公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理辦法

2-1-公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理辦法第一章總則第一條為促進(jìn)公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，結(jié)合公司實際工作，特制訂本管理辦法。第二條范圍本辦法規(guī)定了公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和相關(guān)管理要求。第二章傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作原則第三條公司根據(jù)傳統(tǒng)載體檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素，統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，結(jié)合實際，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴(yán)重的和珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化。加工涉密檔案時要按照集團(tuán)及本公司相關(guān)保密要求進(jìn)行實施。第四條傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描或信息采集、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。第五條傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、各類數(shù)字化技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。第六條應(yīng)加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和信息安全。第七條檔案原件數(shù)字化，要保證數(shù)字化后形成的電子文件與原文件的一致性，確保電子檔案的完整性、真實性、可用性和安全性。第八條公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化可采用自主完成或外包的方式進(jìn)行，做好相應(yīng)安全管理工作。第三章傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化基本要求第九條機(jī)構(gòu)及人員（一）應(yīng)建立傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等，確保數(shù)字化工作順利開展。（二）應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高調(diào)查研究水平和良好組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對外聘工作人員的審核。第十條基礎(chǔ)設(shè)施（一）應(yīng)配備專用加工場地，并進(jìn)行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。（二）應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足相應(yīng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作需要。第十一條工作方案（一）應(yīng)根據(jù)實際情況，制定科學(xué)合理的工作方案，方案應(yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容，確保傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。（二）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化對象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。（三）對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證，確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。（四）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作方案經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。第十二條管理制度（一）應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。（二）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。第十三條工作流程控制（一）應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化流程示例參見附件1。（二）應(yīng)加強(qiáng)對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作全流程安全管理。（三）應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，在傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作過程中，后端環(huán)節(jié)若發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題，應(yīng)進(jìn)行及時反饋和修正。第十四條工作文件管理（一）應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作文件，以此加強(qiáng)數(shù)字化工作管理。主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作方案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化審批書、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還包括項目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項目合同、保密協(xié)議等。部分工作文件示例參見附件2。（二）應(yīng)加強(qiáng)對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作文件管理，明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。第十五條檔案數(shù)字化外包管理（一）公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)；按照相關(guān)要求評估數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理能力。如需審查數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密資質(zhì)，檔案部門可按照相關(guān)文件要求執(zhí)行。（二）檔案部門應(yīng)指派專門人員參與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面工作。（三）在項目實施過程中，應(yīng)從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。第四章檔案數(shù)字化加工場所管理第十六條數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)在相對獨立、封閉建筑內(nèi)。第十七條數(shù)字化加工場所須配備防火、防盜、視頻監(jiān)控設(shè)施設(shè)備，確保供電穩(wěn)定，場所環(huán)境應(yīng)符合防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。第十八條數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角，視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)。數(shù)字化加工場所如設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存，視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存1年以上。檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。第十九條數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家和天津市標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。在檔案數(shù)字化加工區(qū)域外設(shè)置存放數(shù)字化加工人員私人物品的專用儲物箱柜。第二十條數(shù)字化加工場所內(nèi)不得設(shè)有能連接國際互聯(lián)網(wǎng)的信息接口，數(shù)字化加工使用的計算機(jī)禁止接入互聯(lián)網(wǎng)，外接接口應(yīng)實行全封閉管理。第五章檔案數(shù)字化加工人員管理第二十一條數(shù)字化加工場所現(xiàn)場所有工作人員必須嚴(yán)格遵守工作時間，保持良好工作狀態(tài)，無正當(dāng)理由不得遲到、早退或缺勤；嚴(yán)格遵守考勤制度，嚴(yán)禁代打考勤卡。第二十二條數(shù)字化工作人員存放隨身物品配置專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置。第二十三條數(shù)字化加工場所內(nèi)不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦、U盤、硬盤等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。第二十四條工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。第二十五條工作人員不得損毀、涂改重要文件或公物，不得偽造或盜用公司印章，不得利用公司名義招搖撞騙。第二十六條工作人員不得將任何與本業(yè)務(wù)無關(guān)人員帶入掃描場地，如有業(yè)務(wù)辦理需要，需要來訪人員出具帶有相關(guān)身份信息并加蓋來訪單位公章的介紹信，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。第二十七條工作人員嚴(yán)格保證檔案資料安全與保密，簽署保密協(xié)議，保守集團(tuán)公司秘密，嚴(yán)禁泄密。第二十八條工作人員應(yīng)不定期對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。第六章傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作流程第二十九條檔案出庫（一）檔案人員應(yīng)按照傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，經(jīng)清點無誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。（二）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放傳統(tǒng)載體檔案，并對傳統(tǒng)載體檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作，確保傳統(tǒng)載體檔案安全。第三十條紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理（一）確定掃描頁原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。（二）編制頁號應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號，并將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。（三）目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備1.應(yīng)按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件，規(guī)范檔案目錄內(nèi)容。2.對需在目錄數(shù)據(jù)庫中標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。（四）拆除裝訂應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，注意保護(hù)檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。（五）技術(shù)修復(fù)1.破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。2.折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。第三十一條錄音錄像檔案數(shù)字化前處理（一）確定信息采集范圍原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的錄音錄像檔案信息全部采集,不宜進(jìn)行挑選采集,確有不需要采集的對象應(yīng)加以標(biāo)注。（二）檔案檢查1.對錄音錄像檔案載體進(jìn)行外觀檢查,如出現(xiàn)下列情況,應(yīng)對錄音錄像檔案載體進(jìn)行適度的清洗或修復(fù)等技術(shù)處理。（1）檔案載體物理形態(tài)出現(xiàn)卷曲、變形、劃傷、脆裂、粘連、磁粉脫落等情況。（2）檔案載體出現(xiàn)可見性微斑、變色、生霉等情況。（3）檔案載體出現(xiàn)受潮,灰塵附著等情況。（4）影響錄音錄像檔案數(shù)字化的其他情況。2.檢查聲音，畫面的質(zhì)量，對存在的問題進(jìn)行記錄。3.記錄錄音錄像檔案載體編號、載體類型等信息。4.對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。第三十二條目錄數(shù)據(jù)庫建立（一）應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T18對檔案著錄的要求。（二）數(shù)據(jù)庫應(yīng)可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，便于數(shù)據(jù)交換。（三）數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)保持檔案內(nèi)在聯(lián)系，有利于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的管理和利用。（四）應(yīng)將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化前處理工作中對檔案目錄修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。（五）可采用計算機(jī)自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行修改。第三十三條紙質(zhì)檔案掃描（一）基本要求檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后，數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。（二）掃描設(shè)備1.選擇掃描設(shè)備應(yīng)注意對檔案實體的保護(hù)，盡量采用對檔案實體破環(huán)性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。2.超出使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠重疊，并且采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接，重疊尺寸應(yīng)不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。3.對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案，為方便直觀顯示原件大小，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小等信息。4.應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。（三）掃描色彩模式1.為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式利用，宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。2.頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。3.頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。4.頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。（四）掃描分辨率1.掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。2.掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，掃描分辨率不小400dpi。3.如有計算機(jī)輸出縮微攝影(COM)、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率不小于300dpi；需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率不小于600dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。（五）存儲格式1.紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用需求而定。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。3.同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。（六）圖像命名1.應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保其唯一性。2.應(yīng)將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。3.數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，應(yīng)采用該檔案的檔號對圖像命名。4.應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。第三十四條紙質(zhì)檔案圖像處理（一）圖像拼接對分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的整體性。拼接時確保拼接處平滑融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。（二）旋轉(zhuǎn)及糾偏對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，對出現(xiàn)偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。（三）裁邊如需對數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延2mm~3mm處裁剪圖像。（四）去污如需對數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。（五）圖像質(zhì)量檢查1.數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應(yīng)重新掃描。2.對于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時改正。3.數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。4.對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。第三十五條錄音錄像檔案信息采集（一）基本要求1.應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后的數(shù)字音視頻信息清晰、完整、不失真，聲音和畫面效果最接近檔案原貌。2.應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對從庫房調(diào)用的錄音錄像檔案進(jìn)行溫濕度平衡調(diào)整后方可進(jìn)行信息采集。（二）信息采集設(shè)備1.信息采集設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實體的保護(hù)，盡量采用對檔案實體破壞性小的信息采集設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。2.在信息采集前，應(yīng)對相應(yīng)的采集設(shè)備進(jìn)行清潔，檢查和調(diào)整，并設(shè)定正確的參數(shù)。3.應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)，保養(yǎng)。（三）技術(shù)參數(shù)1.錄音檔案數(shù)字化的技術(shù)參數(shù)應(yīng)滿足下列要求：（1）采樣率：不低于44.1kHz。對于珍貴或有特別用途的錄音檔案,采樣率不低于96kHz。（2）量化位數(shù)：24bit。（3）聲道：以原始聲道數(shù)記錄。（4）文件格式:WAVE格式。2.錄像檔案數(shù)字化的技術(shù)參數(shù)應(yīng)滿足下列要求:（1）視頻編碼格式：采用H.264或MPEG-2IBP。對于珍貴或有特別用途的錄像檔案,可采用無壓縮的方式。（2）幀率：與檔案原件相同。（3）畫面寬高比：與檔案原件相同。（4）分辨率：采集為標(biāo)清視頻時分辨率為720×576(檔案原件為PAL制式、SECAM制式)或720×480(檔案原件為NTSC制式)；采集為高清視頻時分辨率不低于1920×1080。（5）色度采樣率：采集為標(biāo)清視頻時色度采樣率不低于4∶2∶0,采集為高清視頻時色度采樣率不低于4∶2∶2。（6）視頻量化位數(shù)：不低于8bit。對于珍貴或有特別用途的錄像檔案，視頻量化位數(shù)不低于10bit。（7）視頻比特率：采集為標(biāo)清視頻時視頻比特率不低于8Mbit/s,采集為高清視頻時視頻比特率不低于16Mbit/s。（8）音頻編碼格式：PCM。（9）音頻采樣率：不低于48kHz。（10）音頻量化位數(shù)：不低于16bit。對于珍貴或有特別用途的錄像檔案音頻量化位數(shù)采用24bit。（11）聲道：以原始聲道數(shù)記錄。（12）文件格式：AVI或MXF格式。（四）文件切分與著錄1.對于同一物理載體中記錄多個不同主題錄音錄像檔案的,應(yīng)根據(jù)每個主題的起止時間,在采集時按照主題進(jìn)行切分,針對每個主題按照DA/T18的要求進(jìn)行著錄,并根據(jù)錄音錄像檔案的特點進(jìn)行深層次的著錄,將結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫,形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。檔號的編制方法應(yīng)符合本檔案部門的檔號編制規(guī)則。2.音視頻文件的首尾空白無內(nèi)容的部分如果時間過長,可進(jìn)行適當(dāng)剪切,在聲音或畫面開始前和結(jié)束后各保留5s左右的空白。（五）文件命名1.應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對音視頻文件命名,并確保唯一性。2.一條目錄對應(yīng)采集后的多個音視頻文件時,可按檔號與順序號的組合對音視頻文件命名。3.應(yīng)科學(xué)建立音視頻文件的存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。（六）質(zhì)量檢查信息采集完成后,應(yīng)通過播放、對比檔案原件和采集到的音視頻文件等方式進(jìn)行質(zhì)量檢查。存在音視頻不清晰、不同步等差錯,不符合音視頻質(zhì)量要求時,屬于采集問題的,應(yīng)對該檔案進(jìn)行重新采集。（七）檔案恢復(fù)數(shù)字化工作完成后,應(yīng)對錄音錄像檔案進(jìn)行整理恢復(fù),對于帶式檔案,應(yīng)在數(shù)字化完成后進(jìn)行倒帶操作。（八）音視頻處理音視頻文件在提供利用前,針對原始音視頻文件的拷貝文件,可采用壓縮比更高的編碼格式進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換;可進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕翟?振幅標(biāo)準(zhǔn)化等處理以抑制和去除噪音,爆音；可對影像畫面進(jìn)行去蒙塵、去劃痕、校色、畫面穩(wěn)定處理等。第三十六條數(shù)據(jù)掛接（一）應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。（二）逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。第三十七條數(shù)字化成果驗收與移交（一）驗收方式1.檔案部門成立專項驗收組，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收。2.采用計算機(jī)自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式，對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收檢驗。（二）驗收內(nèi)容1.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。2.應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度以及必填項是否填寫等。3.應(yīng)對元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。4.應(yīng)對數(shù)字圖像進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。5.應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的數(shù)字圖像掛接的準(zhǔn)確性等。6.應(yīng)對工作文件進(jìn)行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。7.應(yīng)對存儲載體進(jìn)行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。（三）驗收指標(biāo)能夠采用計算機(jī)自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機(jī)自動檢驗的方式進(jìn)行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法用計算機(jī)自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。（四）驗收結(jié)論1.每批傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗達(dá)到第三十七條（二）和（三）的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗收。2.驗收完成后應(yīng)經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結(jié)論，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。（五）移交驗收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作方案及時移交，并履行交接手續(xù)。第三十八條檔案歸還入庫（一）檔案裝訂傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。（二）檔案歸還入庫按照檔案入庫相關(guān)要求對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行處理和清點，并履行檔案入庫手續(xù)。第七章附則第三十九條本辦法由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。第四十條本辦法自發(fā)布之日起實施。附件1.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化流程2.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理登記表附件1傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化流程傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化流程示例見圖A。圖A傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化流程附件2傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理登記表傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理登記表示例見表1~表8。表1傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化審批書批次數(shù)字化對象檔案部門意見數(shù)字化意見：部門負(fù)責(zé)人：年月日保管意見：部門負(fù)責(zé)人：年月日單位意見現(xiàn)批準(zhǔn)對等全宗共計卷（件）傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化。法定代表人：（單位簽章）年月日表2傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化審批書全宗號：目錄號：案卷號：進(jìn)度¨數(shù)字化前處理¨前處理質(zhì)檢¨數(shù)據(jù)庫建立¨目錄質(zhì)檢¨檔案掃描¨圖像處理¨圖像質(zhì)檢¨數(shù)據(jù)掛接¨掛接質(zhì)檢¨數(shù)據(jù)驗收¨裝訂還原流程數(shù)字化前處理前處理質(zhì)檢數(shù)據(jù)庫建立目錄質(zhì)檢檔案掃描圖像處理圖像質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接掛接質(zhì)檢數(shù)據(jù)驗收裝訂還原整理編頁目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備技術(shù)修復(fù)前處理質(zhì)檢備注數(shù)據(jù)錄入備注目錄質(zhì)檢備注檔案掃描備注圖像處理備注圖像質(zhì)檢備注數(shù)據(jù)掛接備注掛接質(zhì)檢備注數(shù)據(jù)驗收備注裝訂還原備注完成人員完成時間表3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化前處理工作單全宗號：目錄號：案卷號：件號編頁起始號需掃描頁數(shù)特殊情況記錄頁面修整頁號頁面修復(fù)完成情況總體質(zhì)量檢查備注檔案整理人：