對物業(yè)管理公司內(nèi)控的探討

對物業(yè)管理公司內(nèi)控的探討摘要：自九十年代以來，我國房地產(chǎn)企業(yè)獲得了前所未有的迅猛發(fā)展。在這一背景下，物業(yè)管理公司應(yīng)運而生。在其發(fā)展的近二十年時間里，物業(yè)管理公司處于逐漸完善之中。但是，就內(nèi)部控制而言，依舊存在諸多亟待解決和規(guī)范的問題?；诖耍疚牧⒆阌谖飿I(yè)管理公司，以內(nèi)部控制為視角，進行相關(guān)探討與研究，希望有助于我國物業(yè)管理公司的未來發(fā)展。關(guān)鍵詞：物業(yè)管理公司；內(nèi)部控制；研究；規(guī)范。一、引言。物業(yè)管理公司是我國社會發(fā)展中，尤其是房地產(chǎn)企業(yè)迅猛發(fā)展中不可或缺的一種新興行業(yè)。自上世紀(jì)90年代至今，物業(yè)管理公司在我國的發(fā)展已達20余載。但是在內(nèi)部管理與控制方面尚存在許多不甚完善之處，亟待規(guī)范。而加強內(nèi)部管控，有助于物業(yè)管理公司提高運營效率，同時在會計核算等財務(wù)管理方面也能更加安全與準(zhǔn)確。二、物業(yè)管理公司實施內(nèi)部控制的必要性分析。（一）有助于物業(yè)管理公司的財務(wù)檢查與財務(wù)內(nèi)控。實施內(nèi)部控制，有助于物業(yè)管理公司進行財務(wù)檢查和財務(wù)內(nèi)控。主要體現(xiàn)在：作為財務(wù)監(jiān)督的主要方式，財務(wù)檢查通過利用良好內(nèi)控環(huán)境下的會計核算資料，檢查物業(yè)管理公司財務(wù)收支與各類經(jīng)濟活動是否有效、合理合法。而在物業(yè)管理公司良好的內(nèi)控機制下，財務(wù)控制得以滲透到公司各個環(huán)節(jié)與部門，使之更全面。（二）有助于物業(yè)管理公司及時做出財務(wù)計劃與財務(wù)預(yù)測。面對激烈的市場競爭與變化莫測的市場經(jīng)濟環(huán)境，物業(yè)管理公司需在自身發(fā)展中及時做好預(yù)測與計劃，把握市場發(fā)展機遇，制定出可行的經(jīng)營目標(biāo)。而良好的內(nèi)部控制能夠幫助物業(yè)管理公司及時根據(jù)市場環(huán)境做出成本、利潤預(yù)測，以及對未來發(fā)展和資金運用做出可行性預(yù)算，為經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)。（三）有助于物業(yè)管理公司進行資金管理。資金管理不僅是財務(wù)管理的核心，還是企業(yè)有效運營的關(guān)鍵。良好的內(nèi)部控制機制，有助于物業(yè)管理公司進行資金管理。在內(nèi)控機制的作用下，物業(yè)管理公司得以充分考慮資金的余缺情況，充分利用閑置資金，或者根據(jù)銀行利率的變動趨勢合理安排短、長期借款的結(jié)構(gòu)比例。既能有效滿足物業(yè)管理公司的資金需求，又能降低資金使用成本。三、物業(yè)管理公司實施內(nèi)部控制的有效性分析。（一）在制度層面上物業(yè)管理公司內(nèi)控較為薄弱。目前，我國物業(yè)管理公司的內(nèi)控機制相對薄弱，在制度上尚不健全。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，目前我國物業(yè)管理公司尚沒有較為全面完整的內(nèi)部控制規(guī)范，使物業(yè)管理公司在內(nèi)部管理上“各有家法”，無法實現(xiàn)縱向比較；第二，隨著市場環(huán)境的愈發(fā)健全，越來越多的物業(yè)管理公司開始逐漸重視內(nèi)部控制。但是，由于物業(yè)行業(yè)整個大環(huán)境內(nèi)控機制的匱乏，造成物業(yè)管理公司在內(nèi)部管理與控制，以及在財務(wù)管理中，都存在一定的不規(guī)范、待解決問題；第三，由于房地產(chǎn)市場的影響，我國物業(yè)管理公司的組建方式并不統(tǒng)一，導(dǎo)致在財務(wù)管理方面，有些物業(yè)管理公司實行主辦單位的行業(yè)財務(wù)會計制度，而有些物業(yè)公司則是依據(jù)自身特點與經(jīng)營需要，自行建立一系列會計核算科目以及財務(wù)管理和內(nèi)控制度。這種“多模式”化的內(nèi)部控制形式，并不利于物業(yè)管理公司的未來發(fā)展與管理。（二）物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制效率有待提高。目前，我國物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制依然停留在傳統(tǒng)手段，如人工操作。而隨著市場的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境日趨復(fù)雜，無論是其經(jīng)營內(nèi)容還是信息處理工作量都非常大。倘若對其內(nèi)部控制依舊采取傳統(tǒng)人工手段，不僅需要耗費大量人力物力，工作效率也得不到提升。而且，內(nèi)部控制人員由于需要忙于核對、驗證各種數(shù)據(jù)，可能無暇根據(jù)行業(yè)環(huán)境和物業(yè)管理公司的發(fā)展需要及時作出預(yù)測和分析，從而影響了物業(yè)管理公司的未來發(fā)展。另外，長期處于低效率，可能會造成物業(yè)管理公司的內(nèi)控機制“流于形式”。（三）物業(yè)管理公司管理者及相關(guān)人員對內(nèi)控重視不足。目前，我國物業(yè)管理公司的管理者及相關(guān)人員對內(nèi)部控制的重視程度有待提高。而且，由于內(nèi)控意識的匱乏，使物業(yè)管理公司的內(nèi)控人員普遍素質(zhì)較低，專業(yè)能力十分有限，甚至還存在在崗人員不具備崗位專業(yè)知識的情況。造成原因主要源于公司領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制的認識不足或者對內(nèi)部控制的認識存在誤區(qū)。有些管理者認為內(nèi)部控制從屬于財務(wù)管理，操作人員也應(yīng)即為公司會計人員，根本不重視內(nèi)部控制專業(yè)隊伍的建設(shè)。還有些物業(yè)管理公司在內(nèi)控人員的安排上任人唯親，常常安排一些有關(guān)系但專業(yè)素質(zhì)不高的人員擔(dān)任公司內(nèi)部控制工作。而這些人員常常一味迎合領(lǐng)導(dǎo)，使內(nèi)控機制形同虛設(shè)。其實，公司管理者及相關(guān)操作者的態(tài)度往往決定著工作質(zhì)量的好壞。而這種漠視態(tài)度不僅不利于物業(yè)管理公司的內(nèi)部管理與控制，同時也不利于其未來發(fā)展與進步。四、如何進一步加強物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制。（一）通過預(yù)算控制于“事前”做好內(nèi)部控制。事前控制主要指“預(yù)算控制”，即物業(yè)管理公司發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，要將實際情況與預(yù)算目標(biāo)相比較，倘若物業(yè)管理公司發(fā)生的業(yè)務(wù)事項與預(yù)算目標(biāo)不相符，則應(yīng)予以否決或者提請管理層進行決策。此外，要根據(jù)崗位職責(zé)賦予每名員工的操作權(quán)限，以于業(yè)務(wù)發(fā)生前便能有效落實每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員責(zé)任。進行事前控制，能有效提高物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的客觀性，同時還能克服在控制過程中的“人情障礙”。（二）通過業(yè)務(wù)操作控制與會計內(nèi)部控制于“事中”做好內(nèi)部控制。事中控制顧名思義，是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過程中所進行的管理工作。根據(jù)西蒙（1978年諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎得主）的“有限理性”原則：倘若對過程進行良好的控制與管理，那么必能得到理性的結(jié)果?？梢娛轮锌刂频谋匾耘c重要性。事中控制主要通過以下兩種程序?qū)嵤┛刂?，即業(yè)務(wù)操作控制與會計內(nèi)部控制。詳見表1。圖片20140122105933.jpg（三）通過核對檢查相關(guān)事項對規(guī)范的完成情況于“事后”做好內(nèi)部控制。這種檢查核對主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，數(shù)據(jù)核對。將財務(wù)部門的數(shù)據(jù)記錄與業(yè)務(wù)部門的實際情況相核對，通過數(shù)據(jù)檢查其是否相符，此為內(nèi)部數(shù)據(jù)核對。此外還可以利用外部數(shù)據(jù)核對。比如，利用銀行的電子對賬單，檢查物業(yè)管理公司實際收付的資金與銀行記錄是否相符。其次，風(fēng)險監(jiān)測。根據(jù)物業(yè)管理公司可能面臨的各種風(fēng)險類型（比如經(jīng)營風(fēng)險、籌資風(fēng)險、市場風(fēng)險等），設(shè)計風(fēng)險模型，并注意搜集實際風(fēng)險數(shù)據(jù)，評估風(fēng)險對公司的“破壞”程度，生成風(fēng)險評估報告。再者，檢查公司前期計劃的完成情況。物業(yè)管理公司可以定期將實際績效與前期設(shè)定目標(biāo)相比較，審核實際與計劃的“偏頗”程度，并設(shè)定未來發(fā)展或改進方向。（四）建立健全物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制體系。建立健全物業(yè)管理公司內(nèi)部控制體系要做好以下幾點：首先，建立內(nèi)部審計部門，開展定期不定期的內(nèi)部審計工作。通過公司內(nèi)審，及時找出管理中的工作漏洞和崗位漏洞，盡快籌劃解決方案，查漏補缺。同時建立內(nèi)控崗位責(zé)任制，明確各崗位的權(quán)力責(zé)任，對于內(nèi)控工作不力的部門和人員，內(nèi)審部門要嚴(yán)格披露。其次，建立內(nèi)部控制考評機制，對內(nèi)控工作進行全程監(jiān)督，根據(jù)定期對內(nèi)控監(jiān)督審查的結(jié)果，進行合理的獎懲，提高各部門參與內(nèi)控管理的積極性。再者，對公司收費業(yè)務(wù)合理規(guī)范，制定一系列收費管理細則，要求物業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)及細則透明化。引用先進的收費軟件系統(tǒng)將計費、收費流程信息化，合理界定操作權(quán)限，核實收費業(yè)務(wù)進程，定期向業(yè)主公布。（五）進行全面分析工作，防范公司潛在風(fēng)險。物業(yè)公司通過收取物業(yè)管理費獲得運營資金。這部分資金除滿足正常的運營管理以外，公司還會開展一部分投資活動。投資必然存在風(fēng)險。物業(yè)公司應(yīng)建立財務(wù)分