(tǒng)，提供高品質(zhì)的精細(xì)服務(wù)，不斷提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。在這個(gè)前提下，我們將建立以客戶(hù)服務(wù)為主導(dǎo)的信息快速反饋系統(tǒng)，高效反饋和處理各方面的信息，同時(shí)通過(guò)其他渠道接收反饋和跟蹤反饋結(jié)果。客服部和相關(guān)部門(mén)和人員將執(zhí)行公司客服信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖，并將資料存檔。資金收支管理處和財(cái)務(wù)部將建立反饋系統(tǒng)及處理流程圖，包括收支計(jì)劃和欠費(fèi)追繳等方面的信息。財(cái)務(wù)人員將負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖，并將公司文件存檔。會(huì)議紀(jì)要也將通過(guò)辦公室信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖進(jìn)行反饋和處理。信息反饋是實(shí)施有效的溝通和協(xié)調(diào)機(jī)制的一種有效手段，也是公司對(duì)下屬管理處監(jiān)督的一種有效方式，使公司和管理處能迅速做出正確的判斷和處理事情的辦法。在物業(yè)檔案管理過(guò)程中，我們建立了以客服為主導(dǎo)的各項(xiàng)信息反饋系統(tǒng)，使信息反饋在各項(xiàng)管理上達(dá)到最優(yōu)化。同時(shí)，結(jié)合信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我們應(yīng)將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，以提高信息反饋的速度和保證信息的時(shí)效性。我們建立的電子檔案庫(kù)和互聯(lián)網(wǎng)信息交流平臺(tái)將徹底改變傳統(tǒng)的物業(yè)管理模式。下屬物業(yè)管理處除了及時(shí)完善電子檔案庫(kù)，還需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息中心的辦公平臺(tái)及時(shí)反饋當(dāng)天的具體情況到相關(guān)的職能部門(mén)或總經(jīng)理處，使公司能了解下屬管理處的真實(shí)情況并及時(shí)提出相應(yīng)的處理辦法。在檔案鑒定和銷(xiāo)毀方面，凡是歸入檔案庫(kù)并且已超過(guò)原定保管期限的檔案，由檔案員提出鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)報(bào)告和鑒定計(jì)劃。檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，日常的檔案鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告由檔案室保存。在銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)請(qǐng)保密保衛(wèi)部門(mén)協(xié)同實(shí)地銷(xiāo)毀，并由鑒定小組成員監(jiān)銷(xiāo)并簽名。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須遵守保密規(guī)定，對(duì)于因銷(xiāo)毀檔案而導(dǎo)致的失密或單位損失，將按照國(guó)家和管理處的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，要做好詳細(xì)的銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀日期，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽名蓋章后，裝訂成冊(cè)歸入檔案保存。銷(xiāo)毀后，檔案中心應(yīng)及時(shí)調(diào)整柜架，整理案卷目錄，在原目錄上注銷(xiāo)，說(shuō)明鑒定銷(xiāo)毀的時(shí)間。檔案的保密與安全方面，檔案管理人員和查、借閱者必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和自覺(jué)遵守保密規(guī)定，正確處理保密與利用的關(guān)系。檔案的保密材料分為國(guó)家和企業(yè)保密兩類(lèi)，企業(yè)的檔案保密按照實(shí)際情況的需求分為絕密、機(jī)密、秘密和一般四個(gè)級(jí)別。案卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容及價(jià)值正確的劃分保密類(lèi)別、保存期限。并定期對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行密級(jí)審查，凡保密檔案已失去保密作用的，有關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案中心解密，以便更好的利用。保密檔案利用的審批要求如下：凡查閱保密的重要案卷由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；凡查閱跨部門(mén)的保密案卷，應(yīng)由被查閱案卷部門(mén)的負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審批；凡查本部門(mén)的一般檔案，只要與本職工作有關(guān)，通常不需審批，但要向檔案管理人員說(shuō)明情況，并進(jìn)行查閱登記；凡外單位前來(lái)查閱檔案憑介紹信，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可查閱。檔案卷宗應(yīng)保持完整安全，不準(zhǔn)損壞和拆案卷。如確需拆卷使用應(yīng)征得檔案管理員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。如需復(fù)印保密的重復(fù)材料，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意，并注明翻?。◤?fù)?。┘?shù)及處理辦法（文件用途及去處）。同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案保密規(guī)定，防止檔案材料泄密、遺失、造成不良影響和損失等后果。檔案的安全方面，防火和防盜是重要的措施。檔案中心嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁危險(xiǎn)品進(jìn)入，并應(yīng)配備相應(yīng)的防火、滅火器材。如工作需要確需動(dòng)火應(yīng)采取相應(yīng)的措施。使用電熨斗等電器時(shí)應(yīng)注意安全，下班后必須切斷電源。同時(shí)，要加強(qiáng)防盜措施，檔案室和有關(guān)各部室存放檔案案卷、文件資料的櫥、柜箱，均應(yīng)加鎖，鑰匙由專(zhuān)兼職檔案管理員及指定有關(guān)人員專(zhuān)管。如發(fā)現(xiàn)檔案材料遺失或失竊，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，避免造成泄密后果。違反公司檔案保密規(guī)定，保密檔案材料泄密、遺失、造成不良影響和損失等后果的，應(yīng)視情節(jié)按照有關(guān)規(guī)定給予必要的處罰。管理a、公司計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)應(yīng)向互聯(lián)網(wǎng)信息中心提出申請(qǐng)，由互聯(lián)網(wǎng)信息中心負(fù)責(zé)安裝和維護(hù)b、公司計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)有兩種形式：一種是公司內(nèi)部局域網(wǎng)，一種是公司與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)網(wǎng)，兩種聯(lián)網(wǎng)形式的使用要求如下：i.公司內(nèi)部局域網(wǎng)1.公司內(nèi)部局域網(wǎng)的使用，應(yīng)向互聯(lián)網(wǎng)信息中心提出申請(qǐng)，由互聯(lián)網(wǎng)信息中心負(fù)責(zé)安裝和維護(hù)2.公司內(nèi)部局域網(wǎng)的使用，必須遵守國(guó)家關(guān)于計(jì)算機(jī)使用的相關(guān)法律法規(guī)3.公司內(nèi)部局域網(wǎng)的使用，必須遵守公司關(guān)于計(jì)算機(jī)使用的相關(guān)規(guī)定ii.公司與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)網(wǎng)1.公司與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)向互聯(lián)網(wǎng)信息中心提出申請(qǐng)，由互聯(lián)網(wǎng)信息中心負(fù)責(zé)安裝和維護(hù)2.公司與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)網(wǎng)，必須遵守國(guó)家關(guān)于計(jì)算機(jī)使用的相關(guān)法律法規(guī)3.公司與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)網(wǎng)，必須遵守公司關(guān)于計(jì)算機(jī)使用的相關(guān)規(guī)定4.公司與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)網(wǎng)，必須遵守互聯(lián)網(wǎng)信息中心的相關(guān)規(guī)定公司內(nèi)部的計(jì)算機(jī)信息傳遞，通過(guò)公司互聯(lián)網(wǎng)信息中心實(shí)現(xiàn)真正的網(wǎng)絡(luò)化辦公。同時(shí)，公司及管理處員工上網(wǎng)不得玩游戲和聊天。下屬各管理處需要指定計(jì)算機(jī)管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的日常管理。責(zé)任人有對(duì)上述各項(xiàng)工作進(jìn)行操作的權(quán)利和義務(wù)，并對(duì)所在部門(mén)的計(jì)算機(jī)安全操作負(fù)責(zé)。網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維保安理包括監(jiān)視監(jiān)測(cè)線(xiàn)路和設(shè)備的運(yùn)行質(zhì)量和業(yè)務(wù)負(fù)荷情況，發(fā)現(xiàn)異常情況立即進(jìn)行緊急處理并及時(shí)匯報(bào)。同時(shí)，應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確的做好各項(xiàng)原始記錄，保證互聯(lián)網(wǎng)信息中心系統(tǒng)的正常運(yùn)行。計(jì)算機(jī)使用人需要全面了解各種設(shè)備的工作原理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急處理方法和相應(yīng)各種軟件的使用方法。所有工作人員和訪(fǎng)客必須遵守國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行我國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)安全保密制度。未經(jīng)許可，任何人不得隨意更改計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)信息中心及服務(wù)器等軟硬件參數(shù)。任何工作人員必須遵守網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度，不得泄露用戶(hù)資料如賬號(hào)、密碼等信息，嚴(yán)禁盜用用戶(hù)賬號(hào)。工作人員應(yīng)定時(shí)監(jiān)測(cè)殺除病毒，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)。網(wǎng)絡(luò)工程師及所有工作人員應(yīng)熟悉并嚴(yán)格遵守和執(zhí)行安全保密規(guī)定，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、線(xiàn)路情況、用戶(hù)資料等機(jī)密資料，任何人都不得抄錄或?qū)ν庑姑?。未?jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將計(jì)算機(jī)中物品帶出，且不得將機(jī)密文件、軟件版本、技術(shù)檔案、內(nèi)部資料等帶出或?qū)ν庑姑?。違反安全保密制度的，視其情節(jié)輕重，給當(dāng)事人相應(yīng)處罰，構(gòu)成犯罪的，交由執(zhí)法部門(mén)依法追究其刑事責(zé)任?；ヂ?lián)網(wǎng)信息中心的核心設(shè)備由專(zhuān)職管理人員負(fù)責(zé)，其他人員不得擅自操作。管理人員必須熟悉互聯(lián)網(wǎng)信息中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保各管理處能隨時(shí)使用。管理人員必須每天對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息中心的硬件設(shè)備進(jìn)行巡檢一次，并將獲得的數(shù)據(jù)及狀態(tài)記錄在《設(shè)備運(yùn)行記錄表》上；若發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)處理，并報(bào)上級(jí)主管?；ヂ?lián)網(wǎng)信息中心的運(yùn)行管理制度包括由專(zhuān)人管理，并負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的安全。建立健全互聯(lián)網(wǎng)信息中心