醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的常見問題及優(yōu)化措施

0引言固定資產(chǎn)是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分是醫(yī)院進行業(yè)務(wù)活動的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，對人們的健康保障和醫(yī)院的發(fā)展有十分重要的意義。隨著我國科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)的信息化管理趨勢也也逐漸凸顯出來，醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理工作也要積極打造集中管理，統(tǒng)籌使用的工作格局。以往傳統(tǒng)檔案管理方式多是電子與紙質(zhì)并存，由單一部門和人工進行管理，不僅無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，也難以實現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)精細化管理。在此背景下，本文將著重介紹醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的常見問題及優(yōu)化措施，為今后固定資產(chǎn)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。1醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的要求及意義1.1醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理要求醫(yī)院要控制好開展固定資產(chǎn)與檔案管理工作的成本，保證開展工作的成本最低化。遵循檔案整理工作合理性，加快醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案信息化管理的趨勢，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案資料，保證管理工作的與可行性[1]，保證在獲得較多效益的同時，盡量投入較少的人力成本，使得開展工作的成本達到最低化，并將此作為其他工作的重要基礎(chǔ)。落實各部門的工作和職責(zé)[2]，積極使用現(xiàn)有的信息技術(shù)手段，控制成本投入同時也要對固定資產(chǎn)和檔案管理中各個影響因素和問題進行全面考慮，并將其融入成本管理與控制工作中，實現(xiàn)檔案管理的目標[3]。除了保證成本最低化以外，醫(yī)院也要落實好各部門的工作與職責(zé)，實現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一化[4]，通過權(quán)責(zé)分配機制確保所有工作人員都能承擔(dān)自己的職責(zé)和義務(wù)，使得各部門的醫(yī)務(wù)人員積極承擔(dān)自身義務(wù)，保證在醫(yī)院能夠正常開展日常檔案管理工作，這樣也能夠幫助相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理工作進行完善，減少工作上的失誤。最后，由于醫(yī)院固定資產(chǎn)中包含較多的醫(yī)療器械及房屋建筑等相關(guān)資料的信息，資料整理與歸類的工作量較大，醫(yī)院應(yīng)將管理工作積極落實到醫(yī)院內(nèi)部，保證工作中涉及的醫(yī)療設(shè)備狀況、資料統(tǒng)籌、計算等方面的內(nèi)容能夠全面考慮，實現(xiàn)控制全面化。1.2醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的意義隨著當(dāng)前經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，市場競爭也漸漸朝著國際化的方向發(fā)展[5]。在這種背景下，醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來。固定資產(chǎn)的相關(guān)檔案記載了醫(yī)院各類固定資產(chǎn)的使用記錄，是醫(yī)院進行科學(xué)研究、醫(yī)療以及教學(xué)服務(wù)等工作的基礎(chǔ)性物質(zhì)[6]。通過這些記錄進行研究可以對醫(yī)院內(nèi)設(shè)施及設(shè)備進行全面評估和研究[7]。通過對相關(guān)的檔案資料進行分析可以掌握相關(guān)信息，對人們的健康保障和醫(yī)院的發(fā)展有十分重要的意義，能夠幫助醫(yī)院開展更好的業(yè)務(wù)，提高醫(yī)院經(jīng)營水平和發(fā)展速度；并且對醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案進行管理，還有利于完善醫(yī)院內(nèi)部的監(jiān)督工作[8]。醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案除了有形資產(chǎn)價值，也有無形資產(chǎn)價值，做好資產(chǎn)管理工作，能夠保障國有資產(chǎn)的增值，也能全面反映工作人員的工作情況以及工作內(nèi)容，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理方面有積極意義，能夠及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)運行中所存在的不合理行為，通過對設(shè)施以及各類設(shè)備進行全面評估研究，也能更好利用固定資產(chǎn)，為自身發(fā)展提供支持[9]。通過對醫(yī)院固定資產(chǎn)的采購，使用，轉(zhuǎn)移，報廢等環(huán)節(jié)進行全過程監(jiān)督，也能實現(xiàn)對醫(yī)院固定資產(chǎn)的動態(tài)管理工作，避免了醫(yī)院固定資產(chǎn)的丟失情況，使得醫(yī)院固定資產(chǎn)逐漸多樣化，在充分發(fā)揮醫(yī)院作用的同時，也能夠促進醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。2現(xiàn)階段醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理中存在的問題2.1缺乏科學(xué)完善的固定資產(chǎn)檔案管理機制《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》[10]中國家對單位檔案管理工作提出了新的要求，但現(xiàn)階段多數(shù)醫(yī)院缺少新型的管理模式管理制度不健全，責(zé)任不能明確到位[11]，導(dǎo)致醫(yī)院的固定資產(chǎn)管理工作權(quán)責(zé)范圍不明晰，工作難以落到實處；部分醫(yī)院對固定資產(chǎn)管理工作的重視程度不足，醫(yī)院資產(chǎn)管理沒有統(tǒng)一的部門，相關(guān)部門之間權(quán)限不明確，無法全面發(fā)揮出固定資產(chǎn)的管理效果；醫(yī)院各部門之間資源信息無法及時的匯總共享，分部門分開管理的工作方式，也使得管理信息較為雜亂[12]；財務(wù)部門的管理明細未能及時與總分類賬對賬，對丟失，損壞，報廢的固定資產(chǎn)不能及時核銷，長期以往，固定資產(chǎn)的真實性無法全面確保[13]，導(dǎo)致醫(yī)院固定資產(chǎn)管理工作狀態(tài)混亂。2.2醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案歸檔資料不規(guī)范目前大多數(shù)醫(yī)院在對固定資產(chǎn)檔案歸檔過程中仍采用傳統(tǒng)方式進行工作，一個科室對應(yīng)多個分散的物理空間[14]，不僅工作效率低下，在實驗記錄的數(shù)據(jù)方面也容易出現(xiàn)較多失誤；在購買設(shè)備時沒有專人的驗收，基礎(chǔ)資料不能及時歸檔，對設(shè)備儀器附件的歸檔工作不全面；在對檔案資料的管理上采用傳統(tǒng)的方式，忽視了互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)設(shè)備在此過程中發(fā)揮的重要作用，導(dǎo)致“事前做資料，事后補資料”的現(xiàn)象時有發(fā)生[15]。除此以外，部分醫(yī)院的信息技術(shù)手段較為落后，在固定資產(chǎn)檔案管理工作時仍采用手工收集整理管理的方式為主，導(dǎo)致醫(yī)院對固定資產(chǎn)的各個種類收集不及時，不詳細，部分醫(yī)院在此方面投入資金不足，沒有配備相應(yīng)的檔案管理信息軟件和平臺，固定資產(chǎn)檔案資料管理工作水平落后。2.3檔案管理團隊工作水平偏低大多數(shù)醫(yī)院的固定資產(chǎn)檔案管理隊伍水平相對滯后，無法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展要求，工作人員學(xué)習(xí)知識技術(shù)的效率較低，年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大[16]，甚至存在兼職人員，導(dǎo)致醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案的處理水平參差不齊，需要進行填補，拆卷，返工等工作，大大影響了醫(yī)院的良性發(fā)展；醫(yī)院內(nèi)部沒有平衡價值與實體的管理，缺乏嚴格的檔案管理制度，沒有建立專門的管理機構(gòu)和部門和考核機制[17]；部分醫(yī)院缺乏相應(yīng)的監(jiān)督作用，在日常使用時，使用人員或維修人員不注重日常維護，醫(yī)院的固定資產(chǎn)被隨意處置，有的尚未達到報廢標準就人為報廢；相關(guān)單位對醫(yī)院固定資產(chǎn)的把關(guān)不嚴，造成資產(chǎn)流失，造成醫(yī)院固定資產(chǎn)實體管理和價值管理一分為二，使得醫(yī)院固定資產(chǎn)造成嚴重的資源浪費。3醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化措施（1）構(gòu)建完善固定資產(chǎn)檔案的管理制度。為了使得醫(yī)院固定資產(chǎn)管理有章可循，就要增強管理意識，構(gòu)建完善的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理制度，切實保護醫(yī)院的利益。對建立的完整檔案保存制度執(zhí)行過程進行嚴格監(jiān)督，將固定資產(chǎn)檔案信息平臺建設(shè)納入管理制度中，建設(shè)崗位責(zé)任制，保證固定資產(chǎn)檔案管理的全面性，連續(xù)性和完整性。積極推進醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理制度和數(shù)據(jù)庫的結(jié)合，定時在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站上公布出固定資產(chǎn)的審批，維護，保養(yǎng)，折舊，處置，轉(zhuǎn)移等工作內(nèi)容，通過管理系統(tǒng)實現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案信息一體化管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，也提高了固定資產(chǎn)檔案管理水平，在檔案保存領(lǐng)域?qū)嵤﹪栏竦谋O(jiān)控和管理，固定資產(chǎn)管理流程如圖1所示。圖1固定資產(chǎn)管理流程（2）實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理統(tǒng)一化和系統(tǒng)化。醫(yī)院的固定資產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)構(gòu)建全過程管理模型，實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理及業(yè)務(wù)流程的有機融合，圖2為固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與各部門之間進行有效連接實現(xiàn)資料收集和管理的統(tǒng)一化，分析醫(yī)院目前的病人量以及需要的設(shè)備總數(shù)，在購置設(shè)備時將左右相關(guān)資料收集齊全，統(tǒng)一單位各各類型檔案的整理標準；及時對醫(yī)院固有資產(chǎn)的占有和使用情況進行強化調(diào)查，實現(xiàn)實時的核驗管理工作，建立重大項目資料驗收制度，同時加大自查力度，優(yōu)化技術(shù)方法，確保每一份檔案都精確無誤，有據(jù)可查。圖2固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（3）控制成本，建立信息平臺。積極利用信息化的溝通方式考察醫(yī)院固定資產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施的運營情況。在完成檔案信息數(shù)據(jù)采集之后，系統(tǒng)可以對資產(chǎn)信息自動歸檔，為檔案管理人員提供智能化的檔案操作，減輕黨管理人員的工作負擔(dān)，也進一步提升了清資核檔的力度。通過建立相關(guān)的檔案，監(jiān)管對象以及信息化的管理平臺，實現(xiàn)對國有資產(chǎn)全方位的管理，當(dāng)使用者可根據(jù)自身權(quán)限對檔案資料進行查閱，申購，使得固定資產(chǎn)的動態(tài)管理工作有更大的提高。（4）提高醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理人員的水平。對醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案收集管理工作人員加大考核力度，并將考核內(nèi)容和結(jié)果納入監(jiān)督體系中，及時對醫(yī)院固定資產(chǎn)的整理上交使用的環(huán)節(jié)進行查驗，用信息數(shù)據(jù)庫為檔案管理部門的資料系統(tǒng)化提供保障，注重提升利用和管理的效率；建立相應(yīng)的懲罰獎勵機制，讓管理工作能夠變得更加輕松，便捷；積極開展對檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)和人才引進工作，積極促進檔案管理工作人員和管理人才、一線工作人員的交流學(xué)習(xí)，及時補進信息化人才，使得其在具體的檔案檢索工具編制過程中積極采用信息技術(shù)，做到檔案全數(shù)字化管理，提升檔案資料的傳遞速度和使用效率，拓展團管理人員的晉升渠道，以增強工作人員的積極性和主動性，為醫(yī)院固定資產(chǎn)檔案管理提供人才支持，進而推動醫(yī)院的發(fā)展。4結(jié)語固定資產(chǎn)檔案管理工作在醫(yī)院經(jīng)營管理工作中占據(jù)相當(dāng)重要的位置