中小企業(yè)管理制度-物資采購、供應(yīng)商管理手冊

集團公司內(nèi)控體系文件集團公司內(nèi)控體系文件1XX內(nèi)控體系制度匯編時間：二〇二二年八月十五日物資選購、供給商治理手冊集團公司內(nèi)控體系文件集團公司內(nèi)控體系文件--1-第一條物資選購、供給商治理體系的編訂目的：5R〔Righttime(Rightprice)，向最適當(dāng)?shù)墓┙o商(Rightplace)，購置品質(zhì)最正確(Rightquality)、最恰當(dāng)數(shù)量(Rightquantity)的原料、輔料、行政辦公用品、設(shè)備、備品備件或效勞，特制訂本手冊。本制度適用于XX各部門。選好供給商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨、收取發(fā)票、付款的過程。監(jiān)視活動。倉儲治理

選購需求選購的決策

選購的監(jiān)視選購活動的示意圖〔技術(shù)部、生產(chǎn)部等、選購部負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、公司高管、審計人員〔具有拒絕權(quán)〕〔現(xiàn)在由財務(wù)部替代、總經(jīng)辦選購的支持：財務(wù)部、倉儲部、質(zhì)檢部、技術(shù)部選購部經(jīng)理選購部作為原材料、設(shè)備選購和供給商治理的組織者，部門的組織構(gòu)造如下：選購部經(jīng)理戰(zhàn)操小采略作批購采采量統(tǒng)購購物計崗崗資崗采購選購部的職責(zé)：物資選購負(fù)責(zé)原材料、關(guān)心材料、設(shè)備和設(shè)備備件的選購組織工作負(fù)責(zé)外協(xié)、外購產(chǎn)品的選點、談判、選購、合同簽訂等工作準(zhǔn)時跟催供給商的到貨發(fā)票，核對發(fā)票中的數(shù)量、單價工作負(fù)責(zé)幫助倉庫完成物資的入庫及相關(guān)手續(xù)的辦理合同治理負(fù)責(zé)組織合同評審工作負(fù)責(zé)依據(jù)公司合同治理規(guī)定，向有關(guān)部門報送、備案正式簽訂、生效的合同生的重大問題，提出解決方案建議負(fù)責(zé)存檔治理工作，對合同的到貨、付款狀況等進展整理、統(tǒng)計、填寫報表等工作供給商治理負(fù)責(zé)建立和治理供給商檔案，準(zhǔn)時更供給商的資料儲藏潛在的供給商資訊，培育供給商隊伍牽頭開展供給商資信、力量調(diào)查，定期組織等級評估，實行差異化治理供給商賜予適當(dāng)?shù)木?、懲罰甚至去除供給商隊伍部門的日常行政治理、員工培育行政部固定資產(chǎn)治理崗作為行政辦公用品選購和供給商治理的組織者。是計算機效勞、攝影效勞選購組織者。選購適用范圍料是在產(chǎn)品的制造本錢中，所占比例最高的工程。硅料五金電子元件組件材料輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。銀漿鋁漿組件輔料設(shè)備與備品備件：用于生產(chǎn)和科研的設(shè)備、工具和備品備件。行政辦公用品：辦公用品日常生活用品效勞、審計效勞、計算機維護、攝影效勞等。供給商治理的目的：為了解供給商之制造力量、品管功能，確認(rèn)其是否有供給任務(wù)。--4-集團公司 內(nèi)控體系文件法。環(huán)節(jié)嚴(yán)密協(xié)作。一、選購需求部門的劃分各項材料的選購需求部門如下：(一)生產(chǎn)用料：生產(chǎn)部(二)樣品材料：技術(shù)部(三)其他材料：設(shè)備與備品備件：設(shè)備治理部門求單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及留意事項經(jīng)部門主管審核后依選購需求決策權(quán)限注明并編號“選購需求單〔1”送選購部門。(二)求單附表，一單多品方式，提出選購需求。(三)并加蓋“緊急選購”章，以急件遞送。(四)材料檢驗須質(zhì)檢部參與，選購需求部門應(yīng)于“選購需求單”上注明“質(zhì)量檢三、行政辦公用品選購需求單的開立、遞送庫存狀況，填制“行政用品、費用申請單〔2”提出選購需求。以下行政物品免開選購需求單，但需填寫“行政辦公用品、費用登記表〔附件并計入相關(guān)申請部門的費用范圍內(nèi)，如在外地不能填寫，其列舉如下：賀、奠用物品：花圈、花籃、禮物等。招待用品：飲料、水果、香煙等。筆、紙張、書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。打字、刻印、報表等。集團公司內(nèi)控體系文件集團公司內(nèi)控體系文件--11-四、選購需求決策權(quán)限原輔料：選購需求金額預(yù)估在0.5萬元以內(nèi)者，由選購員負(fù)責(zé)擬定決策，審計部審核、選購部門經(jīng)理決策。0.510萬元者，由審計部審核、選購部門經(jīng)理和選購部主管副總決策。10萬元以上者，由審計部審核、選購部門經(jīng)理、主管副總和總經(jīng)理決策。設(shè)備選購：2000元以下者，由使用部門提交建議和“選購需求清務(wù)決策，最終綜合確定。20001萬元者，由設(shè)備使用部門供給建議和“選購使用部門、選購部和生產(chǎn)運營副總決策。1由設(shè)備或技術(shù)部門供給技術(shù)決策，審計部、生產(chǎn)部、選購部和生產(chǎn)運營副總和總經(jīng)理共同決策〔50萬以上，承受招標(biāo)的方式選購。備品備件選購：2000元以下者，由使用部門提交建議和“選購需求清〔質(zhì)檢部使用的設(shè)備為質(zhì)檢部。下同〕組織選購，設(shè)備或技術(shù)部門決策，審計部審核最終綜合確定。20001萬元者，由設(shè)備使用部門供給建議和“選購備使用部門和生產(chǎn)運營副總決策。1選購部組織選購，由設(shè)備或技術(shù)部門供給技術(shù)決策，審計部、生產(chǎn)部和生產(chǎn)運營副總和總經(jīng)理共同決策〔50萬以上，承受招標(biāo)的方式選購。行政辦公用品：選購需求金額預(yù)估在2000元以下者，由使用部門或者行政部固定資產(chǎn)治理20001萬元者，由使用部門或者行政部固定資產(chǎn)治理崗供給“行政用品、費用申請單終審批。1萬元以上者，由使用部門或者行政部固定資產(chǎn)治理崗供給“行政用品、費用申請單最終審批。效勞選購：效勞選購需求金額預(yù)估在5000元以下者，由使用部門供給“效勞、費用申500010萬元者，由使用部門供給“效勞、費用申10萬元以上者，由使用部門供給“行政用品、費用申五、選購需求申請的撤銷)選購需求申請的撤銷應(yīng)馬上由原選購需求部門通知選購部門停頓選購，同時于“選購需求單”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷緣由。(二)選購部門辦妥撤銷后，依以下規(guī)定辦理：選購部門于原選購需求單加蓋“撤銷”章后，送回原選購需求部門。物料治理部門據(jù)以將原選購需求單退回原選購需求部門。第九條選購一、選購部門的劃分(一)一般選購：依據(jù)具體分工，由具體的負(fù)責(zé)選購崗位〔如選購部的操作選購崗、行政部的固定資產(chǎn)治理崗〕組織辦理。(二)總經(jīng)理或相關(guān)部門經(jīng)理對于重要材料的選購，可直接與供給商或代理協(xié)商作業(yè)。二、選購作業(yè)方式嚴(yán)格依據(jù)流程執(zhí)行。選購嚴(yán)格原輔料選購將嚴(yán)格依據(jù)ABC分類的方法，A類供給商供給為關(guān)鍵物料，價格高，使用頻繁，B類供給商供給使用較多，但是價格不〔ABC分。A類產(chǎn)品承受戰(zhàn)略選購、操作性選購流程、B、C設(shè)備、備品備件和效勞的選購都嚴(yán)格承受相對應(yīng)的流程。有利的方式進展選購：可核定材料工程，通知各選購需求部門依打算提出選購需求，選購部門定期集中組織辦理選購。(二)長期報價選購：凡常常性使用，且使用量較大宗的材料，選購部門應(yīng)事先三、選購作業(yè)處理期限限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)馬上修正。四、詢價、比價、議價(一)選購經(jīng)辦人員接獲“選購需求單”后應(yīng)依選購需求申請的緩急，并參考市(二)假設(shè)廠商報價的規(guī)格與選購需求材料規(guī)格略有不同或?qū)偬娲闷氛?，選購經(jīng)用部門或選購需求部門簽留意見后注明于選購打算中。(三)屬于買賣慣例超交者(如最低選購量超過選購需求量)，選購經(jīng)辦人員于議中。(四)對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以和等聯(lián)絡(luò)方式向廠協(xié)商價。(五)選購部門接到選購需求部門以聯(lián)絡(luò)的緊急選購案件，部門經(jīng)理應(yīng)馬上(六)“原材料需檢驗”的選購條件，選購經(jīng)辦人員應(yīng)于“選購需求單”注明與五、選購決策(一)選購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“選購需求單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂注明選購打算。(二)選購決策權(quán)限：選購類別金額范圍經(jīng)辦中間決策最終審批原輔料0.5萬及以內(nèi)選購員審計審核選購部經(jīng)理0.510萬選購經(jīng)理運營總監(jiān)10萬以上總經(jīng)理設(shè)備2000元以下選購員技術(shù)決策、審計員選購部經(jīng)理20001萬元運營總監(jiān)1萬元以上技術(shù)決策、選購經(jīng)理、運營總監(jiān)總經(jīng)理備品備件2000元以下設(shè)備使用員員設(shè)備部門經(jīng)理20001萬元設(shè)備使用員員運營總監(jiān)1萬元以上監(jiān)總經(jīng)理2000元以內(nèi)固定資產(chǎn)治理審計員行政部經(jīng)理用品20001萬元固定資產(chǎn)治理行政總監(jiān)1萬元以上審計員監(jiān)總經(jīng)理效勞選購5000元以內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審計員部門經(jīng)理500010萬元相關(guān)業(yè)務(wù)部門審計員、部門經(jīng)理總監(jiān)10萬元以上審計員部門經(jīng)理、總監(jiān)總經(jīng)理六、訂購(一)選購經(jīng)辦人員接到經(jīng)決策的“選購需求單”后應(yīng)以“選購合同”形式向廠商訂購，并以或確定交貨(到貨)日期，同時要求供給商于“送貨單”上注〔可不含價格信息〕一份，如需質(zhì)檢的，還應(yīng)給質(zhì)檢部一份〔可不含價格信息。(二)假設(shè)屬分批交貨者，選購經(jīng)辦人員應(yīng)于“選購合同”上加蓋“分批交貨”章以資識別。(三)但凡，先付款，后開發(fā)票的供給商，由選購經(jīng)辦人員使用暫借款選購，應(yīng)部加蓋“貨和發(fā)票兩訖”章。七、進度掌握及事務(wù)聯(lián)系(一)選購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“選購進度掌握表”掌握選購作業(yè)進度。(二)選購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進度特別反響單”并注明“特別緣由”及“預(yù)定完成日期需求部門意見擬訂對策處理。八、整理付款(其)送選購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由主管核審后送會計部門。(二)選購材料須待檢驗者，其訂立合同局部，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同局部，依選購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。(三)短交應(yīng)補足者，選購需求部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進展整理付款。(四)超交應(yīng)逐級審批，最終經(jīng)運營總監(jiān)核示才可以依照實收數(shù)量進展整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。九、價格復(fù)核與市場行情資料供給(一)選購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為選購及價格審核的參考，具體見供給商治理信息治理制度要求。(二)選購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的工程，供給市場行情資料，作為材料存量治理及決策價格的參考。十、質(zhì)量復(fù)核選購單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢驗)等。十一、特別處理處理表”(或附報告資料)，通知有關(guān)部門處理。選購材料須予退貨或退換時，選購部門應(yīng)準(zhǔn)時通知供給商。選購部門負(fù)責(zé)不良品退貨事宜。第三章供給商治理第十條供給商治理的目的和活動動應(yīng)當(dāng)包含以下活動：供給商信息收集供給商信息收集根本資料完善合作不是供給商調(diào)查評估合格不合格ABC供給商名選購交貨實施輔導(dǎo)需輔導(dǎo)評估不合格淘汰合格賜予嘉獎/戰(zhàn)略合作供給商治理活動示意圖構(gòu)成，幫助供給商改進流程，降低營運本錢，從而進一步降低的選購本錢。第十一條：供給商治理的方針ABC三類，A類供給商供給為關(guān)鍵物料，價格高，使用頻繁，B類供給商供給使用較多，但是價格不高物料，C類供給商供給使用較少，價格相2、承受全面的科學(xué)的供給商選定和評價流程，與成熟的供給商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。分類選購特征供給商治理選購人員安排A類單一的選購金額大原則上每一種A類原料可單最優(yōu)秀的選購核心產(chǎn)品的選購簡單獨設(shè)立一名選購崗位，進展員度高特地治理杠桿類產(chǎn)品的對選購人員的行業(yè)知每周提交一次價格信息和行選購經(jīng)理可兼識、技術(shù)學(xué)問和市場業(yè)信息，對將來價格波動趨B類或閱歷要求高勢進展分析C類產(chǎn)品物料本錢是選購掌握每月對供給商進展預(yù)評估一依據(jù)品種進展的重點次，每季度對供給商進展全相應(yīng)的合并面評估一次，對于成熟的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系B類小每月提交一次價格信息和行業(yè)信息，對將來價格波動趨每個選購員可3~4種除瓶頸產(chǎn)品之外，采勢進展分析甚至更多物料購的簡單度較低每個季度對供給商進展預(yù)評的選購對選購人員的要求一估一次，每半年對供給商進依據(jù)品種的相般行全面評估一次，對于成熟的供給商建立戰(zhàn)略合作伙伴C類產(chǎn)品關(guān)系的選購C類單一物料的選購金額每月提交一次價格信息和行格外小業(yè)信息選購員可以擔(dān)選購風(fēng)險低每年對供給商進展全面評估任多種物料的標(biāo)準(zhǔn)化的程度較高一次選購實行簡潔的流程方案品種相關(guān)性要求較低第十二條供給商開發(fā)與調(diào)查一、供給商開發(fā)高質(zhì)量的選購，離不開高質(zhì)量的供給商的開發(fā)。選購員應(yīng)當(dāng)依據(jù)將來進展的需要，不斷地開發(fā)高質(zhì)量的供給商。具體供給商開發(fā)程序如下：1〕供給商信息收集；2〕提出供給商調(diào)查申請。二、供給商調(diào)查評估商之各項治理力量，以確定其可否列為合格供給商名列。供給商。為本公司之供給商。C類物料供給商在同等條件下，經(jīng)過調(diào)查的程序的供給商優(yōu)先選用。1、價格評估用、估價方法、付款方式。2、技術(shù)評估〔或工藝部〕依以下因素作評估：技術(shù)水準(zhǔn)、技術(shù)資料治理、設(shè)備狀況、工藝流程與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3、品質(zhì)評估標(biāo)準(zhǔn)、檢驗之方法與記錄、訂正與預(yù)防措施。4、生產(chǎn)部評估及最長之交貨期限、進度掌握方法、特別排解力量。三、供給商復(fù)查規(guī)定復(fù)查不合格之供給商，除經(jīng)本公司總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不行列入次年合格供給商之列。假設(shè)供給商之交期、品質(zhì)、價格或效勞產(chǎn)生重大變異時，可于一年中，隨時對供給商作必要之復(fù)查。[附件]《供給商根本資料》[附件]供給商調(diào)查表》[附件]《供給商根本資料》廠商編號： 年 月 日名 稱傳真

地 址 法 人電 話E-mail 網(wǎng)址資本額 萬元建廠登記日期 年 日營業(yè)執(zhí)照

名稱

廠牌規(guī)購入時購入成性能格 間 本往來銀行司開頭往來時間停頓往來時間協(xié)力工廠數(shù)率平均月營業(yè)額

機器設(shè)備職能人數(shù)干部員工大學(xué)

高中以平均稱商料來源

員 數(shù) 數(shù) 上 月薪工名稱 比例 名稱 比例 名稱 比例 名稱 比例主要產(chǎn)品

主要客戶確認(rèn)： [附件]《供給商問卷調(diào)查表》供給商名稱： 年 月 日工程 調(diào)查工程內(nèi)容開發(fā)部門樣品確認(rèn)流程是否了解？

了解程度狀況□了解 □不了解 面溝通了解材料零2．您對本公司開發(fā)部門認(rèn)定之材料交貨依□了解 □不了解 □懇求當(dāng)面溝以作后續(xù)品質(zhì)治理之用？溝通了解了解？□不了解□懇求當(dāng)面溝2．以作后續(xù)品質(zhì)治理之用？溝通了解了解？□不了解□懇求當(dāng)面溝2．3．收同

1．貴公司目前產(chǎn)量足以應(yīng)付本公司需求 □可以 □不行以 彌補嗎？2．3．程

？2．3．

□了解 □不了解 當(dāng)面溝通了解您對質(zhì)檢有疑問時，會主動找哪一部門□質(zhì)檢 □技術(shù) □選購 □總售后服或主管？ 經(jīng)理務(wù) 2．3．您對本公司的建議事項項【注】本表由供給商填寫。供給商編號供給商名稱調(diào)查時間供給商編號供給商名稱調(diào)查時間第幾次調(diào)查調(diào)查評估工程得分評分說明調(diào)查評估者備注1．原料價格價格評估2．加工費用估價方法付款方式1．技術(shù)水準(zhǔn)技術(shù)評估2．資料治理設(shè)備狀況工藝流程5．作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1．品管組織體系品質(zhì)評估2．品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)檢驗方法記錄訂正預(yù)防措施1．生產(chǎn)打算體系生產(chǎn)評估2．交期掌握力量3．進度掌握力量4．特別排解力量合 計第十三條供給商評估為標(biāo)準(zhǔn)對合格供給商之日常評估，使供給商治理更合理、公正，需定期對供給AB一、評估工程供給商交貨實績之評估工程及分?jǐn)?shù)比例如下〔100：質(zhì)量評估：4025：20：151．質(zhì)量評估計算：進料批次合格率=〔/總交驗批數(shù)〕×100%評分：40×進料批次合格率2.價格評估價格公正合理，定期快速報價：25價格略微偏高，定期報價緩慢：8價格甚不合理或報價格外低效：0交貨期評估201~223~4570平均，得出該月的交期評估得分。效勞評估埋怨處理評分誠意改善：5置之不理：0退貨交換行動評分按期更換：5其他評估1二、評估方法預(yù)評估一次，每半年評估一次，C每半年平均一次廠商得分，計算方式為：/三、評估分級供給商評估等級劃分如下：90.1~100均得分80.1~90分者為良好