公司電子文件歸檔管理辦法

12-11-第一章總則第一條為指導(dǎo)公司電子文件歸檔工作規(guī)范化進(jìn)行，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際工作，特制訂本辦法。第二條本辦法規(guī)定了公司電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，以及電子檔案管理過程中存儲格式、歸檔接口方式和元數(shù)據(jù)管理辦法。第三條本辦法適用于公司電子文件的歸檔管理工作。第二章電子文件歸檔范圍第四條電子文件歸檔范圍（一）反映集團(tuán)公司及各單位職能活動，具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。（二）電子文件歸檔范圍包括各業(yè)務(wù)活動中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括天津港智慧工作平臺及其他職能活動業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。（三）電子文件有相應(yīng)紙質(zhì)載體的，參照《公司關(guān)于印發(fā)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定的通知》確定電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限。對無相應(yīng)紙質(zhì)或無法輸出成紙質(zhì)的電子文件的歸檔范圍和其保管期限，應(yīng)根據(jù)各種載體特點和各類檔案價值，將其進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，先由檔案部門提出原則和初步意見后，檔案部門會同業(yè)務(wù)部門和信息技術(shù)部門共同研究確定，最后由單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)確認(rèn)。第五條電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍（一）應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。（二）文書類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)按照DA/T46-2009等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，至少包括：全宗號、全宗名稱、所屬部門名稱、部門編號、題名、所屬部門、保管期限、成文日期、責(zé)任者、文件編號、文件年度、主題詞、載體單位、載體類型、密級、備注、頁數(shù)、移交編號、檔號、件數(shù)、文號、盒號等。（三）會計類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：檔號、全宗號、全宗名稱、所屬部門名稱、部門編號、大類、分類、題名、開始日期、歸檔單位、保管期限、結(jié)束日期、歸檔時間、年度、張數(shù)或冊數(shù)、原憑證號、備注等。（四）建設(shè)項目類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：全宗號、全宗名稱、所屬部門名稱、部門編號、流水號、檔號、分類、題名、保存數(shù)量、頁數(shù)、年度、編制日期、編制單位、歸檔日期、歸檔單位、保管期限、保管單位、主題詞、密級、備注等。（五）聲像類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：全宗號、全宗名稱、所屬部門名稱、部門編號、分類、題名、錄制日期、歸檔單位、歸檔日期、錄制單位、載體數(shù)量、拍攝日期、照片張數(shù)、載體單位、拍攝地點、底片張數(shù)、載體類型、拍攝者、保管期限、開始日期、結(jié)束日期、備注等。（六）實物類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：全宗號、全宗名稱、所屬部門名稱、部門編號、分類、題名、密級、保管期限、檔號、歸檔日期、年度、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、榮譽(yù)級別、控制標(biāo)識、備注等。第三章電子文件的收集與整理第六條電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集（一）應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成電子文件的收集，聲像類電子文件及在單臺計算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集，應(yīng)由電子文件形成部門基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)或手工完成。（二）應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：1.同一業(yè)務(wù)活動形成的電子文件應(yīng)齊全、完整；2.電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整，電子公文格式要素應(yīng)符合GB/T9704--2012有關(guān)要求；3.在計算機(jī)輔助設(shè)計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整；4.聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動的主要內(nèi)容、人物和場景等；5.郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時,應(yīng)同時收集網(wǎng)站設(shè)計文件、維護(hù)手冊等；6.以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時,應(yīng)同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。（三）智慧工作平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)按第五條要求,在電子文件擬制、辦理過程中采集文書、業(yè)務(wù)類電子文件元數(shù)據(jù)。第七條電子文件的整理（一）在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成紙質(zhì)文件的整理。（二）根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，選擇以件或卷為管理單位整理電子文件。整理活動應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。（三）電子文件的整理應(yīng)由電子文件形成部門基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)或手工完成。（四）歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年。第四章電子文件歸檔與電子檔案編目第八條電子文件歸檔程序與要求（一）電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中，完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記等主要歸檔程序。（二）清點、核實電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。（三）對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定,包括：1.電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成收集和歸檔應(yīng)符合制度要求；2.電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應(yīng),數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整；3.電子文件與元數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合第十條和十一條有關(guān)要求;4.以專有格式歸檔的,其專用軟件、技術(shù)資料等應(yīng)齊全、完整；5.加密電子文件已解密；6.電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)傳輸、移交；7.電子文件無病毒,電子文件離線存儲介質(zhì)無病毒、無損傷、可正常使用。（四）檔案形成部門應(yīng)將清點、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫，自動采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過計算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過程中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。（五）依據(jù)清點、鑒定結(jié)果,按批次或歸檔年度填寫電子文件歸檔登記表(見附件)，完成電子文件的歸檔。第九條電子文件歸檔時間與歸檔方式（一）電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔,歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。（二）基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì),應(yīng)采用在線歸檔或離線歸檔方式,完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。（三）結(jié)合天津港智慧工作平臺及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實際，應(yīng)確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明，歸檔接口通常包括但不限于以下兩種：1.WebService歸檔接口；2.離線數(shù)據(jù)歸檔接口。第十條電子文件歸檔格式（一）電子文件歸檔格式具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能。（二）電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T47-2009執(zhí)行,可采用PDF、PDF/A格式。（三）以文本、圖文件形成的文書、科技類電子文件按以下要求歸檔：電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式,其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、DOCX、TIF、PDF等通用格式歸檔。（四）照片類電子文件應(yīng)以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件應(yīng)以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件應(yīng)以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集歸檔一套MXF格式文件。第十一條電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式（一）應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。（二）經(jīng)智慧平臺系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式：1.選擇第九條（一）和（三）所述歸檔接口時,可以XLS、XML等任一格式歸檔；2.選擇第九條（二）所述歸檔接口時，可與電子文件一并由天津港智慧平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫模塊。（三）聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺計算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS等格式歸檔。第十二條電子檔案的編目（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行同步整理審核、編制檔號等編目活動。（二）對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結(jié)果應(yīng)進(jìn)行審核和確認(rèn),對不合理或不準(zhǔn)確的應(yīng)進(jìn)行修正。（三）在整理審核基礎(chǔ)上,對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序,并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級檔號。（四）采用文件級檔號或唯一標(biāo)識符，為電子檔案及其組件重命名,同時更新相應(yīng)的計算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。（五）應(yīng)按照DA/T18-1999以及第五條給出的要求對電子檔案、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄，規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征。（六）完成整理編目后，將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)正式庫，并參照第七條給出的要求分類，有序存儲電子檔案及其組件。第十三條檔號編制要求（一）對已經(jīng)完成分類、組成保管單位及排序的電子文件進(jìn)行編制檔號，檔號編制規(guī)則參照集團(tuán)公司業(yè)務(wù)實際要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，及電子檔案全程管理要求等確定。（二）檔號能唯一標(biāo)識全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。（三）以檔號作為電子檔案命名要素時，計算機(jī)文件名應(yīng)能在計算機(jī)存儲器中唯一標(biāo)識、有序存儲全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。第五章附則第十四條