集團公司行政部前臺工作細則

集團公司行政部前臺工作細則一、前臺工作概述前臺工作是集團公司行政部門的重要組成部分，承擔著接待來訪者、電話接聽、文件管理等一系列重要職責。本文檔旨在規(guī)范集團公司行政部前臺工作，提高服務質(zhì)量和效率。二、前臺員工崗位職責1.接待來訪者熱情接待來訪者，主動問候并引導他們前往指定地點。具備基本問詢能力，能夠提供準確的公司信息和業(yè)務咨詢。熟悉公司部門及人員分布，能夠指引來訪者至相應部門。2.電話接聽保持電話暢通，并以禮貌和專業(yè)的態(tài)度接聽來電。根據(jù)來電者的需求，迅速分析并轉(zhuǎn)接至相應部門或人員。記錄電話留言，并及時傳達給相關收件人。3.文件管理負責前臺文件的整理、歸檔和管理。確保文件的保密性和完整性，遵循公司文件管理規(guī)定。準備會議所需的文件，包括提前打印和整理。4.快遞和郵件處理及時接收并簽收來往郵件和快遞。確保郵件和快遞的安全性，并按規(guī)定送達相應部門。負責記錄快遞和郵件的收發(fā)情況，及時更新相關信息。5.辦公用品管理維護辦公用品庫存，并及時采購和補充。根據(jù)需要整理和安排辦公區(qū)域的物品擺放。提供辦公用品的借用和歸還服務。6.其他職責協(xié)助處理日常行政事務，如會議安排、會場準備等。協(xié)助上級主管開展相關工作，如統(tǒng)計報表、文件匯總等。三、前臺員工工作細則1.儀容儀表要求穿著整潔、得體的工作服，佩戴工作牌。保持良好的個人衛(wèi)生習慣，注意口齒清晰和態(tài)度親和。注意言談舉止，不使用粗話或不文明用語。2.崗位技能要求熟練使用電話系統(tǒng)設備，能夠快速準確地接聽和轉(zhuǎn)接電話。熟悉常用辦公軟件，如Word、Excel等，能夠處理簡單的文檔編輯和打印任務。具備較好的溝通能力和服務意識，善于傾聽來訪者和電話來電者的需求。3.工作流程要求上班前需提前10分鐘到達崗位，做好開機準備。在工作期間保持工作電話的暢通性，不私自關機或離崗。對于文件和郵件的處理，要求及時、準確地完成。4.安全保密要求保管好來訪者的登記信息，不得泄露給其他人。嚴格遵守公司文件管理規(guī)定，確保文件的保密性?？爝f和郵件的收發(fā)記錄需妥善保管，不得擅自篡改或外傳。5.服務質(zhì)量要求以禮貌和熱情的態(tài)度接待來訪者，快速解決他們的問題和需求。對于電話來電者，要迅速、準確地提供幫助和解答。處理日常行政事務時，要細心、認真，確保工作質(zhì)量。四、工作規(guī)范1.工作時間工作日：上午9:00-12:00，下午1:30-6:00。周末和節(jié)假日休息，如遇特殊情況會有調(diào)整。2.請假和加班請假需提前24小時向主管提交申請，經(jīng)批準后方可生效。加班需經(jīng)過主管安排，并獲得加班費和調(diào)休的相應補償。3.健康和安全工作期間注意保護個人安全，如遇突發(fā)事件及時報告，并按相關指示行動。定期參加公司組織的健康體檢和培訓活動，保持良好的身體和心理健康狀態(tài)。通過以上工作細則，我們對集團公司行政部前臺工作進行了詳細規(guī)范，旨在提高服務