董事會秘書工作指南

董事會秘書工作指南一、負(fù)責(zé)每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。二、負(fù)責(zé)起草社聯(lián)的各項(xiàng)工作匯報(bào)。三、負(fù)責(zé)社聯(lián)文件的印發(fā)(如：、書等)。四、負(fù)責(zé)各項(xiàng)會議的記錄工作協(xié)調(diào)主席健全社聯(lián)各項(xiàng)。五、負(fù)責(zé)各種例會的考勤。六、負(fù)責(zé)辦公室的值班情況及處理相關(guān)的日常事務(wù)。七、負(fù)責(zé)傳達(dá)各項(xiàng)通知，包括口頭傳達(dá)、手機(jī)傳達(dá)等方式(如開會的時(shí)間、場地等)八、加強(qiáng)各部之間的聯(lián)系，搜集同學(xué)的意見，及時(shí)反饋，取長補(bǔ)短。九、制定社聯(lián)的工作方針政策，協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責(zé)。十、定期的向老師、主席匯報(bào)有關(guān)工作等。一、值班要求值班人員：秘書處成員及各部成員(一)值班規(guī)定1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時(shí)值班需事先向秘書長申請調(diào)崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護(hù)社團(tuán)聯(lián)合會的形象。2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認(rèn)真做好值班記錄3、不得把與工作無關(guān)的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關(guān)資料，不得將同學(xué)的個(gè)人資料透露給其他人。4、對外來人員及電話需做好接待工作，對于所提問題或要求的工作及時(shí)解決，不能解決的要及時(shí)傳達(dá)給秘書長或主席，并做好詳細(xì)記載。5、值班人員有責(zé)任管理和愛護(hù)辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關(guān)記錄(借出物品名稱，日期，數(shù)量，借出人，歸還時(shí)間，若在當(dāng)時(shí)沒有歸還的應(yīng)催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報(bào)。6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的交接。值班結(jié)束時(shí)保證辦公室內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放整齊，注意關(guān)掉各種電器，鎖好門窗。二、人員通知(一)通訊錄更新1、定期確認(rèn)各中心主要成員有無人員和聯(lián)系方式的變動，及時(shí)修改。2、在右下角標(biāo)注日期，方便日后整理。(二)發(fā)放通知1、時(shí)間要求：最晚提前一天通知。2、內(nèi)容格式：說明時(shí)間、地點(diǎn)、活動內(nèi)容。若用短信通知，須加上“收到請回復(fù)，謝謝!”，并以“(南山社聯(lián)秘書處)”結(jié)尾，須收到被通知人的回復(fù)方可視為通知到位，對方的回復(fù)須在該活動結(jié)束后方可刪除。(三)負(fù)責(zé)人龔玭、陳佳其三、會議記錄(一)會議記錄1、會議包括：周例會、社團(tuán)聯(lián)席會、秘書處例會及其他會議。2、會議前在簽到表上簽到，列出缺席、請假人員。3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。4、記錄內(nèi)容：包括發(fā)言人及其內(nèi)容，列出層次，分清主次，詳略得當(dāng)。結(jié)尾標(biāo)注“會議結(jié)束”。5、重要會議制作電子文檔。附：會議記錄格式年—年第二學(xué)期第一次周例會一、各部長匯報(bào)所分管部門上周工作情況二、主席總結(jié)上周社聯(lián)工作三、主席對本周工作進(jìn)行安排四、到會人員就社聯(lián)當(dāng)下所存在問題進(jìn)行討論并作出解決方案五、征集對社聯(lián)工作的建議會議結(jié)束西安建筑科技安大學(xué)南山書院社聯(lián)秘書處年/月/日(二)記錄人員鄒淑文、洪夢姝(三)教室申請1、在開會前一天申請教室。2、及時(shí)協(xié)調(diào)保證會議正常進(jìn)行。西安建筑科技大學(xué)教室借用申請單(草堂校區(qū))注意事項(xiàng)：使用時(shí)必須保證教室內(nèi)設(shè)施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生，且不得大聲喧嘩，以免影響教室的教學(xué)活動;應(yīng)至少提前2天到教務(wù)工作辦公室辦理借用手續(xù)，尊重和服從教室管理服務(wù)人員的管理和服務(wù)。工作指南的作用1.以有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化在編制工作指南之前，有一個(gè)工作分析的過程，是對組織內(nèi)各職位、部門設(shè)置、人員匹配以及工作業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行的一次大盤點(diǎn)，之后形成了工作指南。試想經(jīng)過這樣一次大盤點(diǎn)，會達(dá)到一種什么效果?部門劃分明確、職責(zé)清晰、人崗匹配等，所以有利于提高工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。2.是對員工進(jìn)行目標(biāo)管理的依據(jù)何為目標(biāo)管理?目標(biāo)管理縮寫為MBO(Managementbyobjectives)是20世紀(jì)50年代中期出現(xiàn)于美國，以泰羅的科學(xué)管理和行為科學(xué)理論(尤其是其中的參與管理)為基礎(chǔ)形成的一種管理制度。憑借這種制度可以使組織的成員親自參加工作目標(biāo)的制定，實(shí)現(xiàn)自我控制，并努力完成工作目標(biāo)。對于員工的工作成果，由于有明確的目標(biāo)作為考核標(biāo)準(zhǔn)，從而使對員工的評價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)更加客觀、公平、公正、合理，可以大大激發(fā)員工為完成工作目標(biāo)而努力。3.是制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)的基本依據(jù)工作指南確定了:在績效考核的時(shí)候，只有通過考察工作，才會知道這個(gè)崗位有哪些職責(zé)，員工是不是履行了這些職責(zé)，以及完成的情況如何。假如在工作說明書中根本就沒有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核員工，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，工作說明書在工作目標(biāo)管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個(gè)基本依據(jù)。4.為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)直接決定薪酬的依據(jù)有幾個(gè)(職位薪資體系、能力薪資體系、技能薪資體系)，其中職位薪資體系用的比較廣泛，確定的前提是崗位評價(jià)，即崗位的職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜程度、勞動強(qiáng)度、勞動條件等。如何來了解這些信息呢，就是工作分析和工作說明書所提供的依據(jù)。如果沒有工作說明書，就無法進(jìn)行崗位評價(jià)，也就無法確定各個(gè)崗位的薪酬。因此從根本上說，工作說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了工作指南，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。工作指南的格式第一部分崗位規(guī)格說明一、基本資料崗位名稱：崗位評價(jià)：崗位編碼：定員標(biāo)準(zhǔn)：直接上級：分析日期：二、崗位職責(zé)(一)概述(二)工作職責(zé)三、其他職責(zé)四、監(jiān)督及廣為關(guān)系(一)所受監(jiān)督和所施監(jiān)督1.所受監(jiān)督：2.所施監(jiān)督：(二)與其他崗位關(guān)系1.內(nèi)部聯(lián)系：2.外部聯(lián)系：(三)本崗位職務(wù)晉升階梯圖(四)本崗位橫向平移情況五、工作內(nèi)容及要求六、崗位權(quán)限七、勞動條件和環(huán)境室內(nèi)or室外?輕體力勞動or重體力勞動?腦力勞動?工作環(huán)境溫度、適度、噪音情況、有無粉塵、照明條件八、工作時(shí)間第二部分員工規(guī)格要求九、資歷1.工作2.學(xué)歷要求十、身體條件十一、心理品質(zhì)及能力要求1.智力：2.語言能力：3.領(lǐng)導(dǎo)和管理能力：4.判斷能力;做事能力十二、所需知識和專業(yè)技能(一)擔(dān)任本崗位職務(wù)應(yīng)具備的專業(yè)知識和技能(二)招聘本崗位員工應(yīng)考核的內(nèi)容(三)上崗前應(yīng)接受的培訓(xùn)內(nèi)容(四)上崗后應(yīng)繼續(xù)訓(xùn)練的內(nèi)容十三、績效管理從德、能、勤、績四個(gè)方面對員工進(jìn)行考核，以領(lǐng)導(dǎo)評定為主，自我評定和同級評定為輔進(jìn)行，其中領(lǐng)導(dǎo)評定占7