供應商管理手冊

文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-1/5-目的：為明確作業(yè)權(quán)責，維護公司整體利益；使相關(guān)人員作業(yè)有章可循，公司的供應商管理規(guī)范化、制度化，特制定本手冊。范圍：下述各單位皆適用本手冊之條款。2.1本公司所有合格供應商及已記錄在冊的潛在供應商2.2資材中心所屬開發(fā)部及采購部人員2.3研發(fā)部負責樣品確認的相關(guān)人員2.4品保部負責來料品質(zhì)檢驗的相關(guān)人員2.5總管理處稽查課相關(guān)人員。定義：供應商---指為公司提供貨物或服務并收取相應報酬的經(jīng)營實體；潛在供應商---指尚未合作但預期其產(chǎn)品和服務能夠達成公司期望值的供應商；合格供應商---指經(jīng)過調(diào)查鑒證，確定其具備提供符合公司標準要求的物資或服務能力的供應商；供應商開發(fā)---指尋覓、選擇、鑒證、確定合格供應商的過程；供應商鑒證---指在供應商開發(fā)過程中為驗證供應商提供的基本資料的可靠性而對其進行調(diào)查求證的活動；供應商輔導---指為改進提升供應商的各項服務能力所實施的活動；供應商考評---指對公司“合格供應商名錄”中的供應商在合作過程中的供貨；質(zhì)量；技術(shù)；服務；成本和管理水平等方面的能力進行綜合評定的過程；供應商管理---指通過對供應商的開發(fā)、培訓、監(jiān)督、考核和評估等管理手段，對供應商的運作管理進行全面監(jiān)控，達到業(yè)務運作優(yōu)質(zhì)高效目的的過程。權(quán)責：4.1總管理處：供應商管理策略的制定和過程的督導；對違反本手冊規(guī)定的人員處理；4.2相關(guān)部門：遵循本手冊，如實、規(guī)范地執(zhí)行作業(yè)；忠誠、高效地履行職責；4.3資材中心開發(fā)部：供應市場分析；供應商開發(fā)；供應商關(guān)系管制；參與供應商鑒證與考評；4.4資材中心采購部：采購訂單下達；供應商供貨跟進；供應商對賬；參與供應商鑒證與考評；4.5營運中心研發(fā)部：供應商開發(fā)需求提出；供應商樣品確認；參與供應商鑒證與考評；4.6營運中心品保部：供應商交貨品質(zhì)判定；供應商輔導；參與供應商鑒證與考評；4.6總管理處行政課：廠務類供應商（如基建、顧問諮詢、廢品回收等）的開發(fā)與考評；4.7總管理處稽查課：供應商管理全程監(jiān)督、查驗；主導供應商鑒證與考評及結(jié)果判定。內(nèi)容：5.1供應市場分析為防范采購風險（價格風險、計劃風險和存量風險）及因應策略性采購的要求提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和意見，資材中心開發(fā)部須對公司現(xiàn)需或潛在需求的物料、設(shè)備或外協(xié)加工的相關(guān)資源市場進行供應市場分析，并定期（月、季、年度）編制、提報《供應市場分析評估報告》予資材中心副總和總管理處。供應市場分析的具體作業(yè)詳見《供應市場分析作業(yè)辦法》5.2供應商開發(fā)5.2.1供應商分類：5.2.1.1按廠商性質(zhì)分類制造商、代理商；5.2.1.2按供應區(qū)域分類海外供應商、國內(nèi)供應商；本地供應商修訂記錄：日期/版本核準審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-2/5-5.2.1.3按開發(fā)流程分類潛在供應商、合格供應商；5.2.1.4按供應類別分類材料供應商、設(shè)備供應商、外協(xié)供應商、服務供應商5.2.2供應商分級：公司應對《合格供應商名錄》內(nèi)的供應商依照價格、供貨、品質(zhì)、產(chǎn)品開發(fā)、服務能力和資信狀況進行綜合考評后進行級別評定，不同級別應用相對應的供應商管理策略（價格、付款條件等），并定期考評、修正，實行動態(tài)管理。具體作業(yè)詳見《合格供應商分級管理作業(yè)辦法》。5.2.3供應商編碼：為利于建立供應商資料索引及公司ERP系統(tǒng)作業(yè)的需要，公司應對《合格供應商名錄》內(nèi)的供應商編定一一對應的符號（字母、數(shù)字）編碼，此編碼須能明確的定義該供應商的類別、級數(shù)等屬性，具體作業(yè)詳見《合格供應商編碼管理作業(yè)辦法》。5.2.4開發(fā)原則：本公司的合格供應商開發(fā)的基本準則是“Q.C.D.S”原則，也就是質(zhì)量、成本、交付與服務并重的原則，其中質(zhì)量是選擇的第一準則。5.2.5開發(fā)需求：5.2.5.1提出部門5.2.5.1.1因應新產(chǎn)品研發(fā)或原有物料替代、變更的需要，營運中心研發(fā)部提出開發(fā)需求；5.2.5.1.2因應原有合格供應商被淘汰后的補充需要，資材中心采購部提出開發(fā)需求；5.2.5.1.3總務類供應商和廠務類服務商（基建、顧問等）的開發(fā)需求由總管理處提出。.5.2.5.2提出方式相關(guān)需求部門經(jīng)辦人員開具《供應商開發(fā)需求單》（一式三聯(lián)，分自留聯(lián)、開發(fā)聯(lián)及報存聯(lián)），陳述原因及具體要求。5.2.5.3需求審批《供應商開發(fā)需求單》經(jīng)需求部門主管簽核后，呈報（三聯(lián)一起）總管理處執(zhí)行經(jīng)理及總監(jiān)批覆，由文控專員負責將批覆后的單據(jù)存檔、記錄及分發(fā)供應商開發(fā)部門進行具體執(zhí)行，總管理處稽查課負責追蹤、查核開發(fā)進度及主導供應商鑒證的活動過程。5.2.6開發(fā)執(zhí)行5.2.6.1執(zhí)行部門資材中心開發(fā)部是公司唯一指定代表公司進行供應商開發(fā)（除廠務類服務商）的部門。5.2.6.2執(zhí)行依據(jù)資材中心開發(fā)部接獲審批后的《供應商開發(fā)需求單》（開發(fā)聯(lián)），即可開始開發(fā)作業(yè)。5.2.6.3執(zhí)行標準資材中心開發(fā)部須按照《合格供應商開發(fā)作業(yè)辦法》進行供應商開發(fā)作業(yè)。5.2.6.4執(zhí)行流程5.2.6.4.1潛在供應商尋覓資材中心開發(fā)部循“黃頁”、“互聯(lián)網(wǎng)”、“商務協(xié)會”、“商展”、“同業(yè)介紹”等途徑

尋找潛在供應商，依其所屬地域、經(jīng)營規(guī)模、業(yè)界口碑等確定導入評鑒的先后順序。5.2.6.4.2潛在供應商評鑒資材中心開發(fā)部經(jīng)辦人員應要求待評審鑒證的潛在供應商填寫《潛在供應商基本資料調(diào)查表》并提供相關(guān)資料，在獲取資料后，開發(fā)部應認真嚴謹?shù)膶忩?，填制《潛在供應商鑒證申請單》，并附所有原始基本資料呈報總管理處，由稽查課進行審評。修訂記錄：日期/版本核準審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-3/5-總管理處稽查課審驗、評估開發(fā)部呈遞的潛在供應商相關(guān)資料后，判定是否需要導入評鑒程序，若需則組織開發(fā)部、采購部、研發(fā)部及品保部擇時對潛在供應商進行現(xiàn)場鑒證，具體作業(yè)詳見《供應商評鑒作業(yè)辦法》。5.2.6.4.3供應商樣品承認評鑒程序完成后，如確認其提供的基本資料屬實則導入樣品承認程序。資材中心開發(fā)部依據(jù)《供應商開發(fā)需求單》，對潛在供應商提出樣品（生產(chǎn)批準件）需求，進行樣品承認程序作業(yè)，具體作業(yè)詳見《供應商樣品承認作業(yè)辦法》。5.2.6.4.4供應商詢、比、議價在供應商樣品承認的同時，資材中心開發(fā)部聯(lián)絡(luò)供應商進行詢、比、議價作業(yè)，具體作業(yè)詳見《供應商詢、比、議價作業(yè)辦法》。5.2.6.4.5供應商協(xié)議確訂在供應商樣品獲得承認且其報價得到公司接受后，由總管理處代表公司與其簽訂《供應商供貨/服務協(xié)議》，具體作業(yè)詳見《供應商合約控制管理辦法》。5.2.6.4.6合格供應商建立在《供應商供貨/服務協(xié)議》簽訂后，即告該潛在供應商成為公司的合格供應商，資材中心開發(fā)部填制《合格供應商基本資料表》經(jīng)部門主管簽核后呈報總管理處執(zhí)行總監(jiān)審批。文控專員負責將審批后的合格供應商的信息錄入《合格供應商名錄》內(nèi)，再交由總管理處資訊課在ERP系統(tǒng)內(nèi)建立其基本資料。5.2.6.4.7采購商務權(quán)授予一俟?jié)撛诠踢M入公司《合格供應商名錄》，總管理處文控專員即將該供應商的相關(guān)資料（《合格供應商基本資料表》、《供應商詢價單》、《供應商樣品承認書》的采購副本、《供應商供貨/服務協(xié)議》等）蓋發(fā)“受控”印章，發(fā)放予資材中心采購部，至此，資材中心采購部得到正式的商務權(quán)得以選擇合格供應商執(zhí)行《采購訂單》的作業(yè)。5.3供應商選擇在資材中心開發(fā)部實施新廠商開發(fā)及采購部門執(zhí)行《采購訂單》作業(yè)過程中，供應商的選擇原則如下：5.3.1盡可能選擇本地供應源，以提高響應速度和可靠的服務；5.3.2通常需求越大，應選擇越大的供應商，這時技術(shù)、質(zhì)量與總成本更為關(guān)鍵；響應速度、可獲得性往往比價格更重要；大的供應商穩(wěn)定性好、資源也多，大大降低了供應商的日常管理風險；5.3.3盡可能與制造商而非代理商交易以獲得合理的折扣；5.2.4選擇單一供應源還是多供應源視采購的物資類別及供應商的多工藝能力及過往的交付服務質(zhì)量而定。具體選擇標準和原則詳見《供應商選擇管理規(guī)定》。5.4供應商控制5.4.1價格控制5.4.1.1資材中心采購部應實時追蹤統(tǒng)計供應商供貨產(chǎn)品的價格異動，定期（月/季/年）呈報《供應商價格異動追蹤表》予資材中心副總及總管理處執(zhí)行總監(jiān)處，追蹤重點為循環(huán)訂單中價值昂貴的物資、材料及常用的物資、材料。5.4.1.2對于常用類物資、材料，應用計劃存量性采購策略，在參考資材中心開發(fā)部提報的《供應市場分析評估報告》后，選擇A級供應商中具備充足供貨能力的合格供應商，在價格低位時與之簽訂周期性的采購計劃協(xié)議，依我司要求分批交貨，以利規(guī)避價格風險。5.4.1.3資材中心開發(fā)部在開發(fā)過程中詢價至少需選擇三家廠商發(fā)出《供應商詢價單》，盡力與供應商談判爭取較低的價格。審批人員應認真負責，參照《供應市場分析評估報告》和《供應商價修訂記錄：日期/版本核準審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-4/5-格異動追蹤表》的資訊進行評估核實。5.4.1.4資材中心采購部在執(zhí)行《采購訂單》作業(yè)時，遵循《供應商選擇管理規(guī)定》的標準要求，對于供應商的選擇應用“集中采購、以量制價”的原則。供應商價格控制的具體作業(yè)詳見《供應商價格控制管理辦法》。5.4.2質(zhì)量控制公司對合格供應商的質(zhì)量控制從潛在供應商調(diào)查和評鑒即開始，貫穿供應商開發(fā)、交易合作的全程，主導部門為公司營運中心品保部，監(jiān)督部門為營運中心研發(fā)部、總管理處稽查^,參與部門為資材中心開發(fā)部及各生產(chǎn)部門?？刂骗h(huán)節(jié)為：“質(zhì)量目標設(shè)定”；“質(zhì)量標準建立”；“質(zhì)量信息評估”；“質(zhì)量改善輔導”；“質(zhì)量糾紛處理”；“質(zhì)量控制稽核”，具體作業(yè)詳見《供應商質(zhì)量控制管理辦法》。5.4.3交期控制公司對合格供應商的交期控制從潛在供應商調(diào)查和評鑒即開始，貫穿供應商開發(fā)、交易合作的全程，主導部門為公司資材中心采購部，監(jiān)督部門為資材中心物控部、總管理處稽查^，參與部門為資材中心開發(fā)部及各生產(chǎn)部門。控制環(huán)節(jié)為“交期目標設(shè)定”；“交期標準建立”；“交期信息評估”；“交期改善輔導”；“交期糾紛處理”；“交期控制稽核”，具體作業(yè)詳見《供應商交期控制管理辦法》。5.4.4合約控制公司與供應商簽訂的合約包括A：《供應商供貨/服務協(xié)議》；B：《采購訂單》，其中A類涵蓋了公司的模、制、工具供應商使用代管；租賃給供應商的機器設(shè)備；廠務類的基建、顧問服務等，具體控制作業(yè)詳見《供應商合約控制管理辦法》。5.5供應商輔導公司應視主要的A級供應商為公司組織編制外的生產(chǎn)部門，對其實行有效的培訓輔導，提升其產(chǎn)品開發(fā)能力、長期供貨能力、質(zhì)量管理能力、成本控制能力以利長期持續(xù)的合作，供應商輔導的主導部門為總管理處稽查^，參與部門為資材中心品保部、營運中心研發(fā)部，具體作業(yè)詳見《供應商輔導作業(yè)辦法》。5.6供應商考評公司應用A、B、C、D四級考核評價體系，由總管理處稽查課主導對合格供應商的生產(chǎn)供貨能力、質(zhì)量保證能力、產(chǎn)品開發(fā)能力、價格和服務水平，定期（月/季/年度）組織實施考核評定，實行動態(tài)管理，優(yōu)勝劣汰，具體作業(yè)詳見《供應商績效考評作業(yè)辦法》。5.7供應商獎懲在定期對合格供應商實施考評后，公司因應評定結(jié)果對表現(xiàn)優(yōu)異的供應商給予適當?shù)莫剟?；對未達成公司標準要求的供應商亦作出相應的懲處，具體作業(yè)詳見《供應商獎懲作業(yè)辦法》5.8供應商檔案管理供應商的檔案應包括以下內(nèi)容：《合格供應商名錄》；《合格供應商基本資料表》；《合格供應商產(chǎn)品價格登記表》；《采購訂單》；《供應商供貨/服務協(xié)議》；《供應商洽談登記表》；《供應商投訴登記表》；《供應商評鑒記錄表》；《供應商績效考評記錄表》；《供應商價格異動追蹤表》；《供應商品質(zhì)異動追蹤表》；《供應商供貨異動追蹤表》等。供應商的檔案應由專人負責，及時登記、整理、保管（ERP系統(tǒng)和文本檔案），具體作業(yè)參見《檔案管理作業(yè)辦法》。5.9供應商協(xié)同為促進供應商與公司之間的交流和溝通，在供應商和公司之間建立起一種能有效地增進理解和信任的橋梁，促進企業(yè)的共同進步和發(fā)展，公司應建立供應商協(xié)會，定期進行溝通、技術(shù)交流，組織供應商高層論壇活動，具體作業(yè)詳見《供應商協(xié)會管理作業(yè)辦法》。5.10供應商管理目標5.10.1獲得符合企業(yè)質(zhì)量和數(shù)量要求的產(chǎn)品或服務。5.10.2以盡可能的低的成本獲得產(chǎn)品或服務。修訂記錄：日期/版本核準審核制定第一次修訂年月日版本：第二次修訂年月日版本：第三次修訂年月日版本：第四次修訂年月日版本：文件類別：■系統(tǒng)文件□指引文件文件編號：文件名稱：供應商管理手冊制定部門：總管理處制定日期：2006-8-17版本：A頁次：-5/5-5.10.3確保供應商的供貨服務適時、適量。5.10.4發(fā)展和維持良好的供應商關(guān)系。5.10.5確保潛在供應商得以持續(xù)開發(fā)5.10.6預防營私舞弊；規(guī)避采購風險。相關(guān)文件：6.1《供應市場分析作業(yè)辦法》6.2《合格供應商分級管理作業(yè)辦法》6.3《合格供應商編碼管理作業(yè)辦法》6.4《合格供應商開發(fā)作業(yè)辦法》6.5《供應商評鑒作業(yè)辦法》6.6《供應商樣品承認作業(yè)辦法》6.7《供應商詢、比、議價作業(yè)辦法》6.8《供應商供貨/服務協(xié)議》6.9《供應商選擇管理規(guī)定》6.10《供應商價格控制管理規(guī)定》6.11《供應