采購管理制度(草案)

采購管理制度（草案）一、目的為了規(guī)范公司采購流程和管理制度，加強公司物資采購的日常管理，確保各部門所需物資保質、保量的、及時供應，并有效控制公司采購成本，特制定本制度。二、適用范圍 本制度適用與潤達國際商管公司、物業(yè)公司及下屬自營店所有采購項目。三、職能權限（一）采購領導小組1、成立采購領導小組，由商管公司總經(jīng)理任組長，商管公司總經(jīng)理助理任常務副組長、各部門總監(jiān)及行政部負責人為成員；由常務副組長負責日常管理工作，行政部作為日常管理機構。2、采購領導小組主要負責招投標管理、定點框架、緊急采購之外采購活動的計劃、決策、組織實施、監(jiān)督、考核執(zhí)行及其他應當督促、檢查及異議處理的內容等。（二）招投標領導小組1、成立招投標領導小組，由董事長任組長，商管公司總經(jīng)理任常務副組長、三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席（含副主席）任副組長、各部門總監(jiān)、行政部負責人、監(jiān)事會成控部負責人及法務等為成員；由常務副組長負責日常管理工作，行政部作為日常管理機構。2、招投標領導小組主要負責招投標管理、定點框架合作及緊急采購等的計劃、決策、組織實施、監(jiān)督及其他應當督促、檢查的內容；負責采購制度、合同版本等的制（修）定、審核、審批；所有采購活動的效果評價、供應商評價及考核、異議處理等。（三）涉及采購活動各部門的職責1、行政部負責所有采購項目的日常采購及管理；負責相關采購需求計劃、申購單的接收、審核、庫存的平衡及采購方式的建議；負責組織申購單簽批、采購的詢比價、合同談判、簽訂、跟蹤合同執(zhí)行、驗收及相關的協(xié)調；負責采購項目的結算、請款；負責采購制度、合同版本等的制（修）定擬稿、采購合同、文件、資料等的歸檔及采購臺賬；在招投標小組的領導下，組織招投標活動，負責會議召集、標書制定、資質審查、投標組織、開標及結果匯總等；牽頭組織供應商名單推薦、考察、選擇及管理工作、參與采購效果評價；負責供應商的搜集及供應商庫的建設；負責采購方面文件的上傳下達、采購建議的收集及作為采購日常管理機構的相關職能等。2、申購部門指物資或服務的直接使用部門，負責填制申購單，確定需求物資（服務）品種、規(guī)格要求、數(shù)量、預算、需求日期及庫存情況等；物資到貨或服務提供后時，負責相關認質認價及驗收；參與供應商名單推薦、考察、選擇、評價等工作；協(xié)助招投標標書制定、資質審查工作；參與合同談判、效果評估、采購建議的提出及領導小組安排的其他事宜。財務部負責采購依據(jù)的審核、采購入賬、票據(jù)審核、采購款項的承付、付款審核、采購成本分析及組織采購效果評價等；參與詢比價、供應商名單推薦、考察、選擇、評價及采購活動的認質認價、驗收等工作；參與招投標資格文件的審核，全程監(jiān)督招標工作；必要時參與合同談判、采購建議的提出及領導小組安排的其他事宜。4、監(jiān)事會負責采購制度及所有采購活動執(zhí)行的檢查、監(jiān)督、事后審計、考核；參與采購管理制度的制（修）定、審核、供應商評價及采購活動的投訴處理等；參與招投標、定點框架合作及緊急采購等活動；根據(jù)需要參與有關品牌、規(guī)格、品質、價格等的論證、相關合同審核、驗收、付款、效果評價等；參與供應商名單推薦、考察、選擇、評價等工作；必要時參與合同談判、采購建議的提出及領導小組安排的其他事宜。人力資源部負責采購工作各環(huán)節(jié)執(zhí)行的督促、檢查、考核落實等內部控制；采購建議的提出及領導小組安排的其他事宜。6、各申購部門作為采購活動的發(fā)起部門，其他相關部門負責人及公司領導根據(jù)職權逐級進行審核、審批，各部門負責人均為第一責任人。四、采購原則（一）嚴格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。（二）嚴格遵守行政部統(tǒng)一詢比價、領導小組決策的原則。（三）詢價比價原則要求三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、發(fā)票、售后服務、資信、客戶滿意度等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格。（四）一致性原則采購物資必須與申購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足申購部門要求或價格過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申購部門調整申購單。如因特定條件數(shù)量不能完全與申購單一致，相關負責人應作出書面說明，根據(jù)職能權限上報商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組審批。（五）競爭擇優(yōu)原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，以實現(xiàn)最優(yōu)化采購。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短采購間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整采購價格。（六）嚴格遵守“三個三”原則1、選購三原則（1）一種物品分別找1-3家品牌；（2）每家品牌分別報1-3以上，最終不低于3家；（3）一種物品最后定1-3家。2、定購三原則：同類物品質量最優(yōu)、價格最低、供應商服務最好。3、驗收三原則：由經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效；發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產(chǎn)品，一票否決，堅決退換。（七）廉潔自律原則1、自覺維護公司利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。2、廉潔自律，自覺遵守《反商業(yè)賄賂協(xié)議》、《廉潔協(xié)議書》。3、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。4、加強學習，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新產(chǎn)品及市場信息。（八）審計監(jiān)督原則采購人員要自覺接受公司領導、監(jiān)事會對采購活動的事后審計及監(jiān)督。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關人員進行處罰直至追究其法律責任。（九）計劃提前原則1、涉及集中計劃采購的，要求各申購部門每月25號前提出下月申購計劃至行政部，由行政部審核后，編制月度集采計劃；并在每月28日前統(tǒng)一報采購領導小組審批后采購，財務部可以此作為成本預算的參考。2、零星采購需求申報提前原則上不能低于4天，采取招標方式、異地采購、采購金額大于10萬元以上的需求申報提前不得低于10天；其他采購需求也應按科學、合理、經(jīng)濟的原則提前申報，以確保采購有充裕的時間比價擇優(yōu)。3、行政部組織各領導小組會議前，要提前通知會議議題及會議資料的發(fā)放，參會人員要提前做好會議準備，以便會議高效進行。（十）謹慎原則1、采購審批要求做到痕跡化，以確保公正、公開、監(jiān)督制約；特殊情況，經(jīng)商管公司總經(jīng)理、董事長批準可事后補流程。2、加強與申購部門的溝通，在發(fā)起詢價前，應全面明確申購單內容，尤其是所需采購物品的品質、規(guī)格及其他特殊要求等，以利于供應商能正確報價。3、對工作明顯責任心不足，工作質量較差的，將給予失職問責處理。時效性原則行政部在審核申購單時，須簽署完成采購任務的時間，否則視為按需求日期完成；在申購部門滿足“計劃提前原則”的前提下，行政部需嚴格按照需求期限或審批采購期限完成采購任務；如因計劃提前不足原因影響，按照審批后的采購期限考核；特殊情況，提交領導小組審議。五、審批權限1、合同、付款金額20萬元以下（含20萬元）報商管公司總經(jīng)理審批；20萬元以上由三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席、董事長審批。2、凡經(jīng)采購領導小組、招投標領導小組通過的采購事宜，須有相關書面簽批。六、采購方式、采購模式及合同管理(一)采購方式1、詢比價采購每批次采購金額不高于5萬元的物資或服務采購，向不低于三家符合要求的供應商詢價、議價，通過比質、比價確定中標供應商，并與之簽訂合同的基本采購方式。招標采購每批次采購金額高于5萬元的物資或服務采購，采用招標方式，由招投標領導小組通過比質、比價確定中標供應商，并與之簽訂合同的采購方式。緊急采購對經(jīng)營有重要影響的緊急需求物資或服務（每批次采購金額大于3000元），當按正常采購程序無法滿足交貨期要求時，可由招投標領導小組決定采用此種采購方式，直接向能滿足緊急需求的供應商采購；3000元以下（含3000元）由采購領導小組決策。（二）采購模式1、專項合同采購由商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組根據(jù)職能權限審批后簽訂合同。2、定點框架協(xié)議采購通過詢價、議價等方式確定價格清單（即價格表），同類產(chǎn)品與1-3家供應商簽訂框架協(xié)議，根據(jù)需求向供應商下達訂單并結算的采購方式。凡具有共同性的材料物資（集中計劃采購）或經(jīng)常性使用，且使用量較大的物資或服務，經(jīng)招投標領導小組審批后可采取此模式采購，原則上要求非專項合同采購盡量簽訂定點框架采購。零星采購針對各申購部門計劃外零星物資或服務需求（每批次采購金額不高于3000元）進行詢價議價，行政部上報貨比三家采購報告書，經(jīng)商管公司總經(jīng)理審批通過后進行采購。各部門（含自營店）緊急物資或服務每批次小于1000元（月度累計不可超過2000元），由行政部審核、部門總監(jiān)簽批后，標注緊急物資，由部門先行采購，2個工作日內按零星采購要求補齊流程所需手續(xù)，可免去采購報告書手續(xù)；由行政部2個工作日內審核價格，如高于市場平均水平，差價部分不予報銷，特殊情況由招投標領導小組審議。（三）合同管理1、由行政部制定統(tǒng)一合同、協(xié)議（含招投標）模板，經(jīng)招投標領導小組審批后使用，并交監(jiān)事會備案，包括但不限于零星工程、一般性采購合同、框架協(xié)議、招投標合同及文件等，原則上對外采購統(tǒng)一要求使用公司模板訂立合同（協(xié)議），特殊情況由商管總經(jīng)理簽批；2、無模版、與定標結果不一致或修改重要條款的補充協(xié)議，由采購領導小組或招投標領導小組根據(jù)職能權限審批。3、對無法簽訂定點框架協(xié)議，且每批次采購金額不高于3000元的物資或服務可不簽訂合同（協(xié)議），但需行政部上報貨比三家采購報告書，經(jīng)商管公司總經(jīng)理審批通過后進行采購；可憑審批后的采購報告書、供貨發(fā)票、收貨單、驗收單、出入庫單等結算。續(xù)簽合同與前期合同相同或相似規(guī)格的物資，經(jīng)重新比質比價被選定后，根據(jù)職能權限經(jīng)采購領導小組或招投標領導小組審批后可簽訂補充協(xié)議。5、合同解除與終止合同解除原則上需簽訂補充協(xié)議，并經(jīng)招投標領導小組審批；合同解除與終止均需即時書面報采購領導小組或招投標領導小組。6、合同文本的管理行政部、監(jiān)事會、財務部存檔合同、協(xié)議、補充協(xié)議等原件各1份。七、采購流程（非招投標）（一）采購申請申購部門根據(jù)實際需要，按照“采購計劃提前”原則填寫《申購單》，申購單要求注明具體名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、庫存、需求日期、用途等，若涉及技術指標的，須注明相關參數(shù)、指標要求；經(jīng)由部門經(jīng)理（含部門主管）、部門總監(jiān)審核簽批后，提報行政部；由行政部在1小時內完成審核（簽署意見包括但不限于是否同意申購，采購方式、模式的選擇，完成采購任務的時間等），交與商管總經(jīng)理簽批,審核后2小時內完成簽批；簽批通過后，由行政部組織詢比價或招投標采購。（二）詢比價議價1、申購單獲批后，非招投標采購由行政部負責所需物資供應商的搜集及詢價工作，組織財務部、申購部門、監(jiān)事會（招投標領導小組職權范圍內）等進行比價、議價，并提交《采購報告書》至具有職能權限的商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組決策。2、按照同性價比原則提交至少3家供應商的最終有效報價，按照“公平、公正、公開”的原則比價、議價后填寫《采購報告書》上報；特殊情況書面說明原因，提交領導小組決策。3、原則上詢價名單必須從公司供應商庫選取，不足可增加供應商詢價；如因特殊原因無法選取庫內供應商時，行政部須做出具體說明；由行政部負責所有詢價供應商信息臺帳及檔案建立。4、屬下列情況者，無須進行比價，但需議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件、無代用品及特殊無法詢價等情況，按緊急采購方式處理，但須提供證明對方報價的原始記錄（要求簽字或蓋章）。5、符合招投標采購要求的，嚴格按照招標采購流程執(zhí)行，相關部門在招投標小組領導下開展采購工作。（三）樣品提供和確認：1、若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由行政部負責追蹤，收到樣品后，須第一時間送交申購部門、財務部進行簽字確認，涉及招投標領導小組職能權限需監(jiān)事會參與并簽字確認。2、對于需要保存樣品的，須要求以上部門參與封樣處理并簽字確認，以便日后作收貨比較。（四）采購決策1、依照職能權限，商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組按照采購需求、采購途徑、采購時間、成本預算、報價、發(fā)票、客戶滿意度等進行書面采購決策，包括但不限于采購品種、規(guī)格、質量、數(shù)量、采購期限、價格、供應商確定等要素。2、確定供應商后，由行政部建立供應商信息臺帳。（五）合同簽定1、供應商審查合格后（必要時含送樣審查），由行政部與擬定供應商簽訂合同、協(xié)議及相關采購手續(xù)。2、合同審批流程（1）經(jīng)由行政部負責人、申購部門分管總監(jiān)、法務、財務部、監(jiān)事會（招投標領導小組職權范圍內）審核后，交由商管公司總經(jīng)理、三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席及董事長逐級審批后生效。（2）涉及招投標領導小組職能權限范圍的，須監(jiān)事會參與審核，三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席參與審批。（3）合同、協(xié)議及采購金額高于20萬的，須商管公司總經(jīng)理、三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席及董事長逐級審批。2、采購活動發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同、協(xié)議及相關的核定條款進行處理。3、原則上申購單數(shù)量≥采購報告書數(shù)量≥訂單數(shù)量，如出現(xiàn)數(shù)量不一致時，相關負責人應作出書面說明，根據(jù)職能權限上報商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組審批；否則一律按最低數(shù)量確定，超出部分由相關責任人承擔損失，責任無法劃清的，由責任人平均承擔；特殊情況提交招投標領導小組決議。（六）進度跟催1、為確保準時交貨，行政部應提前采用網(wǎng)絡、電話、傳真、人員等方式予以跟催，以確保物品或服務能適時供應。2、若采購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，行政部須提前上報采購領導小組，尋求解決辦法。3、人力資源部對采購各環(huán)節(jié)進度進行全程效能督促，并建立采購跟進臺賬，每月5日前提交采購效能報告。（七）驗收入庫（1）采購物資到公司后或服務提供后，由行政部牽頭組織申購部門、財務部、監(jiān)事會（招投標領導小組職權范圍內，且單次金額3000元以上）等根據(jù)申購單、采購報告書及合同等進行驗收簽字確認；單次金額超過3000元的物資或服務，驗收時須有部門主管以上（含）參與。（2）物品類須填寫出庫單移交至申購部門；申購部門接收后，根據(jù)物資進出管理流程辦理入庫、出庫、使用等手續(xù)。如驗收不合格的，由行政部通知供貨商1日內辦理換（退）貨手續(xù)，異地供貨原則上不超過4日。（八）對帳、審核、付款1、采購物資或服務書面驗收確認無誤后的2個工作日內，由行政部按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)，即匹配有效的申購單、采購報告書、送貨單、驗收單、出庫單、發(fā)票（含運費發(fā)票）、支付憑證、合同、費用報銷單等相關資料，經(jīng)由行政部負責人、申購部門分管總監(jiān)、財務部、監(jiān)事會審核后，交由商管公司總經(jīng)理、三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席及董事長逐級審批后交財務部付款。2、涉及招投標領導小組職能權限范圍的，且批量金額3000元以上，須監(jiān)事會參與審核，三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席參與審批。3、單批次采購金額高于20萬的，須商管公司總經(jīng)理、三華常務副總經(jīng)理、監(jiān)事會主席及董事長逐級審批。4、其他情況，以商管公司總經(jīng)理簽批為效。5、財務部經(jīng)請示最高簽批權限的領導后，原則上在請示后的7個工作日內完成付款。（九）售后維護使用部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)所采購物品存在缺陷時，應及時告知行政部，行政部負責和供應商（或廠家）對接售后維護工作。未及時告知行政部，由使用部門自行對接并承擔相關責任。（十）效果評價由財務部組織使用部門、行政部、監(jiān)事會對已完成采購行為按月度進行效果評價，并在每月5日前上報招投標領導小組審議，并將效果評價表、審議結果交行政部、監(jiān)事會備案作為供應商的評價依據(jù)。（十一）其他1、各部門（含自營店）主導的零星采購，由各部門組織行政部、財務部進行驗收確認，并牽頭辦理相關流程手續(xù)等。2、涉及固定資產(chǎn)的報廢、處理，須報招投標領導小組審批。3、原則上，所有采購活動的款項支付均要求以公賬付款，特殊情況下，可以現(xiàn)金采購，具體按以下程序執(zhí)行：（1）現(xiàn)金采購審批權限：批次預算金額1000元以下（含1000元）的，由分管總監(jiān)（含店總）審批；批次預算金額1000元以上、3000元以下（含3000元）的，由商管公司總經(jīng)理審批；批次預算金額3000元以上、1萬元以內（含1萬元）的，由采購領導小組審批；批次預算金額1萬元以上、3萬元以內的（含3萬元），由招投標領導小組審批；3萬元以上的由董事長審批。（2）現(xiàn)金采購：批次預算金額1000元以上、1萬元以內（含1萬元）的，財務部須派1名主管參與；預算金額1萬元以上的，財務部、監(jiān)事會各派1名主管參與；原則上須采購書面決策后方予執(zhí)行。（3）以現(xiàn)金采購的，要求在采購物資或服務書面驗收確認無誤后的5個工作日內完成報銷、沖賬，否則相關責任人按同期人民銀行貸款日利率對借支或報銷金額（兩者取高）的延誤天數(shù)承擔考核，因公司領導審批原因影響除外。4、所有采購原始資料由行政部歸檔，按公司檔案管理制度建立臺賬，監(jiān)事會負責抽查備案。八、招投標流程（一）供應商的招標、考察和選擇1、供應商的資格要求（1）所搜集的單位原則上必須是品牌或綜合實力區(qū)域前5強單位；（2）對開展招投標存在困難的，由招投標領導小組商議，根據(jù)實際情況自行確定與標的匹配的投標單位資格標準；（3）現(xiàn)有供應商庫的供應商，原則上須邀請其參與投標。2、招標領導小組：見職能權限部分。3、供應商的招標（1）招投標前一個月由行政部形成招投標申請報告，內容應包括：招標原因、招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、評標時間、合同簽訂時間、履約時間等,報招投標領導小組簽批。（2）由行政部發(fā)招標通知至招標小組其他成員，按照“背靠背”的原則，搜索3家以上（含3家）單位密封后提交至行政部。4、供應商的聯(lián)系：由招標領導小組篩選出初選入圍單位名單，交由行政辦專人與供應商進行聯(lián)系，落實供應商投標意向及其詳細情況。5、供應商考察：招標領導小組成員根據(jù)實際情況確定實地或間接考察方式、須考察的單位，原則上由申購部門、行政部、財務部、監(jiān)事會各派1人（必要時邀請相關領導、部門人員）參加，根據(jù)考察情況“背靠背”出具考察意見，并向招標領導小組進行匯報。6、入圍供應商的最終選擇：招投標領導小組根據(jù)供應商聯(lián)系情況或考察結果確定至少3家最終入圍供應商名單。7、招標文件的編制及會審（1）行政部負責招標文件的編制，招標文件原則上按照公司的標準格式編制。招標文件可附上合同文本，合同文本原則上為標準合同范本。招標文件必須包括（但不限于）：招標邀請函；對投標人資格審查的標準（入圍條件）；招標項目技術要求；投標報價要求；評標標準、方法及關鍵評標點；投標保證金(視情況而定)；投標書格式；投標文件的編制要求；擬簽訂合同的主要條款以及所有實質性的要求和條件；截標時間；其它事項的說明。（2）行政部根據(jù)需要組織相關部門對招標文件進行會審，招標文件須報招標領導小組審批、簽章，并報監(jiān)事會備案。8、發(fā)標、開標、定標（1）行政部專人向最終入圍供應商發(fā)放招標文件，并負責招標文件的答疑。（2）開標、評標會現(xiàn)場開標人員不得少于5人，副組長以上（含）至少一名為主持人，行政部負責人、申購部門、財務部、監(jiān)事會各一位、其他成員根據(jù)需要參加，該過程及結果由行政部做好記錄，所有參會人員簽字確認。（3）對產(chǎn)品外觀、工藝水平、技術參數(shù)等有評判要求的，應先對技術標進行評定，技術評定合格方可參與經(jīng)濟標投標，原則上至少三家，不足三家經(jīng)濟標不可開標，由招投標領導小組討論，可通過招投標流程增補合格供應商、直接開經(jīng)濟標進行議標。（4）經(jīng)濟標采用內部公開開標的方式，并當場或電話錄音由各投標單位進行二次報價。如發(fā)現(xiàn)投標文件存在歧義，可要求投標單位對標書予以澄清和修正。開標人員在性價比分析的基礎上出具評標意見，由招投標領導小組討論當場確定擬中標單位，投標結果達不到要求的宣布招標無效。（5）確定擬中標單位后，如存在個別報價不合理的，可對擬中標單位進行議價。嚴禁確定中標單位后再次接受其他投標單位的價格調整。（6）擬定標確定后，20萬元以下（含20萬元）由商管公司總經(jīng)理審批；20萬元以上的報董事長審批，審批通過后，行政部對中標單位發(fā)中標通知書。9、合同（1）行政部根據(jù)定標審批結果，按權限逐級報批合同，并根據(jù)合同進行采購、驗收及辦理結算手續(xù)。（2）合同有效期屆滿續(xù)簽的，須按本制度重新進行立項、定標后方可續(xù)簽。10、其他事項參照非招投標流程執(zhí)行。九、供應商選擇與評價（一）供應商搜集由行政部負責公司所需物資或服務供應商的搜集工作，并根據(jù)搜集的供應商信息，建立供應商信息檔案庫（按詢價供應商、已合作供應商分類）。每一類物品的供應商原則上不低于2家。（二）供應商選擇1、必須是在工商行政管理部門注冊并已取得正式營業(yè)執(zhí)照，具有法人和一般納稅人或小規(guī)模納稅人資格,具有獨立承擔民事責任的能力。2、具有履行合同所需的相關資質。3、具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度。4、具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力。5、有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。6、在經(jīng)營活動中沒有違法記錄。7、符合相關法律、法規(guī)規(guī)定的其它條件。8、提供產(chǎn)品的質量、價格、交貨、服務、信譽等業(yè)內口碑良好。9、對一次性購買或購買量很少的一般產(chǎn)品，可采用使用前對產(chǎn)品檢驗、驗證及體驗等辦法，做出選擇。（三）供應商庫建設1、為加強供應商管理，整合采購資源，提高采購效率，行政部根據(jù)供應商信息檔案建立以下供應商庫：（1）合格供應商庫經(jīng)商務資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼、稅務登記證、客戶滿意度、相關行業(yè)資質等）、考察審批通過的供應商，經(jīng)招投標領導小組審批后，可進入合格供應商庫。合格供應商原則上可直接作為最終入圍單位參與投標或報價，擁有采購合作的優(yōu)先權。（2）不合格供應商庫供應商如有以下行為但不限于：中標或簽訂合同后無法履約、考察不合格、履約存在重大瑕疵（如價格、質量、售后服務、交貨及響應率較差）、經(jīng)溝通整改無效的，原則上三年內不得入圍，三年后可重新入圍商務資質審核、考察。經(jīng)溝通后有重大改進的，由招投標領導小組審批后可升為補充合格供應商；連續(xù)兩次評價均為不合格降級為禁止合作供應商。（3）禁止合作供應商庫供應商如有以下行為但不限于：提供虛假資料、圍標、串標、向采購人員行賄、合作后惡意漲價、合同履約瑕疵較大等，列為禁止合作單位。2、行政部對供應商庫進行維護，每月財務組織相關部門對采購活動進行效果評價，每年初由招投標領導小組對供應商進行評價，并作出相關評價記錄；連續(xù)兩次對招標邀請不應標的供應商降級為不合格供應商庫。

3、記錄保存：對供應商評價的各種記錄由行政部保存，并交監(jiān)事會備案。十、采購紀律1、采購領導小組、招投標領導小組以外的任何人員不得干預采購工作。2、采購人員不允許對未經(jīng)有效審批的申購單進行詢價或采購。3、參一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，提交監(jiān)事會處理。對工作明顯責任心不足，工作質量較差的，將給予失職問責處理。4、廉潔自律，自覺遵守《反商業(yè)賄賂協(xié)議》、《廉潔協(xié)議書》條款。5、所有參與采購過程的人員須嚴格保守機密，應對有關采購信息承擔保密責任，不得泄密、公開。6、招標項目在開標期間，行政部負責開標，現(xiàn)場參與人員手機集中存放。7、采購人員必須注意保存并慎重地使用在履行工作職責時所獲取的資料，嚴禁以此謀求任何個人利益，嚴禁以有損于公司利益的方式濫用上述資料。8、凡違反采購紀律的，交監(jiān)事會查處。十一、考核與懲罰1、本采購管理制度自實施之日起，如發(fā)現(xiàn)存在違反流程操作、徇私舞弊、未按本制度執(zhí)行的，視情節(jié)每次考核金額100-2000元不等，情節(jié)嚴重予以降職、免職、辭退處理；主管以上（含）管理人員加倍考核。2、同一問題重復查處、限期未整改及工作明顯失責的，加倍考核直接責任人及承擔連帶管理責任的負責人，其中連帶管理責任不低于直接責任人考核金額的50%，可視情節(jié)輕重，給予200-2000元罰款、降職、撤職、辭退等考核.3、違規(guī)造成公司經(jīng)濟損失的，員工應全額賠償，并予以辭退，如觸犯法律同時報公安機關處理，依法追究刑事責任；4、對于檢舉違規(guī)操作、徇私舞弊的員工，能及時避免事件發(fā)生或降低公司損失者，經(jīng)確認后視貢獻程度獎勵500-10000元。十二、附則本制度自發(fā)文之日起執(zhí)行，并由商管公司行政部負責解釋。十三、本制度附件：采購流程圖、申購單、采購合同（協(xié)議）審批表、部門月采購計劃表、采購報告書、驗收單、效果評價表

附件一：采購簡略流程圖（非招投標）流程作業(yè)要求記錄表單責任單位采購申請采購申請申購單審批申購單審批合同簽訂進度催貨驗收入庫對帳、審核、付款售后維護效果評價采購決策樣品提供和確認詢價比價議價合同簽訂進度催貨驗收入庫對帳、審核、付款售后維護效果評價采購決策樣品提供和確認詢價比價議價申購部門根據(jù)實際需要填寫申購單，經(jīng)部門審核后，交行政部審核。申購單申購部門行政部行政部審核后，確定采購方式，報商管總經(jīng)理審批。申購單行政部商管公司總經(jīng)理行政部負責所需物資供應商的搜集及詢價工作，并組織財務部、申購部門、監(jiān)事會等進行比價、議價，并提交《采購報告書》至具有職能權限的商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組決策。采購報告書行政部、財務部、申購部門、監(jiān)事會、商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組行政部確定送樣周期，收到樣品后，送交申購部門、財務部、監(jiān)事會簽字確認。樣品/封樣確認表行政部、財務部、申購部門、監(jiān)事會依照職能權限，商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組確定供應商，由行政部建立供應商信息臺帳。采購決策記錄、供應商臺賬商管公司總經(jīng)理、采購領導小組、招投標領導小組、行政部行政部負責與供應商簽訂合同、協(xié)議及相關流程審批合同/協(xié)議、異議說明行政部、審核部門、審批領導為確保準時交貨，行政部跟催，人力資源部督促，并建立采購跟進臺賬，每月5日前提交采購效能報告。采購跟進臺賬、采購效能報告行政部、人力資源部行政部牽頭組織申購部門、財務部、監(jiān)事會進行驗收；物品類須填寫出庫單移交至申購部門；申購部門接收后，辦理入庫、出庫、使用等手續(xù)。驗收單、出庫單、申購部門相關進出管理單據(jù)行政部、財務部、申購部門、監(jiān)事會驗收確認無誤后的2個工作日內，由行政部辦理付款手續(xù)，財務部經(jīng)請示相關領導的7個工作日內完成付款。付款手續(xù)所需的各類的單據(jù)行政部、審核部門、審批領導、財務部行政部負責售后維護對接售后對接記錄行政部、使用部門財務部組織申購部門、行政部、監(jiān)事會按月度進行效果評價，并在每月5日前上報招投標領導小組審議。效果評價表財務部、申購部門、行政部、監(jiān)事會財務部、招投標領導小組附件二：招投標采購簡略流程圖流程作業(yè)要求記錄表單責任單位采購申請采購申請申購單申購單審批對帳、審核、付款驗收入庫進度催貨發(fā)、開、定標招標文件審批供應商篩選招投標申請送樣審核合同簽訂售后維護及效果評估對帳、審核、付款驗收入庫進度催貨發(fā)、開、定標招標文件審批供應商篩選招投標申請送樣審核合同簽訂售后維護及效果評估申購部門根據(jù)實際需要填寫申購單，經(jīng)部門審核后，交行政部審核。申購單申購部門行政部行政部審核后，確定采購方式，報商管總經(jīng)理審批采取招投標申購單行政部商管公司總經(jīng)理行政部擬寫招投標申請報告，報招投標領導小組簽批招投標申請報告行政部招投標領導小組由招標領導小組篩選出初選入圍單位名單，交由行政辦與供應商進行聯(lián)系，根據(jù)實際情況進行考察，并確定入圍供應商。招標通知考察意見行政部招投標領導小組行政部負責招標文件的編制，并組織相關部門對招標文件進行會審、審批。招標文件行政部招投標領導小組行政部負責發(fā)標，招投標領導小組負責開標、定標，擬定標確定后，行政部對中標單位發(fā)中標通知書。招標文件、招標會議記錄、中標通知書行政部招投標領導小組行政部確定送樣周期，收到樣品后，送交申購部門、財務部、監(jiān)事會簽字確認。樣品/封樣確認表行政部、財務部、申購部門、監(jiān)事會行政部負責與供應商簽訂合同、協(xié)議及相關流程審批合同/協(xié)議、異議說明行政部、審核部門、審批領導為確保準時交貨，行政部跟催，人力資源部督促，并建立采購跟進臺賬，每月5日前提交采購效能報告。采購跟進臺賬、采購效能報告行政部、人力資源部行政部牽頭組織申購部門、財務部、監(jiān)事會進行驗收；物品類須填寫出庫單移交至申購部門；申購部門接收后，辦理入庫、出庫、使用等手續(xù)。驗收單、出庫單、申購部門相關進出管理單據(jù)行政部、財務部、申購部門、監(jiān)事會驗收確認無誤后的2個工作日內，由行政部辦理付款手續(xù)，財務部經(jīng)請示相關領導的7個工作日內完成付款。付款手續(xù)所需的各類的單據(jù)行政部、審核部門、審批領導、財務部行政部負責售后維護對接售后對接記錄行政部、使用部門財務部組織申購部門、行政部、監(jiān)事會按月度進行效果評價，并在每月5日前上報招投標領導小組審議。效果評價表財務部、申購部門、行政部、監(jiān)事會、招投標領導小組

附件三：采購合同/協(xié)議審批表（招投標、定點框架、緊急）合同名稱合同編號合同各方甲方：乙方：合同內容概況經(jīng)辦人：簽字：年月日部門負責人：簽字：年月日行政部：簽字：年月日財務部：簽字：年月日商管總經(jīng)理：簽字：年月日監(jiān)事會：簽字：年月日常務副總簽字：年月日監(jiān)事會主席：簽字：年月日附件四：采購合同/協(xié)議審批表（除招投標、定點框架、緊急之外）合同名稱合同編號合同各方甲方：乙方：合同內容概況經(jīng)辦人：簽字：年月日部門負責人：簽字：年月日行政部：簽字：年月日財務部：簽字：年月日商管總經(jīng)理：簽字：