制度流程文件管理流程

制度流程文件管理流程編號：版號：A/2頁碼：第1頁共5頁制度流程文件管理流程編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的為規(guī)范集團(tuán)的制度流程文件管理，明確制度流程文件的版式、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)行、標(biāo)識、保管、更改及作廢管理，驗證流程管理體系是否滿足有效性、符合性和適宜性。術(shù)語和定義制度流程文件：集團(tuán)制度流程文件主要包括管理制度、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)指引等。管理制度：規(guī)范各專業(yè)管理的總體策略和原則，是制度流程文件中的綱領(lǐng)性文件。管理流程：規(guī)范跨部門/跨層級的業(yè)務(wù)活動而形成的管理文件。有完整的輸入和輸出關(guān)系，并形成閉環(huán)。作業(yè)指引：各業(yè)務(wù)活動中各項具體活動的操作，用以明確操作的程度及深度而形成的描述性文件。模板：指各階段具體業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)成果文件，或由各職能部門根據(jù)項目操作實際需要，在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上制定的適應(yīng)項目操作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件。表單：為明確階段性工作所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。適用范圍適用于集團(tuán)及城市公司制度流程文件的規(guī)范化管理。關(guān)鍵活動描述文件管理權(quán)限集團(tuán)制度流程文件由安全與企業(yè)管理部統(tǒng)一歸口管理，安全與企業(yè)管理部負(fù)責(zé)制定文件管理規(guī)范，并對集團(tuán)、城市公司等各部門的文件管理人員進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。城市公司文件管理部門為城市公司計劃經(jīng)營部。體系建立集團(tuán)制度流程文件的制定和發(fā)布安全與企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織總部及城市公司各相關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行集團(tuán)制度流程體系策劃，并根據(jù)策劃結(jié)果，梳理跨部門、跨層級的制度流程及其接口關(guān)系，建立集團(tuán)制度流程體系。集團(tuán)各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照流程體系，起草相關(guān)制度流程文件（草案），并明確相關(guān)成果及其標(biāo)準(zhǔn)。安全與企業(yè)管理部組織文件（草案）所涉及的各部門/城市公司，開展研討評審。研討結(jié)束后，文件制定部門負(fù)責(zé)根據(jù)評審意見，對文件進(jìn)行修訂，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報集團(tuán)總經(jīng)理辦公會審批。安全與企業(yè)管理部對經(jīng)審批的制度流程文件進(jìn)行標(biāo)識后，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理簽發(fā)后正式執(zhí)行。制度流程文件在執(zhí)行之前，安全與企業(yè)管理部應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行宣講和培訓(xùn)。流程文件中的流程圖中標(biāo)注的主責(zé)部門為流程執(zhí)行部門。流程回顧/檢討安全與企業(yè)管理部編制【流程回顧和檢討計劃】，組織各業(yè)務(wù)部門相關(guān)成員參加的跨部門工作小組，對集團(tuán)制度流程文件的運行情況進(jìn)行回顧和檢討。審核內(nèi)容主要包括：現(xiàn)有制度流程文件是否滿足業(yè)務(wù)運行需要?，F(xiàn)有制度流程文件是否得到有效執(zhí)行。現(xiàn)有制度流程文件是否存在接口不清、交叉矛盾等現(xiàn)象?！玖鞒袒仡櫤蜋z討計劃】包括：流程回顧和檢討的范圍：通常為關(guān)鍵流程和問題流程，以及根據(jù)上一次流程審核結(jié)果須繼續(xù)跟蹤審核的流程。各流程回顧和檢討的完成時間。各流程回顧和檢討責(zé)任人。各流程回顧和檢討的方法。審核工作完成后，安全與企業(yè)管理部負(fù)責(zé)根據(jù)回顧和檢討結(jié)果，提出三類處理意見：回顧和檢討通過、追加回顧和檢討或進(jìn)行修訂。制度流程回顧和檢討中確定的需要進(jìn)行修訂的流程，由安全與企業(yè)管理部填寫【流程修訂建議表】。制度流程修訂出現(xiàn)下列情況是，應(yīng)進(jìn)行集團(tuán)制度流程修訂：安全與企業(yè)管理部在流程回顧和檢討中發(fā)現(xiàn)需要進(jìn)行修訂的。在文件使用過程中，集團(tuán)各專業(yè)部門或城市公司發(fā)現(xiàn)文件之間有接口不清晰，或相互矛盾的。集團(tuán)各專業(yè)部門或城市公司的職能定位、業(yè)務(wù)模式變化等，需要增加、刪除或修改現(xiàn)有的流程體系文件的。集團(tuán)戰(zhàn)略或組織架構(gòu)調(diào)整時，現(xiàn)有制度流程不適宜的。其它應(yīng)對制度流程進(jìn)行修訂的情況。集團(tuán)制度流程修訂的受理集團(tuán)戰(zhàn)略/組織架構(gòu)調(diào)整或制度流程審核確定需要進(jìn)行修訂的流程，由安全與企業(yè)管理部填寫【流程修訂建議表】。集團(tuán)各業(yè)務(wù)部門發(fā)起的流程修訂，由各部門填寫【流程修訂建議表】，說明修訂文件的原因及與制度流程體系中其他文件的關(guān)聯(lián)情況，報安全與企業(yè)管理部匯總。城市公司各業(yè)務(wù)部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，由各部門填寫【流程修訂建議表】報城市公司計劃經(jīng)營部匯總，經(jīng)城市公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報安全與企業(yè)管理部匯總。安全與企業(yè)管理部匯總相關(guān)流程修訂建議，制定流程修訂計劃，并組織相關(guān)專業(yè)部門人員開展調(diào)研，調(diào)研方法可以采用訪談、問卷調(diào)查和流程資料收集或相關(guān)部門研討相結(jié)合的方法等。通過調(diào)研了解流程現(xiàn)狀和問題，形成流程改進(jìn)建議書。集團(tuán)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)流程改進(jìn)建議書，修訂相應(yīng)的制度流程文件，并匯總至安全與企業(yè)管理部。由安全與企業(yè)管理部組織進(jìn)行跨部門/跨層級討論和評審。集團(tuán)業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審意見，對相關(guān)文件進(jìn)行修訂后，由安全與企業(yè)管理部匯總后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，集團(tuán)總經(jīng)理辦公會審批。安全與企業(yè)管理部對經(jīng)審批的制度流程文件進(jìn)行標(biāo)識后，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理簽發(fā)后正式執(zhí)行。年度總結(jié)與回顧安全與企業(yè)管理部根據(jù)本年度的流程回顧和檢討修訂情況，編制【年度流程回顧