會議組織與策劃課件

會議組織與籌劃問題：1、我們平時主要組織哪些會議？2、我們組織會議的目的是什么？會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標(biāo)從會議組織者的角度了解會議的根本流程明確會議組織中的本卷須知和根本原那么分享以往會議組織中的得與失“為更好的組織會議做好準(zhǔn)備?。〃旵ontents會議的根本流程1會議組織的本卷須知2會議組織的根本原那么3突發(fā)事件預(yù)防與處理4一、會議的根本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會前會中會后1、會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安排與充分準(zhǔn)備，是實現(xiàn)會議目的的重要條件。 無論會議大小，如會前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍?！坝袀錈o患！！〞1、會前準(zhǔn)備確認(rèn)會議的根本信息制定會議方案會場布置提出預(yù)防措施確認(rèn)會議的根本信息What ——會議主題When —— 會議時間Where —— 會議地點Who —— 參會人員Why ——會議目標(biāo)How-howtodo ——會議形式

howmuch ——會議預(yù)算“5W2H〞制定會議方案會議議程方案：主題、主持人、議題、發(fā)言人、時間會議準(zhǔn)備方案：事項、要求、負(fù)責(zé)人、完成時間提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財預(yù)防：缺乏，喪失物預(yù)防：缺乏、喪失、損壞2、會中執(zhí)行根據(jù)會議方案完成分配的職責(zé)；了解會議需求及時提供方便；觀察參會者情緒和反響，彌補缺乏之處；認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。會議中可能出現(xiàn)的問題原因具體表現(xiàn)舉例時間會議時間過長，沒有休息，會議疲勞。地點場地空間小，隔音效果差，導(dǎo)致與會者分心參與者選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的人主持人會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。參會者參與者遲到，不能準(zhǔn)時開始，并經(jīng)常被打斷資料資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容不詳細(xì)，資料不夠用會議主題開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。3、會后總結(jié)跟進(jìn)安排參會者相互交流的場所和時機了解參會者的意見和建議〔內(nèi)容/組織〕及時編輯會議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中〔如會議紀(jì)要、會議簡報〕根進(jìn)會議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果反省會議組織中的收獲與缺乏-優(yōu)點？問題？原因？改善？二、會議組織的本卷須知5第三方溝通1場地選擇2會議通知3會場布置4進(jìn)程控制本卷須知6VIP安排1、場地選擇根據(jù)5W2H明確會議的場地要求城市、區(qū)域、會場級別、場地大小、場型、設(shè)備、周邊環(huán)境……根據(jù)場地要求和預(yù)算列出備選方案場地、聯(lián)系人、根本信息、價格、優(yōu)劣勢分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件2、會議通知通知的根本內(nèi)容：5W2H說明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會者需要做哪些準(zhǔn)備工作：會前再提醒準(zhǔn)備工作、日程等2、會議通知通知的形式：郵件

短信Outlook通知的常見附件會議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機安排、周邊活動地點聯(lián)系方式3、會場布置場型確實認(rèn)資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件、PPT等設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇幾種常見的場型A.魚骨型B．課桌式□C．U字形會議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會議工作準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人：酒店聯(lián)系人：時間：地點：一、請確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)用品負(fù)責(zé)人

講師臺1個酒店

白板、白板筆（黑紅藍(lán)三色各2）酒店

翻紙板、白板紙40張酒店

無線麥克風(fēng)2支酒店

投影儀酒店

A4白紙30張酒店資料30套人名

學(xué)員桌牌（標(biāo)明學(xué)員姓名、公司）人名

茶歇酒店

簽到表人名會場準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀4、第三方溝通對象酒店印刷公司培訓(xùn)公司航空公司…關(guān)鍵點明確要求準(zhǔn)確傳達(dá)信息確認(rèn)信息到達(dá)確認(rèn)做到確認(rèn)對口人確認(rèn)關(guān)鍵時點充分合作酒店能提供哪些免費效勞？到店的資料發(fā)放叫醒效勞資料店內(nèi)的搬運桌牌制作？場地布置5、進(jìn)程控制紀(jì)律：設(shè)定違規(guī)的規(guī)那么時間提醒：發(fā)言時間、休息時間、返回時間午餐確認(rèn)：留位確認(rèn)、時間確認(rèn)物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會者反響對內(nèi)容、對環(huán)境〔如空調(diào)冷熱〕6、VIP安排會議要求確認(rèn)鮮花茶點喜好確認(rèn)飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認(rèn)是否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是否正?！?、會議組織的根本原那么責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份1、責(zé)任到人明確分工，專人專崗人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé)2、“爛筆頭〞原那么“好記性不如爛筆頭?。〃?、提前確認(rèn)時間、人數(shù)，留出提前量寧可先預(yù)定再取消提前做好預(yù)案關(guān)鍵點：資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車輛安排…4、復(fù)查自己重復(fù)確認(rèn)換人重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵點：物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵信息重復(fù)確認(rèn)：時間、地點5、備份備缺乏、備意外人如：第二個緊急聯(lián)系人財留出足夠的備用金物留余量，以備人員增加，物品喪失及損壞四、突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電……