職務(wù)說(shuō)明書(shū)工作分析工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范

工作分析、工作說(shuō)明書(shū)與工作標(biāo)準(zhǔn)在人力資源治理中，工作分析、工作說(shuō)明書(shū)與工作標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)格外重要的工作。工作分析是確定完成各項(xiàng)工作所需技能、責(zé)任和學(xué)問(wèn)的系統(tǒng)過(guò)程。它是一種重要而一般的人力資源治理技術(shù)。工作分析的目的是為了解決以下6個(gè)重要的問(wèn)題：工人完成什么樣的體力和腦力勞動(dòng)？工作將在什么時(shí)候完成？工作將在哪里完成？工人如何完成此項(xiàng)工作？為什么要完成此項(xiàng)工作？完成工作需要哪些條件？以下三種狀況才需要工作分析。第一，當(dāng)組織建立，工作分析首次被正式引進(jìn)；其次，當(dāng)?shù)墓ぷ鳟a(chǎn)生時(shí)；第三，當(dāng)工作由于技術(shù)、方法、工藝系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變化時(shí)。當(dāng)工作性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，最需要進(jìn)展工作分析。工作分析可幫助組織覺(jué)察環(huán)境正發(fā)生變化這一事實(shí)工作說(shuō)明書(shū)是一份供給有關(guān)任務(wù)、職責(zé)信息的文件〔工作的內(nèi)容是什么〕。工作標(biāo)準(zhǔn)包含了一個(gè)人完成某項(xiàng)工作所必備的根本素養(yǎng)和條件〔雇傭什么樣的人來(lái)從事這一工作〕。假設(shè)聘請(qǐng)者不知道勝任某項(xiàng)工作所必需的資格條件，那么員工的聘請(qǐng)和選擇就將是漫無(wú)目的的。假設(shè)缺少適時(shí)的工作說(shuō)明和工作標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)在沒(méi)有一個(gè)清楚的指導(dǎo)性文件的狀況下去聘請(qǐng)、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將是很糟的。實(shí)際上，當(dāng)企業(yè)在獵取原材料、供貨或設(shè)備這些資源時(shí)，這種做法也是不曾聽(tīng)說(shuō)的。例如。即使在訂購(gòu)一臺(tái)復(fù)印機(jī)時(shí)，選購(gòu)部門(mén)通常也會(huì)提出準(zhǔn)確的說(shuō)明。固然，在尋求企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)〔人力資源〕時(shí)，也應(yīng)承受同樣的規(guī)律。工作標(biāo)準(zhǔn)中的信息在確定人力資源開(kāi)發(fā)需求方面常常是很有用的。假設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)指出某項(xiàng)工作需要特別的學(xué)問(wèn)、技能或力量，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說(shuō)明所規(guī)定的職責(zé)，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好預(yù)備。至于績(jī)效評(píng)價(jià)，應(yīng)依據(jù)員工完成工作說(shuō)明中規(guī)定的職責(zé)的好壞進(jìn)展。假設(shè)一名經(jīng)理評(píng)價(jià)員工依據(jù)的不是工作說(shuō)明中包括的因素，則這種評(píng)價(jià)在很大程度上就會(huì)帶有不公正性作為一名主管人員或人事治理專業(yè)人員，你通常需要通過(guò)進(jìn)展工作分析來(lái)搜集以下的某一類或某幾類信息：1、工作活動(dòng)。2、工作中人的行為。3、工作中所使用的機(jī)器、工具、設(shè)備以其他關(guān)心工作用具。工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。4、工作背景。5、工作對(duì)人的要求。你所進(jìn)展的工作分析〔不是依據(jù)那些雇員自己報(bào)告說(shuō)他們的工作職責(zé)有哪些，而是依據(jù)你自己對(duì)這些工作應(yīng)當(dāng)完成哪些任務(wù)的了解所做出的推斷〕就覺(jué)察了一些必需被分派到人頭上但卻被全部人都無(wú)視了的職責(zé)。像這一類被無(wú)視的工作職責(zé)常?？梢酝ㄟ^(guò)工作分析被挖掘出來(lái)。這樣，工作分析在挽救可能因此〔如沒(méi)有人對(duì)庫(kù)存治理負(fù)責(zé)〕而造成的嚴(yán)峻后果方面就能夠起到樂(lè)觀的作用。在做工作分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下六個(gè)步驟來(lái)進(jìn)展。1、確定工作分析信息的用途。2、搜集與工作有關(guān)的背景信息組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確說(shuō)明白誰(shuí)應(yīng)當(dāng)向誰(shuí)匯報(bào)工作，以及工作的擔(dān)當(dāng)者將同誰(shuí)進(jìn)展信息溝通等等。工作流程圖則供給了與工作有關(guān)的更為具體的信息。3、選擇有代表性的工作進(jìn)展分析。4、搜集工作分析的信息。5、同擔(dān)當(dāng)工作的人共同審查所搜集到的工作信息。6、編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)和工作標(biāo)準(zhǔn)大多數(shù)狀況下，在完成了工作分析之后都要編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)和工作標(biāo)準(zhǔn)。工作說(shuō)明書(shū)就是對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作對(duì)人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)展的書(shū)面描述。工作標(biāo)準(zhǔn)則是全面反映工作對(duì)從人員的品質(zhì)、特點(diǎn)、技能以及工作背景或經(jīng)受等方面要求的書(shū)面文件。有時(shí)侯，工作說(shuō)明書(shū)和工作標(biāo)準(zhǔn)書(shū)分成兩份文件來(lái)寫(xiě)，有時(shí)侯則合并在一份工作說(shuō)明書(shū)之中。搜集工作分析信息的工作通常由實(shí)際擔(dān)當(dāng)工作的人員、工作擔(dān)當(dāng)人員的直接上級(jí)主管，以及一名人力資源治理專家來(lái)共同進(jìn)展。通常的做法是：首先由人力資源治理專家(人力資源治理者、工作分析專家或詢問(wèn)人員等)觀看和分析正在被進(jìn)展中的工作，然后編寫(xiě)出一份工作說(shuō)明書(shū)和一份工作標(biāo)準(zhǔn)。雇員及其直接上級(jí)主管出要參與此項(xiàng)工作訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法：〔1〕對(duì)每個(gè)雇員進(jìn)展個(gè)人訪談；〔2〕對(duì)做同種工作的雇員群體進(jìn)展的群體訪談；〔3〕對(duì)完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)展的主管人員訪談。訪談法可能是最廣泛運(yùn)用以確定工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作分析方法，它的廣泛應(yīng)用程度正是其優(yōu)點(diǎn)的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過(guò)與工作擔(dān)當(dāng)者進(jìn)展面談，還可以覺(jué)察一些在狀況下不行能了解到的工作活動(dòng)和行為。訪談法的最主要問(wèn)題之一是：搜集上來(lái)的信息有可能是被扭曲的。這種信息的扭曲可能是由于被訪談?wù)咴跓o(wú)意中造成的，也可能是由于被訪談?wù)哂幸庵圃斓?。由于工作分析常常被作為轉(zhuǎn)變工資主的依據(jù)。工作分析人員將依據(jù)以下7項(xiàng)要素來(lái)分別對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)展分析：學(xué)問(wèn)要求。技術(shù)要求。力量要求。工作中所包含的身體活動(dòng)。工作的特定環(huán)境條件。典型工作大事。對(duì)雇員興趣的要求。量化的工作分析方法無(wú)疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職位分析問(wèn)卷法和功能性工作分析法。職位分析問(wèn)卷法的優(yōu)點(diǎn)在于，它將工作依據(jù)五個(gè)根本領(lǐng)域進(jìn)展并供給了一種量化的分?jǐn)?shù)挨次或挨次輪廓。這五個(gè)根本領(lǐng)域是：是否負(fù)有決策／溝通／社會(huì)方面的責(zé)任；是否執(zhí)行嫻熟的技能性活動(dòng)；是否伴隨有相應(yīng)的身體活動(dòng)；是否操縱汽車(chē)／設(shè)備；是否需要對(duì)信息進(jìn)展加工。因而，職位分析問(wèn)卷的真正優(yōu)勢(shì)在于：它對(duì)工作進(jìn)展了等級(jí)劃分。換言之，職位分析問(wèn)卷法使你依據(jù)決策、嫻熟性活動(dòng)、身體活動(dòng)、汽車(chē)／設(shè)備操縱以及信息加工等特點(diǎn)對(duì)于每一項(xiàng)工作安排一個(gè)量化的分?jǐn)?shù)。于是，你就可以運(yùn)用職位分析問(wèn)卷法所得出的結(jié)果對(duì)工作進(jìn)展比照，以確定比方說(shuō)哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信息來(lái)確定每一種工作的或工資等級(jí)。功能性工作分析法：功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個(gè)方面工作進(jìn)展分類，它對(duì)工作的分類還考慮以下四個(gè)因素：在執(zhí)行工作時(shí)需要得到多大程度的指導(dǎo)；執(zhí)行工作時(shí)需要運(yùn)用的推理和推斷力量應(yīng)到達(dá)什么程度；完成工作所要求具備的數(shù)學(xué)力量有多高；執(zhí)行工作時(shí)所要求的口頭及評(píng)議表達(dá)力量如何。，運(yùn)用功能性工作分析法來(lái)對(duì)工作進(jìn)展分析，使你可以答復(fù)下面的問(wèn)題：“為了完成這項(xiàng)任務(wù)并到達(dá)的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)雇員進(jìn)展何種培訓(xùn)？“工作說(shuō)明中常常使用的術(shù)語(yǔ)如下：應(yīng)履行的主要職責(zé)在各項(xiàng)職責(zé)上所消耗時(shí)間的百分比應(yīng)到達(dá)的業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)工作條件和可能產(chǎn)生的危急完成工作的人員數(shù)和承受其匯報(bào)的人數(shù)工作中使用的機(jī)器和設(shè)備工作說(shuō)明中使用最廣泛的內(nèi)容是：〔1〕工作識(shí)別；〔2〕工作分析日期；〔3〕工作小結(jié)；〔4〕履行的職責(zé)。工作識(shí)別局部包括工作名稱、部門(mén)、匯報(bào)關(guān)系和工作編號(hào)。一個(gè)好的工作名稱將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項(xiàng)工作與其他工作區(qū)分開(kāi)來(lái)。但圓滿的是，工作名稱常常使人產(chǎn)生誤會(huì)〔一些書(shū)籍中竟然提倡這種做法，如把輪胎檢查搬運(yùn)員稱之為地區(qū)效勞經(jīng)理助理等〕。樣的描述可以秋主管人員分派工作供給更大的敏捷度，但一些專家明確認(rèn)為，假設(shè)一一類的語(yǔ)言，就很可能會(huì)成為躲避責(zé)任的一種托辭，由于這使得對(duì)工作的性質(zhì)以及雇員需要完成的工作的表達(dá)消滅了漏洞。工作說(shuō)明書(shū)的另外一局部是擅長(zhǎng)工作責(zé)任和工作任務(wù)的具體排列。工作說(shuō)明書(shū)中還應(yīng)當(dāng)界定工作擔(dān)當(dāng)者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限、對(duì)其他人實(shí)施監(jiān)視的權(quán)限以經(jīng)費(fèi)預(yù)算的權(quán)限等。有些工作說(shuō)明書(shū)還包括一局部有關(guān)工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。這局部?jī)?nèi)容說(shuō)明雇主期望雇員在執(zhí)行工作說(shuō)明書(shū)中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所到達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)最為直接的方法是只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了：“假設(shè)你……，我會(huì)對(duì)你那么就形成了一套完整的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。工作標(biāo)準(zhǔn)以工作說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容為依據(jù)來(lái)答復(fù)這樣一個(gè)問(wèn)題，那就是：“要做好這項(xiàng)工，職位擔(dān)當(dāng)者必需具備什么樣的特點(diǎn)和閱歷？“通常狀況下，都把它放在工作說(shuō)明書(shū)的反面建立完整的、能準(zhǔn)時(shí)反映雇員最狀況的技能庫(kù)。有一種方法可以使雇員用于更技能庫(kù)內(nèi)容的時(shí)間縮短到最少，這就是在實(shí)際