新版合同管理制度

協(xié)議管理制度為明確各部門的協(xié)議管理的職責和規(guī)定，切實推進全企業(yè)項目協(xié)議管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風險，維護企業(yè)利益，增進企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強協(xié)議管理，防止失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《協(xié)議法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合企業(yè)的實際狀況，制定本管理制度。一、協(xié)議檔案特點協(xié)議檔案除具有一般檔案共性外，還具有如下的特點。1、突出的根據(jù)憑證性根據(jù)憑證性，是協(xié)議檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法簽訂的協(xié)議對當事人具有法律的約束力。協(xié)議的簽訂、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地根據(jù)協(xié)議檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場經(jīng)濟體制下，協(xié)議檔案時維護當事人合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起領(lǐng)導、管理部門以及檔案工作者的重視。2、時效性強時效是一種法律術(shù)語，指時間在法律上的效力。時間自身就是一種法律事實，可以引起一定的法律后果?！秴f(xié)議法》《民法》等許多有關(guān)法律對在協(xié)議的要約、承諾、履行以及爭議處理各個不一樣階段內(nèi)協(xié)議的效力以及當事人多種權(quán)力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規(guī)定，可以說時效性特性貫穿于協(xié)議一直。3、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高協(xié)議要對當事人有法律的約束力，其自身必須具有法律規(guī)定的許可性，即對于協(xié)議自身與否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具有法律所規(guī)定的特定形式，該協(xié)議就不具有法律效力，視為無效協(xié)議。在訴訟中，要證明一種協(xié)議法律效力的成立，就應(yīng)當以法律規(guī)定的特定形式去加以證明。而在協(xié)議檔案管理工作中常常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題，原因正是對協(xié)議形式與內(nèi)容的規(guī)范性規(guī)定不甚理解，以致在搜集、保管過程中缺失了協(xié)議檔案的若干構(gòu)成部分，導致協(xié)議檔案法律效力的部分乃至所有的喪失，導致當事人合法權(quán)益受到損害。這些就是設(shè)置專人專管的重要性。二、協(xié)議實行統(tǒng)一管理和寄存：1、企業(yè)綜合部對所有協(xié)議原件實行統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)分企業(yè)、各部門應(yīng)分別建立健全協(xié)議文檔的形成、積累、整頓、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責協(xié)議文檔管理。所有企業(yè)需要的協(xié)議原件由綜合部設(shè)專人集中統(tǒng)一保管。記載協(xié)議名稱、數(shù)量、時間、部門。保證協(xié)議的及時性、持續(xù)性、有效性、安全性。以保證協(xié)議完整、完全和有效運用。2、企業(yè)檔案室負責企業(yè)各類協(xié)議和復(fù)印件的寄存。各部門因業(yè)務(wù)需要協(xié)議復(fù)印件的,指定專人統(tǒng)一到檔案室領(lǐng)取,并按企業(yè)協(xié)議管理規(guī)定辦理有關(guān)登記立案手續(xù)。3、各子企業(yè)的協(xié)議由各子企業(yè)負責辦理年檢、升級等工作，集團企業(yè)協(xié)議管理員負責督促、指導、征詢、檢查、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整頓、保管企業(yè)所有協(xié)議文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務(wù)分企業(yè)、各部門的協(xié)議管理工作。4、財務(wù)發(fā)票及有價證券由財務(wù)部統(tǒng)一管理。5、協(xié)議文檔管理可以以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。6、保留的協(xié)議文檔每年清理查對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究有關(guān)人員責任。7、協(xié)議管理員要加強對協(xié)議檔案的記錄工作，要以原始記錄為根據(jù)，編制協(xié)議記錄清單。8、協(xié)議管理員應(yīng)根據(jù)實際需要編制協(xié)議檔案檢索工具，以便有效地開展協(xié)議文檔的查詢、運用工作。三、協(xié)議檔案管理應(yīng)著眼于全局有別于一般文書檔案，協(xié)議檔案的搜集、整頓和組卷均有很大的不規(guī)律性，不也許指望它會像一般文書檔案那樣準時、定期送上門來，稍不留心，就會出現(xiàn)遺漏。因此，在協(xié)議檔案的搜集、整頓過程中，協(xié)議檔案管理人員應(yīng)當與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進行合作，明確協(xié)議檔案的詳細內(nèi)容，理解協(xié)議的履行狀況，從而確定協(xié)議檔案的歸檔范圍，并隨狀況的變化不停進行修訂和補充，從而使協(xié)議檔案及時、完整地歸檔有了制度保證。在實際的工作過程中，協(xié)議檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待搜集到的協(xié)議檔案材料，為此后也許出現(xiàn)的該協(xié)議的多種有關(guān)或補充材料留下余地。在提供檔案協(xié)議運用時，可以及時積極地提供有關(guān)材料上門服務(wù)。綜上所述，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證協(xié)議檔案搜集的完整、及時，進而發(fā)揮應(yīng)有功能，維護當事人的合法權(quán)益。搜集應(yīng)及時這規(guī)定檔案工作人員理解協(xié)議的辦理狀況，正式協(xié)議文本簽字典禮都應(yīng)到場，協(xié)議文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時搜集歸檔。對于其他有關(guān)的協(xié)議材料已經(jīng)履行過程中當事人之間所有有關(guān)協(xié)議內(nèi)容的意思體現(xiàn)信件、催告函件等，也應(yīng)采用隨時搜集的措施歸檔，防止協(xié)議檔案的遺漏及時效的損失。搜集范圍應(yīng)注意全面與精確通過對協(xié)議檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，我們可以懂得，人們對協(xié)議檔案的全面性與精確性的規(guī)定較之于其他種類的檔案要高諸多。這就規(guī)定檔案管理專人熟悉有關(guān)的法律法規(guī)，理解協(xié)議的辦理狀況，保證不遺漏與協(xié)議有關(guān)的檔案材料，可以精確、有力地反應(yīng)當事人的合法權(quán)益。提供運用應(yīng)注意規(guī)范鑒于協(xié)議檔案的重要意義，檔案部門在提供運用時，除特殊狀況時一般不應(yīng)提供協(xié)議文本原件，而是提供復(fù)印件，既以便了運用又減少了磨損，同步對協(xié)議檔案的查閱也應(yīng)制度化，對于事關(guān)單位機密的協(xié)議檔案應(yīng)采用保密措施，以免泄露單位機密。四、檔案管理與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作互動要做好檔案協(xié)議的管理工作，離不開業(yè)務(wù)部門的合作與支持。同步，檔案部門也可以發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務(wù)部門定期檢查協(xié)議的辦理狀況，對辦理完畢的新協(xié)議或補充協(xié)議等及時歸檔，清理遺漏的協(xié)議材料，對有期限規(guī)定的協(xié)議的辦理狀況進行通報督促。還應(yīng)大力宣傳協(xié)議檔案的重要意義與有關(guān)的法律知識，加強業(yè)務(wù)部門的檔案意識，為協(xié)議檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。五、企業(yè)協(xié)議的借用、借出及復(fù)印程序：各部門因工作急需借用企業(yè)有關(guān)協(xié)議，須出據(jù)書面申請，并在申請上注明使用時間、事由及有關(guān)事項。經(jīng)領(lǐng)導同意后，到行政部門辦理借用登記手續(xù)。使用協(xié)議的部門和當事人，應(yīng)妥善保管，不得遺失。用完及時償還。如協(xié)議遺失，應(yīng)及時向行政部匯報。凡遺失協(xié)議所導致的一切經(jīng)濟損失和法律責任均由借用當事人或部門承擔和賠償。六、管理制度細則1、企業(yè)對外簽訂的各類協(xié)議一律合用本制度。2、協(xié)議管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好協(xié)議管理，對于企業(yè)經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的獲得，均有積極的意義。各級領(lǐng)導干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好企業(yè)以“重協(xié)議、守信譽”為關(guān)鍵的協(xié)議管理工作。 3、協(xié)議談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與有關(guān)部門負責人共同參與，不得一種人直接與對方談判協(xié)議。4、簽訂協(xié)議必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂協(xié)議，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須對本企業(yè)負責。5、簽約人在簽訂協(xié)議之前，必須認真理解對方當事人的狀況。6、協(xié)議除即時清結(jié)者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一協(xié)議文本。7、協(xié)議對各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、詳細，文字體現(xiàn)要清晰、精確。8、簽訂協(xié)議：除協(xié)議履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議協(xié)議由我方所在市人民法院管轄。9、任何人對外簽訂協(xié)議，都必須以維護我司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不容許在簽訂協(xié)議步假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。10、協(xié)議在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導審查同意后，方能正式簽訂。11、協(xié)議原則上由部門負責人詳細經(jīng)辦，擬訂草稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按協(xié)議審批權(quán)限審批。重要協(xié)議必須經(jīng)法律顧問審查。協(xié)議審查的要點是：（1）、協(xié)議的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該協(xié)議的權(quán)利能力和行為能力；協(xié)議內(nèi)容與否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。（2）、協(xié)議的嚴密性。包括：協(xié)議應(yīng)具有的條款與否齊全；當事人雙方的權(quán)利、義務(wù)與否詳細、明確；文字表述與否確切無誤。（3）、協(xié)議的可行性。包括：當事人雙方尤其是對方與否具有履行協(xié)議的能力、條件；估計獲得的經(jīng)濟效益和也許承擔的風險；協(xié)議非正常履行時也許受到的經(jīng)濟損失。12、根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，協(xié)議還應(yīng)當或可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、同意，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。13、協(xié)議依法成立，既具有法律約束力。一切與協(xié)議有關(guān)的部門、人員都必須本著“重協(xié)議、守信譽”的原則。嚴格執(zhí)行協(xié)議所規(guī)定的義務(wù)，保證協(xié)議的實際履行或全面履行。14、協(xié)議履行完畢的原則，應(yīng)以協(xié)議條款或法律規(guī)定為準。沒有協(xié)議條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。15、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負責人應(yīng)隨時理解、掌握協(xié)議的履行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，導致協(xié)議不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責任。16、在協(xié)議履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，竭力保障協(xié)議的履行。如實際履行或合適履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除協(xié)議步，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。17、對方當事人提出變更、解除協(xié)議的，應(yīng)從維護我司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。18、變更、解除協(xié)議，必須符合《協(xié)議法》的規(guī)定，并應(yīng)在企業(yè)內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。19、變更、解除協(xié)議的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。20、變更、解除協(xié)議，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。21、變更、解除協(xié)議的協(xié)議在未到達或未同意之前，原協(xié)議仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊狀況經(jīng)雙方一致同意的例外。22、因變更、解除協(xié)議而使當事人的利益遭受損失的，除法律容許免責任的以外，均應(yīng)承擔對應(yīng)的責任，并在變更、解除協(xié)議的協(xié)議書中明確規(guī)定。23、以變更、解除協(xié)議為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。24、協(xié)議在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《協(xié)議法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。25、協(xié)議糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問負責處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須詳細負責究竟。26、處理協(xié)議糾紛的原則是：（1）、堅持以事實為根據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或協(xié)議條款為準。（2）、以雙方協(xié)商處理為基本措施。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護我司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，到達協(xié)議，處理糾紛。（3）、因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，積極承擔責任，并盡量采用補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理處理。27、在處理糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)絡(luò)，及時溝通，積極積極地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。28、協(xié)議糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。29、凡由法律顧問處理的協(xié)議糾紛，有關(guān)部門必須積極提供下列證據(jù)材料。(1)、協(xié)議的文本（包括變更、解除協(xié)議的協(xié)議），以及與協(xié)議有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等；(2)、有關(guān)方違約的證據(jù)材料；(3)、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。30、對于協(xié)議糾紛經(jīng)雙方協(xié)商到達一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或協(xié)議專用章。31、對雙方已經(jīng)簽訂的處理協(xié)議糾紛的協(xié)議書，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負責該文書執(zhí)行的理解或履行。32、對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承接人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導匯報。33、對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。34、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)部門應(yīng)認真檢查對方的執(zhí)行狀況，防止差錯。執(zhí)行中若到達和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。35、協(xié)議糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時告知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。36、我司對協(xié)議實行專業(yè)歸檔制度，法人委托書制度，基礎(chǔ)管理制度。37、企業(yè)所有協(xié)議