采購(gòu)合同管理規(guī)范

______________________________________________________________________________________________________________可編輯修改-采購(gòu)合同管理規(guī)范采購(gòu)合同管理總則原則：合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。目的：為了規(guī)范采購(gòu)合同的管理，嚴(yán)格審查供應(yīng)商資格，確定雙方合作的內(nèi)容和條款，保證交易的可靠有效，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，最大限度維護(hù)企業(yè)利益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》和有關(guān)政府部門(mén)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。特制定本管理制度。適用范圍：本采購(gòu)合同管理規(guī)范適用于公司采購(gòu)部全體人員。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定購(gòu)銷(xiāo)合同、代銷(xiāo)合同統(tǒng)一文本。依法簽訂、變更、解除本部門(mén)合同；嚴(yán)格審查本部門(mén)所簽訂的合同；協(xié)助法務(wù)部對(duì)采購(gòu)合同的糾紛處理；負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的檔案管理；負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。保守商業(yè)秘密：管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。采購(gòu)合同的審批采購(gòu)部將擬訂的合同初稿交相關(guān)部門(mén)審核并使之提出建議。公司財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同價(jià)款的形成依據(jù)、款項(xiàng)收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見(jiàn)。公司法律顧問(wèn)主要對(duì)合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見(jiàn)。公司副總負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見(jiàn)。公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門(mén)所提意見(jiàn)、辦理程序的規(guī)范性以及其他認(rèn)為需要審查的內(nèi)容對(duì)合同進(jìn)行審閱并簽署意見(jiàn)。公司采購(gòu)部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見(jiàn)修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見(jiàn)、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報(bào)送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署合同。采購(gòu)合同的簽訂（一）采購(gòu)合同的主體訂立采購(gòu)合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門(mén)、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。合同對(duì)各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。簽訂合同必須遵守國(guó)家的法律、法規(guī)及有相關(guān)規(guī)定。對(duì)外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人，法人委托人必須對(duì)本企業(yè)負(fù)責(zé)。（二）采購(gòu)合同的形式“書(shū)面形式”是指合同書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書(shū)形式。（三）采購(gòu)合同的內(nèi)容公司采購(gòu)部是采購(gòu)合同的對(duì)口管理單位，負(fù)責(zé)公司采購(gòu)合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項(xiàng)。采購(gòu)合同的編寫(xiě)程序。選擇供應(yīng)商。必須是公司認(rèn)可合格供應(yīng)商。進(jìn)行談判。采購(gòu)部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開(kāi)談判，談判內(nèi)容包括采購(gòu)商品的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對(duì)公司最有利的供應(yīng)商。擬定草案并評(píng)審。采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購(gòu)合同草案，報(bào)送法律顧問(wèn)審核及總經(jīng)理\分管副總進(jìn)行審批。擬寫(xiě)正式的采購(gòu)合同。采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門(mén)、法律顧問(wèn)及總經(jīng)理\分管副總的意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購(gòu)合同。正式的采購(gòu)合同必須包括以下九個(gè)方面的主要內(nèi)容。合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。采購(gòu)物品的單價(jià)、總價(jià)。采購(gòu)物品的數(shù)量與規(guī)格型號(hào)。采購(gòu)物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。采購(gòu)物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。采購(gòu)物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。付款方式和期限。售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。違約責(zé)任和解決爭(zhēng)議的方法。采購(gòu)合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。執(zhí)行采購(gòu)合同為了保證采購(gòu)合同的正常執(zhí)行，采購(gòu)人員需要跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，并恰當(dāng)處理在采購(gòu)合同執(zhí)行中出現(xiàn)的供應(yīng)、需求和緩沖余量等問(wèn)題。合同執(zhí)行前跟蹤：制定采購(gòu)合同后，采購(gòu)人員需要了解供應(yīng)商是否接受合同和及時(shí)簽訂等情況。由于時(shí)間的變化，供應(yīng)商可能會(huì)提出改變物資價(jià)格、質(zhì)量和交期等合同條款的要求。此時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)充分與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)可選擇的供應(yīng)商是否接受訂單。如果供應(yīng)商不能接受訂單，則需要選擇其他供應(yīng)商。合同執(zhí)行過(guò)程跟蹤：采購(gòu)合同的簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)全力跟蹤合同的執(zhí)行過(guò)程，其注意事項(xiàng)如下：嚴(yán)密跟蹤：嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備物資的過(guò)程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋。需要中途變更的要約要及時(shí)解決，不得耽誤供應(yīng)的時(shí)間。及時(shí)響應(yīng)生產(chǎn)需求：如生產(chǎn)需要緊急，要求物資立即到貨，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)?？刂莆镔Y驗(yàn)收環(huán)節(jié)：物資達(dá)到規(guī)定的交貨地點(diǎn)，并按照所下訂單對(duì)到貨的物資、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，存檔記錄后辦理付款手續(xù)。嚴(yán)格控制庫(kù)存：控制庫(kù)存水平，既不能缺貨，又要保持最低的庫(kù)存水平。庫(kù)存水平應(yīng)與采購(gòu)環(huán)境和生產(chǎn)計(jì)劃準(zhǔn)確性有關(guān)。合同執(zhí)行后跟蹤按照合同約定支付的條款向供應(yīng)商付款后，需要采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行后續(xù)跟蹤。主要以供應(yīng)商收到本次訂單的貨款為主。如果供應(yīng)商未收到貨款，采購(gòu)人員需要督促財(cái)務(wù)部按照流程規(guī)定執(zhí)行付款，保證企業(yè)地良好信譽(yù)。采購(gòu)合同履行合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。在合同履行過(guò)程中，合同承辦單位應(yīng)對(duì)合同的履行情況以履約管理臺(tái)賬形式做詳細(xì)、全面的書(shū)面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時(shí)向相關(guān)參與合同管理的部門(mén)通報(bào)和報(bào)告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。采購(gòu)合同變更嚴(yán)格按照合同約定維護(hù)公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在采購(gòu)合同履行中出現(xiàn)下列情況之一，采購(gòu)人員應(yīng)照國(guó)家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。由于不可抗力致使合同不能履行的。采購(gòu)合同的標(biāo)的物數(shù)量、品質(zhì)、價(jià)格、以及交貨的日期、地點(diǎn)、方式和結(jié)算方式。對(duì)方存在合同約定期限內(nèi)沒(méi)有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)。由于情況變更，致使本企業(yè)無(wú)法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行，但會(huì)導(dǎo)致重大損失。其他合同約定或法律和法規(guī)規(guī)定的情形。處理采購(gòu)合同糾紛采購(gòu)合同在執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)雙方會(huì)因彼此的權(quán)利和義務(wù)等問(wèn)題產(chǎn)生合同糾紛，引起合同爭(zhēng)議。因此采購(gòu)人員必須有預(yù)見(jiàn)沖突發(fā)生的能力，在合同糾紛發(fā)生時(shí)及時(shí)采取有效的解決措施。雙方在簽訂合同時(shí)就爭(zhēng)議、違約、索賠和糾紛解決等內(nèi)容明確的規(guī)定，這些內(nèi)容主要反映在采購(gòu)合同的違約責(zé)任條款中。區(qū)分違約責(zé)任采購(gòu)合同發(fā)生糾紛時(shí)，采購(gòu)雙方應(yīng)根據(jù)早餐損失的原因和事實(shí)，按合同規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。一般情況下，供應(yīng)方違反采購(gòu)合同時(shí)的違約原因及主要責(zé)任如下：違約原因：供應(yīng)方不按合同規(guī)定的交貨期交貨；所交貨的品種、質(zhì)量和數(shù)量等不符合合同規(guī)定；提供的貨運(yùn)單與合同規(guī)定的不符。主要責(zé)任：物資不符合合同規(guī)定，或未按時(shí)規(guī)定日期交貨，應(yīng)償付違約金或賠償金；物資未能運(yùn)到規(guī)定地點(diǎn)，造成逾期交貨，應(yīng)償付逾期交貨違約金。合同中的索賠條款異議索賠條款：異議索賠條款適用于品質(zhì)和數(shù)量方面的索賠，索賠金額根據(jù)實(shí)際的損害程度確定。企業(yè)在制定采購(gòu)合同異議索賠條款時(shí)，要根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的物的特點(diǎn)明確索賠依據(jù)、索賠期間、索賠辦法及索賠金額等內(nèi)容。罰金條款：罰金又稱(chēng)“違約金”，適用于供應(yīng)方延期交貨或采購(gòu)方延遲接貨等情況的賠償。罰金金額是合同預(yù)先約定的賠償金額，其數(shù)額由延誤時(shí)間的長(zhǎng)短而定。罰金條款主要規(guī)定當(dāng)一方未履行或者未完全履行合同時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ街Ц兜牧P金。合同糾紛處理方式雙方在發(fā)生合同爭(zhēng)議時(shí)，爭(zhēng)議的解決方式主要包括采供雙方協(xié)商解決、第三方調(diào)解解決、仲裁機(jī)構(gòu)仲裁解決、以及司法機(jī)關(guān)組織的訴訟解決。大多數(shù)糾紛通過(guò)雙方協(xié)商或調(diào)解解決，當(dāng)互讓不起作用時(shí)仲裁解決與訴訟解決也是最重要的解決方法。附則本制度未盡事宜，依照國(guó)家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。本制度自總經(jīng)理\分管