如何召開有效會(huì)議

******為什么要開會(huì)？會(huì)議的目的：發(fā)布信息，收集信息作出決定達(dá)成共識(shí)解決問題以上三項(xiàng)的綜合必須依靠集思廣益才能解決的問題；按常規(guī)步驟來不及決定的事情；需要作出決定的事；發(fā)生重大變革和實(shí)行新方法時(shí)；會(huì)議對(duì)參加者具有訓(xùn)練價(jià)值和激勵(lì)作用，或容易在會(huì)議上接受的決定。開會(huì)的理由為什么要開會(huì)？信息性會(huì)議

舉行這類會(huì)議是為了向與會(huì)者傳播信息。它可以采用講話或上課的形式，也可以通過電話、電視、幻燈等形式。雖然也進(jìn)行一些討論，可能提出問題，但它著重于向與會(huì)者提供信息。征求意見會(huì)

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人想通過其他人的設(shè)想和意見來幫助決策時(shí)，就要召開這種會(huì)議。通常是領(lǐng)導(dǎo)提出問題，征求雇員們的意見，了解雇員會(huì)怎樣應(yīng)付局勢(shì)。會(huì)議的類型解難會(huì)

解難會(huì)議要求在會(huì)上擺出事實(shí)以供參考和討論，并找出解決問題的辦法。這種會(huì)議一般要展開自由活躍的討論。在解難會(huì)議上，要給予大家出謀劃策的權(quán)利，即使他們的解決辦法并不是最好的，但這是由他們通過的，并將由他們來執(zhí)行。

新設(shè)想會(huì)議

新設(shè)想會(huì)議的目的是提出新設(shè)想，引導(dǎo)大家提出新的觀點(diǎn)意見。目的不在于采取行動(dòng)，面貌一新于開發(fā)今后可能有用的新計(jì)劃和設(shè)想。

會(huì)議的類型沒有目的性，形成多中心會(huì)議；開會(huì)只是為了走形式；主持人會(huì)前沒準(zhǔn)備，而且缺乏引導(dǎo)控制會(huì)議的能力；開會(huì)者缺乏效率觀念，不準(zhǔn)時(shí)參加；重復(fù)。重復(fù)內(nèi)容發(fā)言，眾多陪會(huì)者重復(fù)表態(tài)；對(duì)于許多問題反復(fù)研究，卻不能形成決議；匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水帳。低效會(huì)議如果不開會(huì)也能解決問題，就取消會(huì)議。沒有明確議題的會(huì)堅(jiān)決不開。議題太多的會(huì)也不能開。

沒有充分準(zhǔn)備的會(huì)不開?？砷_不可開的會(huì)不開。

重復(fù)性的會(huì)不開?？梢杂闷渌绞酱娴臅?huì)不開。取消會(huì)議是什么在推動(dòng)著一次成功的會(huì)議？成功會(huì)議的要素優(yōu)秀的主持人；良好的會(huì)議方法；良好的參與意識(shí)。會(huì)前決定會(huì)議是否有必要準(zhǔn)備并分發(fā)會(huì)議議事表安排會(huì)議地點(diǎn)會(huì)中組織會(huì)議了解并傳達(dá)會(huì)議宗旨鼓勵(lì)與會(huì)者的積極參與聽取并考慮所有觀點(diǎn)會(huì)議期間安排會(huì)議記錄或記錄要點(diǎn)掌握時(shí)間控制沖突和不同意見觀點(diǎn)明確會(huì)后發(fā)放會(huì)議備忘錄行動(dòng)方案確保行動(dòng)方案得以實(shí)施優(yōu)秀主持人的技巧好的會(huì)議方法—PDCA第1步：決定會(huì)議的宗旨和類型第2步：分析圍繞這次會(huì)議的前因后果第3步：明確涉及的/受影響的目標(biāo)第4步：明確會(huì)議預(yù)期的目標(biāo)第5步：決定要討論的主要議題第6步：決定主持人、與會(huì)人第7步：決定會(huì)場(chǎng)布置第8步：計(jì)劃議程表會(huì)議計(jì)劃的步驟會(huì)議議程表會(huì)議議程表要明確：為何要召開本次會(huì)議有何目的何人參加何時(shí)舉行何處召開如何進(jìn)行會(huì)議議程表會(huì)議的開場(chǎng)白在會(huì)議的開始

讓與會(huì)者明白開會(huì)的目的及程序；讓與會(huì)者知道為何請(qǐng)他們來開會(huì)；預(yù)先提示，避免不相關(guān)的主題；取得與會(huì)者對(duì)會(huì)議進(jìn)行方式的認(rèn)可。組織會(huì)議以取得預(yù)期結(jié)果按設(shè)定議程開會(huì)包括每一個(gè)議項(xiàng)，概述各項(xiàng)決定鼓勵(lì)與會(huì)人員參與重要的備忘事項(xiàng)和決定需做記錄時(shí)間是寶貴的——要掌握時(shí)間控制爭(zhēng)議，要有決斷會(huì)議的重要原則是議事不議人召開會(huì)議結(jié)束會(huì)議告訴與會(huì)者已討論過的問題，概述已達(dá)成的決議（何事、負(fù)責(zé)人、何時(shí)完成）會(huì)后措施自上而下逐級(jí)向非與會(huì)者傳達(dá)信息制訂行動(dòng)計(jì)劃以完成分配給您的任務(wù)確定計(jì)劃以跟蹤會(huì)議所作決議的工作進(jìn)度制訂下次會(huì)議的議程與會(huì)者的職責(zé)會(huì)議的人數(shù)5-7人有備而來投入討論清楚地和積極地提出觀點(diǎn)切中主題——不要離題避免夸夸其談避免重復(fù)鼓勵(lì)批評(píng)性的意見集中于基本點(diǎn)考慮別人的意見提供折衷意見傾聽協(xié)助主持人以取得會(huì)議的預(yù)期結(jié)果與會(huì)者的職責(zé)成功會(huì)議的黃金規(guī)則發(fā)布/通知會(huì)議日程按時(shí)到會(huì)——按時(shí)開會(huì)——按時(shí)散會(huì)有備而來始終切中主題——不要偏離議事項(xiàng)目不要打斷別人——傾聽以便理解次日發(fā)布會(huì)議備忘錄/通過的決策清楚了解下列各點(diǎn)：做出了什么決定由誰(shuí)負(fù)責(zé)要求何時(shí)完成會(huì)議高手的帳每次會(huì)議結(jié)束，不妨向自己提出以下問題：（1）會(huì)議是非開不可嗎？它是解決問題的最好方式嗎？（2）事先準(zhǔn)備和通知會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議議程了嗎？（3）會(huì)議室有必要的設(shè)備嗎？（4）討論切題嗎？（5）會(huì)議是否簡(jiǎn)短到可以吸引隹大家的注意力？（6）會(huì)議是否做出了與上級(jí)意愿一致的決定？（7）對(duì)與會(huì)者都參與討論了嗎？（8）多數(shù)成員都參與討論了嗎？（9）問題的所有方面都論及到嗎？（10）我是否由于壟斷會(huì)議而限制了討論？（11）在提出解決辦法之前我們是否全面地討論了問題？（12）在達(dá)成一致協(xié)議之前是否已討論過了幾種解決問題的辦法？（13）是否鼓勵(lì)與會(huì)者來表達(dá)他們的真實(shí)感情？（14）我有能力縮小嚴(yán)重的分歧嗎？（15）我是否使會(huì)議按正軌討論問題而不是批評(píng)個(gè)人？（16）達(dá)成意見一致嗎？（17）會(huì)議的開銷值得嗎？會(huì)議高手的帳評(píng)估與會(huì)技巧1、我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才發(fā)言。2、當(dāng)我發(fā)表一個(gè)主張或觀點(diǎn)時(shí)，我是自信的。3、當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。4、我緊張時(shí)能控制自己的語(yǔ)調(diào)。5、我的身體語(yǔ)言顯示自信。6、每次參加會(huì)議我穿著得體。選項(xiàng)1從不2有時(shí)3常常4總是7、會(huì)上我仔細(xì)傾聽他人說些什么。8、我為所參加的每次會(huì)議作好全面的準(zhǔn)備。9、我仔細(xì)地回顧以前的會(huì)議備忘錄。10、我預(yù)先調(diào)查其他與會(huì)者的看法。11、出席會(huì)議前，我知道我的目標(biāo)是什么。12、我與其他與會(huì)者擁有共同的目的。選項(xiàng)1從不2有時(shí)3常常4總是評(píng)估與會(huì)技