學(xué)習(xí)情境十七：物業(yè)檔案管理

PropertyManagementPractices物業(yè)管理實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)情境十七物業(yè)檔案管理物業(yè)管理實(shí)務(wù)CONTENT單元一知識(shí)準(zhǔn)備單元二物業(yè)檔案的收集與整理目錄單元三物業(yè)檔案的保管與利用

單元一知識(shí)準(zhǔn)備011.物業(yè)檔案概念、內(nèi)容與形式（1）概念物業(yè)檔案，是指在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的、反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理服務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，具有保存、查考利用價(jià)值的不同形式與載體的歷史記錄。1.物業(yè)檔案概念、內(nèi)容與形式（2）內(nèi)容物業(yè)檔案的內(nèi)容主要包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和查驗(yàn)文件；業(yè)主和使用人是權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料；物業(yè)運(yùn)行記錄、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄、物業(yè)管理相關(guān)合同和企業(yè)行政管理資料。1.物業(yè)檔案概念、內(nèi)容與形式（3）形式物業(yè)檔案的形式多樣，主要有檔、圖、卡、冊(cè)、表。2.物業(yè)檔案的種類

（1）流程分類（2）（3）物業(yè)入住期檔案日常物業(yè)管理期檔案物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案3.物業(yè)檔案管理的概念與歸檔范圍基本制度（1）業(yè)主檔案包括：業(yè)主和使用人、前來(lái)探訪業(yè)主和使用人的外來(lái)人員，業(yè)主大會(huì)或業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)相關(guān)的文件資料。（3）行政管理檔案包括：?jiǎn)T工管理資料、行政文件資料等。（2）物業(yè)項(xiàng)目檔案包括：產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料、裝修檔案、維修資料、秩序維護(hù)和交通管理資料、設(shè)備設(shè)施管理資料、綠化清潔資料、社區(qū)文化資料、業(yè)主反饋資料等。

單元二物業(yè)檔案的收集與整理021.物業(yè)檔案的收集（2）內(nèi)容（3）物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案的收集

（4）（1）物業(yè)入住期檔案的收集日常物業(yè)管理期檔案的收集物業(yè)檔案的更新2.物業(yè)檔案的整理鑒定分類物業(yè)檔案的更改立卷卷內(nèi)文件處理的排列案卷裝訂卷內(nèi)文件的編碼案卷封面的填制備考表的填制編制案卷脊背案卷排列案卷目錄編制1.物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（1）物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（見(jiàn)樣本71）

單元三物業(yè)檔案的保管與利用031.物業(yè)檔案的保管任務(wù)保管存放管理延長(zhǎng)物業(yè)檔案的壽命

檔案裝具

檔案的排列次序和方法

防止物業(yè)檔案的損毀

物業(yè)檔案存放位置索引保管期限維護(hù)物業(yè)檔案的安全

長(zhǎng)久存放短期存放

設(shè)立專用的檔案庫(kù)房

檔案安全檢查2.物業(yè)檔案的利用（2）內(nèi)容（3）建立完善的檢索體系（4）（1）熟悉所藏檔案的情況利用方式多樣化做好利用效果記錄工作3.物業(yè)檔案管理制度（1）檔案借閱保密制度（見(jiàn)樣本72）（2）檔案鑒定銷(xiāo)毀制度（見(jiàn)樣本73）（3）檔案庫(kù)房管理制度（見(jiàn)