高校辦公室工作的思考與探索

高校辦公室工作的思考與探索

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)水平的提高、辦學(xué)水平的提高，我們必須走內(nèi)涵發(fā)展的道路，發(fā)展我國(guó)的有效管理理念。規(guī)范化、科學(xué)化的管理已成為高校管理的迫切需要。高校辦公室如何履行職能、深化管理、有效促進(jìn)學(xué)校更好更快發(fā)展,值得深入思考和探索。一、堅(jiān)持開(kāi)發(fā)先進(jìn)的信息途徑,發(fā)揮學(xué)校辦公室的協(xié)調(diào)作用辦公室是學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口,工作具有繁瑣性、時(shí)效性、復(fù)雜性、政策性且責(zé)任重大等特點(diǎn),辦公室人員素質(zhì)高低直接影響著工作效果乃至學(xué)校形象,選配好辦公室工作人員,建立一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍是做好辦公室工作的前提。辦公室人員應(yīng)著力培養(yǎng)三種能力。我國(guó)高等教育是為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的,高校辦公室工作具有很強(qiáng)的政治性、政策性,必須用正確的理論做指導(dǎo)。這就要求辦公室人員要深刻學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)黨的基本理論和各項(xiàng)方針政策,提高政治敏銳性。經(jīng)常學(xué)習(xí)研究上級(jí)文件精神,善于分析和把握時(shí)政脈絡(luò)、預(yù)見(jiàn)形勢(shì)發(fā)展方向,準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖,作出準(zhǔn)確判斷。辦公室人員要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀做好服務(wù),正確領(lǐng)會(huì)決策意圖,據(jù)此分析和判斷工作的重要程度和緊迫程度,以便分清主次和輕重緩急;要熟悉和掌握學(xué)校各種政策,不斷提高參政議政的能力,做好領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”。辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門,要組織、督查、協(xié)調(diào)好學(xué)校各項(xiàng)決策和重大工作部署的落實(shí)。這要求辦公室人員能獨(dú)當(dāng)一面,放眼全局來(lái)謀劃和處理問(wèn)題,將各方力量聯(lián)系好、溝通好、組織好、協(xié)調(diào)好。一要深入基層開(kāi)展調(diào)研,摸準(zhǔn)實(shí)情,掌握第一手資料,做到為領(lǐng)導(dǎo)提供信息準(zhǔn)確無(wú)誤,開(kāi)展督查有的放矢。二要理順工作思路,善于統(tǒng)籌安排。辦公室人員要頭腦冷靜,思路清晰,對(duì)紛至沓來(lái)的工作能科學(xué)統(tǒng)籌安排,要善于找準(zhǔn)切入點(diǎn),對(duì)工作部署能充分協(xié)調(diào)各方力量,調(diào)度有方。三要待人以誠(chéng)、處事以公。在日常工作中,要做到尊重上級(jí)、理解同級(jí)、善待下級(jí),時(shí)刻保持平和之心、謙虛之德,以真誠(chéng)待人,以公正處事,處理好與領(lǐng)導(dǎo)、同事和廣大教職工的關(guān)系,以和諧的人際關(guān)系贏得廣泛的尊重和支持,得心應(yīng)手地開(kāi)展工作。辦公室是學(xué)校信息的集散中心,辦公室人員要具備信息處理能力,準(zhǔn)確地把握信息,熟練地運(yùn)用信息。一要善于收集信息,獲取信息是辦公室人員開(kāi)展工作的前提,是確定工作方向和目標(biāo)判斷的依據(jù)。在日常工作中,注意收集上下左右(上級(jí)部門、基層組織、兄弟單位)的有關(guān)政策、意見(jiàn)建議、工作經(jīng)驗(yàn)等關(guān)系學(xué)校改革發(fā)展的資料情報(bào)并進(jìn)行加工、分析和處理,形成有價(jià)值的決策依據(jù)。二要及時(shí)反饋信息,對(duì)來(lái)自上下左右的信息,要及時(shí)加工整理向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),使領(lǐng)導(dǎo)在充分了解各方面情況的基礎(chǔ)上作出正確的決策;加強(qiáng)與有關(guān)部門跟蹤溝通,使相關(guān)部門及時(shí)了解決策意圖和相關(guān)規(guī)定,便于工作落實(shí)到位。三要積極開(kāi)展現(xiàn)代化信息管理。辦公室人員要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),熟練掌握辦公自動(dòng)化知識(shí),通過(guò)現(xiàn)代化手段獲取和處理信息,實(shí)現(xiàn)咨詢參謀、綜合協(xié)調(diào)、處理事務(wù)信息化、智能化、現(xiàn)代化。二、加強(qiáng)制度建設(shè),保證各項(xiàng)工作有規(guī)可依規(guī)范化管理是辦公室工作效率和質(zhì)量的保障,只有制度完善、責(zé)任明確、程序合理,才能使辦文辦事有章可循、工作有序,從而保證高質(zhì)高效地完成各項(xiàng)工作。沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓。建立健全合理的規(guī)章制度是開(kāi)展工作的基礎(chǔ)和前提。高校辦公室人手少,任務(wù)重,沒(méi)有科學(xué)的管理規(guī)章,就沒(méi)有工作的規(guī)范運(yùn)行。要按照從嚴(yán)、從細(xì)、從實(shí)的原則,建立健全一系列規(guī)章制度,主要包括側(cè)重學(xué)校層面的管理規(guī)范,即有關(guān)學(xué)校決策和部署的落實(shí)、學(xué)校管理活動(dòng)的協(xié)調(diào)、規(guī)則的制定、工作過(guò)程的監(jiān)控等管理規(guī)范;以及側(cè)重于辦公室內(nèi)部管理制度如辦文、辦會(huì)、辦事等內(nèi)部管理的規(guī)范。對(duì)合理有效的制度要認(rèn)真執(zhí)行,對(duì)尚不夠嚴(yán)密和應(yīng)當(dāng)建立而尚未建立的制度要及時(shí)補(bǔ)充修訂完善。通過(guò)制度的建立,使各項(xiàng)工作有章可循,有規(guī)可依。通過(guò)三種規(guī)范的確立,形成科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制、周密清晰的責(zé)任體系和高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作體系,做到每項(xiàng)工作有規(guī)章、每個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)范、每個(gè)崗位有落實(shí)。三、堅(jiān)持溝通協(xié)調(diào),發(fā)揮協(xié)調(diào)各方的作用。根據(jù)第一通高校辦公室承擔(dān)著參與政務(wù)、處理事務(wù)、提供服務(wù)的職能。辦公室要把握教育發(fā)展形勢(shì),圍繞學(xué)校各項(xiàng)工作,超前思考運(yùn)籌、深入調(diào)查研究、正確預(yù)測(cè)趨勢(shì),及時(shí)反饋信息,做到積極地參與政務(wù)、有效地處理事務(wù)、細(xì)致地做好服務(wù)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀者,學(xué)校發(fā)展與學(xué)校決策密切相關(guān),決策正確與否很大程度上在于辦公室的參謀作用是否到位。一要做好決策調(diào)研,提供決策依據(jù)。辦公室要經(jīng)常學(xué)習(xí)研究有關(guān)教育方面的最新政策、文件精神,搜集有關(guān)教育方面的文件、資料、數(shù)據(jù)等各類重要信息,經(jīng)常深入基層深入教學(xué)一線,充分了解情況,掌握一手資料,進(jìn)行分析整理,形成決策方案,提出決策意見(jiàn),為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)。二要做好領(lǐng)導(dǎo)助手,督查決策落實(shí)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局,協(xié)調(diào)各方力量,部署工作落實(shí),促使全校上下圍繞中心工作齊心協(xié)力推進(jìn)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展。三要主動(dòng)開(kāi)展督促檢查,使學(xué)校決策和工作部署得到切實(shí)執(zhí)行,工作落到實(shí)處。在日常工作中,辦公室要積極溝通上下,聯(lián)系內(nèi)外,協(xié)調(diào)各方,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,向基層傳達(dá)決策,向有關(guān)部門反饋信息。要依靠和尊重各部門做好綜合協(xié)調(diào)工作,調(diào)動(dòng)各部門的主動(dòng)性和積極性,形成合力,發(fā)揮整體效應(yīng),從而保證高質(zhì)高效地完成各項(xiàng)工作。開(kāi)展專項(xiàng)工作協(xié)調(diào)。即對(duì)學(xué)校重大決策、重要工作部署、重點(diǎn)難點(diǎn)和突出問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)協(xié)調(diào)。對(duì)重大決策的出臺(tái)、重要工作的部署要做好充分的調(diào)研論證,廣泛聽(tīng)取各方意見(jiàn),平衡各種利益。對(duì)師生員工普遍關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題,要深入一線,掌握一手資料,分析具體情況,做好工作預(yù)案,協(xié)調(diào)各方力量,化解矛盾,妥善處理,維護(hù)學(xué)校大局,維護(hù)廣大師生利益。對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)好各部門之間、各項(xiàng)工作之間的關(guān)系,要促進(jìn)各部門和諧互補(bǔ)、各環(huán)節(jié)精誠(chéng)合作,保證工作有序高效運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)外協(xié)調(diào)好上級(jí)機(jī)關(guān)、兄弟單位與學(xué)校之間的關(guān)系,為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。做好領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通協(xié)調(diào)工作,各領(lǐng)導(dǎo)之間由于管理風(fēng)格、工作思路不盡相同難免會(huì)有意見(jiàn)分歧的時(shí)候,辦公室要及時(shí)居中調(diào)度,及時(shí)溝通,增進(jìn)了解,消除分歧,實(shí)現(xiàn)行動(dòng)上協(xié)調(diào)一致,以利于學(xué)校有統(tǒng)一的發(fā)展方向。提供服務(wù)是辦公室的基本職能,要樹(shù)立為學(xué)校改革發(fā)展服務(wù)、為教學(xué)中心服務(wù)的意識(shí),要把服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓基層滿意、讓師生滿意作為衡量辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)。既要不折不扣為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來(lái),集中精力抓好學(xué)校的發(fā)展大事。也要熱情細(xì)致、誠(chéng)心誠(chéng)意為基層和廣大師生服務(wù),從大處著眼,從細(xì)節(jié)入手,嚴(yán)密細(xì)致,盡職盡責(zé)地履行好服務(wù)職能。一提高政府事務(wù)的能力，即加強(qiáng)政治理論素質(zhì)和政治水平，提高政治敏感性二這是對(duì)組織協(xié)調(diào)能力的培訓(xùn)三這是提高信息能力的能力一這是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度二強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)辦公室要從崗位職責(zé)要求和實(shí)際出發(fā),確立崗位目標(biāo)責(zé)任,制訂工作標(biāo)準(zhǔn),細(xì)化分解工作任務(wù),逐項(xiàng)把每一項(xiàng)工作落實(shí)到崗,責(zé)任到人。對(duì)工作目標(biāo)完成情況實(shí)行季度考評(píng)和年度考核,做到人人有事干,事事有人管,件件有落實(shí)。杜絕責(zé)任不清、推諉扯皮、工作脫節(jié)和撞車等不良現(xiàn)象。三堅(jiān)持工作宏觀、職能辦公室工作既要抓