檔案目標管理認證辦法

陜西省檔案局有關印發(fā)《陜西省檔案工作目的管理認證措施》的告知（陜檔發(fā)〔〕20號）各市檔案局、楊凌示范區(qū)檔案局；省級機關、民主黨派、群眾團體、省屬國有企業(yè)：為了深入加強全省檔案事業(yè)管理，規(guī)范各單位的檔案工作，全面提高檔案管理綜合水平，更好地服務本省經濟和社會發(fā)展，本局在廣泛征求各方面意見基礎上，對原《陜西省檔案工作目的管理認證措施》（陜檔發(fā)〔〕74號）重新進行了修訂，現(xiàn)將《陜西省檔案工作目的管理認證措施》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。陜西省檔案局7月28日陜西省檔案工作目的管理認證措施（7月30日制定，7月28日修訂）第一條為了加強全省檔案事業(yè)管理，規(guī)范各單位檔案工作，提高檔案管理綜合水平，更好地服務全省政治、經濟、文化建設，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《陜西省檔案條例》等有關法律法規(guī)，結合本省實際，制定本措施。

第二條本措施所稱檔案工作目的管理認證是對檔案工作質量管理體系建設綜合評價，是檔案行政管理部門依法將檔案工作的基本原則、內容、環(huán)節(jié)和流程詳細到目的責任，將法律、管理和經濟措施細化到認證原則，強化控制各單位檔案管理過程，保障檔案工作質量，維護檔案真實、完整和安全，增進各單位檔案工作逐漸實現(xiàn)原則化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。第三條合用范圍：（1）本省內各級各類國家綜合檔案館和專業(yè)檔案館；（2）本省內各級機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位；（3）中央駐陜單位；（4）其他社會組織。第四條《陜西省檔案工作目的管理認證原則》（附件1）包括檔案工作管理機制、檔案業(yè)務建設、檔案信息化建設和檔案開發(fā)運用四部分。認證原則將根據(jù)檔案工作的發(fā)展、變化狀況適時進行重新修訂。第五條陜西省檔案工作目的管理認證等級包括：AAA、AA、A三個等級。AAA級為最高等級，AA級為較高級，A級為合格等級（A級是全省各類檔案機構應到達的基本規(guī)定）。認證原則采用百分制（附件1），90分以上（含90分）為AAA級。第六條檔案工作目的管理認證，遵照“統(tǒng)一領導，分級管理”原則，由各級檔案行政管理部門組織。省檔案局負責設區(qū)市檔案館和省級機關、省屬企事業(yè)單位（含下屬控股企業(yè)）、中央駐陜單位檔案工作目的管理AAA、AA、A級認證；市檔案局負責縣（市、區(qū)）檔案館和市級機關、市屬企事業(yè)單位檔案工作目的管理AAA、AA、A級認證；同步負責縣（市、區(qū)）級機關、團體、企事業(yè)單位檔案工作目的管理AAA級認證?？h（市、區(qū)）檔案局負責縣（市、區(qū)）級機關、所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處）、縣屬企事業(yè)單位檔案工作目的管理AA、A級認證。第七條垂直管理的市、縣級機關，經上級主管部門審核同意后轉報與上級主管部門同級的檔案行政管理部門組織認證。第八條檔案行政管理部門必要時，可委托行業(yè)、集團企業(yè)組織本行業(yè)、本企業(yè)下屬單位AA、A級的認證，認證意見報檔案行政管理部門審批。第九條檔案工作目的管理認證采用自愿申請，堅持“公開、公平、公正”原則組織。等級申報一般采用逐層認證的措施進行。

第十條檔案工作目的管理認證程序：

（1）自查申報：申報單位應對照《陜西省檔案工作目的管理認證原則》逐項自查，結合當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）實際，制定檔案工作目的管理認證工作計劃，并組織實行。自查到達對應認證等級后，書面報請同級檔案行政管理部門組織認證。年檢不合格單位當年不得申報認證。申報單位在提交申請認證匯報時，在匯報中應闡明自查狀況，同步填報“陜西省檔案工作目的管理認證申報審批表”（含認證打分及反饋意見表）（附件2）一式三份。

（2）認證預檢：檔案行政管理部門收到認證申請匯報后，15個工作日內，構成2-3人預檢組，前去認證申請單位預檢，提出預檢意見和整改提議，指導認證申請單位完善檔案工作。（3）認證核查：申請單位應按照預檢組提出的整改提議進行整改，在到達認證原則時，即可組織認證核查。認證組由檔案行政管理部門會同有關行業(yè)主管部門3-5人構成，認證組組長由檔案行政管理部門指定一人擔任。認證組組員應熟悉檔案工作，具有5年以上檔案工作經驗。對垂直管理的市、縣級機關組織認證時，認證組組員應包括申請單位上級行業(yè)主管部門的檔案人員和申請單位所在地檔案行政管理部門的人員。認證組按照聽取申報單位工作匯報、現(xiàn)場質詢、審查有關佐證材料，根據(jù)《陜西省檔案工作目的管理認證原則》，實地核查、綜合評價的方式，形成認證意見并反饋有關狀況。（4）認證意見由檔案行政管理部門審批后，將“陜西省檔書。第十一條檔案工作目的管理認證等級證書統(tǒng)一由省級檔案行政管理部門定制、編碼和立案。第十二條檔案行政管理部門依法組織開展的檔案工作目的管理認證是對申報單位檔案工作質量管理的綜合評價，是申報單位檔案工作部門和人員年度目的責任制考核的重要根據(jù)，各級檔案行政管理部門每年通報認證有關狀況。提議同級黨委、政府或行業(yè)主管部門（單位）按照《中華人民共和國檔案法》和《陜西省檔案條例》等有關法律法規(guī)規(guī)定，對通過檔案工作目的管理認證的單位或檔案專（兼）職人員予以表揚和獎勵。第十三條認證等級有效期五年，有效期滿后，由原組織認證的檔案行政管理部門按照《陜西省檔案工作目的管理認證原則》組織復查，對復查達不到對應認證等級原則的單位將責令整改、降級或收回等級證書，取消檔案工作目的管理認證等級。第十四條本措施自公布之日起施行，原《陜西省檔案工作目的管理認證措施》（陜檔發(fā)〔〕74號）同步廢止。

第十五條本措施由陜西省檔案局負責解釋。附件：1．《陜西省檔案工作目的管理認證原則》（）2．陜西省檔案工作目的管理認證申報審批表附件1：陜西省檔案工作目的管理認證原則（）類號項目認證內容分值1檔案工作管理機制201.1檔案管理機構及其職責①有檔案管理機構0.5分；②明確有檔案工作分管領導0.5分；③檔案工作納入到當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）發(fā)展規(guī)劃0.3分，納入到年度工作計劃當中0.3分，納入領導工作議事日程0.3分；納入到有關人員崗位職責0.3分；④檔案工作經費有保障0.5分；⑤建立了本單位檔案工作管理網(wǎng)絡0.5分；⑥檔案機構、檔案人員獲得過當?shù)攸h委、政府表揚或市級以上檔案行政管理部門表揚0.5分；⑦近3年每年有檔案工作計劃、工作總結0.3分。41.2執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)①認真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《陜西省檔案條例》等檔案工作法律法規(guī)0.5分；②采用多種形式開展或參與檔案工作法律法規(guī)學習、宣傳、征詢活動0.5分；③配合檔案行政管理部門執(zhí)法檢查0.5分；④對檔案違法行為和違法案件及時查處0.5分。21.3集中統(tǒng)一管理原則①檔案機構對當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）屬于接受范圍的各門類（載體）檔案做到了集中統(tǒng)一管理1分；②對當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）的檔案工作定期進行監(jiān)督、檢查和指導1分。21.4檔案人員基本素質①明確有檔案專（兼）職人員，保持檔案人員相對穩(wěn)定1分；②檔案人員接受檔案行政管理部門組織的業(yè)務培訓，培訓率達100%1分；近三年本單位組織檔案業(yè)務培訓或參與上級主管部門組織的檔案業(yè)務培訓0.8分；③檔案人員接受檔案專業(yè)繼續(xù)教育到達50%以上0.2分；④檔案人員具有大專以上學歷的占80%以上0.5分；⑤檔案人員評聘對應的專業(yè)技術職務0.5分；檔案人員與其他專業(yè)技術人員享有同等待遇0.5分；⑥檔案人員撰寫刊登專著、業(yè)務文章0.3分；⑦訂閱檔案報刊0.2分。51.5檔案館（室）建設①檔案庫房符合《檔案館建設設計規(guī)范》、《檔案館建設原則》規(guī)定，檔案室參照執(zhí)行1分；②檔案辦公、庫房、閱覽做到三分開1分；③檔案庫房容量及裝具滿足需要1分。31.6設施設備與安全保管條件①檔案庫房配有空調機、去濕機、溫濕度表、吸塵器、聲像檔案防磁柜、電子檔案光盤柜等，滿足防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠“八防”規(guī)定1.6分,每項0.2分；②配置了復印機、攝影機、錄音機、錄像機等設備0.4分；③制定了當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）檔案工作突發(fā)應急預案1分；④定期檢查檔案安全保管狀況，制定有檔案安全責任制，檔案安全有保障措施1分。42檔案業(yè)務建設352.1檔案業(yè)務基礎建設①建立了檔案搜集、保管、整頓編目、保密、運用、記錄、鑒定銷毀等項檔案管理規(guī)章制度，并組織實行2分,缺一項扣0.3分；②結合當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）檔案工作實際，編制了檔案分類大綱和編號措施（方案）以及歸檔范圍、檔案保管期限表3分,每項1分；③館（室）藏檔案構造合理，門類齊全1分；④近三年各門類（載體）檔案（含專門檔案）歸檔率達100%1分；⑤近三年各門類（載體）檔案歸檔完整率、精確率達95%以上1分；⑥檔案庫房有溫濕度記錄，溫濕度符合檔案管理規(guī)定1分，溫濕度超標，沒有采用措施不得分。92.2檔案業(yè)務控制措施文獻搜集、整頓、歸檔工作納入檔案專（兼）職人員崗位責任制1分；文獻搜集、整頓、歸檔工作納入有關工作程序，建立檔案部門參與重大活動檔案搜集機制1分；貫徹檔案工作“四同步”和“四參與”制度4分；建立了規(guī)范的全宗卷1分；歸檔文獻制成材料和字跡材料符合有關國標規(guī)定1分；使用符合國家規(guī)范的檔案目錄、案卷封面、檔案盒1.5分；檔案人員崗位變動時，及時辦理檔案交接手續(xù)0.5分。102.3檔案業(yè)務成效各門類（載體）文獻整頓規(guī)范，符合國家、行業(yè)有關原則規(guī)定2分；案卷目錄、卷內目錄、歸檔文獻目錄、備考表編制規(guī)范4分；歸檔章填寫規(guī)范、清晰1分；檔號編制科學，檔案實體上架排列規(guī)范2分；開展檔案記錄工作，數(shù)字精確、賬物相符，能按規(guī)定向同級檔案行政管理部門報送檔案事業(yè)記錄年報表1分；有計劃對到期檔案進行價值鑒定和開放鑒定1分；﹡對破損檔案能采用對應技術措施及時進行修復與保護1分;對國家重點檔案按有關規(guī)定組織開展急救工作，檔案室對破損檔案、載體不符合檔案保管規(guī)定的采用對應措施1分;對組織鑒定后需銷毀檔案按規(guī)定程序進行銷毀,手續(xù)齊備1分；屬于國家綜合檔案館檔案接受范圍的單位，能按照有關規(guī)定移交檔案1分；及時向綜合檔案館報送已公開現(xiàn)行文獻1分。163檔案信息化建設253.1檔案信息化基礎檔案信息化建設納入當?shù)貐^(qū)（單位）電子政務（信息化）建設規(guī)劃當中1分；檔案信息化與當?shù)貐^(qū)（單位）信息化做到了同步發(fā)展1分；配置適應工作需要的計算機、刻錄機、掃描儀等檔案信息化設備1.5分；應用了符合當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）實際的檔案管理軟件2分；對電子文獻的運行、檔案數(shù)據(jù)的存儲、提供運用采用了有效安全保障措施0.5分；對當?shù)貐^(qū)、本單位的檔案數(shù)據(jù)進行異地、異質備份1分。73.2數(shù)據(jù)庫建設建立了館（室）藏所有檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫2分（按完畢比例得分）；建立了館（室）藏所有檔案文獻級目錄數(shù)據(jù)庫3分（按完畢比例得分）；建立了館（室）藏所有資料目錄數(shù)據(jù)庫1分；對館（室）藏永久保管和運用頻繁檔案建立了全文數(shù)據(jù)庫2分（按比例得分）；建立了多媒體數(shù)據(jù)庫1分；對館（室）藏錄音帶、錄像帶等磁性載體檔案進行數(shù)字化轉換1分。103.3電子文獻歸檔建立了電子文獻歸檔制度1.5分；對當?shù)貐^(qū)（系統(tǒng)、單位）電子政務系統(tǒng)或OA辦公自動化系統(tǒng)產生的電子文獻進行有效管理1.5分。3 3.4網(wǎng)絡建設與應用國家綜合檔案館建立檔案信息網(wǎng)站，檔案室在本系統(tǒng)（單位）網(wǎng)站上建有檔案信息網(wǎng)頁或在本單位網(wǎng)站設置檔案工作欄目2分；提供計算機檢索查詢服務1分；,通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)館（室）藏檔案案卷級、文獻級目錄查詢，公布檔案信息各得1分；在局域網(wǎng)上實現(xiàn)全文閱覽1分。54檔案開發(fā)運用204.1檢索工具編制編制有多種形式檔案檢索工具。其中：編制了案卷級手檢式目錄1分；文獻級手檢式目錄2分；專題目錄1分；編制資料手檢式目錄1分。54.2檔案資料編研編纂了《檔案館指南》、《全宗簡介》、《大事記》、《組織機構沿革》、《基礎數(shù)字匯編》5分；匯編有《產品簡介》或《科研成果簡介》、《工程項目簡介》、《專題簡介》等2分；編研成果為領導決策或中心工作提供有效服務2分（公開出版物一種1分，內部資料一種0.5分，2分封頂）。94.3檔案開放運用對館藏到期檔案及時組織開放1分；﹡國家綜合檔案館建立現(xiàn)行文獻閱覽中心，開展已公開現(xiàn)行文獻運用工作1分；﹡有檔案運用效果登記（匯編）1分；檔案部門服務機制有創(chuàng)新1分。44.4檔案部門開展社會教育國家綜合檔案館被同級黨委、政府及職能部門命名為愛國主義教育基地0.5分；﹡設有檔案固定陳列展；企事業(yè)單位建立榮譽室（展室）0.5分；配協(xié)議級黨委、政府及行業(yè)主管部門中心工作，舉行專題展覽（含網(wǎng)上展覽），開展其他社會教育活動1分。﹡2注：帶﹡符號的有關條款是對檔案館所設定的，對各級機關、企事業(yè)單位檔案機構認證時不考核、不扣分。附件2：陜西省檔案工作目的管理認證申報審批表申報單位：（蓋章）申報等級：認證時間：年月日審批單位：（蓋章）證書編號：陜西省檔案局印制單位名稱從屬部門單位地址郵政編碼檔案機構情況檔案機構名稱檔案機構負責人檔案人員數(shù)量主管領導聯(lián)絡電話申請認證等級年月已獲得級檔案館（室）檔案基本情況檔案門類數(shù)量檔案起止時間備注文書檔案（卷/件）基建檔案（卷/盒）會計檔案（卷）實物檔案（件）照片檔案（冊/張）錄音、錄像（盤）電子文獻（件）其他（專門）檔案申報單位自查意見(蓋章)年