會議的分類要素與總結(jié)

會議組織會議的概念會議的要素會議的組織流程什么是會議？定義：三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決的一種形式。聚在一起，為了解決問題；聚在一起，建立彼此信任。會議的分類按內(nèi)容、性質(zhì)劃分按會議的形式劃分按與會人員的成分劃分按照人數(shù)、規(guī)模劃分按照會議召開的規(guī)律或日期劃分按會議的范圍、地區(qū)、時間劃分我司的會議公司例會教材開發(fā)會議綱討會其他會議的要素與會者主持人議題名稱時間地點與會者概念：參加會議的正式成員，包括主持人，也包括會務(wù)秘書，但不包括在會場上的其他效勞人員。要求：人數(shù)必要性重要性合法性

必要性必要性指與會者必須是與會議直接有關(guān)的人員，也就是符合會議確定范圍。有權(quán)了解會情、提出意見、表示態(tài)度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議到達預(yù)期效果的人。重要性重要性指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。合法性合法性指有些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會的與會者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級人民代表；公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。主持人定義：會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組織者和召集者。意義：主持人的存在對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。議題定義：會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。要求：必要性重要性明確性可行性名稱涵蓋方面：內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。要求：必須用確切、標準的文字表達時間會議召開的時間整個會議所需要的時間、天數(shù)每次會議的持續(xù)時間地點定義：既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。會址的選擇會議的組織流程會議前的籌備會議中的掌控會議后的落實擬訂方案——會議議程Why——目的What——議題、名稱、規(guī)模、議程、程序Who——與會者、主持人When——什么時候，多長Where——地點How——文件資料、場地、布置、設(shè)備、食宿、交通、效勞人員、宣傳、通訊……其他籌劃過程工作分工等候?qū)徟鷷h文書供會上學(xué)習參考的文件資料會議本身所產(chǎn)生的文件開幕詞、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿會議記錄、會議簡報、會議決定、會議紀要、閉幕詞、會議總結(jié)等會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料會場會場的選定資源狀況、程序、預(yù)計與會人數(shù)、與會者背景、目的、價格、交通、環(huán)境、配套設(shè)備……會場的布置會場內(nèi)的布置會場內(nèi)的布置會場內(nèi)的布置主席位〔主席臺〕、桌椅擺放、鮮花、會標〔橫幅〕、飲料、水果、文具、文件資料、煙灰缸、指示牌、麥克風、音響、電腦、投影、白板和油性筆〔黑板和粉筆〕……會場外的布置指示牌、接待處〔簽到處〕、指引人員其他準備就餐、住宿、醫(yī)療、交通平安保衛(wèi)人員參觀、考察、游覽贈與圖片、資料、紀念品媒體宣傳發(fā)出會議通知會議召開的時間、需用時間或會期，地點(會址)會議名稱和主要議題參加對象須作什么準備報到日期、地點、接站方法等召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章會議組織——高效的會議低效會議的種種現(xiàn)象:舉例老跑題；領(lǐng)導(dǎo)一言堂；有人胡侃，嘩眾取寵；議題太敏感，不便深說；本位嚴重，相互推委；效率不高，經(jīng)常延時；遲到、早退嚴重；等等原因原因具體表現(xiàn)時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議的時機選擇1、時間安排2會議方案必須涉及以下一些根本問題：為什么開會？會議的目的和期望是什么？開一個什么類型的會？讓誰參加？與會者由哪些局部的人員組成？要讓大家作何種方式和程度的介入和參與？會議規(guī)模多大？與會人員多少？會議在哪兒開？會議室如何布置？每個人在會議中的任務(wù)和職責是什么？會議開多長時間？3會議通知及其他確定了會議時間后要提前一周告知參加會議的人員。同時需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放。會議組織者不要遲到。不要隨意推遲和變更開會時間，打亂原定方案會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；管理召集部門〔人〕的威信下降。嚴格按照議程進行，不要超時。會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記要。成功會議十八步會議前1、認真方案，理清何人、何事、何時、何地、何因及多少等問題。2、準備預(yù)先發(fā)放議程表及會議有關(guān)資料3、提前到會場，整理會議室會議開始時

4、按時開始5、讓與會者作自我介紹，并陳述對會議的期望6、清楚解釋會議角色7、檢查、修訂和確定議項順序8、設(shè)定時間限制9、回憶上次會議確定的行開工程會議開始時的主持人如何開場？

感謝與會者參與。介紹會議背景與會人員介紹明確會議目的列明會議議程提出會議期待會議中

10、讓大家在同一時間以同一方法把精力集中于同一問題會議中的主持人保持緊張，準備應(yīng)付隨時可能發(fā)生的意外變故。隨機應(yīng)變，視情境采取當時最適合的方式。要有耐心注意自己和與會者的身體語言保持中立，建立信任會議成功，并不取決于你敢于成認錯誤，坦誠合作安排好旁聽者和專家主持人的發(fā)問、傾聽與記錄發(fā)問：開放與封閉空投與指定傾聽：注視對方不中途打斷

詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒記錄：活用5W2H掌握主語、動詞、形容詞明確數(shù)字運用keyword列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向一言以蔽之會議中的主持人會議結(jié)束時

11、確定行開工程：何人、何事、何時12、檢查會議記錄13、設(shè)定下次會議的時間和地點，并擬出初步議程14、對會議進行總結(jié)。15、宣布會議結(jié)束如何進行會議總結(jié)宣布會議決議鼓勵與會者繼續(xù)努力宣布評估目標已經(jīng)達成過程回憶，讓