辦公室檔案管理員崗位任務(wù)說明書

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3、主要工作要求1、制定制度1.1起草檔案管理制度性文件，明確公司資料、文件歸檔的范圍、歸檔時間、保管期限、借閱和查檔的程序、保密規(guī)定等，落實公文、科技檔案、財務(wù)檔案的管理辦法，報請主任審批、修改。2、檔案收集、歸檔2.1定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料。按照管理規(guī)范，將零散的文件整理、立卷、歸檔；對工程項目資料分階段或全部竣工驗收后進行收集、歸檔；對船舶、設(shè)備等資料按照科技檔案的規(guī)范要求歸檔；按時將會計憑證和報表等財務(wù)檔案進行核實、查對。將檔案資料分門別類按編號順序?qū)９翊娣拧?.2對檔案資料進行價值鑒定和保管期限的劃分。2.3擬寫案卷標題，概要地揭示案卷主要內(nèi)容，提供便利的查找線索。2.4對案卷和不同載體的檔案進行分類編號，入庫上架。2.5提高檔案的開發(fā)、利用效果，對不同門類的檔案資料分別編制案卷索引，卷內(nèi)文件目錄等檢索工具和參考資料。3、檔案保管3.1定期進行檔案清查、核對，做到賬物相符，及時修補或復(fù)制破損、褪變的檔案，對不符合要求的案卷進行加工，對補充歸檔的文件進行整理編目。3.2保持檔案室的清潔、及時關(guān)門、鎖門，不準無關(guān)人員隨便進入檔案室。確保檔案的安全，加強防火、防盜、防潮、防蟲等防護措施，避免檔案的損壞和遺失。3.3符合銷毀條件的檔案，按規(guī)定銷毀。4、檔案使用管理4.1熟悉檔案內(nèi)容、存放地點，積極開展檔案的開發(fā)利用工作；努力為領(lǐng)導決策，為機關(guān)部門、下屬單位開展各項工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；為解決有關(guān)問題提供確切的依據(jù)資料。4.2在檔案管理基礎(chǔ)上不斷開發(fā)計算機信息化管理技術(shù)。4.3保守檔案機密，認真執(zhí)行檔案查閱制度。不符合要求者、手續(xù)不齊全者，不準借閱檔案，檔案借閱期滿后要及時催收。5、業(yè)務(wù)指導負責對公司各部室檔案的形成、積累、整理和歸檔管理進行檢查、監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導，對子公司檔案管理進行指導；督促其按時將有關(guān)檔案資料移交檔案室保管，監(jiān)督有關(guān)檔案的銷毀，做好保密工作。6、其他6.1協(xié)助秘書認真閱讀部門的有關(guān)信件，及時做好回復(fù)，重要事務(wù)及時請示主任，協(xié)助文員熱情接待來訪客人。6.2及時辦理報刊雜志征訂，仔細登記，做好費用初審。6.3參加調(diào)查研究，與其他人員做好信息的交流和工作配合，按照要求協(xié)助編寫調(diào)研報告。6.4按時、按量、按質(zhì)完成領(lǐng)導交給的其他任務(wù)；如有疑問及時請示匯報。6.5做好月度、季度工作計劃和工作小結(jié)、年度工作總結(jié)。

三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學歷C檔案管理類相關(guān)專業(yè)專科以上學歷或相當程度。行業(yè)知識C了解航運行業(yè)知識，了解行業(yè)中先進的管理經(jīng)驗。專業(yè)知識B全面了解檔案管理業(yè)務(wù)知識，有檔案管理員專業(yè)職稱。熟悉公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況。能力事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計劃，及時、正確的完成各項工作。理解能力B能夠準確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容，比較準確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學知識能夠較為迅速的理解和掌握。判斷能力B能迅速、準確的判斷各種問題，掌握其實質(zhì)，能較為準確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。表達能力C表達內(nèi)容準備基本充分、主題基本明確、構(gòu)思基本清楚。經(jīng)驗行業(yè)工作經(jīng)驗/最好具有航運類企業(yè)工作經(jīng)驗。相