《國(guó)際商務(wù)函電》440-5（曾勇民）課件 00-英文商務(wù)函電寫作的基本知識(shí)

國(guó)際商務(wù)函電英文商務(wù)函電寫作的基本知識(shí)目錄模塊一：交易磋商模塊二：簽訂合同模塊三：履行合同掃碼下載文旌課堂APP掃碼簽到（202X.XX.XXXX:XX至202X.XX.XXXX:XX）簽到方式教師通過(guò)“文旌課堂APP”生成簽到二維碼，并設(shè)置簽到時(shí)間，學(xué)生通過(guò)“文旌課堂APP”掃描“簽到二維碼”進(jìn)行簽到。簽到FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商務(wù)函電寫作的基本知識(shí)作業(yè)布置單擊此處獲取APP掃碼作業(yè)布置方法作業(yè)布置宣傳片，歡迎播放了解單擊此處獲取微信掃碼作業(yè)布置方法使用說(shuō)明文檔本課作業(yè)布置二維碼老師掃描此碼，即可進(jìn)行線上作業(yè)布置英文商務(wù)函電寫作的基本知識(shí)FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters第7頁(yè)1.BeabletowritetheenvelopeofanEnglishbusinesslettercorrectly.2.BeabletowriteanEnglishbusinessletterwithcorrectformatandstructure.SkillObjectives第8頁(yè)KnowledgeObjectives1.BefamiliarwiththeenvelopeformatofanEnglishbusinessletter.2.BefamiliarwiththeformatsandstructuresofEnglishbusinessletters.3.BefamiliarwiththebasicprinciplesforEnglishbusinessletterwriting.第9頁(yè)QualityObjectivesDevelopapassionforinternationalbusiness.第10頁(yè)典型工作任務(wù)Task1

請(qǐng)根據(jù)如圖所示的英文信函信封，完成以下兩個(gè)任務(wù)：（1）指出收信人的姓名與地址是哪一個(gè)，寄信人的姓名與地址是哪一個(gè)。（2）英文姓名與地址的書寫順序是怎樣的？StampABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.88HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands第11頁(yè)典型工作任務(wù)Task2

請(qǐng)根據(jù)信函內(nèi)容，完成以下兩個(gè)任務(wù)：（1）指出該信函由哪幾部分組成。（2）指出該信函采用了什么寫作格式。NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169November8,2021

CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421第12頁(yè)典型工作任務(wù)Task2

DearSirorMadam,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou.Ourcompanywasestablishedin1992.Wespecializeinallkindsofgarments,suchascottonblazers.Wearebothamanufacturerandanexporterofgarments.Ourproductssellwellinmanycountries,suchasAmerica,Canada,andJapan.Thequalityofourcottonblazersissuperiorandthepriceisalsofavorable.Enclosedisourcatalogandprospectusforyourreference.Inordertogiveyouageneralideaofourproducts,wewillsendyouourpricelistandsampleassoonaswereceiveyourspecificenquiry.Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor第13頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫法)（1）寄信人的姓名和地址寫在信封的左上角，且務(wù)必與信封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)上一致。寄信人的姓名和地址第14頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（2）收信人的姓名和地址寫在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國(guó)名須分行書寫。收信人的姓名和地址1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫法)第15頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（3）先寫姓名后寫地址。地址的書寫應(yīng)由小至大，即先寫機(jī)構(gòu)名稱，再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼，最后寫國(guó)名。寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫法)第16頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)一封英語(yǔ)商務(wù)信函主要包括以下七個(gè)部分：結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）正文（Body）信內(nèi)地址（InsideAddress）稱呼（Salutation）簽名（Signature）信頭（Heading）日期（Date）第17頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)有些信函還會(huì)含有以下六個(gè)部分的某幾個(gè)部分或全部：抄送（CarbonCopy）附件（Enclosure）事由標(biāo)題（SubjectLin）經(jīng)辦人代號(hào)（ReferenceNotation）附言（Postscript）參考號(hào)（ReferenceNumber）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第18頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)若一封信函包括以上十三個(gè)部分，則其寫作順序是：附言

Postscript信頭Heading參考號(hào)ReferenceNumber日期Date信內(nèi)地址InsideAddress結(jié)束語(yǔ)ComplimentaryClose正文Body事由標(biāo)題SubjectLine稱呼Salutation簽名Signature

代號(hào)ReferenceNotation附件Enclosure抄送CarbonCopy/C.C.2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第19頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)信頭（Heading）信頭也稱為信箋抬頭，內(nèi)容包括寄信人公司名稱、地址、電話號(hào)碼、E-mail和傳真。信頭通常位于信紙的最上端。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第20頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)參考號(hào)（ReferenceNumber）信函參考號(hào)是為了便于往來(lái)書信的存檔和查閱，一般采用YourRef.（你方編號(hào)）或OurRef.（我方編號(hào)）。信函編號(hào)通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第21頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)日期（Date）商務(wù)信函中決不能遺漏或?qū)戝e(cuò)日期。書寫日期時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①年份必須全部寫出。②月份最好用英文全拼，一般不用縮略式。③日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞。④年份前要加逗號(hào)。⑤日期切忌全部用數(shù)字表示，避免讓人產(chǎn)生誤解。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第22頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)信內(nèi)地址（InsideAddress）信內(nèi)地址包括收信人的姓名、頭銜、公司名稱、地址，以及城市、郵政編碼和國(guó)名。收信人的姓名和地址應(yīng)和信封上的內(nèi)容相同。信內(nèi)地址放在日期下方靠左。書寫順序由小單位到大單位，最好每項(xiàng)內(nèi)容都單獨(dú)成行。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第23頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)稱呼（Salutation）稱呼寫在信內(nèi)地址下面空兩行處。常見的正式稱呼有：DearMr.Smith、DearMrs.Smith、DearMissBrown、DearMs.White。Ms.用于不知是否已結(jié)婚的女子姓名之前。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第24頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)事由標(biāo)題（SubjectLine）事由是讓對(duì)方在閱讀信的正文之前對(duì)信的主題、內(nèi)容有一個(gè)了解，也便于登記歸檔和查閱。事由寫在稱呼下面、信的中間位置。事由下面可劃線或不劃線，有時(shí)可全部用大寫字體。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第25頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)正文（Body）正文是商務(wù)信函中最重要的部分。商務(wù)信函的目的是傳遞信息。在書寫時(shí)，要遵循“7C”原則。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第26頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)正文（Body）7C原則清楚clarity簡(jiǎn)潔conciseness正確correctness具體concreteness禮貌courtesy體諒consideration完整completeness2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第27頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)正文（Body）第一段一般是引入主題1第二段是詳細(xì)討論2第三段以總結(jié)或建議來(lái)結(jié)束全文3正文內(nèi)容一般遵循三段式格式需兩頁(yè)或更多的信紙時(shí)，在前一頁(yè)最后一行的右邊寫上tobecontinued。續(xù)頁(yè)應(yīng)采用不帶信頭的信紙，并注明收信人名稱、頁(yè)數(shù)和日期。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第28頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）信尾結(jié)束語(yǔ)是一種禮貌用語(yǔ)，是結(jié)束信函的正式方式，常用的有：Sincerely、Sincerelyyours、Yourssincerely、Bestregards；注意，只有第一個(gè)字母大寫。一般寫在正文下面空一行處。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第29頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)簽名在信尾結(jié)束語(yǔ)下空兩至三行的位置。簽名可采用不同的寫法，一般包括：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的頭銜。通常在簽名下面直接寫上寫信人和打印信函人的名字的首字母縮寫。簽名（Signature）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第30頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)經(jīng)辦人代號(hào)是提供信件產(chǎn)生的信息資料，便于在必要時(shí)查對(duì)之用。經(jīng)辦人代號(hào)由信件口授者和秘書的姓名首字母組成，用冒號(hào)或斜線號(hào)分開。經(jīng)辦人代號(hào)（ReferenceNotation）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第31頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)假如信封內(nèi)除信紙外尚附有其他文件，可以在信中說(shuō)明附件份數(shù)和內(nèi)容。當(dāng)附件只有一件時(shí)，只需注明Enclosure或Encl.即可；若有一件以上，則要加上編碼，以便收信人識(shí)別，用Enclosures說(shuō)明。附件（Enclosure）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第32頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)寄信人若需把此信抄送給有關(guān)單位，可在附件下方，即信左下端打上C.C.，然后打上抄送單位的名稱。抄送（CarbonCopy/C.C.）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第33頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)附言的作用：附加其他項(xiàng)目故意引起對(duì)方的注意。附言被放在抄送下方。在寫完P(guān).S.之后寫，有時(shí)也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后。附言（Postscript）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第34頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)3.TheFormatofanEnglishBusinessLetter(英文商務(wù)信函的格式與布局)要撰寫恰如其分的句子和段落1運(yùn)用恰當(dāng)有效的信函格式2常用的格式：齊頭式和縮行式3商務(wù)信函要達(dá)到良好的溝通效果第35頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（1）齊頭式（theblockform）齊頭式信函的每一行都從左面的邊界開始寫，前面不留空格。Heading(信頭)OurRef.(我方參考號(hào)):YourRef.(你方參考號(hào)):

Date(日期)

InsideAddress(信內(nèi)地址)_______________________

Salutation(稱呼)SubjectLine(事由標(biāo)題)Body(正文)_________________________________________________ComplimentaryClose(結(jié)尾敬語(yǔ))Signature(簽名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第36頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（2）縮行式（theindentedform）縮行式信函的日期行、結(jié)束語(yǔ)、作者姓名和頭銜都從所在行中間偏右的位置開始寫，事由行居中。正文每個(gè)段落的第一行從左邊界空四個(gè)或五個(gè)字母的位置開始，其他各行都從左邊頂頭寫。Heading(信頭)OurRef.No.(我方參考號(hào)):YourRef.No.(你方參考號(hào)):

Date(日期)

InsideAddress(信內(nèi)地址)______________________________________________

Salutation(稱呼)SubjectLine(事由標(biāo)題)Body(正文)____________________

ComplimentaryClose(結(jié)尾敬語(yǔ))

Signature(簽名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第37頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)4.E-mail(電子郵件)電子郵件溝通效率高、使用簡(jiǎn)單，因而成為國(guó)際貿(mào)易交往中使用最頻繁、最廣泛的溝通方式之一。除了可以發(fā)送各類文件，包括文本、圖片、音頻、視頻等，還可以將文件以附件的形式發(fā)送給對(duì)方。英文函電主要組成部分及常用格式第38頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)組成部分解釋發(fā)件人（From）郵件系統(tǒng)自動(dòng)生成，不用輸入收件人（To）寫信人輸入，有多個(gè)收信人，各個(gè)收信人郵箱之間用逗號(hào)隔開抄送（CarbonCopy/C.C.）發(fā)信人在給收信人發(fā)送郵件的同時(shí)，將郵件發(fā)送給其他更多人電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：4.E-mail(電子郵件)第39頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：組成部分解釋暗送（BlackCarbonCopy/B.C.C.）暗送表示隱藏的副本拷貝，在暗送一欄中的收信人都會(huì)收到郵件，但其他收信人無(wú)法看到暗送中的郵件地址主題（Subject）發(fā)信人在給收信人發(fā)送郵件的同時(shí)，將郵件發(fā)送給其他更多人附件（Enclosure）附件是和電子郵件一起發(fā)送的附帶文件。附件一般可以發(fā)送文本、圖片、音頻、視頻等4.E-mail(電子郵件)第40頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：組成部分解釋稱呼（Salutation）一般使用較為正式的稱呼，如Dear+姓名或Dear+職位名稱正文（Body）一般情況下，電子郵件的正文包含三段文字，如果需要交涉的內(nèi)容過(guò)多，可以先在正文部分簡(jiǎn)單概述一下，然后再將詳細(xì)信息以附件的形式發(fā)送4.E-mail(電子郵件)第41頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：組成部分解釋結(jié)尾敬語(yǔ)（ComplimentaryClose）結(jié)尾敬語(yǔ)是電子郵件的固定部分，常用的有“Yoursfaithfully”“Bestregards”“Yourssincerely”，等等署名（Signature）署名一般包括發(fā)信人的姓名、職務(wù)、公司名稱、地址、電話或傳真號(hào)碼等信息4.E-mail(電子郵件)第42頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件常見格式：發(fā)件人（From）victor@163.com收件人（To）ellen@抄送（C.C.）

暗送（B.C.C.）

主題（Subject）TheCottonBlazer附件（Enclosure）

DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor4.E-mail(電子郵件)第43頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)5.Fax(傳真)一封傳真通常包括標(biāo)題、信頭和正文。標(biāo)題標(biāo)題一般包含公司名稱、商標(biāo)、地址及聯(lián)系電話等信頭包括接受傳真方的名稱、傳真號(hào)、電話號(hào)、發(fā)送日期、頁(yè)數(shù)及主題等正文在正文處，把需要磋商的事宜寫清楚即可第44頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROAD,NANJING210008,CHINATEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169FaxMessageTo:EllenAttention:Mr.SmithFax:001-613-4562421Tel:001-613-4563508From:VictorDate:November8,2021Subject:ThecottonblazerNumberofpages:1DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor傳真常見格式5.Fax(傳真)第45頁(yè)操作示范函Task1OverseasTradingCo.88HooigrachtStreet Amsterdam,theNetherlands

收信人的姓名與地址寄信人的姓名與地址ABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.China第46頁(yè)操作示范函英文信封的寫法及地址的書寫順序Task1第47頁(yè)操作示范函英文姓名與地址英文姓名與地址的書寫順序是先寫姓名后寫地址。地址的書寫應(yīng)由小至大，即：先寫機(jī)構(gòu)名稱；再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼；最后寫國(guó)名。ABCTradingCo. 公司名稱168 門牌號(hào)ZhongshanRoad 街道Beijing 城市100020 郵政編碼P.R.China 國(guó)名Task1第48頁(yè)操作示范函Task2NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168

FAX:0086-25-88010169

信頭

(Heading)November8,2021

日期

(Date)CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421

信內(nèi)地址

(InsideAddress)第49頁(yè)操作示范函DearSirorMadam, 稱呼(Salutation)WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember

3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply. 正文(Body)Yoursfaithfully,結(jié)尾敬語(yǔ)(ComplimentaryClose)Victor簽名(Signature)Task2第50頁(yè)能力訓(xùn)練Ⅰ.Arrangethefollowinginformationinproperformastheyshouldbesetoutinaletter.Sender’sName:GuangzhouInternationalTradingCorp.Sender’sAddress:198YuekenRoad,TianheDistrict,Guangzhou,ChinaSender’sTelephoneender’sCableAddress:5527GZSender’sTelexAddress:3328GZCNDate:May15,2021Receiver’sName:StandardOilCompanyReceiver’sAddress:38FifthAvenue,London,U.K.Subject:RefrigeratorsMessage:WethankyouforyourletterofMay14,2021,inquiringaboutthecaptionedgoods.Theenclosedbookletcontainsdetailsofallourrefrigeratorsandwillenableyoutomakeasuitableselection.Welookforwardtoreceivingyourspecificenquirywithkeeninterest.第51頁(yè)能力訓(xùn)練Ⅱ.Addressanenvelopefortheaboveletter.交易背景介紹南京思科紡織服裝有限公司（NA