合同管理辦法

湖北省楚建易網絡科技有限企業(yè)協(xié)議管理措施(試行)制度編號：CJY-ZD-FK-001第一章總則第一條為加強協(xié)議管理工作，提高協(xié)議質量，保證依法簽訂、履行、變更和解除協(xié)議，及時處理協(xié)議糾紛，維護企業(yè)的合法權益，建立和完善事前防備、事中控制、事后補救的協(xié)議風險防備機制，根據《中華人民共和國協(xié)議法》，特制定本措施。第二條本協(xié)議所指企業(yè)，為湖北省楚建易網絡科技有限企業(yè)。本措施合用于企業(yè)本級、企業(yè)各部門及未來分、子企業(yè)的協(xié)議管理。第三條本措施所稱協(xié)議是指企業(yè)在經濟活動中與自然人、法人及其他組織之間設置、變更、終止民事權利義務關系而簽訂的協(xié)議，包括協(xié)議書、具有法律約束力的其他各類法律文獻（框架協(xié)議、備忘錄、意向書、數(shù)據電文）以及即時結清的口頭協(xié)議。本措施所稱協(xié)議管理是指：企業(yè)對協(xié)議的審核、簽訂、履行、變更、解除、登記、爭議處理、監(jiān)督檢查、獎罰等行為的管理活動。本措施所稱協(xié)議經辦部門為企業(yè)內部需求并負責簽訂協(xié)議的部門；協(xié)議經辦人為詳細負責協(xié)議簽訂的企業(yè)員工。第四條協(xié)議管理是企業(yè)管理的重要內容，協(xié)議管理工作應遵照如下原則：（一）誰主張、誰簽訂、誰管理、誰負責原則。協(xié)議的簽訂由協(xié)議經辦人及協(xié)議經辦部門負責，由財務部門審查監(jiān)督，由風控部門審查及專題管理。（二）授權管理原則。協(xié)議經辦人應當按照規(guī)定的權限負責談判、簽訂協(xié)議，不得未經授權、超過授權以及越級簽訂協(xié)議。（三）依法簽訂協(xié)議原則各部門應當嚴格按照國家有關法律法規(guī)的規(guī)定簽訂協(xié)議，由協(xié)議審核部門對協(xié)議進行全面審核，保證協(xié)議的合法性。（四）先簽協(xié)議后履行原則。企業(yè)協(xié)議應當先簽訂、后履行，防止在協(xié)議履行過程中甚至履行完畢后補簽協(xié)議。（五）全過程管理原則。企業(yè)協(xié)議管理流程的分為協(xié)議的準備、簽訂、履行、終止以及登記歸檔等，實行全過程管理。（六）及時處理協(xié)議糾紛，維護企業(yè)的合法權益原則。第五條企業(yè)任何部門或員工不得運用協(xié)議損害我司利益牟取私人利益，影響我司正常的生產經營。第六條管理、參與協(xié)議工作的一切有關人員，應當為企業(yè)保守商業(yè)秘密，任何人不得以任何方式泄露在協(xié)議管理中知悉的商業(yè)秘密。第七條協(xié)議經辦部門、協(xié)議經辦人以及與協(xié)議管理有關的其他工作人員，都應當按照規(guī)定的職責、程序等認真做好協(xié)議管理工作。第二章協(xié)議管理機構、人員及其職責第八條企業(yè)波及協(xié)議業(yè)務的各職能部門，負責本部門業(yè)務協(xié)議的簽訂及履行工作。（一）辦公設備、辦公用品的采購協(xié)議，房屋租賃、裝修協(xié)議、宣傳推廣協(xié)議、勞動協(xié)議及人力資源培訓協(xié)議由綜合管理部負責。（二）技術開發(fā)、技術征詢、技術服務類協(xié)議由技術中心負責。（三）采購商、供應商入駐協(xié)議、廣告協(xié)議及金融超市板塊協(xié)議由市場部負責。（四）波及企業(yè)與各家金融機構簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議、企業(yè)與銀行簽訂的協(xié)定存款協(xié)議、構造性保本存款協(xié)議（協(xié)議）、定期存款協(xié)議（協(xié)議）、財務軟件產品及服務采購協(xié)議以及企業(yè)聘任外部中介機構簽訂的專題審計、專題資產評估、專題稅務征詢等協(xié)議由財務部負責。上述未列明的協(xié)議簽訂及履行工作，由該協(xié)議的經辦部門負責。第九條企業(yè)協(xié)議經辦部門的重要職責包括：（一）進行協(xié)議簽訂的可行性研究、業(yè)務洽談、資信調查、報審報批、授權手續(xù)、用印簽訂等詳細事務；（二）負責本部門經辦協(xié)議的初審，以及按程序提請有關部門審核、評審，呈請領導審批，依法簽訂、變更、解除協(xié)議；（三）檢查協(xié)議履行狀況，處理履行中出現(xiàn)的問題，協(xié)議不能履行或不能完全履行，應按程序及時匯報有關領導和有關部門，加強協(xié)議異常履行的監(jiān)控；（四）參與本部門業(yè)務范圍內法律文書、業(yè)務函件的協(xié)調轉達、協(xié)議糾紛的協(xié)商、處理。第十條企業(yè)風控部為協(xié)議管理部門，重要職責包括：（一）設計、建立和完善統(tǒng)一管理、分級負責的協(xié)議管理體系，制定企業(yè)協(xié)議管理規(guī)章制度并組織實行；（二）負責組織企業(yè)格式協(xié)議的編制、公布和推廣使用各類格式協(xié)議，建立和維護示范格式協(xié)議信息庫，供使用；（三）審核企業(yè)所有協(xié)議，提出法律審核意見，審核授權委托書、法人身份證明等簽約手續(xù)；（四）負責企業(yè)各類協(xié)議的編號、存檔，并檢查企業(yè)協(xié)議履行狀況；（五）搜集、整頓、分析企業(yè)協(xié)議管理信息，定期向企業(yè)領導匯報協(xié)議綜合管理工作的狀況；（六）管理本單位協(xié)議糾紛，督導和參與協(xié)議糾紛的調解、仲裁、訴訟活動。第三章協(xié)議審核第十一條企業(yè)協(xié)議的審核包括五個環(huán)節(jié)：確定/審核協(xié)議文本、審核業(yè)務風險、審核財務風險、審核法律風險及領導審批。第十二條協(xié)議審核采用書面審批方式，由協(xié)議經辦人負責《協(xié)議簽訂審批表》的簽批。第十三條法務人員負責確定/審核協(xié)議文本，重要職責包括：（一）審核經辦部門提交的協(xié)議文本或根據經辦部門提交的協(xié)商成果，搜集有關信息，確定協(xié)議文本；（二）協(xié)議的內容必須遵照《中華人民共和國民法總則》及《中華人民共和國協(xié)議法》等有關法律、法規(guī)的規(guī)定，保證條款的合法性、嚴密性和可行性。對于關鍵條款，如數(shù)量條款、質量條款、價格條款、付款方式、付款時間、違約條款等，必須保證用詞精確。（三）協(xié)議起草或審核后，法務人員應將協(xié)議文本與協(xié)議經辦部門進行溝通，并確認最終內容。第十四條協(xié)議經辦部門負責人對業(yè)務風險進行審核，重要職責包括：（一）審核協(xié)議締約方主體資格真實性、企業(yè)資質的時效與合法性，波及專營許可證或資質的，應具有對應的許可、等級、資質證書；（二）在協(xié)議確定后，對協(xié)議的履行前景進行評估，必要時，可以提出合適增長優(yōu)惠條款；（三）要根據業(yè)務發(fā)展前景來確定協(xié)議的利潤水平，確定協(xié)議與否有簽訂的必要性；（四）對協(xié)議的風險控制措施進行評估，檢查協(xié)議條款與否對也許出現(xiàn)的業(yè)務風險采用了恰當?shù)囊?guī)避措施。第十五條財務部門負責人對財務風險進行審核，重要職責包括：（一）審核協(xié)議的付款條件，采用有利的付款條件，減少企業(yè)資金成本，并提高企業(yè)的資金周轉率；（二）審核協(xié)議簽訂雙方的稅務發(fā)票開票信息及對稅務發(fā)票開票稅率、方式的約定；（三）以貸款方式支付協(xié)議貨款或其他費用時，必須考慮資金成本，從財務角度對協(xié)議的盈利性進行預測。第十六條風控部門負責人對協(xié)議法律風險進行審核，重要職責包括：（一）協(xié)議合法性的審核，即當事人有無簽訂、履行該協(xié)議的權利能力和行為能力；協(xié)議內容與否符合國家法律、法規(guī)和政策的規(guī)定；當事人意思體現(xiàn)與否真實；簽訂程序與否符合法律規(guī)定。（二）協(xié)議嚴密性的審核，即協(xié)議應具有的條款與否齊全；當事人的權利義務約定與否明確詳細；文字表述與否精確無誤。（三）協(xié)議可行性的審核，即當事人與否具有履約能力；估計獲得的經濟效益和也許承擔的風險；協(xié)議非正常履行時也許受到的經濟損失及救濟方式。（四）協(xié)議完整性的審核，即協(xié)議必要附件與否齊全，與否有締約相對方營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、授權委托書、身份證復印件等。第十七條領導審批后簽訂協(xié)議。（一）標的額為20萬（含）以上的重大協(xié)議必須通過企業(yè)總經理辦公會商議通過，并報企業(yè)董事會同意，由法定代表人簽訂或者其授權代理人簽訂。（二）標的額為10萬（含）-20萬（不含）的協(xié)議經總經理（執(zhí)行總經理）審批通過后由總經理（執(zhí)行總經理）簽訂。（三）標的額為1萬（含）-10萬（不含）如下的協(xié)議經總經理（執(zhí)行總經理）審批通過后由分管副總經理簽訂。（四）標的額為1萬（不含）如下的協(xié)議經總經理（執(zhí)行總經理）審批通過后由經辦部門負責人代表簽訂。第四章協(xié)議簽訂第十八條協(xié)議審批后，由協(xié)議經辦人提交印章管理人查對無誤后加蓋企業(yè)印章。協(xié)議蓋章應滿足如下條件：（一）協(xié)議審批表已由各審核部門簽字確認，協(xié)議原件已由分管領導簽訂；（二）協(xié)議原件已由締約相對方加蓋公章（包括落款章及騎縫章）并由法定代表人簽字，由其授權代理人簽字的，應附有授權委托書；（三）協(xié)議應附有締約相對措施定代表人身份證明文獻或身份證復印件；由其授權代理人簽字的，應附有被授權人身份證復印件；（四）協(xié)議及其他資料中締約相對方所使用的名稱、印章、聯(lián)絡方式等內容一致。第十九條簽訂兩頁以上的協(xié)議必須加蓋騎縫章（或逐頁簽字）。嚴禁在尚未最終確定的協(xié)議文本、空白簡介信、信箋紙或其他紙張上加蓋印章。嚴禁將僅有我方簽字、蓋章的未填寫或空白協(xié)議交、寄對方簽字蓋章。第二十條嚴禁用部門印章等其他印章替代協(xié)議專用章、行政印章進行協(xié)議蓋章。第二十一條協(xié)議簽訂協(xié)議過程中，我方處在優(yōu)勢地位時，必須采用企業(yè)公布的格式協(xié)議；沒有格式協(xié)議的，應當參照法律規(guī)定的示范文本。第五章協(xié)議的歸檔第二十二條簽訂協(xié)議后，企業(yè)應至少保留三份協(xié)議原件，一份留協(xié)議經辦部門保管用于后續(xù)協(xié)議履行、款項結算，其他原件交風控部門負責登記歸檔。第二十三條勞動協(xié)議應交綜合管理部門，由人事專人登記歸檔。第二十四條其他協(xié)議應交風控部門，由法務專人登記歸檔。第二十五條協(xié)議歸檔應建立統(tǒng)一內部編號及電子臺賬，實行1份協(xié)議檔案1個編號，不得重號、漏號，以便查詢調閱。第二十六條協(xié)議檔案編號由三部分構成：（一）第一部分為企業(yè)及文獻代碼：勞動協(xié)議代碼CJY-RL；其他協(xié)議代碼CJYHT。（二）第二部分為經辦部門代碼：綜合管理部代碼ZH，運行部代碼YY，市場部代碼SC，財務部代碼CW，風控部代碼FK,產品中心代碼CP，技術中心代碼JS，以此類推。勞動協(xié)議則省略此代碼。（三）第三部分為年份、月份加次序號，如01001。例如，企業(yè)員工勞動協(xié)議可編碼為CJY-RL-01001；企業(yè)其他協(xié)議檔案可編碼為CJYHT-ZH-01001。第二十七條協(xié)議檔案的歸檔范圍重要包括：（一）協(xié)議簽訂審批表。（二）協(xié)議文本及附件。（三）補充協(xié)議、變更或解除協(xié)議協(xié)議。（四）相對人營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經營許可證等資信調查資料，對方簽約人、法定代表人身份證明及授權委托書。（五）意向書、備忘錄、會議紀要。（六）往來信函、電報、傳真（包括驗收文獻、質量異議書、催款告知書等）（七）送達回執(zhí)或確認書。（八）其他有關文獻、資料。第二十八條已歸檔協(xié)議的借閱、復印、外帶等應按規(guī)定，由經辦人提交《協(xié)議使用審批表》，經部門負責人及風控部門負責人審批同意后方可進行。第二十九條法務專人應做好協(xié)議借閱、復印及外帶登記，填寫《協(xié)議使用登記表》并由經辦人簽字確認。第六章協(xié)議的履行第三十條協(xié)議依法簽訂生效后，各部門必須認真、全面、嚴格履行協(xié)議，按協(xié)議條款安排工作，及時檢查履行狀況，處理問題。第三十一條協(xié)議執(zhí)行部門發(fā)現(xiàn)締約相對方不履行或不全面、不合適履行協(xié)議，或收到對方對企業(yè)履行協(xié)議提出的異議時，應保留有關證據，書面匯報分管領導及風控部門。第三十二條風控部門應在法定或約定期限內，以法定或約定方式向對方提出異議或予以答復。第三十三條締約相對方的行為使企業(yè)難以履行協(xié)議或繼續(xù)履行也許導致企業(yè)損失時，協(xié)議執(zhí)行部門必須迅速向分管領導及風控部門匯報，由分管領導決定與否中斷或終止履行協(xié)議。第三十四條對協(xié)議履行過程中相對方的違約行為，協(xié)議執(zhí)行部門應及時查明原因，搜集證據資料，經風控部門指導按協(xié)議規(guī)定及時、合理地向對方提出索賠規(guī)定。第七章協(xié)議的變更第三十五條因協(xié)議履行狀況發(fā)生變化，企業(yè)認為需要變更協(xié)議條款的，可以向對方提出協(xié)議變更規(guī)定。第三十六條締約相對方提出協(xié)議變更規(guī)定期，應由經辦部門及風控部門審查對方理由與否合法、合理，與否符合變更條件。第三十七條對方變更協(xié)議的規(guī)定必須以書面形式提出。對方口頭（包括電話）提出變更協(xié)議規(guī)定的，經辦部門必須規(guī)定對方提供書面文獻，否則仍按原協(xié)議規(guī)定履行。經辦部門不得以對方的口頭（包括電話）答復作為協(xié)議變更的根據。第三十八條經雙方協(xié)商一致到達協(xié)議變更協(xié)議的，應由經辦人申請協(xié)議審批流程。第三十九條雙方對協(xié)議變更不能到達一致的，應繼續(xù)按照原協(xié)議履行，經辦部門應注意保留協(xié)商過程中的有關書面資料。第八章協(xié)議的解除第四十條發(fā)生法定或協(xié)議約定的協(xié)議解除情形時，經辦部門應在法律規(guī)定或協(xié)議約定的期限內，以書面形式告知締約相對方解除協(xié)議。第四十一條締約相對方提出解除協(xié)議規(guī)定的，應當以書面形式告知企業(yè)經辦部門。對方口頭（包括電話）提出解除協(xié)議規(guī)定的，經辦部門必須規(guī)定對方提供書面文獻，否則仍按原協(xié)議規(guī)定履行。第四十二條雙方協(xié)商一致同意解除的，應簽訂書面的協(xié)議解除協(xié)議。第四十三條雙方對協(xié)議解除不能到達一致的，由經辦部門及風控部門共同參與協(xié)商，協(xié)商不成的，由風控部門提請法院或仲裁機構確認。因協(xié)議解除而導致企業(yè)損失的，還應規(guī)定對方予以賠償。第九章協(xié)議爭議的處理第四十四條協(xié)議有關法律文函、答復材料，變更、解除協(xié)議的告知或復函需經風控部門審核、立案后發(fā)出。第四十五條發(fā)生協(xié)議糾紛后，經辦人、經辦部門應及時匯報風控部和有關領導，并積極參與糾紛的處理。有關案件當事人和涉案部門要積極妥善處理，協(xié)調配合，采用有效措施挽回也許導致的經濟損失，不得互相推諉，推卸責任。第四十六條因對方當事人的違約行為導致我方合法權益受到侵害的，應規(guī)定對方承擔違約責任，包括違約金、損害賠償金等。第四十七條對協(xié)議糾紛要力爭先通過協(xié)商處理，協(xié)商到達一致意見的，應及時形成書面法律文獻（包括但不限于補充協(xié)議、協(xié)議解除協(xié)議等），并加蓋雙方單位公章。第四十八條在協(xié)議糾紛處理過程中，未經風控部審核，不得向協(xié)議另一方作出實質答復、提供文獻資料。第四十九條風控部負責協(xié)議糾紛案件的訴訟或仲裁，辦理授權委托手續(xù)，需要委托外聘律師辦理的，由風控部負責。第十章獎勵與懲罰第五十條企業(yè)建立健全協(xié)議管理的獎懲制度，通過獎勵或懲罰，維護協(xié)議管理制度的嚴厲性，激發(fā)協(xié)議管理人員的積極性，不停推進協(xié)議管理水平的提高。第五十一條對符合如下條件的協(xié)議管理人員及其他協(xié)議管理配合人員，企業(yè)可視協(xié)議、案件標的額及防止、挽回經濟損失的大小予以一次性獎勵：（一）在協(xié)議簽訂過程中盡職盡責，發(fā)現(xiàn)并糾正重大缺陷使企業(yè)免受重大經濟損失的；（二）在協(xié)議履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采用補救措施防止重大經濟損失的；（三）在處理經濟糾紛中有突出奉獻使企業(yè)免受重大經濟損失的；（四）在協(xié)議管理工作中認真負責，做出突出奉獻、應予獎勵的其他情形。第五十二條有下列情形之一的，應追究有關人員責任。根據導致?lián)p失嚴重程度和責任大小，分別予以批評教育、經濟懲罰、行政處分，情節(jié)嚴重涉嫌犯罪的，移交司法機關處理：（一）違反企業(yè)的協(xié)議專題管理措施或其他規(guī)章制度，不履行協(xié)議簽訂及變更的審批流程和手續(xù)，即自行簽訂和變更協(xié)議的情形；(二)協(xié)議管理不善，丟失、毀損協(xié)議文本及有關文獻,給企業(yè)導致?lián)p失的；（三）簽訂經濟協(xié)議違反國家法律、法規(guī)和政策規(guī)定，受到法律制裁的；（四）與對方當事人惡意串通，為謀取個人利益、小團體利益而損害企業(yè)利益的；（五）在協(xié)議簽訂與履行過程中失職、失職或接受賄賂的；（六）私自刻制企業(yè)印章，與他人簽訂協(xié)議，給企業(yè)導致?lián)p失的；（七）對協(xié)議項目不進行可行性分析，對對方當事人資信狀況未進行細致考察，盲目簽訂協(xié)議，給企業(yè)導致?lián)p失的；（八）簽訂協(xié)議過程中應當使用企業(yè)公布的協(xié)議示范文本而未使用的；（九）故意隱瞞真實狀況，獲得審批而簽訂協(xié)議,給企業(yè)導致?lián)p失的；（十）應當簽訂書面協(xié)議而未簽訂的；(十一)未經企業(yè)法定代表人授權或超越代理權限，私自對外簽訂協(xié)議或出具書面承諾、無權代理或超越代理權限簽約的；(十二)在簽訂、履行協(xié)議中疏于職守，不按法律和本措施規(guī)定的程序簽訂、變更、解除協(xié)議，給企業(yè)導致?lián)p失的；(十三)泄露協(xié)議意向、商業(yè)、技術秘密或其他有關機密，給企業(yè)導致?lián)p失的；(十四)發(fā)生經濟糾紛后，不采用積極有效的措施加以處理，私自處理或隱瞞真實狀況，不配合訴訟代理人的調查取證，