談秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)

談秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)【摘要】秘書工作不論在黨政機(jī)關(guān)還是在事業(yè)單位等在各級(jí)單位中都占有舉足輕重的地位，而秘書工作又是一項(xiàng)具有綜合性的工作，時(shí)間管理對(duì)秘書人員而言就顯得十分重要。對(duì)秘書的時(shí)間管理原則及方法的具體應(yīng)用進(jìn)行研究，對(duì)秘書工作的時(shí)間管理方式進(jìn)行了深入詳細(xì)地分析與研究，并結(jié)合具體的秘書工作的具體案例進(jìn)行探討。論文的主體內(nèi)容分為四個(gè)部分：第一部分主要是介紹秘書、時(shí)間管理等相關(guān)概念及其理論基礎(chǔ)。第二部分主要談秘書的時(shí)間管理原則。包括目標(biāo)原則、計(jì)劃原則、有序原則、效率原則，并認(rèn)為幾種經(jīng)典的時(shí)間管理原則應(yīng)巧妙組合使用，以使時(shí)間得以充分有效利用。第三部分主要論述秘書的時(shí)間管理方法，包括時(shí)間計(jì)劃表控制法、ABC時(shí)間管理法。綜合運(yùn)用時(shí)間管理方法，以提高時(shí)間利用率。第四部分主要探討在秘書具體工作中適用的時(shí)間管理原則及方法。最后指出，時(shí)間管理是一門藝術(shù)，秘書工作人員應(yīng)充分發(fā)揮自己的想象力、創(chuàng)造力，遵循基本的時(shí)間管理原則、時(shí)間管理方法，創(chuàng)造出更多符合自身工作實(shí)際需求的時(shí)間管理方法，提高工作效率，成為新時(shí)代的高素質(zhì)人才?！娟P(guān)鍵詞】秘書工作時(shí)間管理藝術(shù)OntheArtofSecretary’sTimeManagement【Abstract】Secretarialworkatalllevelsofpartyandgovernmentorgans,enterprisesandinstitutionsoccupiesaveryimportantposition.AlsoitisacomprehensiveworkandtimemanagementisparticularlyimportantfortheSecretary.Inthispaper,wefocusthesecretaryoftimemanagementastheresearchobject,andmakeain-depthanddetailedanalysisandresearchonit.Bycombiningwiththeconcretepracticecasestodiscussthesecretarialwork.Themainthesisisdividedintofourparts:thefirstpartismainlydefinedsecretary,timemanagement,andotherrelatedconceptsandtheoreticalfoundation.Thesecondpartismainlyabouttheprinciplesofsecretary’stimemanagement,whichisincludingtargetprinciples,planningprinciples,orderlyprinciple,efficientprinciple.Webelievethatthetimemanagementprinciplesshouldcomposeandtransformskillfullyinordertomakethetimetoplaythegreatestbenefits.Thethirdpartdiscussesthemethodsofsecretary’stimemanagement,includingthemethodoftimeschedulecontrolling,themethodofABCtimemanagement.Thefourthpartdiscusseshowtousetheprinciplesofsecretary’stimemanagementandthemethodsofsecretary’stimemanagementinsecretarialwork.Paperconcludesthattimemanagementisanart,secretarialstaffshouldgivefullplaytotheirimaginationandcreativity,andfollowthebasicprinciplesoftimemanagementtocreatemorewaysfortheirownneedstotimemanagement.【KeyWords】SecretarialworkTimemanagementArt目錄引言1一、相關(guān)概念的界定1（一）秘書11.秘書的定義12.秘書的地位和作用23.秘書的職責(zé)2（二）時(shí)間管理21.時(shí)間管理的釋義22.時(shí)間管理的意義3二、秘書時(shí)間管理原則3（一）目標(biāo)原則31.制定目標(biāo)以合理使用時(shí)間3（二）計(jì)劃原則5（三）有序原則5三、秘書時(shí)間管理方法6（一）時(shí)間計(jì)劃表控制法6（二）ABC時(shí)間管理法61.ABC時(shí)間管理法的基本原理62.ABC時(shí)間管理法的使用7四、秘書工作中的時(shí)間管理技巧8（一）合理安排工作8（二）巧妙利用時(shí)間管理小技巧81.工作秩序條理化82.合并同類任務(wù)93.善用碎片時(shí)間9（三）注重時(shí)間管理的反思與評(píng)估9結(jié)論9參考文獻(xiàn)10附錄10致謝10引言一個(gè)人的時(shí)間是有限，也是彌足珍貴的，我國(guó)古代就有“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”這樣的名言佳句，不斷提醒人們要重視時(shí)間的價(jià)值，而時(shí)間的價(jià)值也折射出了時(shí)間管理的意義所在。時(shí)間是最缺乏的資源，如果不管理好時(shí)間，就無法管理好其他的任何事物。秘書工作無論是在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系中，還是在企事業(yè)單位中都占有十分重要的地位，而秘書工作又是一項(xiàng)具有綜合性質(zhì)、輔助性質(zhì)的工作，涉及文件擬寫、文書處理、調(diào)查研究、來信來訪、會(huì)議組織、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、檔案管理等各類事務(wù)，時(shí)間管理對(duì)秘書工作人員而言就顯得尤為重要。這就要求秘書工作人員必須具備科學(xué)的時(shí)間管理能力，學(xué)習(xí)科學(xué)的時(shí)間管理方法，盡量減少時(shí)間的浪費(fèi)，提高時(shí)間利用率，為工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。對(duì)于時(shí)間管理的研究更注重強(qiáng)調(diào)其藝術(shù)性，突出時(shí)間管理是一門藝術(shù)，并強(qiáng)調(diào)人的作用。無論是時(shí)間管理原則還是時(shí)間管理方法，都需要人來執(zhí)行。此外，秘書工作人員在工作時(shí)會(huì)受到來自內(nèi)外因素的干擾，如精神不集中、電話鈴聲、同事問詢、領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性事務(wù)等。如何規(guī)避這些因素帶來的時(shí)間管理效率低下也是秘書人員需要思考的問題。以秘書的時(shí)間管理方式作為研究對(duì)象，對(duì)秘書的時(shí)間管理方式進(jìn)行深入詳細(xì)地分析與研究，并結(jié)合具體的秘書工作實(shí)際案例進(jìn)行探討，形成理論與實(shí)踐統(tǒng)一；根據(jù)自己的所學(xué)知識(shí)對(duì)搜集到的資料進(jìn)行分析、總結(jié)、歸納；從已有的理論、原則、方法及案例中分析不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造出更多符合自身需要的時(shí)間管理方法。研究從秘書相關(guān)概念、時(shí)間管理概念及其理論基礎(chǔ)出發(fā)，列舉幾種經(jīng)典、普遍適用的秘書工作的時(shí)間管理原則、時(shí)間管理方法，并探討在秘書人員實(shí)際工作情境中這些原則、方法的具體使用。在研究過程中主要釆用以下幾種研究方法：第一，調(diào)查法。搜集有關(guān)秘書工作時(shí)間管理的原則、方法等相關(guān)理論，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、全面、有計(jì)劃的了解，形成自己的理論體系。第二，文獻(xiàn)研究法。通過查閱期刊、雜志、報(bào)刊、書籍等來收集資料。一、相關(guān)概念的界定（一）秘書1.秘書的定義秘書主要是指在黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)，主要工作是公文寫作、管理文書檔案、接待訪客、組織會(huì)議、調(diào)查研究情況、處理各種信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等。秘書人員是協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、各種辦公室繁雜事務(wù)、臨時(shí)性事務(wù)的工作人員，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)接待來訪，公文寫作和其他交辦事項(xiàng)的工作人員，以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。秘書工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是一種具有輔助性質(zhì)、綜合性質(zhì)的工作。2.秘書的地位和作用秘書工作無論是在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系中，還是在企事業(yè)單位中都占有十分重要的地位，起著重要的參謀助手作用。秘書辦文、辦事、辦會(huì)，工作內(nèi)容繁雜，涉及面廣。秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門、下級(jí)單位之間的樞紐位置，起著下情上達(dá)、上情下傳、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁作用。3.秘書的職責(zé)秘書的職責(zé)是秘書人員在輔助管理的過程中所承擔(dān)的工作內(nèi)容。大致包括：日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理等）、接待事務(wù)、會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議文件的處理等）、行政事務(wù)、信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）、調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）、文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）、寫作事務(wù)、協(xié)調(diào)工作、督察工作、其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事務(wù)等。（二）時(shí)間管理1.時(shí)間管理的釋義時(shí)間管理是為了提高時(shí)間的利用率而對(duì)時(shí)間進(jìn)行合理的計(jì)劃和控制、有序合理的安排及運(yùn)用的時(shí)間管理過程。在同樣的時(shí)間條件下，為了提高時(shí)間的利用率而進(jìn)行一系列的計(jì)劃、控制工作，克服時(shí)間浪費(fèi)現(xiàn)象，選擇一切可以利用的科學(xué)方法、手段、原則，并加以靈活的運(yùn)用和組合，以努力達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。時(shí)間管理其實(shí)并不是以時(shí)間為對(duì)象進(jìn)行管理，而是針對(duì)時(shí)間進(jìn)行自我管理，以使個(gè)人管理好自己工作生活的方方面面，有意義地利用自己所擁有的有限的時(shí)間?？偟膩碚f，時(shí)間管理就是要使人們對(duì)時(shí)間的使用從被動(dòng)的自然經(jīng)歷與隨意打發(fā)，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)地、集中地、有計(jì)劃地、有目的地主動(dòng)分配使用，進(jìn)行高效率的富有創(chuàng)造性的活動(dòng)。2.時(shí)間管理的意義如何面對(duì)時(shí)間的不停流逝而進(jìn)行自我管理，把握好當(dāng)下的每一分鐘，運(yùn)用科學(xué)有效的方法做事，就是時(shí)間管理的現(xiàn)實(shí)意義?？茖W(xué)有效的時(shí)間管理是掌握時(shí)間節(jié)約規(guī)律的需要。節(jié)約時(shí)間，就像從海綿中擠水，我們要發(fā)現(xiàn)尋找時(shí)間節(jié)約的規(guī)律，合理地分配時(shí)間，科學(xué)有效地使用時(shí)間，不斷提高時(shí)間利用率，進(jìn)行富有創(chuàng)造性的勞動(dòng)。所有這些都要求我們掌握科學(xué)的時(shí)間管理原則和方法，更好地管理和利用時(shí)間。對(duì)于秘書工作人員而言，科學(xué)有效的時(shí)間管理是走向職業(yè)成功的重要保障。成功的事業(yè)得益于有效的時(shí)間管理，善于管理時(shí)間是成功人士的重要素質(zhì)。秘書工作人員每天要忙于處理各種日常事務(wù)，同時(shí)又必須為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)的日程，工作繁雜，在身體和心理上承受著巨大的壓力。如果秘書工作人員學(xué)會(huì)科學(xué)有效的時(shí)間管理，不僅可以在工作上更加出色，也可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，甚至可以獲得比他人更多的休息時(shí)間以供整頓，從而走向職業(yè)成功。二、秘書時(shí)間管理原則秘書如何進(jìn)行時(shí)間管理，科學(xué)地安排領(lǐng)導(dǎo)和自己的時(shí)間，沒有固定的模式。但是，時(shí)間管理作為一門學(xué)問，有其自身的一些規(guī)律，也即有一些基本原則。秘書遵循這些基本原則對(duì)時(shí)間管理有普遍的指導(dǎo)意義。（一）目標(biāo)原則提到時(shí)間管理就必須遵循目標(biāo)原則，這是一條基本原則。沒有目標(biāo)的時(shí)間管理，就如同終點(diǎn)不明的海上航行，如果不清楚到達(dá)終點(diǎn)的方向和距離，就不可能控制好自己的速度和精力使用。沒有目標(biāo)的時(shí)間管理也不可能管理好時(shí)間。從時(shí)間管理的角度來看，沒有目標(biāo)或者目標(biāo)不明確，即使終日忙忙碌碌，但由于精力分散，也難以取得成就，終將白白浪費(fèi)時(shí)間，無法做一個(gè)高效、優(yōu)秀的秘書人員。因此，要進(jìn)行時(shí)間管理，必須遵循目標(biāo)原則。1.制定目標(biāo)以合理使用時(shí)間秘書每天除了一些日常工作，還有許多臨時(shí)性事務(wù)需要處理，如果做事毫無目標(biāo)，就會(huì)像無頭蒼蠅一樣，整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，但工作做得卻并不理想，甚至可能無法按時(shí)完成一些重要的工作，影響下一步工作的開展。秘書人員要依工作實(shí)際設(shè)定目標(biāo)，并事先做好周密的計(jì)劃，在工作開始前花幾分鐘時(shí)間思考接下來的工作如何開展，從而為自己節(jié)省時(shí)間，從容應(yīng)對(duì)臨時(shí)性事務(wù)。致遠(yuǎn)公司的秘書小陳在剛參加工作的時(shí)候，總是感覺自己每天很忙很累，但工作做得卻并不理想，手忙腳亂，且效率低下，經(jīng)常完不成上司交辦的任務(wù)，被上司批評(píng)。后來，秘書小陳發(fā)現(xiàn)自己的工作目標(biāo)不明確，每天都是忙于應(yīng)付各種突如其來的事情，沒有一個(gè)實(shí)際目標(biāo)，疲于應(yīng)對(duì)各種臨時(shí)性事務(wù)。于是，秘書小陳依據(jù)工作實(shí)際設(shè)定目標(biāo)，并事先做好周密的計(jì)劃，在每天的工作開始前花10分鐘時(shí)間思考接下來的工作如何開展，從而為自己節(jié)省了許多時(shí)間，也能更加從容的應(yīng)對(duì)臨時(shí)性事務(wù)。確立目標(biāo)，用目標(biāo)控制自己的工作進(jìn)度，控制時(shí)間，一步步完成既定目標(biāo)，合理安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，并不斷地去追求新的目標(biāo)，從而激發(fā)秘書人員強(qiáng)烈的時(shí)間管理觀念，達(dá)到最佳的時(shí)間管理效果。目標(biāo)的選擇是時(shí)間管理的關(guān)鍵。目標(biāo)代表一個(gè)人的方向和未來，是前行的路標(biāo)和燈塔，是一個(gè)需要不斷實(shí)踐并加以靈活改變的過程。有所成就的人大都善于界定自身的工作范圍，并將范圍內(nèi)的工作盡量做好，所謂限定自身工作范圍，實(shí)際上就是有一個(gè)清晰而且經(jīng)過努力能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，唯有如此，秘書工作人員才能管理好自己的時(shí)間，才能從容應(yīng)對(duì)繁雜而又重要的工作。秘書人員可以將目標(biāo)分解為若干層次，逐步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，不斷為自己提出新的奮斗目標(biāo)，以符合工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求。這不但可以使自己在工作中步伐更有節(jié)奏，更加自覺，也可以讓自己在目標(biāo)的壓力下，抓緊時(shí)間完成該做的工作，而沒有逃避的余地。為自己設(shè)定完整清晰的目標(biāo)，可以根據(jù)自身的才能、性格、興趣、單位實(shí)際等信息做一個(gè)職業(yè)規(guī)劃，將目標(biāo)設(shè)定為長(zhǎng)期、中期、短期目標(biāo)，短期目標(biāo)又可以設(shè)定為年目標(biāo)、月目標(biāo)、周目標(biāo)、日目標(biāo)等，并通過不斷完成階段性目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。致遠(yuǎn)公司秘書劉濤在工作崗位上做得非常出色，做任何事情都游刃有余。同事王博對(duì)此十分好奇，來詢問她做秘書的技巧，秘書劉濤非常坦率地說“其實(shí)我也并沒有什么高超的技巧，不過，自從我進(jìn)入秘書這一崗位，我便根據(jù)自己的才能、性格、興趣、單位實(shí)際等信息做了一個(gè)職業(yè)規(guī)劃。并將目標(biāo)設(shè)定為終身、長(zhǎng)期、中期和短期目標(biāo)，短期目標(biāo)又設(shè)定為年目標(biāo)、月目標(biāo)、周目標(biāo)、日目標(biāo)等”。由此我們可以知道，秘書劉濤之所以能在秘書工作崗位上做得出色，很重要的一個(gè)原因便是她能為自己設(shè)定完整而清晰的目標(biāo)，通過不斷完成階段性目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)其最終目標(biāo)。逐步成為一名優(yōu)秀的秘書工作人員。（二）計(jì)劃原則時(shí)間管理，必須遵循目標(biāo)原則。目標(biāo)明確了，就需要制定行動(dòng)計(jì)劃。計(jì)劃是行動(dòng)的指南。作為秘書工作人員，每天都要面臨在一定時(shí)間內(nèi)完成多項(xiàng)工作的問題，如果事情不能按照計(jì)劃來完成的話，工作勢(shì)必會(huì)一團(tuán)糟。因此，對(duì)于秘書工作人員而言，做事首先進(jìn)行計(jì)劃再去執(zhí)行是非常重要的，只有這樣，秘書工作人員在做事時(shí)才能有條不紊，忙而不亂。時(shí)間是有限的，但我們可以對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的管理，方法就是制定計(jì)劃。制定科學(xué)合理的時(shí)間管理計(jì)劃是為了實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，時(shí)間管理計(jì)劃制定得越好，就越能提高辦事的效率，越能出色的完成任務(wù)，越早地實(shí)現(xiàn)設(shè)定的目標(biāo)。時(shí)間管理計(jì)劃適用于各個(gè)領(lǐng)域和群體，任何一個(gè)秘書工作人員都必須對(duì)自己的工作、領(lǐng)導(dǎo)的安排等進(jìn)行規(guī)劃，從而確保各項(xiàng)事務(wù)順利開展。計(jì)劃一旦確定，就要嚴(yán)格按照計(jì)劃實(shí)施，迅速采取行動(dòng)，保證按時(shí)完成每一項(xiàng)任務(wù)，這樣才能成為管理好自己的時(shí)間。（三）有序原則科學(xué)的時(shí)間管理還需要有序性。所謂有序性就是先做什么后做什么，要有條理。時(shí)間管理，在一定意義上說，就是選擇一個(gè)較佳的時(shí)間次序，從而增加單位時(shí)間的功效。在美國(guó)廣泛流傳著一個(gè)施瓦布實(shí)行“擬辦事項(xiàng)表”的故事：美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁查爾斯·施瓦布，為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維·李尋求幫助，希望李能賣給他一套思維方法，告訴他如何在有限的時(shí)間里完成更多的工作。艾維·李告訴他把明天必須要做的六件大事記下來，再按照重要程度編上序號(hào)。明天早上一上班，馬上從第一項(xiàng)工作做起，一直做到完成為止，然后用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)工作，第三項(xiàng)工作，第四項(xiàng)工作……直到下班為止。即使花了一整天的時(shí)間才完成了第一項(xiàng)工作，也要這么做，只要它是最重要的工作，就堅(jiān)持做下去。每一天都要這樣做。最后再推廣到全公司。艾維·李說：“這套方法你愿意試多久就試多久，最后你掂量它值多少錢就給我多少”。幾個(gè)星期后，施瓦布便給艾維·李寄去了一張二萬五千美元的支票，并注明這是他得到的最為有益的忠告。五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個(gè)默默無聞的小鋼鐵廠成為整個(gè)美國(guó)最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)。這就是著名的“六點(diǎn)優(yōu)先工作制”——價(jià)值2.5萬美金的時(shí)間管理原則。它啟示人們每天按照重要性標(biāo)準(zhǔn)處理事項(xiàng)，有序完成工作，從而使單位時(shí)間的生產(chǎn)力最高。有序原則是時(shí)間管理的一條重要原則。無頭緒的盲目工作，往往效率低下。秘書工作人員應(yīng)該首先明確自己的工作是什么，并使工作秩序條理化、工作方法多樣化、工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化，從而有效地利用時(shí)間，掌握時(shí)間管理主動(dòng)權(quán)。善于利用時(shí)間的秘書工作人員，具有深思熟慮的能力，并能選擇做事的最佳方法。正確的方法將使秘書工作事半功倍。在開始每天的工作之前，首先按照事情的輕重緩急排列順序，并做好標(biāo)記，記錄任務(wù)要求的期限日期，把握重點(diǎn)，優(yōu)先完成重要且緊急的工作。目標(biāo)原則、計(jì)劃原則、有序原則，此外還有效率原則、平衡原則等都是秘書時(shí)間管理的一些基本原則。這些原則并非孤立單一的使用，要將這些原則進(jìn)行巧妙的組合和變換，以使時(shí)間發(fā)揮出最大的效益。三、秘書時(shí)間管理方法時(shí)間是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，在實(shí)際工作中要求秘書工作人員必須具備科學(xué)管理時(shí)間的能力。因此，秘書工作人員必須學(xué)習(xí)科學(xué)的時(shí)間管理方法，盡量減少時(shí)間的浪費(fèi)，提高時(shí)間的利用率。（一）時(shí)間計(jì)劃表控制法時(shí)間計(jì)劃表是管理時(shí)間的一種有效手段，時(shí)間計(jì)劃表是將某一段時(shí)間中已經(jīng)明確的工作任務(wù)、工作內(nèi)容，清晰明確地記錄和標(biāo)明下來的表格，是用來提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，從而有效地管理時(shí)間，達(dá)到完成工作任務(wù)的方法。一般而言，時(shí)間計(jì)劃表分為年度計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表、日程表四種形式。時(shí)間計(jì)劃表的編制需要在準(zhǔn)備充分的基礎(chǔ)上完成，必須對(duì)整體工作安排了如指掌才能真正編制出完善可行的計(jì)劃表。秘書工作人員應(yīng)科學(xué)、合理利用時(shí)間計(jì)劃表來控制時(shí)間的使用，以使時(shí)間得到有效管理和控制，發(fā)揮最佳效益。（二）ABC時(shí)間管理法秘書工作人員每天面臨著紛繁復(fù)雜的工作，而且有許多是無法預(yù)料的。如突如其來的上級(jí)命令、同事詢問、接聽電話、接待訪客等，占去了秘書的大部分時(shí)間。因此，秘書工作人員必須把有限的時(shí)間進(jìn)行科學(xué)的分配，只讓少數(shù)重要的工作占用寶貴的時(shí)間，從而更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。1.ABC時(shí)間管理法的基本原理19世紀(jì)末20世紀(jì)初，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托偶然注意到19世紀(jì)英國(guó)人的財(cái)富和收益模式。在調(diào)查取樣中，他發(fā)現(xiàn)大部分的財(cái)富流入了少數(shù)人手里。在經(jīng)過大量研究后，他指出在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此，只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這就是現(xiàn)今為管理學(xué)界所熟知的“二八法則”，亦稱為“帕累托法則”、“猶太法則”等。“二八法則”廣泛用于各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)也適用于時(shí)間管理領(lǐng)域。ABC時(shí)間管理法的基本原理就是抓住工作的百分之八十的價(jià)值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”這一普遍規(guī)律，根據(jù)其價(jià)值不同而付出不同的努力來定量管理自己的時(shí)間支出，其目的在于用二分的努力達(dá)到八分的效果。這是一種分類管理、重點(diǎn)控制的時(shí)間管理方法。其具體模式是：表1分類特征時(shí)間分配A類最重要、最迫切，具有本質(zhì)上的重要性和時(shí)間上的迫切性占總工作的60%—80%B類重要，一般迫切40%—20%C類無關(guān)緊要，不迫切0秘書人員可以根據(jù)自身的實(shí)際工作狀況及所屬公司的具體情況來確定每種類型的工作內(nèi)容，制定一張符合自身個(gè)人特點(diǎn)和工作實(shí)際的工作計(jì)劃表。2.ABC時(shí)間管理法的使用時(shí)間是一個(gè)固定的數(shù)值，公平的分配給每一個(gè)人，我們不能儲(chǔ)存、增加、轉(zhuǎn)讓時(shí)間，但我們可以科學(xué)利用時(shí)間，提高時(shí)間利用率。為了有效利用時(shí)間，秘書人員在使用ABC時(shí)間管理法時(shí)，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：第一，明確職責(zé)范圍。即必須清楚領(lǐng)導(dǎo)安排給自己的任務(wù)中有哪些工作是需要親自完成，哪些工作是協(xié)助他人完成，哪些工作不參與等。第二，區(qū)分工作的輕重緩急。在領(lǐng)導(dǎo)安排工作后，必須判斷工作的重要程度和迫切程度，排列出事情的先后次序，先做重要的、緊急的工作，科學(xué)有序地一項(xiàng)一項(xiàng)完成任務(wù)。第三，使用辦公輔助手段組織工作。計(jì)劃表、工作日志、便簽、備忘錄等，均可用來輔助工作。重要的、緊急的或定時(shí)的工作，應(yīng)該在計(jì)劃表中明顯標(biāo)注，以引起自己的注意，按時(shí)完成重要迫切的工作任務(wù)。秘書工作人員在安排工作時(shí)，應(yīng)該視工作特征決定其分屬類別（ABC），再據(jù)此決定工作順序，唯有如此，才能充分利用時(shí)間，取得最佳效益。時(shí)間管理的方法多種多樣，秘書工作人員應(yīng)該熟練掌握時(shí)間管理的方法，并在實(shí)踐中不斷完善。除了上述方法外，秘書工作人員也可以在秘書工作實(shí)踐中總結(jié)一些小技巧，如隨時(shí)做日程記錄；充分利用零碎時(shí)間；每天將辦公桌整理干凈，物品擺放條理化；定期查閱存盤，整理文件等等，小技巧運(yùn)用得當(dāng)，有時(shí)候也能夠幫助秘書工作人員提高時(shí)間利用效率?？傊?，秘書工作人員要想適應(yīng)現(xiàn)代化的管理，就必須掌握科學(xué)的時(shí)間管理方法。四、秘書工作中的時(shí)間管理技巧時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來說，都是公平的，都是有限的。而秘書人員的工作內(nèi)容繁雜，既有日常工作，又有臨時(shí)性事務(wù)，如何規(guī)劃利用時(shí)間，對(duì)于秘書人員來說，尤為重要。（一）合理安排工作秘書人員應(yīng)樹立時(shí)間觀念，時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來說都是寶貴的。秘書人員的工作繁雜，工作量大，每天都有大量的日常工作及臨時(shí)性事務(wù)。秘書人員要抓緊時(shí)間，提高時(shí)間利用率，拒絕拖延，堅(jiān)持今日事今日畢。在安排時(shí)間時(shí)應(yīng)遵循目標(biāo)原則，首先，為自己設(shè)定完整清晰的目標(biāo)，可以根據(jù)自身的才能、性格、興趣、單位實(shí)際等信息做一個(gè)職業(yè)規(guī)劃，將目標(biāo)設(shè)定為長(zhǎng)期、中期、短期目標(biāo)，短期目標(biāo)又可以設(shè)定為年目標(biāo)、月目標(biāo)、周目標(biāo)、日目標(biāo)等，并通過不斷完成階段性目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。其次秘書人員制定目標(biāo)后，需事先做好計(jì)劃表，在工作開始前花幾分鐘時(shí)間思考接下來的工作如何開展，計(jì)劃制定完成，需要迅速采取行動(dòng)，按計(jì)劃表逐項(xiàng)完成給定任務(wù)，避免拖延。合理的目標(biāo)、周密的計(jì)劃、有效的行動(dòng)，三者環(huán)環(huán)相扣，從而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，節(jié)約出時(shí)間來應(yīng)對(duì)臨時(shí)性事務(wù)。按照時(shí)間“四象限”法將工作進(jìn)行分類，排列優(yōu)先順序，在計(jì)劃表中進(jìn)行標(biāo)注，優(yōu)先處理重要且緊急的事務(wù)，避免影響下一步工作的開展。秘書人員需在實(shí)際工作中注意區(qū)分事情的輕重緩急，做好分類，有所取舍。（二）巧妙利用時(shí)間管理小技巧1.工作秩序條理化工作無序，沒有條理，必然浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)于秘書工作人員而言，辦公桌面是否整潔有序是工作條理化的一個(gè)重要方面。秘書人員每天和各類文書、檔案打交道，如果將這些資料亂堆，長(zhǎng)此以往會(huì)使秘書在找東西上浪費(fèi)太多的時(shí)間。因此，為了使工作有條不紊，首先必須整理自己的辦公桌面，按照重要性和先后順序?qū)⑽募譃椤皯?yīng)立即處理的”、“暫時(shí)靠后處理的”、“以后處理的”、“留作資料保存的”等，有序排列，定期整理文件柜、存盤，并做好標(biāo)注。辦公用品放置在固定位置，物品擺放以方便使用為前提，避免在找物品上浪費(fèi)時(shí)間。2.合并同類任務(wù)有些任務(wù)可以合并，集中處理，如把需要復(fù)印、打印的材料集中起來一次性復(fù)印。將相同類型或處理方式相同的事務(wù)集中處理，避免時(shí)間的浪費(fèi)。3.善用碎片時(shí)間我們每天都有大量的零碎時(shí)間，這些時(shí)間應(yīng)充分利用起來，處理比較瑣碎的事務(wù)，如整理存檔文件、分發(fā)通知、郵件等資料、溝通會(huì)議活動(dòng)安排、回復(fù)郵件和傳真、打印文件等。集中主要時(shí)間處理重要的工作，利用零碎時(shí)間處理瑣事，提高時(shí)間利用效率。在工作計(jì)劃中注意預(yù)留一些空余時(shí)間，以便應(yīng)對(duì)各種臨時(shí)性事務(wù)。有的人從早忙到晚，到頭來才發(fā)現(xiàn)白忙一場(chǎng)。而有些人卻能工作游刃有余而且完成出色，其中很重要的原因是你是否會(huì)管理時(shí)間、使用時(shí)間。要學(xué)會(huì)“擠”時(shí)間，切實(shí)把那些容易被大家忽視的零碎時(shí)間用好。美國(guó)著名詩人朗費(fèi)羅每天堅(jiān)持利用等待咖啡煮好的十分鐘時(shí)間翻譯《地獄》一書，直到完成這部巨著的翻譯工作。這種見縫插針的學(xué)習(xí)方式充分說明利用零碎時(shí)間的重要性。毛主席曾經(jīng)說過：“今日記一事，明日記一理，既久而成學(xué)”。要養(yǎng)成在口袋里、公文包里隨時(shí)裝著小記事本的習(xí)慣，隨手記錄，積少成多。利用零碎時(shí)間處理瑣碎的工作，提高時(shí)間的利用效率。（三）注重時(shí)間管理的反思與評(píng)估現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克提出了管理時(shí)間的三個(gè)步驟：記錄時(shí)間、安排時(shí)間和集中時(shí)間，是管理有效性的基礎(chǔ)。秘書人員只有掌握自己的時(shí)間，并不斷進(jìn)行自我反思和評(píng)估，才能實(shí)現(xiàn)自己的工作目標(biāo)，提高工作效率。秘書人員需要養(yǎng)成記錄自己時(shí)間的習(xí)慣，定期評(píng)估與反思，找出自己在時(shí)間管理中的優(yōu)缺點(diǎn)，并結(jié)合自身工作習(xí)慣與性格選擇符合自己習(xí)慣的高效率的時(shí)間管理模式，以促進(jìn)工作效率的提高。結(jié)論在秘書工作的時(shí)間管理中：要遵循目標(biāo)原則，制定完整清晰、合理可達(dá)到的目標(biāo)；要遵循計(jì)劃原則，制定周密的計(jì)劃；要遵循有序原則，在合適的時(shí)間做最重要的事；要遵循效率原則，講究工作速度。在秘書工作實(shí)踐中，將這些原則搭配組合使用，必將會(huì)使時(shí)間發(fā)揮出最大的效益。同時(shí)，時(shí)間管理也需要掌握科學(xué)的方法，從而提高時(shí)間利用率：掌握時(shí)間計(jì)劃表控制法，用自己制定的符合客觀實(shí)際的時(shí)間計(jì)劃表提醒秘書按照時(shí)間計(jì)劃表的內(nèi)容采取行動(dòng)；掌握ABC時(shí)間管理法，抓住工作中的重點(diǎn)，集中最高效的時(shí)間處理重要的工作。在秘書工作實(shí)踐中，根據(jù)實(shí)際情況不斷完善時(shí)間管理方法，適應(yīng)現(xiàn)代化管理，成為新時(shí)代的優(yōu)秀秘書人員。時(shí)間管理需要藝術(shù)，也具備一定的規(guī)律和普遍適用性。時(shí)間管理的主觀性很強(qiáng)，會(huì)因人而異。甚至同一個(gè)人在不同的時(shí)間、地點(diǎn)、情境下，管理和運(yùn)籌時(shí)間的方法也不同。時(shí)間管理是一門藝術(shù)，秘書工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造力、想象力，遵循基本的時(shí)間管理原則，創(chuàng)造出更多適合自身需要的時(shí)間管理方法。唯有如此，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的時(shí)間管理，提高工作效率，成為新時(shí)代的合格秘書人員。參考文獻(xiàn)[1]子荷.時(shí)間管理黃金法則[M].北京:金城出版社,2010.[2]洛塔爾?丁?塞偉特.把時(shí)間花在刀刃上[M].北京:民主與建設(shè)出版社,2002.[3]楊樹森.秘書實(shí)務(wù)[M].安徽:安徽大學(xué)出版社,2012.[4]布蘭佳，約翰遜.一分鐘經(jīng)理人[M].海南:南海出版社,2009.[5]伊恩?梅蘭特.時(shí)間管理[M].上海:上海人民出版社,2006.[6]郭淵.論秘書的時(shí)間管理藝術(shù)[D].廣東:暨南大學(xué),2013.附錄致謝時(shí)光如梭，轉(zhuǎn)眼間，畢業(yè)將近。我已在石家莊學(xué)院度過了美好的大學(xué)四年。這是我人生中非常重要的四年，我有幸能夠接觸到這些傳授我知識(shí)、學(xué)問，指導(dǎo)我的人生與價(jià)值追求的良師。他們使我明確了人生的方向，獲得了追求的動(dòng)力，留下了大學(xué)生活的美好回憶。在此，我真誠(chéng)地向各位尊敬的老師表達(dá)我深深的謝意！感謝文學(xué)與傳媒學(xué)院四年來給我提供了一個(gè)安靜舒適的學(xué)習(xí)環(huán)境，讓我學(xué)到很多的知識(shí)。秘書學(xué)本科今年是第一屆，文學(xué)與傳媒學(xué)院給予我們專業(yè)很多幫助與支持，組織我們參與實(shí)踐活動(dòng)，使我們積累了許多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在此，表示感謝。在這里，要衷心感謝我的指導(dǎo)老師——陳亮老師。從論文題目的選定到開題報(bào)告、論文寫作的指導(dǎo)，從內(nèi)容到文字潤(rùn)飾，都凝聚了她大量的心血。在開題報(bào)告答辯中，文秘教研室的老師們對(duì)我開題報(bào)告進(jìn)行指導(dǎo)和改正，提出了中肯的建議，為我的論文寫作提供了思路，指明了方向，十分感激。老師們多次詢問我的論文進(jìn)程，并為我指點(diǎn)迷津、開拓思路、精心點(diǎn)撥、細(xì)心修改、熱忱鼓勵(lì)，感激不盡！在這篇論文的寫作過程中，陳亮老師不辭辛勞，多次與我就論文中的核心問題進(jìn)行深入細(xì)致地探討，給我提出切實(shí)可行的指導(dǎo)性建議，并細(xì)心全面地對(duì)我的論文進(jìn)行了修改。在此，向陳亮老師致以崇高的敬意和衷心的感謝！感謝與我并肩作戰(zhàn)同學(xué)們，感謝關(guān)心我支持我的朋友們，感謝學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師們，感謝你們給予我的幫助與關(guān)懷。武術(shù)課程教學(xué)計(jì)劃水平一（一、二年級(jí)）1、初步了解武術(shù)的含義，初步了解武術(shù)的精神文化，初步了解學(xué)習(xí)武術(shù)的意義以及武術(shù)的健身和健心的功能。2、了解學(xué)習(xí)武術(shù)家的故事，學(xué)習(xí)他們的武術(shù)精神，培養(yǎng)學(xué)生愛國(guó)和愛家的情懷，激發(fā)學(xué)習(xí)武術(shù)的興趣。3、初步學(xué)習(xí)武術(shù)基本功和基本動(dòng)作，學(xué)會(huì)一套簡(jiǎn)單的武術(shù)操，了解并學(xué)會(huì)一些武術(shù)的練習(xí)方法，了解武術(shù)的一些常用術(shù)語。4、通過學(xué)習(xí)武術(shù)發(fā)展身體的柔韌、靈敏、協(xié)調(diào)、力量和平衡等素質(zhì)；促進(jìn)骨骼、肌肉、韌帶的發(fā)育；培養(yǎng)勇敢、頑強(qiáng)和克服困難的精神，增強(qiáng)學(xué)習(xí)武術(shù)的自信心。5、通過活潑、有趣的練習(xí)方法，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣與參與意識(shí)，增強(qiáng)民族自豪感，激發(fā)