成都理工大學聲像載體檔案管理辦法

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第一條凡是在學校各項工作活動中直接形成的記錄和反映工作、活動過程，具有保存、利用價值的各種聲像載體（照片、底片、幻燈片、投影反轉(zhuǎn)片、錄音帶、錄像帶等）和配套文字材料，均屬聲像檔案材料。屬于特殊載體的檔案材料，是高校聲像檔案工作的基礎(chǔ)。

第二條聲像檔案必須遵循聲像載體的特點和規(guī)律，必須實行集中統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的各部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。對主要聲像載體檔案材料，其數(shù)量大、利用率高的部門，經(jīng)批準后可設(shè)立聲像檔案分室。分室可保管本部門形成的聲像檔案。分室在業(yè)務(wù)上接受檔案館的指導(dǎo)，每年定期向檔案館呈報書面情況報告及辦理移交清單。

第三條聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門的工作職責之一。學校各部門要根據(jù)聲像檔案載體的特點把聲像檔案工作納入自己的管理制度中，實行“三納入”、“四同步”的原則，大力開發(fā)信息資源，為提高本校的教學、科研和管理工作水平服務(wù)。

第四條為確保學校對聲像檔案材料管理工作的落實、各部門聲像載體材料形成后，必須向檔案館歸檔，由檔案館出具證明后，財務(wù)部門方受理報銷事宜。

第五條完整、準確、系統(tǒng)地作好我校聲像檔案形成、管理工作，是檔案人員和全校攝制人員的共同責任。

第六條聲像檔案工作應(yīng)列入學校的發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房設(shè)備和人員配備等工作條件上予以保證

第二章歸檔范圍

歸檔范圍主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面。具體范圍：

第七條黨政活動類：

一、歷屆黨代會、團代會、學代會、教代會、工代會、婦代會、先代會及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕、閉幕場面、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會議情況等各種聲像材料。

二、校慶。歷年教師節(jié)、重大紀念日、英模報告會等重要聲像材料。

三、建校以來主要領(lǐng)導(dǎo)任職期間的工作照、參加教學、科研等項活動的聲像材料。

四、省級以上黨政領(lǐng)導(dǎo)和社會知名人士來?；顒訄雒妫òㄒ暡?、座談等）的聲像材料。

五、校內(nèi)民主黨派的重大活動。

六、國內(nèi)有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。

七、港澳臺同胞、歸國華僑及校內(nèi)少數(shù)民族的重要活動。

八、本校授予校外人員名譽職務(wù)、稱號和聲像材料。

九、其它有重要意義活動形成的聲像材料。

第八條教學類：

一、迎新、開學及畢業(yè)典禮，領(lǐng)導(dǎo)、來賓講話，師生代表發(fā)言等活動場面的聲像材料。

二、歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)合影照片，優(yōu)秀畢業(yè)生照片。

三、知名教授、專家和在學術(shù)上造詣校深的中老年教師講課，學生聽課、論文答辨、實驗、電化教學等的聲像材料。

四、師生實習、野外考察、社會實踐等各項活動的聲像材料。

五、評選優(yōu)秀教學獎、優(yōu)秀教材、評選及發(fā)獎大會的場面材料。

六、有關(guān)學生實習、軍訓(xùn)、社會調(diào)查、參加各種競賽活動的場面材料。

第九條科研學術(shù)活動類：

一、重點、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。

二、科研成果評選及領(lǐng)獎儀式的場面聲像材料。

三、由本校發(fā)起并組織的全國性、省級學術(shù)活動。本校學術(shù)年會（科技報告會）包括：大會開幕、閉幕式，大會發(fā)言、著名學者報告等聲像材料。

四、著名專家來校作學術(shù)報告的聲像材料。

五、參加部級以上科技成果展覽的聲橡材料及重大單位項科技成果代表性聲像材料。

六、在校學生及國外留學生在科研和學術(shù)活動中取得突出成績的聲像材料。

第十條外事活動類：

一、外國領(lǐng)導(dǎo)人、友好人士以及各種代表團來校參觀訪問的聲像材料。

二、與國外學校、團體簽訂協(xié)議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。

三、外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。

四、外籍學生、教師、工作人員在校學習、生活、工作的聲像材料。

五、在我校召開的國際性學術(shù)會議場面的聲像材料。

六、本校派出國外進行友好訪問、考察、進修、留學所獲得的聲像材料。

第十一條產(chǎn)品、儀器設(shè)備類：

一、本校研制、試制、生產(chǎn)的產(chǎn)品樣照。

二、產(chǎn)品使用情況的場面聲像材料。

三、價值5萬元以上的重大儀器設(shè)備的樣照和安裝調(diào)試運行照。

第十二條體育類：

一、歷屆運動會開幕、閉幕式、領(lǐng)導(dǎo)講話、運動員比賽場面的聲像材料。

二、運動隊訓(xùn)練、比賽、學生課余體育活動等場面材料。

三、兄弟院校的來訪、表演、比賽等場面材料。

第十三條藝術(shù)類：

一、學校師生員工創(chuàng)作的藝術(shù)作品照片、在各種報刊雜志上所發(fā)表的作品材料。

二、舉辦書畫展的場面聲像材料。

三、各種音樂團體來校演出，本校文藝團體演出劇照、演員合影等。

第十四條校園建設(shè)類：

一、學校各個時期的校園環(huán)境材料。包括。校門、教學樓、實驗室、校園等聲像材料。

二、學校重大項目的開工、奠基、落成典禮和學校建設(shè)規(guī)劃、模型等聲像材料。

三、校門、校牌、大樓及校園風光。

第十五條獲獎類：

一、教學活動獲得的獎狀及獎品照片。

二、科研項目成果獎狀及獎品照片。

三、學校產(chǎn)品獲獎的獎狀、照片。

四、各類活動中被評為先進集體、文明單位等獎狀及獎品照片。

五、勞動模范、先進個人證書、獎?wù)录蔼勂返日掌牧稀５谑鶙l人物類：

一、歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。

二、學部委員、博士生導(dǎo)師等名人包括人物檔案的全部照片、底片、材料。

三、國內(nèi)外知名校友返?；顒?、捐贈儀式等的聲像材料。

第十七條學校各有關(guān)部門參加科工貿(mào)活動形成的聲像材料。

以上各類歸檔材料，包括底片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三章部門立卷和歸檔要求

第十八條學校電教、宣傳、科技、教學等聲像形成部門負責人應(yīng)貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案的指示，經(jīng)常進行檢查、督促、指導(dǎo)部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，以維護聲像檔案的完整和安全。在業(yè)務(wù)上接受校檔案館的指導(dǎo)，于次年六月底以前向檔案館辦理各類聲像檔案的移交手續(xù)。

第十九條部門專（兼）職檔案員應(yīng)在部門負責人領(lǐng)導(dǎo)下，指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像檔案材料，并檢查是否完整、準確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求，定期選擇有保存價值的向校檔案館歸檔。

第二十條各級聲像部門的科技人員在每項工作完成后，應(yīng)立即將聲像材料整理好，及時向聲像檔案室、檔案館辦理移交手續(xù)。如與其它類檔案（如教學、科研）有密切關(guān)系的照片檔案資料要互相照應(yīng)、互記參見號。

第二十一條凡屬個人拍攝或錄制的能反映學校面貌并具有參考價值的聲像載體材料，向校檔案館歸檔者，一經(jīng)采用，學校將給予適當補償。

第二十二條聲像檔案的歸檔要求：

一、歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且要求圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。

二、歸檔時，材料形成單位應(yīng)準確填寫向檔案館交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，各備一份。

三、各單位應(yīng)將在各項活動中形成的聲像材料的收集、歸檔工作納入各部門的職責范圍，明確專人負責。攝錄人員在材料完成后應(yīng)及時向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為已有。

四、學校一切可形成聲像載體的有關(guān)重大事件等活動，必須通知檔案館，以保證歸檔制度的落實。

第四章聲像檔案管理

第二十三條按《成都理工學院檔案實體分類和檔號編制方案》進行分類、編目、編制檔號和排架。

第二十四條聲像檔案庫房應(yīng)保證恒溫、恒濕，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

第二十五條聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限應(yīng)一致，需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制，母