科技辦公設(shè)備使用管理制

協(xié)和科技辦公設(shè)備使用管理規(guī)定為加強(qiáng)公司行政管理，促進(jìn)辦公設(shè)備管理制度化、規(guī)范化，特制定本規(guī)定。一、辦公設(shè)備是指各部門在工作過(guò)程中所使用的設(shè)備，通常包括：電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和計(jì)算機(jī)等。二、電話使用及管理要求電話使用要求各部門使用電話（市內(nèi)直線）應(yīng)堅(jiān)持“長(zhǎng)話短說(shuō)、降耗節(jié)支”的原則，嚴(yán)格控制通話時(shí)間，做到：簡(jiǎn)明扼要，嚴(yán)禁撥打聲訊或私人電話。長(zhǎng)途電話限主管級(jí)以上人員掛撥，員工需撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，須經(jīng)部門經(jīng)理以上人員批準(zhǔn)。(3)合理控制通話時(shí)間。國(guó)內(nèi)直撥一般不得超過(guò)8分鐘，國(guó)際直撥一般不得超過(guò)5分鐘。使用前，應(yīng)對(duì)討論、商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。電話管理要求電話的管理由辦公室（行政部）總籌負(fù)責(zé)。使用則由各部門主管負(fù)責(zé)督導(dǎo)與控制。各部門的電話費(fèi)嚴(yán)格按預(yù)算指標(biāo)限額使用，若發(fā)生超支現(xiàn)象，超支費(fèi)用將劃入次月預(yù)算之內(nèi)。各部門直線電話在嚴(yán)格遵守公司保密管理制度，在通話中禁止涉及公司秘密。若發(fā)生泄密或違犯使用管理要求者，將按公司有關(guān)規(guī)定予以處理。三、復(fù)印機(jī)使用及管理要求復(fù)印范圍上報(bào)集團(tuán)管理中心的各類文件、工作及財(cái)務(wù)報(bào)表、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。申報(bào)職稱、申辦各類證書(shū)、證件所需提供的資料、文件等。對(duì)政府部門、集團(tuán)以及其他單位所下發(fā)的文件、信函。有重要保存價(jià)值的檔案、資料。公司內(nèi)部所使用的各類表格、部門之間傳閱的備忘錄等。(5)與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的資料文件等。使用程序及要求一般文件、資料復(fù)印量超過(guò)50頁(yè)，應(yīng)由部門主管簽字、報(bào)辦公室（行政部）經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印。凡是帶密級(jí)的文件、資料復(fù)?。ㄈ纾焊黝惡贤?、協(xié)議、財(cái)務(wù)和人事報(bào)表、資料等），須由部門主管簽署意見(jiàn)，報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可復(fù)印。對(duì)第1條(1)、(2)、(3)、(4)、(6)款所規(guī)定的內(nèi)容可用空白紙張雙面復(fù)?。坏?條(5)款規(guī)定的內(nèi)容可利用再生紙張復(fù)印。管理要求復(fù)印機(jī)由辦公室（行政部）統(tǒng)一管理，一般的維護(hù)保養(yǎng)由該處自己負(fù)責(zé)，發(fā)生故障則由該處聯(lián)系維修部門進(jìn)行修復(fù)。嚴(yán)格遵守公司保密管理制度，在復(fù)印中違反保密制度和使用管理要求者，將按公司有關(guān)規(guī)定予以處理。四、傳真機(jī)、E-mail使用及管理要求傳真機(jī)使用及管理要求凡接收方有E-mail地址碼的所有文件或資料傳遞均不提倡使用傳真，可直接用E-mail。遇特殊情況（如機(jī)密或特急處理事情）需用傳真聯(lián)系的，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可使用。傳真機(jī)由辦公室（行政部）負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格按說(shuō)明書(shū)要求正確使用，定期維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)生故障時(shí)應(yīng)及時(shí)通知辦公室（行政部）聯(lián)系維修人員進(jìn)行修復(fù)。E-mail使用及管理要求E-mail收件為正式批件、合同、公函等應(yīng)在空白紙張上打印；若收件為草稿或修改件等則用再生紙張打印。嚴(yán)格遵守公司保密制度，凡在傳真、E-mail收發(fā)中違犯保密制度或使用管理要求者，將按公司有關(guān)規(guī)定予以處理。五、計(jì)算機(jī)使用及管理要求計(jì)算機(jī)使用要求未經(jīng)部門主管許可，計(jì)算機(jī)內(nèi)不得裝載或更改軟件；不得隨意改換計(jì)算機(jī)配置及搬動(dòng)計(jì)算機(jī)。當(dāng)計(jì)算機(jī)處于工作狀態(tài)時(shí)，不得擺動(dòng)主機(jī)，以免造成磁盤(pán)和主機(jī)板損傷；關(guān)閉計(jì)算機(jī)前，須先退出系統(tǒng)再關(guān)閉電視，以免造成硬盤(pán)損傷。為防止計(jì)算機(jī)病毒侵入，外來(lái)軟盤(pán)須經(jīng)病毒檢查后才可使用。注意保持計(jì)算機(jī)及配件清潔，使其隨時(shí)處于良好工作狀態(tài)。各部門應(yīng)指定專人使用計(jì)算機(jī)（為了達(dá)到一專多能的要求，也可指定幾人，但必須是經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)者），其他上機(jī)人員對(duì)不懂、不熟悉的軟件勿擅自使用，如遇到問(wèn)題，須向被指定的人員詢問(wèn)，以免破壞保存的數(shù)據(jù)和軟件。堅(jiān)持節(jié)約降耗原則，凡未定稿的文件或資料一律用再生紙打印，一般不用彩色打印，特殊情況除外。嚴(yán)禁使用娛樂(lè)軟盤(pán)或碟片。計(jì)算機(jī)管理要求公司所有計(jì)算機(jī)及配件都應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)、登記造冊(cè)，列入固定資產(chǎn)帳目，此項(xiàng)工作由辦公室（行政部）負(fù)責(zé)；各部門使用的計(jì)算機(jī)由部門主管指定專人負(fù)責(zé)管理。各部門的計(jì)算機(jī)在使用過(guò)程中發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用并及時(shí)報(bào)告人事行政處聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修。若故障系人為因素造成，所在部門主管應(yīng)追查責(zé)任者，維修費(fèi)用由責(zé)任者承擔(dān)；若不能查明，費(fèi)用則由部門主管和計(jì)算機(jī)管理人員共同承擔(dān)。各部門使用的計(jì)算機(jī)必須將機(jī)內(nèi)所有文件和有關(guān)數(shù)據(jù)備份在服務(wù)器的本部門文檔內(nèi)，以免丟失。部門或崗位以外人員需調(diào)用文件、數(shù)據(jù)，如屬一般文件和資料，由本部門主管，調(diào)用部門主管批準(zhǔn)后，方可