發(fā)貨管理制度

發(fā)貨管理規(guī)定一訂單的管理規(guī)定1. 制單流程:（營銷部）2. 審核流程：(供應(yīng)物流部)二 發(fā)貨的管理規(guī)范：1. 清點(diǎn)、簽字：（供應(yīng)物流部）2. 檢查、簽字：（供應(yīng)物流部、生產(chǎn)部）3. 提貨、發(fā)貨：（供應(yīng)物流部、營銷部）4. 門衛(wèi)放行：（人事行政部）三 運(yùn)送和包裝的管理規(guī)范（供應(yīng)物流部、營銷部）1. 運(yùn)送保證：2. 包裝保證：3. 其他：四 內(nèi)部領(lǐng)料規(guī)范：

一

訂單的管理規(guī)范1.

制單流程:（營銷部）1)

協(xié)議訂單由業(yè)務(wù)經(jīng)理制作,并交送有關(guān)部門（財(cái)務(wù)部、客戶服務(wù)部）主管或主管以上領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可作為正式發(fā)貨訂單下發(fā)至供應(yīng)物流部；2)

發(fā)貨訂單上如遇任何特殊狀況,必須由營銷部在“備注欄”中詳細(xì)注明；3)

發(fā)貨訂單上的貨品假如需要由皇家企業(yè)代為托運(yùn)，營銷部必須在正式發(fā)貨訂單下發(fā)時(shí)，將《貨品運(yùn)送告知單》一起下發(fā)至供應(yīng)物流部。無論發(fā)貨訂單上的客戶企業(yè)地址與實(shí)際收貨人地址、收貨人聯(lián)絡(luò)電話等與否一致，為了防止錯(cuò)誤，在發(fā)貨訂單上，業(yè)務(wù)經(jīng)理必須注明實(shí)際收貨人地址、收貨人、收貨人聯(lián)絡(luò)電話等信息；4)

如貨品由客戶自提，營銷部需向供應(yīng)物流部提供客戶的運(yùn)送委托書復(fù)印件，或由業(yè)務(wù)經(jīng)理在發(fā)貨訂單上注明提貨人的姓名、車號(hào)等身份證明；5)

正式發(fā)貨訂單下發(fā)后，對(duì)于確承認(rèn)以出廠的貨品，營銷部有責(zé)任及時(shí)地打印出對(duì)應(yīng)發(fā)貨訂單的《送貨聯(lián)》至供應(yīng)物流部；6)

在正式發(fā)貨訂單下發(fā)后，也許有內(nèi)容需要修改；如修改內(nèi)容較少，則由業(yè)務(wù)經(jīng)理在原發(fā)貨訂單上修改并簽名為據(jù)；如修改內(nèi)容較多，則不容許在原發(fā)貨訂單上修改，需重新下發(fā)一份修改后的精確的發(fā)貨訂單，原發(fā)貨訂單作廢；7)

對(duì)客戶急需的訂單，規(guī)定物流部加班的，營銷部應(yīng)下發(fā)一份《工作聯(lián)絡(luò)單》給供應(yīng)物流部（供應(yīng)物流部有責(zé)任同步告知生產(chǎn)部），寫明加班日期、內(nèi)容。但對(duì)于貨品自提的客戶，營銷部應(yīng)在《工作聯(lián)絡(luò)單》上注明車到企業(yè)的詳細(xì)時(shí)間或最晚時(shí)間，以便供應(yīng)物流部和生產(chǎn)部提前安排工作。超過最晚時(shí)間后，供應(yīng)物流部和生產(chǎn)部可如下班。這之間所產(chǎn)生的所有加班費(fèi)用，將會(huì)計(jì)入有關(guān)的銷售人員的個(gè)人費(fèi)用；2.

審核流程：(供應(yīng)物流部)8)

供應(yīng)物流部主管在接到正式發(fā)貨訂單后，根據(jù)‘制單流程’要再一次審核訂單各項(xiàng)與否完整,最終簽字確認(rèn)；9)

若發(fā)貨訂單中任何一項(xiàng)不符合流程規(guī)定，供應(yīng)物流部有權(quán)力將訂單退回營銷，并規(guī)定其重新制作發(fā)貨訂單；10)

對(duì)于每一份發(fā)貨訂單，對(duì)應(yīng)的《送貨聯(lián)》需供應(yīng)物流部主管簽字確認(rèn)后，方可發(fā)貨。

二

發(fā)貨的管理規(guī)范：1.清點(diǎn)、簽字：（供應(yīng)物流部）1)

供應(yīng)物流部倉庫管理員根據(jù)訂單所列產(chǎn)品逐一配貨，嚴(yán)格清點(diǎn)數(shù)量，做到每發(fā)一批貨都至少有兩人以上清點(diǎn)。供應(yīng)物流部倉庫管理員配貨時(shí)清點(diǎn)一遍后簽字確認(rèn)；供應(yīng)物流部另一人再復(fù)驗(yàn)一遍，并簽字確認(rèn)；裝車時(shí)送貨人（是指我企業(yè)指定托運(yùn)的運(yùn)送企業(yè)及其代表），或收貨人（是指由客戶指定的代理人）清點(diǎn)一遍，并簽字確認(rèn)，辦好一切交接手續(xù)。堅(jiān)決杜絕漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)、多發(fā)等現(xiàn)象，保證每一環(huán)節(jié)都無差錯(cuò)；對(duì)于某些小的五金件，數(shù)量多時(shí)極易出現(xiàn)錯(cuò)數(shù)和漏數(shù)；尚有整包的型材，內(nèi)包裝里的詳細(xì)數(shù)量也極易數(shù)錯(cuò)。因此規(guī)定物流部倉庫管理員在碰到此類物品出貨時(shí)，要具有高度的工作責(zé)任心，絕不容許把差錯(cuò)放出廠門！(工作成果將記入每次的“績效考核”)2.

檢查、簽字：（供應(yīng)物流部、生產(chǎn)部）1)

在外購物資入庫前的檢查過程中，供應(yīng)物流部倉庫管理員除了在《送貨聯(lián)》上對(duì)數(shù)量、質(zhì)量根據(jù)國標(biāo)進(jìn)行抽檢確認(rèn)以外，還必須在抽檢過的物資外包裝上標(biāo)明‘已抽檢’字樣。盡量防止外購物資在未來整箱出貨時(shí)數(shù)量上產(chǎn)生差錯(cuò)；（工作成果記入每次“績效考核”）2)

發(fā)貨訂單下發(fā)至供應(yīng)物流部后，若有需要生產(chǎn)部進(jìn)行檢查的物品(如型材、雙壁落水)，首先由供應(yīng)物流部告知生產(chǎn)部進(jìn)行出貨檢查，并提供一份發(fā)貨訂單。在產(chǎn)品出廠時(shí)，生產(chǎn)部質(zhì)檢員必須在發(fā)貨清單上對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行簽字確認(rèn)。3.

提貨、發(fā)貨：（供應(yīng)物管部、營銷部）1)

如遇特殊狀況需供應(yīng)物流部先行備貨的，發(fā)貨訂單則必須先由營銷部主管簽字后，交供應(yīng)物流部先行配貨，待正式發(fā)貨訂單下發(fā)后再憑《送貨聯(lián)》發(fā)貨。2)

自提客戶過來提貨時(shí)，需出示委托書等能顯示身份的復(fù)印件，供應(yīng)物管部在發(fā)貨前先對(duì)照與營銷部提供的資料（貨品運(yùn)送委托書，身份證明）與否一致，在獲得二種身份一致的狀況下，供應(yīng)物流部方可發(fā)貨裝車。3)

供應(yīng)物流部倉庫管理員根據(jù)發(fā)貨狀況及時(shí)打印出發(fā)貨清單，詳細(xì)查對(duì)并通過供應(yīng)物流部主管審核后，提供應(yīng)營銷部，發(fā)貨清單明細(xì)應(yīng)與發(fā)貨訂單內(nèi)容相一致。如發(fā)現(xiàn)不一致，供應(yīng)物流部應(yīng)詳細(xì)列明，并及時(shí)告知營銷部，以便業(yè)務(wù)經(jīng)理能與客戶及時(shí)獲得溝通。對(duì)于用紙箱包裝和用其他外包裝的物品，供應(yīng)物流部必須用統(tǒng)一的不干膠標(biāo)貼貼于物品外包裝的上側(cè)與邊側(cè)，并詳細(xì)寫明：收貨地址、收貨人、收貨人聯(lián)絡(luò)電話；并由供應(yīng)物流部的最終發(fā)貨人簽字確認(rèn)。4.

門衛(wèi)放行：1)

正常工作時(shí)間，所有發(fā)貨訂單貨品在出廠時(shí)，門衛(wèi)必須要確認(rèn)供應(yīng)物流部主管在《送貨聯(lián)》上有簽字后，方可將貨品放行。如遇雙休日或供應(yīng)物流部主管不在廠的狀況下，門衛(wèi)可承認(rèn)當(dāng)班負(fù)責(zé)人的簽字后，才予以放行，事后供應(yīng)物流部主管必須補(bǔ)齊手續(xù)。2)

此外，門衛(wèi)不得以任和借口或形式，放行任何裝有企業(yè)產(chǎn)品的車輛出廠。若由于門衛(wèi)的失誤所導(dǎo)致企業(yè)的損失，所有責(zé)任由門衛(wèi)負(fù)責(zé)。三

運(yùn)送和包裝的管理規(guī)范（物流部、采購部、市場(chǎng)部客戶服務(wù)部）1.

運(yùn)送保證：1)

由供應(yīng)物流部選擇2～3家正規(guī)的、具有良好職業(yè)聲譽(yù)的運(yùn)送企業(yè)，包括汽運(yùn)、鐵運(yùn)、空運(yùn)、船運(yùn)。由供應(yīng)物流部與運(yùn)送企業(yè)（尤指汽運(yùn)）到達(dá)質(zhì)量承諾，并出面簽訂正式運(yùn)送協(xié)議。2)

供應(yīng)物流部人員和‘皇家’所有簽約的運(yùn)送企業(yè)（尤指汽運(yùn)）必須要到達(dá)一致，即：運(yùn)送企業(yè)一定要對(duì)皇家所托運(yùn)貨品的完整性、安全性做出保障和承諾。3)

供應(yīng)物流部在接到營銷部填寫的《貨品運(yùn)送告知單》挑選其中一家簽約的運(yùn)送企業(yè)，并根據(jù)裝車規(guī)定，規(guī)定其在的一定期間內(nèi)（3-4小時(shí)之內(nèi)）派運(yùn)送車到企業(yè)。4)

若由于運(yùn)送企業(yè)單方面的原因，而導(dǎo)致供應(yīng)物流部加班所產(chǎn)生的費(fèi)用和企業(yè)因此所承受的一切損失應(yīng)所有由運(yùn)送企業(yè)負(fù)責(zé)。（此項(xiàng)應(yīng)包括在運(yùn)送協(xié)議內(nèi)）。5)

若由于我司單方面的原因，而導(dǎo)致運(yùn)送企業(yè)空車返回的損失，應(yīng)由我司支付運(yùn)送企業(yè)的空車費(fèi)用。6)

供應(yīng)物流部必須確認(rèn)貨品都準(zhǔn)備就緒，再合理安排裝載。7)

供應(yīng)物流部也將根據(jù)對(duì)應(yīng)的運(yùn)送方式（指汽運(yùn)、鐵運(yùn)、空運(yùn)、船運(yùn)），按照對(duì)應(yīng)的貨品運(yùn)送原則對(duì)所有出廠的貨品做好包裝的保證和保障工作，并作《運(yùn)送工作明細(xì)表登記》。2.

包裝保證：1)

對(duì)運(yùn)送規(guī)定高的貨品（如：展會(huì)、推廣會(huì)所用的門窗樣品，客戶所需要的門窗樣品，用于檢測(cè)目的的門窗樣品，精致的、表面噴漆的五金配件等等），即：所有精細(xì)度高、且輕易損壞的物品，物流部都要按‘一級(jí)包裝’規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行包裝?！患?jí)包裝’的目的尤其是針對(duì)鐵路、航空等運(yùn)送企業(yè)的粗暴搬運(yùn)，重要規(guī)定包括：a.

貨品的易損壞部分（如無玻璃的窗、門的框、扇部位）首先要有緊貼的汽泡塑料紙（泡的直徑不不不小于兩厘米）包裹，然后用膠帶粘牢接口處；b.

帶玻璃門窗的玻璃平面要用適合玻璃大小尺寸的泡沫板雙面覆蓋，然后用膠帶粘牢接口處；c.

樣角、樣品、樣窗的包裝，必須注意對(duì)焊角部位和各邊角用汽泡紙進(jìn)行保護(hù)性包裹，一定不要暴露在外；d.

貨品放入硬紙板的包裝內(nèi)后，紙箱的邊角都要用小的泡沫塊、小的泡沫板進(jìn)行添補(bǔ)，以盡量防止物品在運(yùn)送過程當(dāng)中也許出現(xiàn)的晃動(dòng)、滑動(dòng)、磨擦、碰撞的現(xiàn)象；e.

4件如下（含4件）表面噴漆的五金件和易損壞的注塑件（不包括自身有完好包裝的物件）的外層也要用汽泡塑料紙（泡的直徑不小于五毫米）包裹（不少于三層），用膠帶粘貼接口處后，再放置于硬紙板的包裝箱內(nèi)；f.

4件以上，表面噴漆的五金件和易損壞的注塑件，發(fā)貨時(shí)要打成一種大箱（外面必須看起來是一種大件），防止鐵路、航空運(yùn)送企業(yè)的粗暴搬運(yùn)也許會(huì)導(dǎo)致的損壞；g.

所有的硬紙板包裝外先用塑料薄膜纏繞，再用打包帶捆扎；h.

最終，在最外層包裝的顯眼處，對(duì)運(yùn)送需要特殊小心的寶貴貨品，要張貼注意運(yùn)送的標(biāo)志，即：“小心輕放”、“向上”、“請(qǐng)勿重壓”；i.

對(duì)于落水系統(tǒng)需要（或不得不）委托鐵路和航空運(yùn)送的構(gòu)件，除了在箱內(nèi)的構(gòu)件間必須用汽泡紙（泡的直徑不不不小于兩厘米）隔開外，箱外也要張貼醒目的“小心輕放”、“向上”、“請(qǐng)勿重壓”圖案標(biāo)志；j.

散裝型材要進(jìn)行簡易拼裝，外包裝首先要用塑料封套包裹，另一方面用硬紙殼套裝，再用打包帶扎好；2)

對(duì)運(yùn)送規(guī)定較低的貨品、客戶自提、用汽車運(yùn)送的貨品，物流部可根據(jù)‘一級(jí)包裝’的規(guī)定對(duì)應(yīng)減少包裹物的層數(shù)。但絕不能忽視對(duì)易損壞部位和邊角部位的包裝保護(hù)。3.

其他：1)

對(duì)于運(yùn)送由我企業(yè)承擔(dān)的零擔(dān)/拼車貨品（或有些狀況下的整車貨品），本來型材和鋼襯采用同車運(yùn)送的方式將改為型材和鋼襯分開運(yùn)送。供應(yīng)物流部人員將就此類狀況，在不提高運(yùn)送價(jià)格的狀況下，完善和運(yùn)送企業(yè)的溝通。另首先，營銷部也要配合做好客戶的工作。a.

讓客戶理解型材和鋼襯分開運(yùn)送的原由；b.

在貨品發(fā)出后來，立即及時(shí)告知接受貨品的客戶，規(guī)定對(duì)方隨時(shí)保持通訊的暢通；以減少貨品在運(yùn)送過程當(dāng)中也許出現(xiàn)的不必要的、再多的裝卸過程。2)