如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理20151019PPT幻燈片

忙盲茫瞎忙，不知重點(diǎn)盲目，不知為何茫然，不知干什么1、我在每個(gè)工作日之前，都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來(lái)書(shū)面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序來(lái)排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來(lái)訪，以及突然的約會(huì)。7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線來(lái)安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情時(shí)，我會(huì)說(shuō)“不”。上面的每個(gè)問(wèn)題，請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評(píng)分。計(jì)分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。結(jié)論：0~12分：你自己沒(méi)有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13~17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。18~22分：你的時(shí)間管理狀況良好。23~27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范。請(qǐng)將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個(gè)時(shí)間安排表。在這些項(xiàng)目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。

如何制訂一份合理實(shí)用的計(jì)劃表呢？在制訂時(shí)間表以前，請(qǐng)：1.把要做的事情全部看一遍2.確定每件事情的重要等級(jí)進(jìn)行排序3.根據(jù)排序進(jìn)行時(shí)間安排這件事如果不做，會(huì)有什么后果？如果認(rèn)為不會(huì)有任何影響，那么這件事情便該立刻取消。哪些事情可以放棄不做？為什么？這件事可以由別人代做而又不影響效果？將不必親自處理的事情清楚的交給別人去做。哪些事情可以由別人代做？為什么？哪些事情是非自己處理不可的要事，哪些是非自己處理不可的瑣事，區(qū)別重要度，將自己處理的要事選取精神最好的時(shí)間處理，將自己處理的瑣事利用空檔的時(shí)間處理。哪些是自己需要處理的事情？為什么根據(jù)編好的時(shí)間表，思考：練習(xí)假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來(lái)五天的日程，面前是這五天要做的事情：你從昨天早晨開(kāi)始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個(gè)好朋友的生日--你還沒(méi)有買(mǎi)禮物和生日卡你有好幾個(gè)月沒(méi)有回家，也沒(méi)有寫(xiě)信或打電話有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點(diǎn)以前），估計(jì)要花1小時(shí)明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系明晚有一場(chǎng)演唱會(huì)你在圖書(shū)館借的書(shū)明天到期外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計(jì)劃書(shū)之前把它復(fù)印一份明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議你欠某人200元錢(qián)--他明天也將參加那個(gè)會(huì)議你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽(tīng)一場(chǎng)講座你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見(jiàn)面你沒(méi)有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒(méi)有洗你想好好洗個(gè)澡你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)你身上只有5塊錢(qián)，需要取錢(qián)大家明天晚上聚餐你錯(cuò)過(guò)了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄這個(gè)星期有些材料沒(méi)有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí)你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒(méi)有回信，也沒(méi)有打電話給他星期天早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)要花費(fèi)15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間你邀請(qǐng)戀人后天晚上來(lái)你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒(méi)有下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試哪些事情可以放棄不做？為什么？哪些事情可以由別人代做？為什么？哪些是自己需要處理的事情？為什么時(shí)間管理是什么？

時(shí)間管理是日常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧，引導(dǎo)并安排管理自己及個(gè)人的生活，合理有效地利用可以支配的時(shí)間。時(shí)間管理的對(duì)象不是時(shí)間；時(shí)間管理是“自我管理”；時(shí)間管理是資源管理；時(shí)間管理也是一種態(tài)度，同時(shí)也是人際管理；上帝最公平的地方，就是賜給每個(gè)人相同的時(shí)間，一天24小時(shí)。很多人抱怨時(shí)間不夠用，卻很少去追究為何如此？在工作績(jī)效的構(gòu)成要素中，時(shí)間管理就占1/4的比重，要如何才能有效運(yùn)用時(shí)間？請(qǐng)記住這個(gè)公式：「時(shí)間管理＝事件順序＋時(shí)間分配」自我識(shí)別浪費(fèi)因素缺乏計(jì)劃及解決辦法人際關(guān)系干擾及解決辦法電話干擾及解決辦法不速之客干擾及解決辦法整理整頓不足-5S缺失1、讓秘書(shū)處理或同事處理；2、轉(zhuǎn)接，不是自己事務(wù)的電話?cǎi)R上轉(zhuǎn)接；3、暫緩，不太緊急的電話，可以筆錄然后再解決；4、速辦，重要緊急或重要人物的電話可以直接接聽(tīng)，速辦；甘特圖幫之前要問(wèn)清楚什么時(shí)幫,什么時(shí)候交活;達(dá)到什么效果,誰(shuí)負(fù)責(zé)任；1、把訪客轉(zhuǎn)給手下或相關(guān)負(fù)責(zé)人；2、另外安排時(shí)間；3、讓手下給予過(guò)濾；1學(xué)會(huì)對(duì)資料進(jìn)行分類，把不要的東西進(jìn)行清理；2按照一定順序進(jìn)行整頓，并寫(xiě)明標(biāo)簽；3設(shè)計(jì)一套管理系統(tǒng)：文件夾整理和電腦文件夾等；4大技能四象限20/80法則優(yōu)化流程目標(biāo)管理時(shí)間管理4大技能:明確目標(biāo)，做好計(jì)劃明確目標(biāo)——你為什么工作——你要達(dá)到什么目的避免—工作千頭萬(wàn)緒—眉毛胡子一把抓—被動(dòng)工作—跟著感覺(jué)走哈佛的調(diào)查哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的關(guān)于目標(biāo)對(duì)人生影響的跟蹤調(diào)查。對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調(diào)查結(jié)果如下：3%10%60%27%有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)有清晰但短期的目標(biāo)有較模糊目標(biāo)無(wú)目標(biāo)60%27%二十五年后：25年來(lái)幾乎都不曾更改過(guò)自己的人生目標(biāo)。他們都朝著同一個(gè)方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會(huì)各界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會(huì)精英大都生活在社會(huì)的中上層。他們的共同特點(diǎn)是，那些短期目標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級(jí)主管等等幾乎都生活在社會(huì)的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒(méi)有什么特別的成績(jī)幾乎都生活在社會(huì)的最底層，他們的生活都過(guò)得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣?huì)救濟(jì)，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會(huì)，抱怨世界10%3%設(shè)定目標(biāo)的5點(diǎn)建議1、在設(shè)定目標(biāo)前發(fā)問(wèn)：為什么做這個(gè)事情？2、做這件事情的目標(biāo)，怎么才能做成功？3、做對(duì)的事情，而不是把錯(cuò)誤的事情做完美；4、經(jīng)常發(fā)問(wèn)：如果我不做這個(gè)事情又如何？5、時(shí)間賦值，什么時(shí)候完成這些目標(biāo)，時(shí)間如何分配目標(biāo)設(shè)計(jì)的SMART原則S-Specific具體，不能籠統(tǒng)；M-Measurable可度量，A-Attainable可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)。R-Realistic現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。T-Timebound時(shí)限，完成目標(biāo)的期限。WHAT

目標(biāo)是具體是什么WHERE

什么地點(diǎn)要完成這個(gè)目標(biāo)WHY

為什么制定這樣的目標(biāo)WHO

由誰(shuí)來(lái)完成，誰(shuí)協(xié)助WHEN

時(shí)限多久，什么時(shí)候開(kāi)始，什么時(shí)候結(jié)束HOW完成的步驟如何？需要注意什么？目標(biāo)通俗之5W1H目標(biāo)制定的案例分享

在目標(biāo)管理課程上，有個(gè)同學(xué)舉手問(wèn)老師："老師，我的目標(biāo)是想在一年內(nèi)賺100萬(wàn)！請(qǐng)問(wèn)我應(yīng)該如何計(jì)劃我的目標(biāo)呢？"老師便問(wèn)他：“你相不相信你能達(dá)成？”他說(shuō)：“我相信！”老師又問(wèn)：“那你知不知到要通過(guò)哪行業(yè)來(lái)達(dá)成？”他說(shuō)：“我現(xiàn)在從事保險(xiǎn)行業(yè)。”老師接著又問(wèn)他："你認(rèn)為保險(xiǎn)業(yè)能不能幫你達(dá)成這個(gè)目標(biāo)？"他說(shuō)："只要我努力，就一定能達(dá)成。"“我們來(lái)看看，你要為自己的目標(biāo)做出多大的努力：根據(jù)我們的提成比例,100萬(wàn)的傭金大概要做300萬(wàn)的業(yè)績(jī)。一年：300萬(wàn)業(yè)績(jī)。一個(gè)月：25萬(wàn)業(yè)績(jī)。每一天：8300元業(yè)績(jī)?！拔艺f(shuō)?！泵恳惶欤?300元業(yè)績(jī)。大既要拜訪多少客戶？老師接著問(wèn)他：“大概要50個(gè)人?！?，"那么一天要50人：一個(gè)月要1500人；一年呢？就需要拜訪18000個(gè)客戶。"這時(shí)老師又問(wèn)他：“請(qǐng)問(wèn)你現(xiàn)在有沒(méi)有18000個(gè)A類客戶？”他說(shuō)沒(méi)有?！叭绻麤](méi)有的話，就要靠陌生拜訪。你平均一個(gè)人要談上多長(zhǎng)時(shí)間呢？”他說(shuō)：“至少20分鐘。”我說(shuō)“每個(gè)人要談20分鐘，一天要談50個(gè)人，也就是說(shuō)你每天要花16個(gè)多小時(shí)在與客戶交談上，還不算路途時(shí)間。請(qǐng)問(wèn)你能不能做到？”他說(shuō)：“不能。老師，我懂了。這個(gè)目標(biāo)不是憑空想象的，是需要憑著一個(gè)能達(dá)成的計(jì)劃而定的?！?0/80法則也稱巴雷多原則;20/80原則代表一個(gè)人或組織花費(fèi)時(shí)間、精力、金錢(qián)和人事在最重要的優(yōu)先順序上；結(jié)果是生產(chǎn)力的四倍回報(bào)；美國(guó)一名叫威廉·努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆的時(shí)候，第一個(gè)月他只賺了160美金。他仔細(xì)分析了自己的銷售原因，做了一個(gè)銷售圖表。他發(fā)現(xiàn)80%的收益來(lái)自20%的顧客，但是他卻對(duì)所有的客戶花了同樣的時(shí)間。于是他把最不活躍的36個(gè)客戶重新分配給其他的銷售員，而自己把精力重點(diǎn)擺在那20%的顧客。不久，他一個(gè)月就賺到了1000美金。威廉·努爾從未放棄這個(gè)原則，后來(lái)他成為了這一家公司的董事局主席。他知道80/20法則，20%的顧客掌握了80%的業(yè)績(jī)。Ⅳ第四象限不緊急不重要Ⅲ第三象限緊急不重要Ⅱ第二象限不緊急重要Ⅰ第一象限緊急重要重要不重要緊急不緊急四象限分析法第一象限（重要+緊急）：沒(méi)什么好說(shuō)的了，立即去做！我們工作中的主要壓力就來(lái)自于第一象限，我們生活中的主要危機(jī)也來(lái)自于第一象限。

第二象限（不緊急+重要）：有計(jì)劃去做！我們應(yīng)該將時(shí)間投資于第二象限，不能因?yàn)樗遣痪o急的就不去處理。第三象限（緊急+不重要）：交給別人去做！我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，第三象限的事務(wù)是我們忙碌而且盲目的源頭。

第四象限（不緊急+不重要）：盡量別去做！這是一個(gè)用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)做一些不重要而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是你不能在這個(gè)象限里

投入太多的精力，否則你就是在浪費(fèi)生命了。80%時(shí)間0%時(shí)間委托,延后立刻結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化-建立并行、串行工作模式崔西定律——任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。簡(jiǎn)化工作是所有高效成功人士的共同特質(zhì)。例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度為9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程。建立并行、串行的工作模式，簡(jiǎn)化流程什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T(mén)熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T(mén)熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞?wù)n后練習(xí)1：將最近一個(gè)月的事情按照此表格填寫(xiě)緊急重要：不緊急重要：緊急

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