淺談醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用

淺談醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用

現(xiàn)代醫(yī)院是一個信息化的醫(yī)院，現(xiàn)代醫(yī)療質(zhì)量也是一個信息化的醫(yī)療質(zhì)量?？茖W(xué)技術(shù)發(fā)展突飛猛進，日新月異，不斷產(chǎn)生的新信息成為財富的重要來源，信息在現(xiàn)代醫(yī)院中發(fā)揮著越來越重要的作用。沒有信息就沒有質(zhì)量，沒有信息就沒有財富，沒有信息就沒有人才，沒有信息就沒有效益，這是現(xiàn)代醫(yī)院的一個顯著特點。作為記載大量信息內(nèi)容的檔案是寶貴的知識和信息資源，越來越引起人們的高度重視。只要檔案資料完整、齊全，就可以有效地保證工作的持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院檔案人員如何適應(yīng)高速發(fā)展的當今社會，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)療、科研服務(wù)，發(fā)揮檔案開發(fā)利用的最大效益。

1建立健全管理網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)檔案信息資源

檔案信息資源建設(shè)是實現(xiàn)檔案資源社會共享的基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)信息時代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，認真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革。我院是一所集醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研于一體的省級綜合性醫(yī)院。我們從本單位的具體情況出發(fā)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各主要職能科室設(shè)一名兼職檔案員，加強對各職能科室檔案工作的指導(dǎo)，注意平時與各職能科室兼職檔案員保持聯(lián)系，做好檔案的平時收集積累工作。在開發(fā)檔案信息工作中，取得各部門支持與配合，檔案管理人員了解和掌握醫(yī)療科研工作的整體形式和發(fā)展方向，了解各時期、各部門的工作動態(tài)及有關(guān)信息，及時反饋，有計劃地為各部門提供有價值的檔案信息。

2更新觀念，拓展檔案信息的服務(wù)和利用領(lǐng)域

檔案資源社會共享的實現(xiàn)，受多方面因素的影響，在外在因素難以在短期內(nèi)有較大改善的現(xiàn)實面前，我們應(yīng)勤練“內(nèi)功”，在檔案工作者心目中逐漸確立檔案利用的社會觀、檔案的價值觀、檔案利用的法制觀與服務(wù)觀等。檔案工作人員的社會觀主要是指那種面向社會，為社會主義物質(zhì)文明建設(shè)與精神文明建設(shè)服務(wù)的思想與觀念。

檔案工作人員的價值觀在于要求檔案工作人員不僅要認識到檔案是黨和國家的重要財富，更應(yīng)該充分地認識到檔案是一種重要的信息資源、社會資源，這些資源的優(yōu)化配置和有效開發(fā)利用，推動著社會的發(fā)展。檔案工作人員的法制觀是指在工作中必須牢固樹立法制觀念，依據(jù)《檔案法》制訂有關(guān)檔案利用服務(wù)的法規(guī)及規(guī)章制度，以法律為準繩，處理檔案利用服務(wù)工作中的有關(guān)問題，諸如：公民利用檔案的權(quán)利、義務(wù)及利用檔案的原則、方法、手續(xù)；開放檔案的條件、方式及途徑；公布檔案的程序及權(quán)限；檔案及檔案工作人員的職責和權(quán)限；檔案有償服務(wù)的范圍及標準；檔案利用者出于不良動機利用檔案的處罰條款等等，以便將檔案利用置于法律監(jiān)督之下。

開發(fā)檔案信息資源的目的是為了更好的利用和服務(wù)。促進檔案的利用、傳播，是擴大檔案社會效益的途徑。檔案部門對社會提供的信息量，可以通過提高利用頻率來增加。檔案工作是為了促進檔案進入利用領(lǐng)域而產(chǎn)生的，檔案部門要發(fā)揮其在社會上的應(yīng)用作用，促進利用是一條根本的途徑。檔案管理人員應(yīng)擯棄以往重管輕用的傳統(tǒng)管理方法，從封閉式管理向開發(fā)式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變。我們在開展檔案利用工作中，不斷探索和及時總結(jié)不同目的利用檔案的特點的規(guī)律，有針對性地為醫(yī)療和科研工作提供信息。只有將檔案信息提供給各方面利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起的作用，從而也就更進一步了解檔案真正的價值所在。

3實行現(xiàn)代化管理，使檔案信息資源得到充分利用

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展大大加快了檔案工作現(xiàn)代化的進程，從而對管理者的知識和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。目前，電子計算機、縮微復(fù)制設(shè)備以及先進的庫房設(shè)備進入檔案管理領(lǐng)域，使檔案存貯方面出現(xiàn)了系統(tǒng)和數(shù)字型多功能數(shù)據(jù)庫縮微技術(shù)、光盤存貯技術(shù)，編目標引已向集約化和自動化方向發(fā)展，館藏手檢卡片目錄和機檢數(shù)據(jù)庫、計算機終端相結(jié)合，讀者服務(wù)方式中已出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、聯(lián)機咨詢、聯(lián)機館際互借等。隨著我國計算機硬件、軟件技術(shù)的成熟和普及、數(shù)據(jù)標準化工作的完善以及辦公自動化設(shè)備在機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用，新載體形態(tài)方式的公文將大幅增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案將大量涌現(xiàn)。這些變化深刻地影響著檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)及檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變化，檔案工作者必須熟知芯片、光盤、計算機和各種應(yīng)用軟件，信息技術(shù)知識將成為每一個檔案工作人員知識構(gòu)成的必備要素。因此，大力加強對檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，普遍提高在職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使在崗人員盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu)。在醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平日益提高的今天，對檔案管理工作也提出了更高的要求。面對不斷增多的檔案數(shù)量和檔案種類，檔案的利用開發(fā)僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，要想迅速