中小企業(yè)員工手冊(cè)編制四步法

“員工手冊(cè)”，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊(cè)子，它有兩項(xiàng)基本功能：一是使剛進(jìn)入公司的“準(zhǔn)員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長(zhǎng)為公司的“合格員工”；二是規(guī)范員工的日常行為，強(qiáng)化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊(cè)”的功效，一方面可以縮減培訓(xùn)成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊(cè)”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎(chǔ)，而目前我國(guó)大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊(cè)”呢?筆者根據(jù)多年的咨詢實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)性地提出了編制員工手冊(cè)的“四步法”。第一步：定框架“定框架”，即確定“員工手冊(cè)”內(nèi)容的基本框架。一般來(lái)說(shuō)，一套完整的員工手冊(cè)其基本框架應(yīng)該包括五個(gè)部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，同樣可以直接將這個(gè)基本架構(gòu)作為員工手冊(cè)的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級(jí)框架。用好“寫在前面的話”這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長(zhǎng)官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊(cè)的熱情”，因而，其次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面：(1)歡迎詞；(2)員工可通過(guò)員工手冊(cè)獲得什幺；(3)祝語(yǔ)與希望：(4)簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)的時(shí)候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會(huì)包含這一部分，但在次級(jí)框架確定時(shí)卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級(jí)框架的一個(gè)項(xiàng)目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫在前面的話”的次級(jí)框架的項(xiàng)目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊(cè)的編寫目的，本手冊(cè)的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及希望員工遵守手冊(cè)”等項(xiàng)目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊(cè)從形式上說(shuō)不倫不類，從效果上說(shuō)會(huì)使員工產(chǎn)生反感，影響其對(duì)員工手冊(cè)的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊(cè)時(shí)，嚴(yán)格按照“歡迎詞、學(xué)習(xí)員工手冊(cè)的收獲、祝語(yǔ)與希望及簽名”的次級(jí)框架進(jìn)行編寫。靈活運(yùn)用“公司概述”“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面，(1)公司的價(jià)值觀：(2)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)；(3)公司業(yè)務(wù)概況介紹；(4)公司的組織架構(gòu)；(5)公司的發(fā)展歷史；(6)公司的企業(yè)文化等項(xiàng)目。大型企業(yè)的員工手冊(cè)都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過(guò)的中小企業(yè)中有近60％的員工手冊(cè)沒有這部分內(nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒有明確的價(jià)值觀、發(fā)展目標(biāo)等，也沒有意識(shí)到這部分內(nèi)容對(duì)新進(jìn)員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)概述”作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在確定這個(gè)主項(xiàng)目的次級(jí)框架時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價(jià)值觀或發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那幺暫時(shí)可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級(jí)框架，同時(shí)，要著手明確公司的價(jià)值觀、戰(zhàn)略目標(biāo)等，適時(shí)地提煉出自己的企業(yè)文化。容對(duì)于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務(wù)必將容對(duì)于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務(wù)必將“公司明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”通過(guò)對(duì)行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學(xué)習(xí)和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升員工的工作效率與業(yè)績(jī)。這部分的次級(jí)框架通常包括以下內(nèi)容：(1)公司日常行為規(guī)范；(2)公司日常工作中的行為規(guī)范；(3)對(duì)外業(yè)務(wù)交往中的行為規(guī)范；(4)行業(yè)特殊職業(yè)要求(例如食品行業(yè)對(duì)衛(wèi)生行為的要求等)。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對(duì)這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)時(shí)，不要考慮自身屬于什幺樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關(guān)的制度，都要將這部分作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)主要項(xiàng)目，目前沒有相關(guān)制度的公司務(wù)必馬上組織相關(guān)人員進(jìn)行編制，因?yàn)?，缺少這部分的員工手冊(cè)對(duì)員工行為的引導(dǎo)作用將大大減弱。重點(diǎn)制定“員工管理制度”不容忽視的“附則”這部分比較簡(jiǎn)單，主要是對(duì)一些未盡條款的補(bǔ)充說(shuō)明，包括本手冊(cè)的有效性、本手冊(cè)的解釋權(quán)、本手冊(cè)的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認(rèn)函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時(shí)，經(jīng)常忽視“員工簽收確認(rèn)表”這部分，