會議的策劃與準(zhǔn)備-會議機(jī)構(gòu)的組成與人員選擇（會議策劃組織課件）

會前計(jì)劃與準(zhǔn)備目錄Contents會議計(jì)劃任務(wù)1任務(wù)2會議機(jī)構(gòu)的組成和人員的選擇任務(wù)3會議預(yù)算任務(wù)4會議選址和布置任務(wù)5會議文件的準(zhǔn)備Part01項(xiàng)目描述會議前的策劃與準(zhǔn)備是保證會議順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。秘書人員應(yīng)該盡可能對會議的全過程進(jìn)行周密地計(jì)劃，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，特別是對一些可能出現(xiàn)的意外事情，考慮周全，并做好相應(yīng)的物質(zhì)和心理準(zhǔn)備。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)任務(wù)二會議機(jī)構(gòu)的組成和人員的選擇了解會務(wù)機(jī)構(gòu)包括的內(nèi)容1熟悉會務(wù)人員的分工及注意事項(xiàng)2Part03任務(wù)導(dǎo)入如果讓你來組織一場大型會議，需要成立一個會議機(jī)構(gòu)，你會怎樣策劃和安排？并說說，會務(wù)人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？該怎樣選擇合適的會務(wù)人員？Part04項(xiàng)目驅(qū)動常見的會議機(jī)構(gòu)包括：010203秘書組：負(fù)責(zé)會議文字工作及領(lǐng)導(dǎo)者期間交辦的各種任務(wù)。材料組：負(fù)責(zé)會議材料的印制、發(fā)放、保管、回收以及會后材料的匯集、歸檔工作。組織組：負(fù)責(zé)會議代表的編組和簽到、代表資料的審查、會議協(xié)調(diào)、會議進(jìn)程的控制等。一、組成會議機(jī)構(gòu)Part04項(xiàng)目驅(qū)動04050607技術(shù)組：負(fù)責(zé)會議各種設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)溝通、宣傳報(bào)道，還負(fù)責(zé)會議的攝影、錄音、錄像等工作。后勤組：負(fù)責(zé)會議期間的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娛樂，各種生活用品的供應(yīng)，各種票證的準(zhǔn)備與制作，返程車船機(jī)票的預(yù)訂工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會議的安全保衛(wèi)和保密工作。常見的會議機(jī)構(gòu)包括：一、組成會議機(jī)構(gòu)Part04項(xiàng)目驅(qū)動選擇會務(wù)人員既要考慮工作人員的興趣、能力、工作方式和工作特點(diǎn)，也要考慮性格、意愿、需要等心理因素，盡可能做到人盡其用。二、選擇會務(wù)人員（一）如何選擇與會人員Part04項(xiàng)目驅(qū)動[]一般而言，秘書組和組織組需要個性外向，語言能力強(qiáng)，善于溝通，應(yīng)變能力好的人員；后勤組和材料組需要工作細(xì)心，踏實(shí)穩(wěn)重，思維周密的人員；技術(shù)組要求專業(yè)知識扎實(shí)，動手能力強(qiáng)，能夠處理各種現(xiàn)場問題的人員；宣傳組需要有一定藝術(shù)修養(yǎng)，有一定設(shè)計(jì)能力，熟悉各種宣傳手段的人員；保衛(wèi)組需要冷靜堅(jiān)定，目光敏銳，觀察力強(qiáng)，反應(yīng)敏捷，動作迅速的人員。二、選擇會務(wù)人員（二）與會人員的標(biāo)準(zhǔn)Part05技能訓(xùn)練某省衛(wèi)生系統(tǒng)準(zhǔn)備舉辦一次學(xué)術(shù)研討會，為了保證會議效果，決定將會議地址定在黃岡區(qū)黃梅縣的小池塘。秘書小李在起草會議通知時將會議地點(diǎn)寫為：黃岡（黃梅小池）。有相當(dāng)多的會議代表趕到黃岡市后才得知，黃梅縣小池鎮(zhèn)是黃岡地區(qū)的一個鎮(zhèn)，距離黃岡市還有好幾十公里，不得不再轉(zhuǎn)車前往。結(jié)果會議開始后的第二天還有些代表沒有趕到，直接影響了會議的進(jìn)程。辦公室主任事后批評了小李，但小李卻不以為然，認(rèn)為自己并沒有寫錯，是代表們的理解有問題。案例：學(xué)術(shù)研討會Part05技能訓(xùn)練根據(jù)你的理解談?wù)劄槭裁匆獙?wù)人員分成若干個小組？如果你是面試官，來挑選會務(wù)人員，你會注重會務(wù)人員的哪些素質(zhì)？自測你認(rèn)為小李錯了嗎，錯在什么地方？通過這個案例，你認(rèn)為秘書人員會務(wù)工作的要求是什么？討論P(yáng)art06學(xué)習(xí)反思與評價學(xué)習(xí)