油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理規(guī)定

油品調(diào)運(yùn)分公司人事檔案管理規(guī)定前言為了規(guī)范油品調(diào)運(yùn)分公司的人事檔案管理工作，提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平，制定本規(guī)定。一、檔案管理的目的人事檔案是公司管理人才、評定人才、選拔人才、培養(yǎng)人才和使用人才的重要依據(jù)和工具，也是公司重要的信息資源庫。為保護(hù)和管理好公司的人事檔案，制定人事檔案管理規(guī)定。二、檔案管理的對象油品調(diào)運(yùn)分公司所有員工都應(yīng)建立檔案，檔案包括：入職檔案、個人工作檔案和離職檔案。（一）入職檔案新員工入職后應(yīng)在入職3個工作日內(nèi)填寫并提交《員工檔案信息登記表》，由人力資源部門將員工檔案進(jìn)行整理。員工檔案包括：身份證、戶口本、學(xué)歷證書、任職資格證書、體檢表等。人力資源部門應(yīng)及時將員工檔案存入人才管理系統(tǒng)并妥善保管。（二）個人工作檔案個人工作檔案包括：工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、個人評定、考核記錄等。相關(guān)的文件、資料、獎懲記錄、評鑒證書等材料應(yīng)存入個人檔案中。（三）離職檔案員工離職后，人力資源部門應(yīng)將離職員工的檔案進(jìn)行整理后存入公司人才管理系統(tǒng)備查。三、檔案管理的原則（一）保密原則公司人事檔案內(nèi)容應(yīng)為機(jī)密，對外不得透露任何私人信息。（二）實(shí)行責(zé)任制員工檔案管理實(shí)行責(zé)任制，人事部門是主要責(zé)任部門。部門領(lǐng)導(dǎo)在員工任職期間對員工檔案的管理負(fù)起全面責(zé)任。（三）規(guī)范管理資料的收集、保存、傳遞、使用及銷毀過程應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范，防止檔案遺失、毀損或泄露。（四）持續(xù)完善檔案管理的制度、規(guī)定、方法應(yīng)隨著公司業(yè)務(wù)和人才管理的需要進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。四、檔案管理的流程（一）檔案建立在員工入職時，應(yīng)按照文件要求建立員工個人檔案。檔案管理包括員工入職、調(diào)任、晉升、年終考核、教育培訓(xùn)等信息的記錄。（二）檔案整理在員工離職時，人力資源部門應(yīng)對員工檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔。檔案分類應(yīng)按照時間和類別劃分。（三）檔案保管各部門應(yīng)盡力做到防震、防火、防盜等安全工作，并定期對檔案房間、柜子進(jìn)行消毒、檢查、修繕和防潮等維護(hù)性工作。（四）檔案查詢員工和相關(guān)管理人員可在規(guī)定的查詢時間內(nèi)向人力資源部門查詢相關(guān)人事檔案。（五）檔案報(bào)廢員工離職達(dá)3年以上或已屆退休年齡的員工檔案，可準(zhǔn)許銷毀。銷毀前對員工檔案進(jìn)行復(fù)查及審批，簽批并報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按規(guī)定銷毀。五、檔案管理的責(zé)任如果管理人員對檔案的管理不力，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和后果。同樣地，如果員工對個人檔案信息進(jìn)行損毀、篡改等行為，也將面臨法律懲罰。人才是公司的重要資源，人事檔案的管理是公司決策的重要依據(jù)和基礎(chǔ)資料，更是公司保持競爭優(yōu)勢的重要手段。公司應(yīng)重視人事檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理工作，建立科學(xué)合理