辦公室工作實務(wù)實驗課-緒論

辦公室工作實務(wù)山東工商學(xué)院公共管理學(xué)院02/allpassegov《辦公室工作實務(wù)》本課程是行政管理專業(yè)課程體系中的一門應(yīng)用性課程，側(cè)重于學(xué)生面向辦公室工作的職業(yè)能力培養(yǎng)和訓(xùn)練，培養(yǎng)學(xué)生行政管理專業(yè)動手能力。本課程以“應(yīng)用”為主線構(gòu)建課程教學(xué)內(nèi)容，以具體業(yè)務(wù)操作流程為線索，采用課堂講授、過程示范、操作模擬等教學(xué)方法和手段，培養(yǎng)學(xué)生辦公室工作協(xié)調(diào)、溝通、服務(wù)三大能力，以及通過所學(xué)理論解決實際操作問題的能力。

課程簡介《辦公室工作實務(wù)》通過課程實驗，學(xué)生應(yīng)該：掌握辦公室工作基礎(chǔ)的理論知識、方法與技能；熟練操作各項辦公室工作流程；團隊模擬辦公室工作各項實務(wù)；培養(yǎng)解決實際操作問題的能力。

課程目的、任務(wù)與要求《辦公室工作實務(wù)》課堂先行講授示范、學(xué)生上機操作模擬，主要方式是操作模擬。

學(xué)生分為實驗小組，每組6位同學(xué)，輪流進行辦公室人員與服務(wù)對象角色扮演的辦公室工作演練；或由一組同學(xué)進行演練，其他各組同學(xué)觀摩學(xué)習(xí)，依此輪流替換。

實驗方式與基本要求實驗前，學(xué)生要認真預(yù)習(xí)實驗指導(dǎo)書和設(shè)計相關(guān)制度文件資料，了解實驗?zāi)康暮蛯嶒瀮?nèi)容；實驗時，要認真討論分析，做好記錄；實驗后，總結(jié)提升。

《辦公室工作實務(wù)》

教材

《電子政務(wù)教學(xué)實踐平臺實驗教程》，南京奧派教學(xué)軟件系列叢書，2009

軟件奧派電子政務(wù)教學(xué)實踐平臺通過在一個完整的政府電子政務(wù)系統(tǒng)上進行模擬操作，讓實驗者在模擬事件中體會OA系統(tǒng)給傳統(tǒng)辦公帶來的巨大變革，雖授課內(nèi)容依托政府電子政務(wù)系統(tǒng)及政府?dāng)?shù)據(jù)資料，但又不僅局限于此，學(xué)生也可以企業(yè)環(huán)境數(shù)據(jù)資料為例進行模擬操作，領(lǐng)悟OA，在模擬環(huán)境下，分別以公眾、企業(yè)員工、政府公務(wù)員等不同的角色進入教學(xué)模擬系統(tǒng)的后臺，及辦公自動化系統(tǒng)或職能部門的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。

《辦公室工作實務(wù)》

模塊參數(shù)學(xué)生可以以同一用戶分別進入不同的模塊當(dāng)中，并扮演同一模塊中的不同角色，獨立一人模擬全部的業(yè)務(wù)流程。包括：政府辦公系統(tǒng)（OA）、檔案管理、會議管理、公文傳輸系統(tǒng)四個模塊，其他四個模塊（政府信息門戶、招標(biāo)采購平臺、政府行政審批系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)）在電子政務(wù)實驗課程中學(xué)習(xí)完成。其中，政府辦公系統(tǒng)包括：系統(tǒng)管理、人事管理、個人管理、考勤管理、公文流轉(zhuǎn)、會議管理、工作流管理、信息中心、日程管理、工作計劃、辦公用品、車輛管理、檔案管理

《辦公室工作實務(wù)》平時分：全過程監(jiān)控實驗報告完成度+考勤結(jié)課分：根據(jù)實驗課上所介紹有關(guān)辦公室實務(wù)的操作知識與技能，任選三個項目，展示作品（包括實驗報告），考察其熟練度與完整性?？荚嚪绞?/p>

《辦公室工作實務(wù)》BGSG1

：系統(tǒng)管理BGSG2

：個人管理BGSG3

：檔案管理課程內(nèi)容《辦公室工作實務(wù)》BGSG4

：會議管理BGSG5

：公文傳輸系統(tǒng)BGSG6

：工作流程管理

課程內(nèi)容《辦公室工作實務(wù)》BGSG7

：工作計劃BGSG8

：日程管理BGSG9

：觀摩學(xué)習(xí)課程內(nèi)容《辦公室工作實務(wù)》：系統(tǒng)管理

重點：政府辦公系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)及部門職位設(shè)計。難點：科學(xué)合理設(shè)計；準(zhǔn)備實驗數(shù)據(jù)。了解辦公系統(tǒng)協(xié)同辦公的特點，讓學(xué)生作為不同的辦公人員登陸系統(tǒng)，進行協(xié)作辦公，共同完成工作任務(wù)。實驗內(nèi)容：（P173）包括組織結(jié)構(gòu)管理、職位管理、角色管理、人員管理、權(quán)限管理、模塊授權(quán)等模塊的操作與管理。實訓(xùn)要求：

請將全班同學(xué)平均分為三組，每組選擇材料中的一個企業(yè)作為研究對象，完成下列實訓(xùn)任務(wù):1、根據(jù)該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)圖，用WORD軟件繪制出該企業(yè)的行政組織體系圖。2、結(jié)合兩個結(jié)構(gòu)圖，展開小組討論，從部門名稱、職能分配、主要作用等方面解析本組所繪制的企業(yè)行政組織體系。3、課堂匯報，各組派代表展示、匯報任務(wù)1、任務(wù)2的完成情況及成果，任課教師組織學(xué)生點評并總結(jié)。案例2以下是兩個大型集團的行政組織結(jié)構(gòu)圖，請瀏覽后按要求完成實訓(xùn)任務(wù)：基建科配電房機械設(shè)備科電氣維修科環(huán)境保衛(wèi)部經(jīng)理助理環(huán)衛(wèi)科物業(yè)管理部經(jīng)理公務(wù)車隊文書檔案科公共關(guān)系科福利保障部經(jīng)理助理員工宿舍管理處生活委員會福利保障部經(jīng)理內(nèi)部采購部經(jīng)理助理辦公品采購科福利品采購科設(shè)備采購科內(nèi)勤采購部經(jīng)理集團行政部行政經(jīng)理集團行政部行政總監(jiān)員工餐廳管理處前臺服務(wù)總經(jīng)理辦公室主任保安科環(huán)境保衛(wèi)部經(jīng)理行政總監(jiān)行政部經(jīng)理安全保密主管人事行政主管2行政事務(wù)主管安全專員辦公專員秘書總務(wù)后勤主管行政專員后勤專員宿舍管理員餐廳管理員保潔員綠化員接待專員公關(guān)專員司機前臺接待主管公關(guān)事務(wù)主管公務(wù)車輛主管實訓(xùn)要求將全班學(xué)生平均分為兩組，每組分別選擇材料中的一個企業(yè)作為研究對象，完成下列實訓(xùn)任務(wù)：1、根據(jù)研究對象的行政組織結(jié)構(gòu)圖，展開小組討論，討論各個行政部門在企業(yè)中的大致分工、作用和主要職責(zé)。2、根據(jù)討論結(jié)果，各組以PPT形式編制出各行政部門簡介。3、課堂匯報，各組派代表展示、匯報任務(wù)1、任務(wù)2的完成情況及成果。4、任課教師對課堂匯報進行點評，并引導(dǎo)全班深入思考、討論：（1）為什么不同企業(yè)的行政組織機構(gòu)設(shè)置會相差很大？（2）其影響因素是什么？《辦公室工作實務(wù)》：個人管理

重點：熟練使用個人管理各事項。難點：首頁設(shè)置。實驗內(nèi)容：包括首頁設(shè)置、個人通訊錄、公共通訊錄、郵件管理、內(nèi)部短信、個人維護等?！掇k公室工作實務(wù)》：日程管理

通過本實驗，使學(xué)生充分了解工作日程安排和設(shè)計。重點：如何理解日程安排的重要性。

難點：工作日程的設(shè)計。

實驗內(nèi)容：包括日程類別、我的日程、協(xié)同事件等。實訓(xùn)二企業(yè)時間管理實訓(xùn)目的1、了解企業(yè)行政事務(wù)管理的基本知識，能靈活運用這些知識處理問題。2、掌握時間管理的方法。3、注重學(xué)生良好日常行為習(xí)慣和較強時間觀念的培養(yǎng)。任務(wù)一時間管理【案例1】周日晚上，萬達公司秘書小米開始計劃未來五天的日程，下面是這五天需要做的事情：（1）小米從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生；（2）周六是一個好朋友的生日，還沒有買禮物和生日卡；（3）在單位圖書館借的書明天到期；（4）明晚有一場自己很喜歡的音樂會；（5）周五前要上交一份計劃書，并且要在上交前復(fù)印一份；（6）有一份夜間兼職不錯，但必須在周三19：00前去面試，估計需要一小時的時間；（7）小米身上只有50塊錢了，需要取錢；（8）小米很想好好洗個澡；（9）這周有些資料還沒有整理好，這些資料必須在下周一前整理好，大約需要兩小時的時間；（10）小米有幾個月沒有回家了（回家路上大概需要2個小時），媽媽很想她這周回家一趟；（11）小米錯過了周五的例會，要在周五之前復(fù)印一份會議記錄；（12）明天下午2點到4點小米要參加一個會議，參會前還需要準(zhǔn)備一下會議的相關(guān)資料；（13）你欠同事200元錢，明天的會議恰好他也來參加；（14）明晚8點有一個1小時長的電話節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系；（15）你的朋友們約好明天晚上聚餐；（16）周二前要做好一份簡報，準(zhǔn)備這份簡報要花費10個小時左右的時間；（17）下周三，你要參加一次業(yè)務(wù)考試；（18）老板負責(zé)的項目小組將在明天下午6點開會，預(yù)計1小時，小米需要參加；（19）上周你收到了一個朋友的郵件，一直沒有回復(fù)；（20）小米邀請了戀人后天晚上來家里燭光晚餐，但家里什么吃的都沒有；（21）小米的上司留下一張便條，請她在上班后盡快到辦公室找他。說明：小米每天正常的上班時間是8：00-18：00，含往來的交通時間，中午有1個小時的休息時間。實訓(xùn)要求1、請在背景資料中提供的事務(wù)清單中為小米劃分事務(wù)的優(yōu)先級，并按照優(yōu)先級幫助小米重新進行排序。2、根據(jù)事務(wù)的重新排序，幫助小米制訂一周的時間表，將表制作成WORD文檔。3、編好時間表后，請同學(xué)討論并回答問題：哪些事務(wù)最優(yōu)先，為什么；哪些事務(wù)可以放棄不做，為什么?先由全班同學(xué)進行分組討論，然后由各組組長總結(jié)本組結(jié)論，在班級內(nèi)進行討論，由教師進行點評和總結(jié)。案例2周一剛上班，秘書小米手頭就堆了不少工作：（1）拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；（2）給分公司經(jīng)理打電話，聯(lián)系自己的上司將于本周去檢查工作的事宜；（3）復(fù)印下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告（每人一份，10份，每份8頁）；（4）再次提醒各個部門經(jīng)理今天下午準(zhǔn)時參加會議；（5）起草一份文件，內(nèi)容是關(guān)于國慶期間放假的通知，找人力資源等部門會簽后，送給上司簽