會計(jì)電算化理論知識

第1章會計(jì)電算化概論1.1會計(jì)電算化的意義1.1.1會計(jì)電算化的涵義

會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)業(yè)務(wù)中的簡稱。它是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬以及替代部分由人腦完成的對會計(jì)信息的處理、分析和判斷的過程，是一門融計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計(jì)學(xué)為一體的新興邊緣學(xué)科。1.1.2會計(jì)電算化的意義

1.減輕財(cái)會人員的工作強(qiáng)度，提高會計(jì)工作的效率2.促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化，提高會計(jì)工作質(zhì)量3.促進(jìn)會計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變4.促進(jìn)會計(jì)隊(duì)伍素質(zhì)的提高5.為整個(gè)管理工作現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)6.促進(jìn)會計(jì)理論研究和會計(jì)實(shí)務(wù)的不斷發(fā)1.1.3會計(jì)電算化系統(tǒng)與手工會計(jì)系統(tǒng)的關(guān)系1.1.4會計(jì)電算化的任務(wù)和基本內(nèi)容

會計(jì)電算化的基本任務(wù)是：促進(jìn)會計(jì)核算及管理水平的進(jìn)步，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作現(xiàn)代化，取得好的經(jīng)濟(jì)效益。具體任務(wù)包括：建立健全會計(jì)電算化組織機(jī)構(gòu)和管理制度，加強(qiáng)會計(jì)人員的培訓(xùn)，建立會計(jì)電算化信息系統(tǒng)并完成會計(jì)的各項(xiàng)工作。會計(jì)電算化工作包括微觀和宏觀兩個(gè)方面：宏觀方面的主要任務(wù)是對全國會計(jì)電算化工作的組織、推廣和管理等工作，促進(jìn)會計(jì)電算化工作的順利開展。微觀方面即基層單位的會計(jì)電算化工作，主要任務(wù)是組織本單位開展會計(jì)電算化工作，包括本單位制訂規(guī)劃、系統(tǒng)開發(fā)與改進(jìn)、制度建設(shè)、運(yùn)行管理等等。1.2國外會計(jì)電算化的發(fā)展

1954年，美國通用電器公司首次利用計(jì)算機(jī)計(jì)算工資，開創(chuàng)了利用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)數(shù)據(jù)的新紀(jì)元。1.3我國會計(jì)電算化的發(fā)展情況1979年，財(cái)政部撥給長春第一汽車制造廠500萬元?？?，從東德進(jìn)口電子計(jì)算機(jī)，進(jìn)行會計(jì)電算化的試點(diǎn)工作，這是我國第一個(gè)企業(yè)管理方面大規(guī)模信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施，可以說也是我國電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用發(fā)展的一個(gè)里程碑。1981年8月，在財(cái)政部、原第一機(jī)械工業(yè)部、中國會計(jì)學(xué)會的支持下，在長春第一汽車制造廠召開了“財(cái)務(wù)、會計(jì)、成本應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)專題學(xué)術(shù)研討會”，會上正式把“電子計(jì)算機(jī)在會計(jì)中的應(yīng)用”簡稱為“會計(jì)電算化”。至此，“會計(jì)電算化”一詞被廣泛應(yīng)用和流傳。1.3.4會計(jì)電算化的發(fā)展前景1.對會計(jì)電算化有了一個(gè)比較全面系統(tǒng)的認(rèn)識2.加強(qiáng)了會計(jì)電算化的管理和引導(dǎo)3.會計(jì)電算化工作更加普及4.商品化會計(jì)軟件市場初步建立、日趨完善5.鍛煉和培養(yǎng)了一批會計(jì)電算化應(yīng)用人員1.4思考題1.1怎樣理解會計(jì)電算化的涵義？1.2試述電算化會計(jì)信息系統(tǒng)與手工會計(jì)核算系統(tǒng)的關(guān)系。1.3開展會計(jì)電算化的意義是什么？1.4會計(jì)電算化的任務(wù)與基本內(nèi)容包括哪些？1.5試述會計(jì)電算化的發(fā)展歷程。第2章會計(jì)電算化管理

2.1會計(jì)信息系統(tǒng)的基本概念2.1.1會計(jì)信息

會計(jì)信息是經(jīng)過加工處理并對會計(jì)業(yè)務(wù)或管理活動產(chǎn)生決策影響的數(shù)據(jù)。它是在會計(jì)核算和會計(jì)分析中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等的數(shù)據(jù)。是會計(jì)核算的主要內(nèi)容，是經(jīng)濟(jì)決策的依據(jù)。它主要有三類信息：財(cái)務(wù)信息、定向信息、決策信息。2.1.2會計(jì)信息系統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，為投資人、債權(quán)人、政府各部門、企事業(yè)的管理者提供財(cái)務(wù)信息、分析信息、決策信息的人機(jī)結(jié)合的組織。

2.2會計(jì)信息系統(tǒng)的基本特征2.2.1會計(jì)信息的特點(diǎn)1.數(shù)據(jù)量大2.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜3.數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴(yán)格4.數(shù)據(jù)的及時(shí)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、全面性等要求嚴(yán)格5.安全可靠性要求高2.2.2會計(jì)信息系統(tǒng)（AIS）的特征

1.及時(shí)性與準(zhǔn)確性2.集中化與自動化3.會計(jì)電算化信息系統(tǒng)是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)4.會計(jì)數(shù)據(jù)修改技術(shù)及內(nèi)部控制制度的適應(yīng)變動性2.2.3計(jì)算機(jī)對會計(jì)信息的影響1.改變會計(jì)信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法2.改變研制會計(jì)信息系統(tǒng)的方法3.改變會計(jì)檔案的保管形式4.改變了財(cái)會人員的職能和分工5.改變了會計(jì)內(nèi)部的控制方法和技術(shù)6.改變了會計(jì)的管理方式7.改變了審計(jì)人員評價(jià)內(nèi)部控制的程序8.改變了會計(jì)人員的知識結(jié)構(gòu)9.改變了會計(jì)信息的質(zhì)量2.3會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度

會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本原則是會計(jì)獨(dú)立；記錄完整，嚴(yán)格檔案管理；明確分工及責(zé)任；互相制約；稽核對證?；灸繕?biāo)是健全機(jī)構(gòu)、明確分工、落實(shí)責(zé)任、嚴(yán)格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內(nèi)部控制作用。2.3.1會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的主要方式1.組織控制2.授權(quán)控制3.職責(zé)分工控制4.業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制5.軟件的安全保密控制6.數(shù)據(jù)文件的安全保密控制7.運(yùn)行控制8.會計(jì)檔案管理制度2.3.2會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點(diǎn)1.會計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)成發(fā)生了變化2.會計(jì)工作流程和工作重點(diǎn)發(fā)生了變化3.對會計(jì)人員的協(xié)作性提出了更高要求4.內(nèi)部控制的內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)生了變化5.會計(jì)人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化6.提高了對會計(jì)人員素質(zhì)的要求7.會計(jì)檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化2.3.3建立會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部制度應(yīng)注意的問題

1.要做到單位領(lǐng)導(dǎo)重視2.要由財(cái)務(wù)會計(jì)部門具體負(fù)責(zé)3.要遵守國家的有關(guān)規(guī)章制度4.要適合本單位特點(diǎn)5.要注意其可操作性6.要學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)7.要滿足審計(jì)要求8.要考慮電算化的特點(diǎn)9.要加強(qiáng)人員的協(xié)作性10.要組織有關(guān)人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)11.要有相應(yīng)的落實(shí)措施2.4會計(jì)電算化的宏觀管理

1.制定會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃2.制定會計(jì)電算化管理制度3.搞好會計(jì)軟件的評審工作4.搞好會計(jì)電算化單位甩掉手工賬的審批5.大力抓好會計(jì)電算化人才的培養(yǎng)6.推動會計(jì)電算化理論研究會計(jì)電算化工作的管理模式(1)集中管理模式：在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置一個(gè)與財(cái)務(wù)部門同級的計(jì)算機(jī)管理中心，負(fù)責(zé)電算化軟件的管理、開發(fā)和使用維護(hù)等。(2)分散管理模式：在企業(yè)的財(cái)會部門配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備，實(shí)施工作完全交由財(cái)會部門進(jìn)行。(3)集中管理下的分散組織模式：設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)企業(yè)的電算化系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施工作，既考慮各業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)，又能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。2.5會計(jì)電算化的微觀管理2.5.1會計(jì)電算化工作崗位的設(shè)置及崗位責(zé)任制1.會計(jì)電算化崗位的劃分基本會計(jì)崗位可分為：會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會計(jì)崗位：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理、軟件開發(fā)。2.崗位設(shè)置及崗位責(zé)任制(1)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組崗位的設(shè)立(2)電算化運(yùn)行小組：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、專職會計(jì)員、系統(tǒng)維護(hù)員。(3)檔案管理組(4)財(cái)務(wù)管理組：計(jì)劃員、分析員、費(fèi)用控制員、基礎(chǔ)工作員、項(xiàng)目評估人員。2.5.2操作管理

1.上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定1)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作系統(tǒng)。2)非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。3)系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定。4)與業(yè)務(wù)無關(guān)人員及脫離會計(jì)工作崗位的人員不得上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。5)系統(tǒng)操作運(yùn)行人員需經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)。2.操作權(quán)限

1)數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（由專職會計(jì)兼任的例外，但應(yīng)保證錄入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性），如發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前及時(shí)反映給憑證編制人員和系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登賬之后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計(jì)算機(jī)。2)除了系統(tǒng)維護(hù)員之外，其他人員不得直接打開庫文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)。3)出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。4)系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，均由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)并指定專人保管，未經(jīng)系統(tǒng)管理員許可，其他人員不得擅自復(fù)制、修改和出借。5)存檔的數(shù)據(jù)軟盤、賬表、憑證、文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、保管。6)系統(tǒng)維護(hù)員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定執(zhí)行操作。3.操作規(guī)程

1)各操作人員在上機(jī)操作前后，應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記，填寫姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。2)操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密不能隨意泄露。3)操作人員必須嚴(yán)格按照操作權(quán)限操作，不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。4)每次上機(jī)完畢，應(yīng)及時(shí)做好所需的各項(xiàng)備份工作，以防發(fā)生意外事故。5)未經(jīng)批準(zhǔn)，不得使用FORMAT、FDISK、DEL等DOS命令。6)不能使用來歷不明的軟盤和進(jìn)行各種非法拷貝工作，以防止計(jì)算機(jī)病毒的傳入。2.5.3維護(hù)管理

系統(tǒng)的維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)兩部分。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。維護(hù)是系統(tǒng)整個(gè)生命周期中最重要、最費(fèi)時(shí)的工作，應(yīng)貫穿于系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，不斷地重復(fù)進(jìn)行，直至系統(tǒng)過時(shí)和報(bào)廢為止?，F(xiàn)有統(tǒng)計(jì)資料表明：軟件系統(tǒng)生命周期各部分的工作量中，軟件維護(hù)的工作量一般占50%以上。2.5.4機(jī)房管理設(shè)立機(jī)房有兩個(gè)目的：一是給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備。二是防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)房內(nèi)的設(shè)備、機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全。2.5.5檔案管理1)存檔的手續(xù)。2)各種安全保證措施。3)檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限。4)檔案的分類管理辦法。5)檔案使用的各種審批手續(xù)。6)各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。7)檔案的保密規(guī)定。2.5.6病毒預(yù)防

1)養(yǎng)成使用備份軟盤的習(xí)慣，重要的軟盤一般都要做備份，外出工作時(shí)使用備份盤，即使備份盤被染上病毒也可以將其格式化后再備份。2)所有軟盤都貼寫保護(hù)標(biāo)簽。3)不在帶有病毒的計(jì)算機(jī)上使用軟盤。4)不在計(jì)算機(jī)上使用帶有病毒的軟盤。5)經(jīng)常對計(jì)算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測。6)安裝軟件病毒防火墻。如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被染上病毒，消除病毒的方法是在操作系統(tǒng)下調(diào)用殺毒軟件?？梢詮氖袌錾腺徺I國家公安部批準(zhǔn)銷售的殺毒軟件并及時(shí)升級。第3章通用財(cái)務(wù)軟件的選擇和應(yīng)用過程3.1通用財(cái)務(wù)軟件的選擇3.1.1通用財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)1.通用性一是縱向通用；二是橫向通用。2.保密性3.軟件由廠家維護(hù)4.易學(xué)性較弱3.1.2商品化會計(jì)軟件的選擇應(yīng)考慮因素1.商品化會計(jì)軟件符合國家統(tǒng)一要求2.評價(jià)商品化會計(jì)軟件的實(shí)用性與先進(jìn)性

(1)評價(jià)適用性首先審查商品化會計(jì)軟件廠家提供的文檔資料。其次通過操作演示，考查軟件。最后測試軟件。(2)評價(jià)商品化會計(jì)軟件的通用性(3)評價(jià)商品化會計(jì)軟件安全可靠性(4)