《職業(yè)溝通》6書面溝通

第六講書面溝通秦皇島技師學(xué)院李欣杭一、文書的含義1.文書是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。2.文書的分類公務(wù)文書私人文書〔法令、通知、決定、方案、合同等〕〔著作、手稿、遺囑、房地契、家譜等〕公務(wù)文書私人文書國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位個(gè)人、家庭或宗族二、文書的開展過程形成文書的兩大要素——表述方式和載體都有其開展變化的過程。繩結(jié)、符號(hào)、圖像〔繩、巖石、竹片、殼骨〕文字〔絹帛、器皿、碑石、竹木簡(jiǎn)冊(cè)、紙張〕20世紀(jì)中國(guó)檔案界“四大發(fā)現(xiàn)〞殷墟甲骨居延漢簡(jiǎn)敦煌文書清朝內(nèi)閣檔案結(jié)繩記事?易經(jīng)·系辭?記載：“上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書契。〞其結(jié)繩方法，據(jù)古書記載為：“事大，大結(jié)其繩；事小，小結(jié)其繩，之多少，隨物眾寡。〞〔?易九家言?〕

德昂族的結(jié)繩記事刻契記事人們就用契刻的方法，將數(shù)目用一定的線條作符號(hào)，刻在竹片或木片上，作為雙方的“契約〞。后來人們把契從中間分開，分作兩半，雙方各執(zhí)一半，以二者吻合為憑。古代的契上刻得是數(shù)目，主要用來作債務(wù)的憑證。甘肅省西寧縣周家寨出土的仰韶期遺址的骨契圖形西雙版納基諾族的刻木記事器物銘文海內(nèi)三大重器〔毛公鼎大盂鼎大克鼎〕之一的大盂鼎，通高1021mm；口徑784mm；腹深490mm；重153.5kg。鼎內(nèi)鑄有銘文19行，共291字。銘文分為兩個(gè)局部，分別記載了周康王對(duì)貴族盂的訓(xùn)誥和賞賜。1、準(zhǔn)確指溝通時(shí)要準(zhǔn)確用字用詞。準(zhǔn)確使用語言文字的關(guān)鍵是要正確理解它們的含義，不要輕易使用自己不熟悉、不常用的字詞。①要注意防止錯(cuò)字、漏字◆某小學(xué)生寫作文時(shí)寫道：“老師有一張爪子臉〞。◆某班主任一次怒斥班里學(xué)生上課不好好聽講的時(shí)候，說到：“你們以后再這樣，就別怪我翻臉不是人了！〞二、書面溝通的根本準(zhǔn)那么◆某英語老師教語法，下課前問大家：“我都講完了，大家還有明白的么？〞學(xué)生習(xí)慣性地齊聲答道：“沒有了！〞◆下面列舉的是一些常見的錯(cuò)別字錯(cuò)誤正確錯(cuò)誤正確松馳松弛如火如茶如火如荼相形見拙相形見絀題綱提綱穿流不息川流不息善長(zhǎng)擅長(zhǎng)甘敗下風(fēng)甘拜下風(fēng)一愁莫展一籌莫展一諾千斤一諾千金世外桃園世外桃源旁證博引旁征博引出奇不意出其不意②要注意防止含義的錯(cuò)誤◆有一次在修改學(xué)生論文時(shí)，學(xué)生寫道：……他們倆的做法幾乎如出一轍、大相徑庭?！粲袑W(xué)生在運(yùn)動(dòng)會(huì)的宣傳稿上寫道：“運(yùn)動(dòng)會(huì)１００米比賽終于開始了，同學(xué)們像一只只脫韁的野狗奔了出去。〞◆某小學(xué)語文考卷上有一道閱讀題，大意是講一位母親為了孩子吃盡了苦，最后去世的事。閱讀后，要求學(xué)生在一年后的清明節(jié)對(duì)母親說幾句心里話。某小學(xué)生這樣寫道：“祝媽媽清明節(jié)快樂，福如東海，壽比南山！〞。③要注意防止字跡潦草引發(fā)的錯(cuò)誤◆有位名叫“邵偉華〞的患者將掛號(hào)處護(hù)士填寫好姓名的病歷交到內(nèi)科排隊(duì)等著看病，一會(huì)兒內(nèi)科護(hù)士拿著他的病歷大聲叫道：“邪偉華！〞?！?913年，茅盾中學(xué)畢業(yè)，報(bào)考北京大學(xué)預(yù)科，本想考得不錯(cuò)，回家安心等通知，但發(fā)榜時(shí)卻沒有看到“沈德鴻〞〔茅盾本名〕的名字，很是失望，不久他卻收到了來自北京大學(xué)的錄取通知書，但上面的名字是“沈德鳴〞，他趕忙跑到報(bào)名處查詢，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是自己填寫報(bào)名表時(shí)字跡太潦草，把個(gè)“鴻〞字寫得像個(gè)“鳴〞字。從此，他一改字跡潦草的毛病，直到八十歲高齡時(shí)，仍用毛筆正楷書寫，字跡清楚俊秀。④要準(zhǔn)確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)◆相傳徐文長(zhǎng)到朋友家里去，適逢下雨，主人寫了一個(gè)條子跟他開玩笑，上面寫的是“下雨天留客天留我不留〞，他讀成：“下雨天，留客天，留我不？留！〞這樣就和主人的意思相反了。其實(shí)這一句可以有七種寫法：“下雨天留客，天留我不留。〞“下雨天留客，天留我？不留〞“下雨天留客，天留我不？留〞“下雨，天留客，天留我不留？〞“下雨天，留客天，留我？不留！〞“下雨天，留客天，留我不？留！〞“下雨天，留客天，留我不留？〞◆在抗戰(zhàn)時(shí)，日本侵略者在我東北淪陷區(qū)寫了這樣的標(biāo)語：〞糧食不賣給八路軍。〞而老百姓在“賣〞字的后邊加了一個(gè)逗號(hào)，就成了“糧食不賣，給八路軍〞?！裟骋粭l巷子里的一戶人家，在靠路邊的一面墻角下，常常有人在那里小便，于是主人在墻上寫了一句話：“行人等不得在此小便。〞沒想到，過了幾天，逗號(hào)小精靈跑到這句話里，變成了“行人等不得，在此小便。〞主人一看，氣得臉色都變白了?！粢荒凶踊丶覚z查上小學(xué)三年級(jí)的兒子當(dāng)天的日記，看后對(duì)其妻大發(fā)雷霆，原來兒子寫道：今天王叔叔到家里來玩兒，我寫完作業(yè)后，叔叔夸我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。妻哭笑不得地解釋道：那是你兒子把標(biāo)點(diǎn)符號(hào)給點(diǎn)錯(cuò)了！應(yīng)該是：叔叔親了我，媽媽也親了我！2、簡(jiǎn)練簡(jiǎn)練的語言對(duì)于提高溝通效果是至關(guān)重要的，有學(xué)者曾進(jìn)行過這方面的研究，研究的結(jié)果是人們注意力集中的時(shí)間一般平均為二十分鐘，年齡越小的人，其注意力的集中時(shí)間越短。因此，我們?cè)趯懽鲿r(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量語言簡(jiǎn)練，使閱讀者能夠在二十分鐘以內(nèi)能夠讀完它，或者在與別人談話時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能將談話的時(shí)間控制在二十分鐘以內(nèi)?！艉?jiǎn)練是才能的姊妹?！韲?guó)著名作家契訶夫◆要盡量將那些可有可無的字、句刪去，毫不可惜?！斞浮羟岸螘r(shí)間電視臺(tái)播出的電視劇?我的團(tuán)長(zhǎng)我的團(tuán)?，其中第十二集遭到劇評(píng)和觀眾的批評(píng)，就是因?yàn)檫@集讓人覺得太冗長(zhǎng)、太沉悶，男主角龍文章一個(gè)人“鼓唇弄舌〞說了整整一集。他在這集講述了他的身世：一歲在河北；二歲在河南；四歲到了山西，去過運(yùn)城的硝石湖，去過關(guān)云長(zhǎng)的故居；六歲到了綏遠(yuǎn)；蒙古、甘肅、迪化，直皖之戰(zhàn)時(shí)是在康藏；然后往東行，四川、陜西、湖北，安徽。他說完了這段，又接著說道：“北平的爆肚，涮肉，皇城根；南京的干絲燒賣，還有銷金的秦淮風(fēng)月，上海的潤(rùn)餅，蚵仔煎，看得我直瞪眼的花花世界。天津的麻花狗不理，廣州的艇仔粥和腸粉，旅順口的咸魚餅子和炮臺(tái)，東北地三鮮，酸菜白肉燉粉條，火宮殿的鴨血湯，臭豆腐，還有被打成粉了的長(zhǎng)沙城。〞接下來，龍文章又說出了一大串的地名：鐵驪，扶余，呼倫池，貝爾池，海拉爾和長(zhǎng)白山，大興安，小興安，營(yíng)口，安東，老哈河呢，承德，郭家屯，萬全，灤河，白河，桑乾河，北平，天津，濟(jì)源，鎮(zhèn)頭包，歷城，道口，陽曲，開封，郾城，南陽，襄陽，賒旗店，長(zhǎng)臺(tái)關(guān)，正陽關(guān)，潁水，汝水，巢湖，洪澤湖。鎮(zhèn)江，南京，懷寧，上海，蘇州，黃浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，漢口，修水，宜昌，怒江以西，保山，騰越，和順還，還有他們現(xiàn)在身處的禪達(dá)。當(dāng)然，簡(jiǎn)練要注意尺度，不能單純?yōu)榱撕?jiǎn)練而讓人產(chǎn)生誤解，或根本就不能理解你要表達(dá)的意思。◆某大學(xué)生物系設(shè)有動(dòng)物學(xué)、昆蟲學(xué)、植物學(xué)三個(gè)專業(yè)。在全系學(xué)生大會(huì)上，主持人大聲招呼：動(dòng)物坐左邊，昆蟲坐右邊，植物坐中間。平，天津，濟(jì)源，鎮(zhèn)頭包，歷城，道口，陽曲，開封，郾城，南陽，襄陽，賒旗店，長(zhǎng)臺(tái)關(guān)，正陽關(guān)，潁水，汝水，巢湖，洪澤湖。鎮(zhèn)江，南京，懷寧，上海，蘇州，黃浦江，太湖，南通，屯溪，六安，武昌，漢口，修水，宜昌，怒江以西，保山，騰越，和順還，還有他們現(xiàn)在身處的禪達(dá)。

當(dāng)然，簡(jiǎn)練要注意尺度，不能單純?yōu)榱撕?jiǎn)練而讓人產(chǎn)生誤解，或根本就不能理解你要表達(dá)的意思?！裟炒髮W(xué)生物系設(shè)有動(dòng)物學(xué)、昆蟲學(xué)、植物學(xué)三個(gè)專業(yè)。在全系學(xué)生大會(huì)上，主持人大聲招呼：動(dòng)物坐左邊，昆蟲坐右邊，植物坐中間。3、符合邏輯每個(gè)人在成長(zhǎng)的過程中都會(huì)形成自己的思維和表達(dá)邏輯習(xí)慣，一般來說，使用同一種語言的人，其邏輯習(xí)慣是比較接近的，他們之間的溝通就更容易，而使用不同語言的人之間，由于邏輯習(xí)慣的不一致，其溝通也就會(huì)更困難一些，這也就是我們?yōu)槭裁锤械綄W(xué)習(xí)和理解外民族語言更難的原因。所以，我們?nèi)绻胱寗e人更好地理解我們所要表達(dá)的意思，就必須選擇一種與其相適應(yīng)的表達(dá)邏輯，這樣才能起到更好的溝通效果?！粼谂c中國(guó)人溝通的時(shí)候，你要先進(jìn)行鋪墊，把要說的重點(diǎn)內(nèi)容放在后面來說，對(duì)方就能理解你的意思；而與美國(guó)人溝通的時(shí)候，你必須先把你要說的重點(diǎn)內(nèi)容先說出來，對(duì)方才能真正理解你的意思?！粑覀冏畛蹰_始學(xué)外語的時(shí)候，首先需要克服的就是邏輯習(xí)慣，“我能幫你嗎？〞這句話，英文說成是“CanIhelpyou?〞〔能我?guī)湍銌幔俊?，這就會(huì)讓我們覺得很是別扭。另外，英文的人稱代詞在主格、賓格、所有格時(shí)的變化，也不符合中國(guó)人的邏輯習(xí)慣，同樣讓我們覺得難以理解，等等。與外國(guó)人溝通時(shí)，邏輯習(xí)慣會(huì)影響到溝通的效果，同樣，與中國(guó)人溝通時(shí)，如果不講究邏輯上的問題，也會(huì)出現(xiàn)問題?！粜W(xué)老師出半命題作文：“我的ｘｘｘ〞隨便寫人寫物，結(jié)果有同學(xué)作文題目：?我的戰(zhàn)友邱少云??！簟啊瓐@林里只有我們倆人坐在樹下，四周靜靜的，偶爾幾聲清脆的蟲鳴，還有細(xì)碎的腳步聲……〞◆老師嚴(yán)厲地對(duì)課堂上講話的學(xué)生說：“講話不許出聲！〞◆某小學(xué)老師罵學(xué)生：“我一巴掌把你踢出去！〞◆某老師出一作文題目?生命的價(jià)值?，有同學(xué)寫道：“活魚每斤80元，死魚每斤20元；活蝦每斤100元，死蝦每斤30元；活蟹每斤40元，死蟹只能丟進(jìn)垃圾桶。因此，生命是很珍貴的，我們一定要珍惜。〞4、文采指語言使用時(shí)的整齊美、豐富美、韻律美、意境美、聰明美等。如果我們能夠在溝通的過程中，時(shí)不時(shí)展現(xiàn)出自己語言中的文采，自然會(huì)對(duì)別人形成巨大的吸引力，溝通的效果也就必然會(huì)在很大程度上得到提高?！?021年3月13日，溫總理在人民大會(huì)堂，答復(fù)記者提出的經(jīng)濟(jì)問題時(shí)，有兩段經(jīng)典答復(fù)：“只有信心才能產(chǎn)生勇氣和力量，只有勇氣和力量才能戰(zhàn)勝困難……莫道今年春將盡，明年春色倍還人。我期待著明年中國(guó)和世界都會(huì)變得更好。〞注：溫總理隨口吟出的“莫道今年春將盡，明年春色倍還人〞這句詩，前半句是溫總理的創(chuàng)造，后半句出自唐朝詩人杜審言七律?春日京中有懷?：“今年游寓獨(dú)游秦，愁思看春不當(dāng)春。上林苑里花徒發(fā)，細(xì)柳營(yíng)前葉漫新。公子南橋應(yīng)盡興，將軍西第幾留賓。寄語洛城風(fēng)日道，明年春色倍還人。〞“我以為，心暖那么經(jīng)濟(jì)暖，我深知這場(chǎng)金融危機(jī)任何國(guó)家都不可能獨(dú)善其身，克服困難也不能脫離國(guó)際經(jīng)濟(jì)的影響。但是我們懂得一個(gè)道理，那就是乞火莫假設(shè)取燧，汲水莫假設(shè)鑿井。因此，我希望全體中國(guó)人都要以自己的暖心來暖中國(guó)的經(jīng)濟(jì)。〞注：“乞火不假設(shè)取燧，寄汲不假設(shè)鑿井。〞出處是?淮南子?卷六的?覽冥訓(xùn)??，F(xiàn)實(shí)生活中，有許多人長(zhǎng)得是一表“人采〞，堪稱是“帥哥〞、“靚妹〞，但你就是不能讓他們張嘴說話、提筆寫字，他們一開口、一提筆馬上會(huì)使人有種唾之亦感惡不除，棄之猶覺恨難消的感覺。人生得一副好“人采〞是幸運(yùn)的，但它是暫時(shí)的，正所謂紅顏易老，青春難留；而如果能夠擁有絕好的“文采〞，那才是永恒的，這才是一個(gè)人成功的最大資本。當(dāng)然，也并非只是那些大雅大俊、流傳千古的東西才能稱得上“文采〞，其實(shí)，現(xiàn)實(shí)生活中一些略顯俗氣的東西也未必不能稱得上有“文采〞，前者可以稱作“大文采〞，后者不妨稱其為“小文采〞。而在我們的現(xiàn)實(shí)生活中，“大文采〞的作用是很有限的，反而是“小文采〞卻對(duì)提升我們的溝通效果起著至關(guān)重要的作用?！羧绻喑贼~可以補(bǔ)腦讓人變聰明的話，那么我至少得吃一對(duì)兒鯨魚……◆和女性爭(zhēng)辯是不明智的。無論這個(gè)女性是不是明智。TIMEWAYNECONSULTING書面溝通分析

四、

文書寫作流程1、書面溝通的類型？2、有效書面溝通的特點(diǎn)？3、文字溝通首要重點(diǎn)？信涵、備忘錄、報(bào)告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、方案、討論文件A。傳達(dá)必要的，精確的信息。B。文字的表述對(duì)特定的情況應(yīng)是恰如其分的。TIMEWAYNECONSULTING明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達(dá)指示解釋事情事后補(bǔ)遺

制定語氣和修辭策略TIMEWAYNECONSULTING寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡(jiǎn)短使用短句強(qiáng)調(diào)最重要的段落清楚總結(jié)和結(jié)論盡量生動(dòng)隨意開始寫寫停停被動(dòng)句雙重否認(rèn)長(zhǎng)句無關(guān)信息錯(cuò)別字過長(zhǎng)書面溝通分析TIMEWAYNECONSULTING親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接得悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您效勞過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的談話后，我很快樂再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的效勞符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日練習(xí)目標(biāo)：判別兩封信的高低，并說明原因〔10分鐘〕形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。〔3分鐘〕TIMEWAYNECONSULTING親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接得悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您效勞過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的談話后，我很快樂再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的效勞符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日寫信者不原費(fèi)心查明聯(lián)系人語意模糊語法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無關(guān)信息文書過長(zhǎng)說明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰說明積極的態(tài)度只寫了一頁表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡(jiǎn)明扼要，切中要害，。判別兩封信的高低，并說明原因書面溝通分析TIMEWA