基于excel的會計信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

基于excel的會計信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

會計是一門邊緣學(xué)科，集會計、管理、信息技術(shù)于一體。會計處理的大部分工作是對各種表格進行加工、處理,而Excel是非常優(yōu)秀的電子表格軟件,它除了提供一般的電子表格、數(shù)據(jù)圖表功能外,還提供了各種管理和決策分析的功能。因此,使用Excel可以方便、準確地處理日常會計業(yè)務(wù)。本文以此軟件為基礎(chǔ)探討了會計信息系統(tǒng)的設(shè)計,并實現(xiàn)了賬務(wù)處理子系統(tǒng)。1會計信息系統(tǒng)的可行性分析1.1會計信息系統(tǒng)的開發(fā)成本較高經(jīng)濟可行性要求從成本有效性角度評價一個會計信息系統(tǒng)是否可行,因為會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和購買,都是一種投資。對投資者來說,系統(tǒng)投入運行后所取得的收益要大于開發(fā)或購買以及運行系統(tǒng)的費用,否則就沒有必要投資。目前市場上出售的用友軟件、金碟軟件等會計軟件和一些企業(yè)使用的會計軟件,是經(jīng)過長期編制和調(diào)試開發(fā)出來的,雖然功能強大、運行穩(wěn)定,但其購買、實施和日常維護的費用相當高,因為這些軟件單機版的價格也要近萬元左右,同時需要購買相應(yīng)的硬件設(shè)備,在實施過程中要聘請專門的技術(shù)人員進行維護,這些是小企業(yè)無法承擔的。與之相比,用Excel開發(fā)的會計信息系統(tǒng)對開發(fā)者要求不高,只需具備會計知識和Excel知識就可開發(fā),比起編程開發(fā)不需要高級的程序員、數(shù)據(jù)分析員等人才,可節(jié)省大量開發(fā)費用。此外,Excel對微機的配置要求較低,普通家用電腦上都能運行Excel,因此在實施本會計信息系統(tǒng)時不必再購買任何計算機設(shè)備,符合小公司的實際情況。1.2會計系統(tǒng)的內(nèi)部資源配置操作可行性是指一個運行中的會計信息系統(tǒng)在一定的條件下(如現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理模式,人員素質(zhì)及技能等)能否正常運行,從而滿足企業(yè)的各項業(yè)務(wù)需求。簡單說,操作可行性就是要考慮會計信息系統(tǒng)是否可能在企業(yè)內(nèi)部順利實施,這方面的可行性分析在實際工作中經(jīng)常被忽視。目前市場上流行的一些通用財務(wù)軟件,雖然具有的功能模塊基本趨于穩(wěn)定,其處理流程也一般遵循一定的規(guī)律,但各個會計軟件為突出其特色,往往加強某些模塊的功能,或提供一些輔助性的功能。這些軟件所具有的功能小企業(yè)可能用不上,而小企業(yè)需要的功能軟件可能又沒有。會計軟件不能發(fā)揮它的長處,反而增加了系統(tǒng)的復(fù)雜性,在運行系統(tǒng)之前必須先對工作人員進行必要的培訓(xùn),對現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)和管理模式進行調(diào)整,使系統(tǒng)的實施時間延長,而種種的改變對提高原系統(tǒng)的效率是沒必要的。Excel下開發(fā)的會計信息系統(tǒng)就是這樣的會計信息系統(tǒng),它能為用戶提供直觀的交互界面、方便的表格設(shè)計和美觀的輸出效果,理解和運行該系統(tǒng)都比較容易。1.3利用財務(wù)植物進行管理和決策技術(shù)可行性是指建立會計信息系統(tǒng)所需的技術(shù)當前是否成熟、穩(wěn)定,會不會符合技術(shù)發(fā)展的潮流。MicrosoftExcel是Microsoft公司開發(fā)的辦公軟件,是目前最佳的電子表格系統(tǒng)。Excel集萬能的表格計算、豐富的圖形決策分析功能,Excel對數(shù)據(jù)進行加工提煉的技術(shù),能夠有利地支持會計信息處理和管理決策。以及內(nèi)置的可使操作自動化的VBA語言,特別可以通過“記錄”的方式將其功能轉(zhuǎn)化為VBA代碼的特有功能。而且所建立的會計信息系統(tǒng)中的一些宏代碼完全可以直接移植于其他會計信息系統(tǒng)。使得在其上建立信息系統(tǒng),即使對于非計算機專業(yè)的人員而言也顯得十分容易。2如何在計算機環(huán)境中創(chuàng)建信息系統(tǒng)2.1資產(chǎn)報表和對于事數(shù)證明細賬的設(shè)計在Excel下實現(xiàn)會計信息系統(tǒng),首先要制作基本的表格(包括科目表、憑證庫表、總賬表、明細賬表、資產(chǎn)負債表和利潤表)?？颇勘戆颇烤幪柡涂颇棵Q。憑證庫表包括日期、月份、憑證號、摘要、科目編碼、科目名稱、借方金額和貸方金額?？傎~表包括科目編碼、科目名稱和年初余,然后分別設(shè)一月至十二月的借方金額、貸方金額和余額,每一個月的余額同時也是下一個月的期初余額,十二月的余額同時也作為年末余額。明細賬和憑證庫的字段結(jié)構(gòu)相同僅取消了月份。資產(chǎn)負債表和利潤表可以根據(jù)企業(yè)實際情況對行業(yè)標準的報表進行適當修改。財務(wù)分析根據(jù)需要可自行設(shè)計和調(diào)整。2.2構(gòu)建基于基本表數(shù)據(jù)的連接2.2.1單次發(fā)生額提取首先打開總賬表,在工具上單擊工具選擇條件求和,區(qū)域選擇憑證庫所有單元格然后單擊下一步。選擇月份=1,然后單擊添加條件,再選擇科目編碼=1001,再單擊添加條件,然后單擊下一步,選定D6單元格,單擊完成。這樣Excel會將憑證庫中月份為一月份科目編碼為1001的憑證借方發(fā)生額匯總到D6單元格,其他單元格同理。其次,選定F6單元格,輸入公式=C6+D6-E6,即一月余額等于年初余額加上一月借方發(fā)生額減去一月貸方發(fā)生額。其他單元格同理。2.2.2通過明細賬關(guān)聯(lián)憑證庫明細賬的數(shù)據(jù)可通過簡單的公式直接從科目匯總表中得到。上文已述憑證庫和明細賬的結(jié)構(gòu)相同,因此完成二者之間的鏈接僅需要在明細賬相應(yīng)單元格中輸入公式=憑證庫相應(yīng)單元格即可完成,然后將公式復(fù)制到其他單元格。2.2.3計算的公式計算機編制報表和手工編制報表的方法是一樣的,不同之處在于計算機將經(jīng)常性反復(fù)性的計算通過EXCEL的公式來實現(xiàn),例如:報表中的貨幣資金等于總賬中的現(xiàn)金、銀行存款與其他貨幣資金之和,在計算機中我們在資產(chǎn)負債表中的貨幣資金期初余額單元格中輸入“=總賬!C6+總賬!C7+總賬!C8”即可實現(xiàn),其他項目的公式同理。2.2.4收入分析方法財務(wù)分析的數(shù)據(jù)來源比較復(fù)雜,有的來源于資產(chǎn)負債表,有的來源于利潤表。根據(jù)財務(wù)分析公式編制。至此,我們已建立起會計信息系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)流程,在憑證庫中出現(xiàn)的憑證數(shù)據(jù)通過科目匯總表,再到總賬,最后被計算機自動整理在會計報表中。2.3財務(wù)會計核算的其他實現(xiàn)插入一張工作表作為憑證錄入界面。這樣做一方面,可以對憑證庫里的數(shù)據(jù)進行保護,避免在憑證庫里直接錄入憑證操作人員可以對憑證庫的內(nèi)容和格式進行任意的修改;另一方面,可以通過EXCEL函數(shù)功能,使填制憑證過程更加簡潔方便。2.3.1按照會計信息系統(tǒng)的要求設(shè)計記賬憑證格式(方法略)。如圖:2.3.2會計信息系統(tǒng)記賬憑證有一些特殊的要求,如判斷借、貸方的合計數(shù)是否相等,為了實現(xiàn)此功能,我們需要利用EXCEL函數(shù),首先在G12單元格中輸入“=SUM(G6:G11)”,這樣系統(tǒng)就能自動合計出借方發(fā)生額,同理在I12中輸入“=SUM(I16:I11)”,在B12中輸入“IF(G12<>I12,“借貸不平”,“合計:”)”,即如果G12不等于I12則顯示借貸不平,否則顯示合計。2.3.3科目名稱的自動生成:在向記賬憑證輸入數(shù)據(jù)時,當然可以一欄一欄地輸入,輸入科目編號后,再輸入科目名稱。但如果輸入科目編號后能自動產(chǎn)生科目名稱顯然更好。這可以通過在“科目名稱”欄內(nèi)定義EXCEL自定義函數(shù)來實現(xiàn)。自定義函數(shù)KM的代碼為:2.3.4憑證填制完成后,我們需要將所填制的信息轉(zhuǎn)移到憑證庫里保存起來,才能進行各種會計處理。為此,我們需要在憑證錄入工作表中增加宏按扭(審核記賬),編輯宏程序如下:Sub審核記賬()3會計信息系統(tǒng)的安全配置3.1“保存”文件打開“會計信息系統(tǒng)專用文件”,選擇菜單文件欄“另存為”對話框。擊“選項”按扭,顯現(xiàn)“保存選項”對話框。根據(jù)自己需要輸入密碼,加密后的文件當用戶試圖打開文件時,必須輸入正確的密碼。否則,不能打開文件。3.2工作表、工作表、工程和隱藏表3.2.1在工作表上保護工作表為了防止系統(tǒng)設(shè)置的專用工作表的內(nèi)容、對象和方案被修改,在工作表格式設(shè)計或程序中對需要保護的工作表的內(nèi)容、對象和方案進行保護。點擊