秘書學(xué)課件-辦公室管理

秘書學(xué)第五章辦公室管理一、辦公室管理的意義和內(nèi)容（一）意義有利于提高工作效率和質(zhì)量；有助于確立單位良好的社會形象；有利于改善或克服“辦公室綜合癥”。（二）辦公室管理的內(nèi)容1、辦公環(huán)境的布局與布置；2、各種辦公環(huán)境因素的控制；3、辦公設(shè)備的管理。二、辦公環(huán)境的布局與布置辦公環(huán)境包括：領(lǐng)導(dǎo)的工作單元；秘書的辦公單元；接待與開會的場所。（一）辦公環(huán)境的布局1、辦公室布局分室型：又叫封閉型或小辦公室型，即秘書和領(lǐng)導(dǎo)各自有單獨的辦公空間，彼此相鄰。一般為15到20平方米的房間。同室型：又叫開放型或大辦公室型，即秘書和領(lǐng)導(dǎo)在同一間辦公室工作。一般多為100至200平方米的大廳。分室型的優(yōu)勢：一是領(lǐng)導(dǎo)和秘書都有單獨的辦公空間，有利于工作效率的提高。二是便于建立秘書的擋駕制度。三是有利于領(lǐng)導(dǎo)展開某些機(jī)要性的活動。分室型的不足：在工作流程上會有倒退、交叉；不利于辦公設(shè)備的共享。同室型的優(yōu)勢：一是空氣流暢，空間相對寬敞，采光好；二是便于工作中互相配合，能有效地提高工作效率；三是使用辦公設(shè)備相對獨立，又便于聯(lián)系，還節(jié)省空間；四是便于領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下屬的工作；五是可以避免工作中不必要的倒退和交叉。同室型的不足：不利建立擋駕制度；不利于領(lǐng)導(dǎo)展開某些機(jī)要性的活動；不利于某些文件、資料的保密；（二）辦公室的布置1、采用一大間辦公室，對于光線、通風(fēng)監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干小辦公室為優(yōu)。2、使用同一大小的桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員相互平等感。3、使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。4、采用直線對稱的布置，避免不對稱，彎曲與成角度的排列。5、工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文件移動。6、相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。7、將通常有許多外賓來訪的部門，置于入口處，倘不可能進(jìn)，亦應(yīng)規(guī)定訪客須知，使訪客不致于干擾其他部門。8、將飲水機(jī)、公告板置于不致引起職員分散心力及擁擠之處。9、應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大工作負(fù)荷的需要。10、應(yīng)使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移動，減至最小限度。11、主管座位位應(yīng)于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。12、使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。13、自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。14、勿使職員面對窗戶，太靠近熱源或坐在通風(fēng)口上。15、采用不透明的玻璃當(dāng)隔斷。16、裝設(shè)充分的電源插座，使辦公室設(shè)備與機(jī)器夠插用。17、將需要使用的嘈雜設(shè)備與機(jī)器的單位，進(jìn)行防聲處理，以避免影響工作。18、常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者附近。19、檔案柜可背對背放置，也可置于墻角。20、倘若可能，應(yīng)設(shè)置休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳處。（三）接待室、會議室的布局

接待室作用：一是出于禮貌；二是便于接待；三是便于保密。接待室不必過大，能放置二至三套沙發(fā)，同時能接待七八位客人即可。會議室視單位規(guī)模而定，一般以容納二三十人開會為宜。接待室和會議室除桌椅、沙發(fā)、茶幾之外，應(yīng)比辦公室講究一些。三、辦公室各種環(huán)境因素的控制（一）整潔一是要保持物體表面的清潔；二是保持物體的有序性。整齊有序的方法1、把廢棄不用的辦公用品徹底清除；2、報紙、文件、資料、書籍、雜志要有序排放；3、各種小件辦公用品按功能分類，同類物品相對集中，固定在某一位置上；4、辦公桌上不宜放置相片架和其他小玩意，要盡量顯得簡潔。（二）安靜辦公室噪音來源：一是室外噪音；一是室內(nèi)噪音。防止和減少室外噪音的方法1、選址恰當(dāng)；2、辦公室的裝飾材料要有隔音功能?？刂剖覂?nèi)噪音的方法1、自覺減少人為噪音；2、減低設(shè)備的噪音。（三）適宜的光線、空氣和溫濕度1、適宜的光線：自然光源和人工光源2、清新的空氣；3、舒適的溫濕度。（四）安全辦公環(huán)境安全的內(nèi)容1、人員的安全；2、財產(chǎn)的安全；3、避免火災(zāi)。常見的辦公室安全隱患1、地、墻、天花板、門、窗中的隱患，如離開辦公室前不鎖門；2、室內(nèi)光線不充足，溫度過高或過低，噪音大；3、辦公家具的隱患：電腦鍵盤過高，難以用正確的姿態(tài)操作；4、辦公設(shè)備及操作中的隱患，如電線磨損；5、工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品；6、火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭，滅火器前堆放物品。辦公室的潛在安全隱患1、過度擁擠；2、辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)；3、拖地電話線或者電線；4、檔案柜、文件柜等擋了通道；5、家具或設(shè)備有突出的棱角；6、樓梯踏步破舊或損壞；7、樓梯上沒有扶手或扶手已損壞；8、地板打滑。8、文件柜頂端堆放過多東西；9、在不會操作和沒有指導(dǎo)的情況下使用設(shè)備；10、設(shè)備陳舊或破損；11、電路負(fù)荷太大；12、設(shè)備從桌上掉下來；13、抬舉重物；14、安全出口被堵塞；15、許多廢紙堆在辦公室一角。對策一、要確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查；二、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險；三、如果個人職權(quán)無法排除危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)，直到解決；四、將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認(rèn)真記錄。四、辦公設(shè)備和用品的管理（一）辦公用具的種類1、辦公室文具2