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文檔簡介
1有效的內(nèi)部控制
--------內(nèi)部控制制度的設計與實施宗永立二〇〇八年六月二十日2三部曲一、制度處理解決問題二、制度防范三、制度設計3前言:為什么要進行內(nèi)部控制?1、防止內(nèi)部成本耗散2、防止內(nèi)部貪污腐敗3、促進企業(yè)健康發(fā)展4內(nèi)部控制制度的案例:1、分粥的內(nèi)部控制制度2、英國押解犯人的控制制度3、年薪10萬的出納?51、分粥制度
“權力會導致腐敗;絕對的權力導致絕對的腐敗。”事實勝于雄辯。
有7個人組成的小團體,其中每個人都是平凡而且平等,但不免自私自利。他們想通過制定制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥,但并沒有稱量用具。
大家試驗了不同的方法。6方法一:指定一個人負責分粥事宜。很快大家就發(fā)現(xiàn),這個人為自己分的粥最多。于是又換了一個人,結(jié)果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好。結(jié)論是:“權力會導致腐敗;絕對的權力會導致絕對的腐敗?!?/p>
方法二:大家輪流主持分粥,每人一天。雖然看起來平等了,但是每個人在一周中只有一天吃得飽而且有剩余,其余6天都饑餓難挨。大家都認為這種辦法造成了資源浪費。7方法三:大家選舉一個信得過的人主持分粥。開始這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥,但不久他開始為自己和溜須拍馬的人多分。
方法四:選舉一個分粥委員會和一個監(jiān)督委員會,形成監(jiān)督和制約。公平基本上做到了,可是由于監(jiān)督委員會常常提出種種議案,而分粥委員會又據(jù)理力爭,等分粥完畢時,粥早就涼了。8方法五:每個人輪流值日分粥,但是分粥的那個人要最后一個領粥。令人驚奇的是,在這個制度下,7只碗里的粥每次都是一樣多。每個主持分粥的人都認識到,如果7只碗里的粥不相同,他確定無疑將享用那份最少的。
現(xiàn)代政治經(jīng)濟學是這樣表述的:制度至關重要;制度是人選擇的,是交易和博弈的結(jié)果。好的制度渾然天成,清晰而精妙,既簡潔又高效,令人為之感嘆。92、英國運往澳大利亞的囚徒1770年,英國人霍克發(fā)現(xiàn)了澳大利亞大陸,于是英國人掀起了開發(fā)澳洲的熱潮。人手不夠怎么辦?把囚犯拉到澳大利亞去。這個主意好!但是英國政府沒有這么多船,就征收了民間的船,運得多、拉得多,給錢就多。于是船主為了多掙錢就拼命裝囚犯,糧食不帶夠,水不帶夠,藥品不帶夠,航行時間兩到三個月,一路顛簸,囚犯大批量的死亡。死了怎么辦?太簡單了,直接扔到海里!最慘的時候,一船囚犯拉到澳大利亞,死亡率高達33%,1/3死掉了。10
這個事傳到英國,人們聲討這種行為。怎么辦?改!怎么改?配備醫(yī)生,不行。派人監(jiān)督,不行。難道他們個個是魔鬼?你把他們?nèi)繗⒌?,誰來干活呢?你給他們做思想工作?他們代表魔鬼的利益。怎么辦?博弈得結(jié)果是,修改制度和流程:下船之前不給錢,下船給錢,下船按活著的人頭發(fā)票子。11
流程一改,魔鬼變天使了。為什么?所有的船主算賬,最好一個都不死,每死一個都是我的凈虧損。糧食帶夠,水帶夠,藥品帶夠,還規(guī)定每個囚犯每天必須吃兩個橘子。為什么?補充維生素C,每天把囚犯趕到甲板上運動運動,呼吸呼吸新鮮空氣。那么請問這些船主究竟是魔鬼還是天使?其實他們就是人。這就是人性。好的體制,能使壞人變好;壞的體制,則會使好人學壞!不要輕視制度的力量,就像不要太相信道德的力量一樣!123、年薪10萬的出納?2007年的鄭州,一般出納一個月的工資是多少?1000元左右。但有一個一般性的公司的出納年薪10萬,而且配有小轎車。這個出納和老板沒有任何血緣關系,也不是老板的情婦。為什么?是為了看好公司的現(xiàn)金。這是反面的內(nèi)部控制制度。13一、內(nèi)部控制的幾個概念1、內(nèi)部控制:所謂內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證資產(chǎn)安全、提高會計資料的可靠性及完整性、增進各種業(yè)務的經(jīng)營效率及落實既定的管理政策,以達成預期目標,所采行的組織設計和一系列的協(xié)調(diào)方法與措施。142、內(nèi)部控制原理內(nèi)部控制是一種制度,也是一種管理形態(tài),它的原理是借著不同的人員及不同的部門彼此間的內(nèi)部控制作用,使之自動產(chǎn)生核對與防弊功能,以增強管理效能。一種優(yōu)良的內(nèi)部控制就像一雙看不見的手,在無形中使整個組織的營運井然有序,又具有效率。153、內(nèi)部牽制內(nèi)部牽制是實施內(nèi)部控制的一種手段,系企業(yè)內(nèi)各個不同的人員與部門間作業(yè)流程規(guī)范的建立與實施,能自動連續(xù)防止錯誤并提升效率。16二、內(nèi)部控制種類1、內(nèi)部會計控制:為保證資料安全,提高會計訊息可靠性及完整性所作的控制。2、內(nèi)部管理控制:為增進各種業(yè)務的經(jīng)營效率及落實既定的管理政策以達成預期目標所作的控制。17三、實施內(nèi)部控制制度的先決條件(一)管理當局的決心與堅持(二)整齊的職工素質(zhì)(三)合理的組織結(jié)構(gòu)(法人治理結(jié)構(gòu))(四)清晰的管理層次(五)科學合理的作業(yè)流程18(一)管理當局的決心與堅持唯有董事會成員及總經(jīng)理深刻認識不實施內(nèi)部控制制度的嚴重后果時,才會下決心堅持推行。19(二)整齊的職工素質(zhì)“徒法不足以自行”。再好的內(nèi)部控制制度也需要人來推行;因此,企業(yè)職工素質(zhì)是否整齊,關系著制度推行的成敗。20(三)合理的組織結(jié)構(gòu)健全的組織結(jié)構(gòu)可將企業(yè)的上下層及平行單位合理的配置,可分工又能合作,使人力資源在適當?shù)陌才畔?,發(fā)揮高度效能,以迅速達到所負任務。21(四)清晰的管理層次高層管理按提、核“二級一審”的原則,基層及中層的管理決策按提、審、批“三級二審”,妥善作成各種業(yè)務的“核決權限表”,以避免越權事情發(fā)生。每個人只能有一個上級的原則。22(五)科學合理的作業(yè)流程1、分粥的作業(yè)流程;2、《英國運往澳大利亞的囚徒》的驗收流程;3、二戰(zhàn)期間,美國驗收降落傘的方法優(yōu)化。4、現(xiàn)代企業(yè)會議管理流程的改進。23四、內(nèi)部控制制度設計原則(一)健全的組織結(jié)構(gòu)(二)完善的核決權限表(三)明確的職責分工(四)合理的作業(yè)流程(五)合理的開支定額標準(六)嚴格的獎勵處罰制度24(一)健全的組織結(jié)構(gòu)1、按照法人治理的要求,企業(yè)的六大功能和管理的五大功能建立和設置部門及崗位。(1)內(nèi)部控制從健全法人治理結(jié)構(gòu)開始。公司章程、合作協(xié)議、股東會、董事會(2)企業(yè)的六大功能:銷、產(chǎn)、采、發(fā)、人、財(3)管理的五大功能:計、組、用、指、控25(一)健全的組織結(jié)構(gòu)2、建立以財務為中心的經(jīng)營管理體制。(1)以主要財務指標(現(xiàn)金流和利潤)為目標的管理機制。(2)任何業(yè)務的發(fā)生和業(yè)務流程都要與財務建立關系和聯(lián)系。否則,都是無效的管理。26(二)完善的核決權限表高層管理按提、核“二級一審”的原則,基層及中層的管理決策按提、審、核“三級二審”,妥善作成各種業(yè)務的“核決權限表”,以避免越權事情發(fā)生。27(三)明確的崗位職責分工明確到分各個部門及每個職工的職責,可使各人發(fā)揮所長以達到專業(yè)化的目的,還可收到相互制約、止錯防弊的功能。28例如下列各種職責,應避免由同一部門或同一人包辦。一般而言:核決、執(zhí)行、保管、記帳及稽核等種職責應明確分開。29不相容職務舉例:(包括但不限于)1、出納與會計2、支付的核準與付款3、支票的簽章與保管4、支票的簽章與付款5、工資的核算與發(fā)放6、出納與銀行調(diào)節(jié)表編制7、網(wǎng)銀卡和密碼的保管財務部門的不相容職務和工作30不相容職務舉例:(包括但不限于)1、請購與采購2、采購與驗收3、運輸與倉儲4、生產(chǎn)與倉儲5、銷貨與倉儲6、資產(chǎn)保管與帳務7、業(yè)務經(jīng)辦與帳務8、業(yè)務經(jīng)辦與稽核9、會計與審計10、印鑒的保管、使用和審批11、工資表的制作、審核和發(fā)放12、……其他管理部門的不相容職務31(四)合理的作業(yè)流程1、作業(yè)流程的原則:不論是內(nèi)部管理控制,還是內(nèi)部會計控制,均應履行“提請、審核、批準”的三級“提、審、批”程序。32(四)合理的作業(yè)流程2、擬訂管理規(guī)章制度:(1)規(guī)則、(2)流程圖、(3)表單、以明訂各種業(yè)務的合理作業(yè)流程。一張平常表格,卻有神奇功效。不可忽視表格的作用:33具有內(nèi)部控制功能的報賬粘貼單20年月日費用報銷日志票據(jù)粘貼處
事由
金額張數(shù)備注
總計
報銷金額大寫:
拾
萬
仟
佰
拾
元
角
分
核準:財務審核:部門主管:經(jīng)辦人:34(四)合理的作業(yè)流程3、針對財務的一些作業(yè)流程舉例如下:(1)各項付款原始憑證一經(jīng)支付,即應由最后一位票據(jù)簽章人或其指定人員加蓋“付訖”戳章銷案,以防止重復請款。(2)有關現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券、存貨、固定資產(chǎn)及其他有形資產(chǎn)的收、發(fā)憑證,應預先流水編號。(3)付款票據(jù)及重大交易事項的雙重簽準(署),應視實際情況需要隨時用之。35(4)存貨(含低值易耗品)及固定資產(chǎn)應設永續(xù)盤存記錄。(5)作廢支票在正面涂銷,然后(和銀行交回的已付支票)按號碼順序歸檔。(6)盡可能采用電腦處理業(yè)務,以避免錯誤或偽造。(7)憑證開立一次復寫,若寫錯應作廢重開,避免涂改。(8)任何采購均需經(jīng)“購銷合同或請購單”、“驗收單”“入庫單”及“發(fā)票”等四把“鑰匙”齊開后,方可付款。(9)除備用金支出外,一律以票據(jù)付款。(10)每日收到的現(xiàn)金及票據(jù)應悉數(shù)存入銀行。36(五)合理的、明確的開支標準(定額)1、薪酬標準2、差旅費標準3、業(yè)務提成標準(業(yè)績管理辦法)4、配備定額標準5、各類生產(chǎn)定額標準6、其他各項開支定額標準通訊費、油料消耗、辦公費……37(六)嚴格獎勵處罰制度2、建立幾條
有的公司好幾(十)年的發(fā)展歷史,沒有《員工獎勵處罰的規(guī)定》,處分員工沒有依據(jù),不是系統(tǒng)的、有效的管理。怎么能不出問題呢?線壓高1、獎勵處罰的類別38五、具體的實體控制1、有形資產(chǎn)應加以充分防護,以遏止公物私用及當使用。2、對于列管儲存的資產(chǎn),應限制閑雜人員接近。3、個別資產(chǎn)的保管,應明確指派一人負責,以免責任混淆不清。4、對于有形實體資產(chǎn),應定期及不定期舉行抽(盤)點。39五、具體的實體控制5、盡量集中收支現(xiàn)金及票據(jù)。6、庫存現(xiàn)金及備用金應維持適當?shù)淖畹皖~度。7、賦予重大信賴或負責經(jīng)管現(xiàn)金、票據(jù)、有價證券及其他貴重財物的職工,皆應有充分的保證(人保或物保),并應予以輪調(diào)及輪休,在輪休期間應指派他人暫代其職務。8、鼓勵顧客索取收據(jù)并觀察收銀機總數(shù)。40六、企業(yè)五大作業(yè)循環(huán)的內(nèi)部控制制度作業(yè)流程銷售及收款流程采購及付款流程人力資源(薪資)流程生產(chǎn)流程理財(融資)流程41六、企業(yè)五大作業(yè)循環(huán)的內(nèi)部控制制度作業(yè)流程圖實例舉例銷售及收款流程(參考)銷售部門簽定售貨合同銷售經(jīng)理審核貨源組織財務部門收款開具發(fā)票及出庫單發(fā)貨42六、企業(yè)五大作業(yè)循環(huán)的內(nèi)部控制制度作業(yè)流程圖實例舉例采購及付款流程經(jīng)辦部門請購(計劃)單、合同、采購資財部門物品驗收發(fā)票(票據(jù))整理采購主管審核財務經(jīng)理審核總經(jīng)理批準出納付款43……………裝……訂……線…………
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