行政管理流程設計與工作標準

NUM目錄第一章行政督辦與檢查 14一、行政督辦與檢查流程設計 14（一）流程設計目的 14（二）流程結(jié)構(gòu)設計 15二、行政事務處理流程與工作標準 16（一）行政事務處理流程圖 16（二）行政事務處理工作標準 17（三）流程關鍵事項與考核說明 19三、行政督辦管理流程與工作標準 20（一）行政督辦管理流程圖 20（二）行政督辦管理工作標準 21（三）流程關鍵事項與考核說明 22四、行政監(jiān)督檢查管理流程與工作標準 23（一）行政監(jiān)督檢查管理流程圖 23（二）行政監(jiān)督檢查管理工作標準 24（三）流程關鍵事項與考核說明 25第二章印章與證照管理 26一、印章與證照管理流程設計 26（一）流程設計目的 26（二）流程結(jié)構(gòu)設計 26二、印章管理流程與工作標準 27（一）印章管理流程圖 27（二）印章管理工作標準 28（三）流程關鍵事項與考核說明 29三、證照管理流程與工作標準 30（一）證照管理流程圖 30（二）證照管理工作標準 31（三）流程關鍵事項與考核說明 32四、印章刻制管理流程與工作標準 33（一）印章刻制管理流程圖 33（二）印章刻制管理工作標準 34（三）流程關鍵事項與考核說明 35五、印章使用管理流程與工作標準 36（一）印章使用管理流程圖 36（二）印章使用管理工作標準 37（三）流程關鍵事項與考核說明 39六、證照使用管理流程與工作標準 40（一）證照使用管理流程圖 40（二）證照使用管理工作標準 41（三）流程關鍵事項與考核說明 43第三章文書事務管理 44一、文書事務管理流程設計 44（一）流程設計目的 44（二）流程結(jié)構(gòu)設計 44二、收文管理流程與工作標準 45（一）收文管理流程圖 45（二）收文管理工作標準 46（三）流程關鍵事項與考核說明 48三、發(fā)文管理流程與工作標準 49（一）發(fā)文管理流程圖 49（二）發(fā)文管理工作標準 50（三）流程關鍵事項與考核說明 51四、文書起草管理流程與工作標準 52（一）文書起草管理流程圖 52（二）文書起草管理工作標準 53（三）流程關鍵事項與考核說明 54五、信函收發(fā)管理流程與工作標準 55（一）信函收發(fā)管理流程圖 55（二）信函收發(fā)管理工作標準 56（三）流程關鍵事項與考核說明 56六、傳真發(fā)文管理流程與工作標準 57（一）傳真發(fā)文管理流程圖 57（二）傳真發(fā)文管理工作標準 58（三）流程關鍵事項與考核說明 58七、傳真收文管理流程與工作標準 59（一）傳真收文管理流程圖 59（二）傳真收文管理工作標準 60（三）流程關鍵事項與考核說明 60八、文書會簽管理流程與工作標準 61（一）文書會簽管理流程圖 61（二）文書會簽管理工作標準 62（三）流程關鍵事項與考核說明 63第四章辦公設備管理 64一、辦公設備管理流程設計 64（一）流程設計目的 64（二）流程結(jié)構(gòu)設計 65二、辦公設備日常管理流程與工作標準 66（一）辦公設備日常管理流程圖 66（二）辦公設備日常管理工作標準 67（三）流程關鍵事項與考核說明 68三、辦公設備采購管理流程與工作標準 69（一）辦公設備采購管理流程圖 69（二）辦公設備采購管理工作標準 70（三）流程關鍵事項與考核說明 71四、辦公設備維修管理流程與工作標準 72（一）辦公設備維修管理流程圖 72（二）辦公設備維修管理工作標準 73（三）流程關鍵事項與考核說明 74五、辦公設備報廢管理流程與工作標準 75（一）辦公設備報廢管理流程圖 75（二）辦公設備報廢管理工作標準 76（三）流程關鍵事項與考核說明 77第五章辦公用品管理 78一、辦公用品管理流程設計 78（一）流程設計目的 78（二）流程結(jié)構(gòu)設計 79二、辦公用品日常管理流程與工作標準 80（一）辦公用品日常管理流程圖 80（二）辦公用品日常管理工作標準 81（三）流程關鍵事項與考核說明 82三、辦公用品申購管理流程與工作標準 83（一）辦公用品申購管理流程圖 83（二）辦公用品申購管理工作標準 84（三）流程關鍵事項與考核說明 85四、辦公用品采購管理流程與工作標準 86（一）辦公用品采購管理流程圖 86（二）辦公用品采購管理工作標準 87（三）流程關鍵事項與考核說明 88五、辦公用品比價管理流程與工作標準 89（一）辦公用品比價管理流程圖 89（二）辦公用品比價管理工作標準 90（三）流程關鍵事項與考核說明 90六、辦公用品驗收入庫流程與工作標準 91（一）辦公用品驗收入庫流程圖 91（二）辦公用品驗收入庫工作標準 92（三）流程關鍵事項與考核說明 93七、辦公用品領用管理流程與工作標準 94（一）辦公用品領用管理流程圖 94（二）辦公用品領用管理工作標準 95（三）流程關鍵事項與考核說明 95第六章行政會議管理 96一、行政會議管理流程設計 96（一）流程設計目的 96（二）流程結(jié)構(gòu)設計 97二、會議管理流程與工作標準 98（一）會議管理流程圖 98（二）會議管理工作標準 99（三）流程關鍵事項與考核說明 101三、會議準備管理流程與工作標準 102（一）會議準備管理流程圖 102（二）會議準備管理工作標準 103（三）流程關鍵事項與考核說明 105四、會議開展管理流程與工作標準 106（一）會議開展管理流程圖 106（二）會議開展管理工作標準 107（三）流程關鍵事項與考核說明 109五、會議善后管理流程與工作標準 110（一）會議善后管理流程圖 110（二）會議善后管理工作標準 111（三）流程關鍵事項與考核說明 112第七章資料整理 113一、資料管理流程設計 113（一）流程設計目的 113（二）流程結(jié)構(gòu)設計 113二、文件資料管理流程與工作標準 114（一）文件資料管理流程圖 114（二）文件資料管理工作標準 115（三）流程關鍵事項與考核說明 116三、圖書資料管理流程與工作標準 117（一）圖書資料管理流程圖 117（二）圖書資料管理工作標準 118（三）流程關鍵事項與考核說明 119四、報刊訂閱管理流程與工作標準 120（一）報刊訂閱管理流程圖 120（二）報刊訂閱管理工作標準 121（三）流程關鍵事項與考核說明 121五、技術資料保密管理流程與工作標準 122（一）技術資料保密管理流程圖 122（二）技術資料保密管理工作標準 123（三）流程關鍵事項與考核說明 124六、辦公文件管理流程與工作標準 125（一）辦公文件管理流程圖 125（二）辦公文件管理工作標準 126（三）流程關鍵事項與考核說明 127七、文件借閱管理流程與工作標準 128（一）文件借閱管理流程圖 128（二）文件借閱管理工作標準 129（三）流程關鍵事項與考核說明 130八、資料銷毀管理流程與工作標準 131（一）資料銷毀管理流程圖 131（二）資料銷毀管理工作標準 132（三）流程關鍵事項與考核說明 133第八章檔案管理 134一、檔案管理流程設計 134（一）流程設計目的 134（二）流程結(jié)構(gòu)設計 134二、檔案日常管理流程與工作標準 135（一）檔案日常管理流程圖 135（二）檔案日常管理工作標準 136（三）流程關鍵事項與考核說明 137三、檔案歸檔、維護流程與工作標準 138（一）檔案歸檔、維護流程圖 138（二）檔案歸檔、維護工作標準 139（三）流程關鍵事項與考核說明 140四、檔案借閱、歸還流程與工作標準 141（一）檔案借閱、歸還流程圖 141（二）檔案借閱、歸還工作標準 142（三）流程關鍵事項與考核說明 143五、檔案銷毀管理流程與工作標準 144（一）檔案銷毀管理流程圖 144（二）檔案銷毀管理工作標準 145（三）流程關鍵事項與考核說明 146六、檔案保密管理流程與工作標準 147（一）檔案保密管理流程圖 147（二）檔案保密管理工作標準 148（三）流程關鍵事項與考核說明 149七、聲像檔案管理流程與工作標準 150（一）聲像檔案管理流程圖 150（二）聲像檔案管理工作標準 151（三）流程關鍵事項與考核說明 153第九章日常事務管理 154一、日常事務管理流程設計 154（一）流程設計目的 154（二）流程結(jié)構(gòu)設計 155二、出差管理流程與工作標準 156（一）出差管理流程圖 156（二）出差管理工作標準 157（三）流程關鍵事項與考核說明 158三、票務管理流程與工作標準 159（一）票務管理流程圖 159（二）票務管理工作標準 160（三）流程關鍵事項與考核說明 160四、節(jié)假日管理流程與工作標準 161（一）節(jié)假日管理流程圖 161（二）節(jié)假日管理工作標準 162（三）流程關鍵事項與考核說明 163五、文件復印管理流程與工作標準 164（一）文件復印管理流程圖 164（二）文件復印管理工作標準 165（三）流程關鍵事項與考核說明 165六、名片印制管理流程與工作標準 166（一）名片印制管理流程圖 166（二）名片印制管理工作標準 167（三）程關鍵事項與考核說明 167七、工衣制服管理流程與工作標準 168（一）工衣制服管理流程圖 168（二）工衣制服管理工作標準 169（三）流程關鍵事項與考核說明 169八、員工滿意度調(diào)查管理流程與工作標準 170（一）員工滿意度調(diào)查管理流程圖 170（二）員工滿意度調(diào)查管理工作標準 171（三）流程關鍵事項與考核說明 172九、場地使用審批流程與工作標準 173（一）場地使用審批流程圖 173（二）場地使用審批工作標準 174（三）流程關鍵事項與考核說明 175第十章車輛與司機管理 176一、車輛與司機管理流程設計 176（一）流程設計目的 176（二）流程結(jié)構(gòu)設計 176二、車輛使用管理流程與工作標準 177（一）車輛使用管理流程圖 177（二）車輛使用管理工作標準 178（三）流程關鍵事項與考核說明 179三、車輛維修管理流程與工作標準 180（一）車輛維修管理流程圖 180（二）車輛維修管理工作標準 181（三）流程關鍵事項與考核說明 182四、車輛租賃管理流程與工作標準 183（一）車輛租賃管理流程圖 183（二）車輛租賃管理工作標準 184（三）流程關鍵事項與考核說明 184五、車輛加油管理流程與工作標準 185（一）車輛加油管理流程圖 185（二）車輛加油管理工作標準 186（三）流程關鍵事項與考核說明 186六、車輛肇事處理流程與工作標準 187（一）車輛肇事處理流程圖 187（二）車輛肇事處理工作標準 188（三）流程關鍵事項與考核說明 190七、車輛年檢管理流程與工作標準 191（一）車輛年檢管理流程圖 191（二）車輛年檢管理工作標準 192（三）流程關鍵事項與考核說明 193八、司機出車管理流程與工作標準 194（一）司機出車管理流程圖 194（二）司機出車管理工作標準 195（三）流程關鍵事項與考核說明 196第十一章日常接待管理 197一、日常接待管理流程設計 197（一）流程設計目的 197（二）流程結(jié)構(gòu)設計 198二、預約接待管理流程與工作標準 199（一）預約接待管理流程圖 199（二）預約接待管理工作標準 200（三）流程關鍵事項與考核說明 201三、臨時接待管理流程與工作標準 202（一）臨時接待管理流程圖 202（二）臨時接待管理工作標準 203（三）流程關鍵事項與考核說明 204四、參觀接待管理流程與工作標準 205（一）參觀接待管理流程圖 205（二）參觀接待管理工作標準 206（三）流程關鍵事項與考核說明 207第十二章法律事務管理 208一、法律事務管理流程設計 208（一）流程設計目的 208（二）流程結(jié)構(gòu)設計 209二、法律事務處理流程與工作標準 210（一）法律事務處理流程圖 210（二）法律事務處理工作標準 211（三）流程關鍵事項與考核說明 211三、法律咨詢服務流程與工作標準 212（一）法律咨詢服務流程圖 212（二）法律咨詢服務工作標準 213（三）流程關鍵事項與考核說明 214四、合同評審管理流程與工作標準 215（一）合同評審管理流程圖 215（二）合同評審管理工作標準 216（三）流程關鍵事項與考核說明 217五、合同糾紛處理流程與工作標準 218（一）合同糾紛處理流程圖 218（二）合同糾紛處理工作標準 219（三）流程關鍵事項與考核說明 220六、經(jīng)濟糾紛處理流程與工作標準 221（一）經(jīng)濟糾紛處理流程圖 221（二）經(jīng)濟糾紛處理工作標準 222（三）流程關鍵事項與考核說明 223七、員工保密管理流程與工作標準 224（一）員工保密管理流程圖 224（二）員工保密管理工作標準 225（三）流程關鍵事項與考核說明 226八、知識產(chǎn)權管理流程與工作標準 228（一）知識產(chǎn)權管理流程圖 228（二）知識產(chǎn)權管理工作標準 229（三）流程關鍵事項與考核說明 230九、員工違法行為處理流程與工作標準 231（一）員工違法行為處理流程圖 231（二）員工違法行為處理工作標準 232（三）流程關鍵事項與考核說明 233第十三章后勤服務管理 234一、后勤服務管理流程設計 234（一）流程設計目的 234（二）流程結(jié)構(gòu)設計 234二、員工宿舍管理流程與工作標準 235（一）員工宿舍管理流程圖 235（二）員工宿舍管理工作標準 236（三）流程關鍵事項與考核說明 237三、宿舍入住管理流程與工作標準 238（一）宿舍入住管理流程圖 238（二）宿舍入住管理工作標準 239（三）流程關鍵事項與考核說明 240第十四章環(huán)境衛(wèi)生管理 241一、環(huán)境衛(wèi)生管理流程設計 241（一）流程設計目的 241（二）流程結(jié)構(gòu)設計 241二、環(huán)衛(wèi)綠化管理流程與工作標準 242（一）環(huán)衛(wèi)綠化管理流程圖 242（二）環(huán)衛(wèi)綠化管理工作標準 243（三）流程關鍵事項與考核說明 244三、綠化管理流程與工作標準 245（一）綠化管理流程圖 245（二）綠化管理工作標準 246（三）流程關鍵事項與考核說明 247四、衛(wèi)生管理流程與工作標準 248（一）衛(wèi)生管理流程圖 248（二）衛(wèi)生管理工作標準 249（三）流程關鍵事項與考核說明 250五、衛(wèi)生檢查管理流程與工作標準 251（一）衛(wèi)生檢查管理流程圖 251（二）衛(wèi)生檢查管理工作標準 252（三）流程關鍵事項與考核說明 253六、衛(wèi)生獎懲管理流程與工作標準 254（一）衛(wèi)生獎懲管理流程圖 254（二）衛(wèi)生獎懲管理工作標準 255（三）流程關鍵事項與考核說明 256第十五章行政辦公費用管理 257一、行政辦公費用管理流程設計 257（一）流程設計目的 257（二）流程結(jié)構(gòu)設計 258二、行政費用控制管理流程與工作標準 259（一）行政費用控制管理流程圖 259（二）行政費用控制管理工作標準 260（三）流程關鍵事項與考核說明 261三、行政費用預算管理流程與工作標準 262（一）行政費用預算管理流程圖 262（二）行政費用預算管理工作標準 263（三）流程關鍵事項與考核說明 264四、接待費用管理流程與工作標準 265（一）接待費用管理流程圖 265（二）接待費用管理工作標準 266（三）流程關鍵事項與考核說明 267五、出差費用管理流程與工作標準 268（一）出差費用管理流程圖 268（二）出差費用管理工作標準 269（三）流程關鍵事項與考核說明 270

第一章行政督辦與檢查一、行政督辦與檢查流程設計（一）流程設計目的逐步實現(xiàn)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)的管理水平和競爭力目的2梳理各項操作步驟，規(guī)范行政事務處理作業(yè)，統(tǒng)一作業(yè)標準，確保企業(yè)的正常經(jīng)營活動目的4目的3增強行政事務處理過程中各方溝通的有效性，提高行政辦公效率，降低行政管理費用目的1明確職責分工，使行政人員各盡其責，避免權責不分而造成事務處理的拖延和滯后逐步實現(xiàn)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)的管理水平和競爭力目的2梳理各項操作步驟，規(guī)范行政事務處理作業(yè)，統(tǒng)一作業(yè)標準，確保企業(yè)的正常經(jīng)營活動目的4目的3增強行政事務處理過程中各方溝通的有效性，提高行政辦公效率，降低行政管理費用目的1明確職責分工，使行政人員各盡其責，避免權責不分而造成事務處理的拖延和滯后行政督辦與檢查流程設計目的行政督辦與檢查流程設計目的圖1-1行政督辦與檢查流程設計目的說明

（二）流程結(jié)構(gòu)設計流程執(zhí)行工具關鍵事項與考核指標關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準流程執(zhí)行工具關鍵事項與考核指標關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準行政監(jiān)督檢查管理流程行政督辦與檢查流程結(jié)構(gòu)行政事務處理流程關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準流程執(zhí)行工具關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具關鍵事項與考核指標關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準流程執(zhí)行工具關鍵事項與考核指標關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準行政監(jiān)督檢查管理流程行政督辦與檢查流程結(jié)構(gòu)行政事務處理流程關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準流程執(zhí)行工具關鍵事項與考核指標行政督辦管理流程行政督辦管理流程圖1-2行政督辦與檢查流程結(jié)構(gòu)設計圖二、行政事務處理流程與工作標準（一）行政事務處理流程圖（二）行政事務處理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具行政事務處理制度建設1（1）行政部長組織行政人員編制行政事務處理制度，并報執(zhí)行長審批（2）行政事務處理制度的內(nèi)容應包括各類事務處理辦法、任務分配、處理要求、處理流程、處理結(jié)果審查、獎懲、資料匯總等行政事務處理制度企業(yè)制度編制規(guī)范編制處理方案2（1）行政管理部各崗位須積極貫徹企業(yè)領導指示，做好上下溝通協(xié)調(diào)工作，并隨時準備接受行政任務（2）行政事務分派須按照事務大小和組織層級進行，由上一級別直接下達到下一級別，除緊急情況外不得越級行政事務任務表行政事務處理方案行政事務處理制度3（1）行政人員須明確事務完成的期限和要求（2）預計不能夠在規(guī)定的期限內(nèi)完成的，應及時提出，否則不得無故拖延事務處理期限（3）事務接受方認為事務不在其權限范圍內(nèi)，或事務處理范圍超出自身權責的，須及時提出4（1）編制處理方案時應滿足時效性、以服務對象為中心、有效溝通等原則（2）處理方案應依據(jù)行政事務處理制度、本次任務要求等進行編制

進行行政事務處理5（1）行政人員在權限范圍內(nèi)高質(zhì)量地完成任務（2）高效完成所承擔的工作，不拖延不積壓（3）服從上級指揮，如有不同意見，應婉轉(zhuǎn)相告或以書面陳述，一經(jīng)上級主管決定，應立即遵照執(zhí)行（4）事務處理過程中應遵守企業(yè)一切規(guī)章制度及工作守則行政事務處理問題報告行政事務處理方案行政事務處理制度6（1）事務辦理過程中，如遇到自身權責難以克服的問題，必須及時向直接主管或任務分派者報告（2）行政人員卻因私事或其他指派而不得不暫時中斷當前事務的處理時，應及時向行政部長反映。行政部長根據(jù)事務的重要程度，決定是否改派他人接替完成事務處理任務7行政部長應及時判斷問題的性質(zhì)，并給予必要的幫助，不得無故推脫和拖延8需要他人接替完成任務的，接替者和被接替者須嚴格完成交接工作，雙方明確任務的進展程度、完成期限以及事務處理的要求等，并以書面的形式進行確定處理后續(xù)工作9（1）行政人員及時向上級主管匯報任務完成情況和結(jié)果，并根據(jù)所處理事務的性質(zhì)提交書面成果文件（2）行政人員應在行政事務處理完畢后的3日內(nèi)做好行政事務處理總結(jié)并上交行政事務處理報告行政事務處理檢查表行政事務處理制度10（1）行政部長對任務完成情況進行檢查和評價，并將評價意見及時反饋給行政人員，以幫助其改進工作（2）評價結(jié)果將作為員工績效考核的一部分

（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1行政事務處理制度編制制度編制錯漏處數(shù)，目標值為0次，行政事務處理制度編制符合企業(yè)制度編制規(guī)范，內(nèi)容完善、符合實際制度計劃編制及時率，目標值為100%2行政事務任務分配任務分配及時性，任務分配不耽誤任務的執(zhí)行任務分配準確性，嚴格按職責分工、崗位權限范圍進行任務分配，同時注意員工工作任務的均衡4行政事務處理方案編制處理方案編制及時率，目標值為100%處理方案一次性通過率，目標值為___%6行政事務問題解決事務問題解決滿意度得分，目標值不低于___分問題解決正確度，按照企業(yè)相關制度規(guī)定、權限范圍、上級指示處理問題，順利完成任務三、行政督辦管理流程與工作標準（一）行政督辦管理流程圖（二）行政督辦管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具接受督辦任務1（1）行政部長根據(jù)領導指示及各相關決議處理、下達督辦任務（2）下達督辦任務時，須明確督辦事件的承辦辦法、承辦期限、承辦責任人等督辦單承辦文書文書管理制度行政督辦實施細則2（1）督辦人員根據(jù)行政部長下達的督辦任務進行督辦工作（2）督辦過程中，須明確、清晰地傳達上級指示、承辦工作要求等，確保承辦工作無誤初次催辦處理3（1）督辦人員跟蹤承辦工作執(zhí)行情況，根據(jù)承辦期限制定相關對策進行催辦（2）催辦方式有電話催辦、當面催辦、文件催辦等承辦文書催辦單請示批示文書管理制度行政督辦實施細則4（1）了解分析承辦部門或人員提出的問題，在權限范圍內(nèi)回復處理（2）督辦人員權限外的問題處理須報行政部長審查，并請其提出處理辦法。行政部長權限外的問題處理須報執(zhí)行長批示再次催辦處理5（1）根據(jù)初次催辦結(jié)果跟蹤承辦情況。在催辦規(guī)定的期限內(nèi)未承辦完成的，督辦人員應及時將情況上報行政部長（2）根據(jù)領導批示進行催辦6（1）督辦人員根據(jù)上級批示進行最后一次催辦（2）催辦過程可列明承辦延誤的懲罰措施，督促承辦部門或人員完成承辦工作督辦審查復命7（1）承辦工作結(jié)束后，督辦人員審查承辦結(jié)果，并向上級復命（2）承辦結(jié)果須報行政部長審核、執(zhí)行長審批批復文書管理制度行政督辦實施細則（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值2督辦督辦延誤次數(shù)，在企業(yè)規(guī)定的督辦時間里進行督辦，延誤次數(shù)為0督辦作業(yè)準確性，嚴格按企業(yè)督辦規(guī)定及本次督辦的內(nèi)容進行督辦3、6催辦催辦及時率，目標值為100%催辦效果達成情況，一次性催辦成功率不低于____%四、行政監(jiān)督檢查管理流程與工作標準（一）行政監(jiān)督檢查管理流程圖（二）行政監(jiān)督檢查管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具監(jiān)督檢查準備1（1）行政人員根據(jù)行政工作計劃及上級指示編制監(jiān)督檢查方案，并報行政部長審批（2）監(jiān)督檢查方案應包括監(jiān)督檢查的重點、范圍、時間、檢查人員和檢查表等行政監(jiān)督檢查方案行政監(jiān)督檢查表行政監(jiān)督檢查準備工作檢查表檢查通知行政事務處理制度2（1）行政人員根據(jù)已審批通過的監(jiān)督檢查方案進行監(jiān)督檢查準備（2）監(jiān)督檢查準備工作包括打印檢查表、準備檢查用具、培訓檢查人員等3（1）行政人員向受檢部門或人員發(fā)布檢查通知（2）檢查通知的編制須參照檢查方案，其內(nèi)容應包括檢查事項、檢查時間、檢查人員、檢查辦法等實施監(jiān)督檢查4（1）行政人員在規(guī)定的時間內(nèi)對受檢部門或人員進行監(jiān)督檢查（2）監(jiān)督檢查工作須得到上級的支持與配合行政監(jiān)督檢查方案行政監(jiān)督檢查表行政監(jiān)督檢查報告行政事務處理制度5（1）行政人員依據(jù)檢查表內(nèi)容，對比實際情況，按規(guī)范填寫檢查表（2）行政人員須重點填寫需受檢部門配合的內(nèi)容6行政人員對匯總的數(shù)據(jù)進行分析，得出檢查結(jié)果、發(fā)現(xiàn)不足之處，并編制上交檢查報告公布檢查結(jié)果7行政部長審查檢查報告，評審報告的客觀性、準確性，并針對不足之處提出改進意見行政監(jiān)督檢查報告行政事務處理制度改進工作跟蹤表8行政人員根據(jù)審查后的檢查報告及上級改進意見，公布正式的檢查結(jié)果9行政人員針對各部門的改進行動計劃，對改進過程進行跟蹤與評價（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1編制監(jiān)督檢查方案方案編制及時率，目標值為100%方案編制一次性通過率，目標值為___%2、3監(jiān)督檢查準備準備工作完備度，準備工作到位、無疏漏監(jiān)督檢查通知及時率，目標值為100%監(jiān)督檢查通知內(nèi)容完整率，通知按照企業(yè)規(guī)范編制、內(nèi)容信息完整4監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查工作規(guī)范性，嚴格執(zhí)行監(jiān)督檢查方案及相關規(guī)定監(jiān)督檢查過程問題解決率，及時向上級反映并迅速按指示解決問題8發(fā)布檢查結(jié)果檢查結(jié)果公布及時性，在企業(yè)規(guī)定的期限內(nèi)發(fā)布檢查結(jié)果檢查結(jié)果有效投訴次數(shù)，目標值為低于___次第二章印章與證照管理一、印章與證照管理流程設計（一）流程設計目的目的1目的2確保印章與證照的管理、使用安全，降低經(jīng)營管理風險規(guī)范印章與證照的管理工作，統(tǒng)一印章管理使用標準，提高行政辦公效率目的1目的2確保印章與證照的管理、使用安全，降低經(jīng)營管理風險規(guī)范印章與證照的管理工作，統(tǒng)一印章管理使用標準，提高行政辦公效率印章與證照管理流程設計目的印章與證照管理流程設計目的逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)管理水平與管理效率逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)管理水平與管理效率目的3目的3圖2-1印章與證照管理流程設計目的說明印章與證照管理流程結(jié)構(gòu)（二）流程結(jié)構(gòu)設計印章與證照管理流程結(jié)構(gòu)印章管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標證照管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標證照使用管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標印章使用管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準印章管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標證照管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標證照使用管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標印章使用管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標刻章管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標圖2-2印章與證照管理流程結(jié)構(gòu)設計圖二、印章管理流程與工作標準（一）印章管理流程圖（二）印章管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具印章刻制/停用1（1）匯總印章刻制/停用需求，審查需求申請是否符合規(guī)定（2）編制印章刻制/停用需求表，并將申請報告送交執(zhí)行長審批印章刻制/停用需求表印章刻制/停用申請表印章管理制度當?shù)毓矙C關印章管理規(guī)定2根據(jù)當?shù)毓矙C關印章管理規(guī)定填制印章刻制/停用申請表3印章刻制流程可參照“印章刻制管理流程與工作標準”印章使用與保管4（1）對刻制或停用印章的編號、名稱、啟用（停用）時間等進行登記（2）將登記備案后的印章放入指定柜中妥善保管印章使用/停用登記表印章管理制度檔案管理制度5印章使用流程可參照“印章使用管理流程與工作標準”6（1）行政管理部定期檢查印章的使用情況，確保印章使用正常（2）檢查印章是否損壞，是否符合用印規(guī)定，并作出處理7（1）判斷印章是否停用（2）確認停用的印章是否符合停用條件等（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1印章刻制/停用需求匯總需求匯總及時率，目標值為100%需求匯總準確率，目標值為100%2印章刻制/停用申請申請及時率，目標值為100%申請內(nèi)容真實性，申請表所列事項內(nèi)容真實、無虛假申請一次性通過率，目標值為100%4印章登記與保管刻制/停用印章登記及時率，目標值為100%刻制/停用印章登記準確度，印章編號、名稱、啟用（停用）時間登記準確、完整，無錯誤或遺漏登記情況印章保管完好性，印章保管完好，存放在指定柜且無破損情況6印章定期檢查印章檢查及時率，目標值為100%印章檢查準確率，檢查工作符合規(guī)范、仔細認真三、證照管理流程與工作標準（一）證照管理流程圖（二）證照管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具證照辦理/變更1（1）行政管理部匯總企業(yè)證照辦理/變更的需求（2）執(zhí)行長審核證照的辦理/變更需求是否合理（3）行政管理部匯總編制證照辦理/變更需求登記表證照辦理/變更需求登記表證照辦理規(guī)定證照辦理/變更申請表證照管理制度2（1）根據(jù)政府相關部門證照辦理規(guī)定準備相關材料（2）變更證照須提供原證照原件及復印件證照使用登記與保管3（1）在規(guī)定期限內(nèi)到政府證照辦理部門領取新證照（2）對新證照進行核對，及時發(fā)現(xiàn)錯誤內(nèi)容證照管理制度檔案管理制度4（1）行政管理部將取回的合格證照原件及復印件進行存檔備用（2）登記證照的有效期限、使用日期等信息，并進行歸檔管理5參照“證照使用管理流程與工作標準”（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1證照辦理/變更申請申請及時率，目標值為100%申請表內(nèi)容準確度，申請內(nèi)容準確、無差錯2證照辦理/變更申請材料準備申請材料完整性，申請材料完整、無缺失辦理/變更申請一次性通過率，目標值為100%3證照領取證照領取及時率，目標值為100%證照核對準確度，核對細心，及時發(fā)現(xiàn)細微錯誤，確保證照無誤4證照登記、保管證照登記及時率，目標值為100%證照保管規(guī)范性，證照保管工作按證照管理制度規(guī)定進行，保證證照無遺失或破損情況四、印章刻制管理流程與工作標準（一）印章刻制管理流程圖（二）印章刻制管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具印章刻制內(nèi)部申請1（1）每月匯總各部門印章刻制需求（2）審查各部門印章刻制需求是否符合規(guī)定。企業(yè)印章刻制申請原因包括舊章破損、新增印章刻制、原有印章變更等（3）審查各部門各類印章刻制需求是否已經(jīng)經(jīng)過權限內(nèi)領導審批（4）確定通過審查的印章刻制需求并編制申請報告印章刻制需求表印章刻制需求匯總表印章管理制度印章刻制內(nèi)容申請審批規(guī)定申請審查及刻制2（1）企業(yè)須按照當?shù)毓矙C關的規(guī)定填制印章刻制申請書（2）申請書須明確說明所刻制印章的用途、樣式、規(guī)格和材質(zhì)等印章刻制申請書當?shù)毓矙C關印章刻制管理規(guī)定3（1）根據(jù)公安機關印章刻制管理規(guī)定準備相關材料（2）刻制公章須準備工商營業(yè)執(zhí)照副本及復印件、法人代表身份證原件及復印件等（3）刻制合同專業(yè)章時，本單位應提交申請，同時提供銀行“開戶許可證”復印件（4）刻制發(fā)票專用章時，本單位應提交申請，同時提供“稅務登記證”（副本）復印件（5）公章、財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等遺失須重新刻制的，應先登報聲明原印章作廢，并于規(guī)定時間期限，憑報紙和主管單位出具的證明到公安機關辦理刻章手續(xù)印章領取與驗收4（1）對領取的新印章進行核對，及時發(fā)現(xiàn)錯誤內(nèi)容（2）與公安機關就印章錯誤內(nèi)容進行溝通，盡快解決問題印章領取通知單新印章啟用5（1）對取回的新印章進行印模，并將印模存檔（2）確定印章使用時間，填寫相關記錄并存檔檔案管理制度印章管理制度6（1）行政管理部發(fā)文通知相關使用部門領取使用（2）督促用章部門按照企業(yè)印章管理制度規(guī)定使用新印章，并收回舊印章（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1印章刻制內(nèi)部申請申請及時率，目標值為100%申請內(nèi)容真實性，申請書所列事項內(nèi)容真實、無虛假2填制印章刻制申請書印章刻制申請書內(nèi)容準確度，申請內(nèi)容準確、無差錯3印章刻制手續(xù)辦理印章刻制申請一次性通過率，目標值為100%印章刻制申請材料完整性，材料內(nèi)容完整、無缺失4印章領取與核對印章領取延誤率，目標值為0印章核對準確度，核對細心，及時發(fā)現(xiàn)細微錯誤，確保印章無誤5印模歸檔印模歸檔及時率，目標值為100%印模歸檔準確率，印模歸檔符合規(guī)范、編號正確，確保企業(yè)所有印章均有記錄、易于查找五、印章使用管理流程與工作標準（一）印章使用管理流程圖（二）印章使用管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具印章使用申請1（1）相關部門負責人在權限范圍內(nèi)對用印文件進行審核（2）若用印文件需蓋部門負責人審批權限外的重要印章，應提請執(zhí)行長審批（3）將審批未通過的申請表返還給用印申請人，令其重新填寫印章使用申請表用印文件印章管理制度部門內(nèi)部申請審批制度2（1）用印員工按照企業(yè)印章管理制度，領取印章使用申請表（2）填寫印章使用申請表，據(jù)實寫明用印事由、用印時間、用印地點等審查蓋章與登記3（1）用印保管員審查各類印章使用申請表是否經(jīng)相關審批人審批簽字（2）對部門負責人或執(zhí)行長簽字同意的印章使用申請表及用印文件進行審閱，了解用印內(nèi)容（3）核準用印事由、用印時間、用印地點等印章使用登記表印章管理制度檔案管理制度4（1）印章保管員對用印申請人的印章使用資格進行審核，確保印章的規(guī)范使用（2）對于無用印資格的申請人，應向權限審批人溝通確認，以確定是否給予用印5（1）確認用印文件的內(nèi)容與申請表中所指一致（2）確認用印文件為非空白文件或已簽字文件，嚴禁在空白紙張或空白文件上蓋章6（1）印章保管員將用印時間、編號、用印單位、用印次數(shù)、經(jīng)辦人姓名、批準用印人姓名、蓋章人姓名、用印文件及用印目的等登記于印章使用登記表（2）及時對印章使用登記表進行編號印章外帶使用與歸還7（1）取出印章，將印章編號與名稱、領用時間、領用人、用印單位、用印地點、用印目的、經(jīng)辦人姓名等信息記入印章使用登記表（2）妥善保管印章使用登記表部門內(nèi)部申請審批制度印章使用登記表印章管理制度檔案管理制度8（1）確認歸還的印章完好（2）將印章的使用情況（如使用次數(shù)、使用文件等）登記于印章使用登記表（3）對歸還日期進行登記，與印章使用登記表一起編號存檔（4）歸還人與簽收人共同確認簽字（5）及時將歸還印章存放回指定柜子，妥善保管9（1）將印章使用登記表按檔案管理制度要求進行整理、編號（2）將印章使用登記表按編號及時歸檔保管（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值3審查用印文件與申請表審查及時率，目標值為100%審查準確率，用印文件與申請表已經(jīng)主管領導審批，且內(nèi)容規(guī)范、清楚、無歧義4用印員工資格審查核準精確度，目標值為100%反饋及時率，目標值為100%，及時將申請人不符合用印資格的情況反饋給權限審批人5蓋章蓋章謹慎性，蓋章謹慎，在蓋章前確認蓋章內(nèi)容，不存在在空白文件或空白紙張上蓋章的情況蓋章及時率，目標值為100%6印章使用登記表登記印章使用登記表登記及時率，目標值為100%印章使用登記表登記準確率，目標值為100%，登記內(nèi)容無錯誤及模糊不清項7印章外帶使用手續(xù)辦理外帶登記及時率，目標值為100%外帶登記準確度，登記記錄完整，無錯誤或遺漏8外帶印章歸還、登記印章檢查準確度，確認印章歸還，確保及時發(fā)現(xiàn)損壞印章印章歸還登記及時率，目標值為100%印章歸還登記準確度，印章登記無錯漏9用印記錄歸檔歸檔及時率，目標值為100%歸檔規(guī)范性，印章使用登記表歸檔規(guī)范、有序，易于查找六、證照使用管理流程與工作標準（一）證照使用管理流程圖（二）證照使用管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具證照使用申請1（1）證照使用申請人明確證照使用事由及時間（2）根據(jù)證照使用需求，明確需使用的是復印件還是原件證照使用申請表證照管理制度企業(yè)內(nèi)部申請審批制度2（1）明確收到的證照使用申請表所申請的是原件還是復印件（2）確認收到的證照使用申請表已經(jīng)部門負責人在權限范圍內(nèi)審批（3）確認經(jīng)審批的申請表已明確申請事由（4）將超出權限、須報執(zhí)行長審批的申請表核對后轉(zhuǎn)交執(zhí)行長審批審查復印與登記3（1）審查證照使用申請表是否經(jīng)主管領導審批（2）審查證照使用申請表審批手續(xù)是否齊全證照復印使用專用章證照復印使用情況登記表證照歸還登記表檔案管理制度4（1）取出所需復印的證照原件或副本（2）復印相關證照（3）將證照原件或副本及時存放回指定柜子（4）登記證照復印件名稱、編號等（5）登記使用申請人姓名、使用事由、使用時間、份數(shù)、審批人姓名、經(jīng)辦人姓名等5（1）核對證照復印件是否正確（2）根據(jù)證照使用申請表中所述使用事由，在證照復印件上加蓋使用范圍、有效期限專用章及復印無效專用章（3）確認蓋章是否正確證照原件使用與歸還6（1）審查、復查證照使用申請表是否經(jīng)主管領導審批（2）審查證照使用申請表審批手續(xù)是否齊全（3）復核證照原件使用申請人的使用資格（4）對于無使用資格的申請人，應向權限審批人溝通確認證照原件使用情況登記表證照歸還登記表檔案管理制度7（1）登記證照原件編號及名稱（2）通知證照使用申請人領取證照原件8（1）檢查、確認歸還的證照原件完好（2）根據(jù)證照的實際使用情況進行登記，登記內(nèi)容包括使用時間、使用內(nèi)容、審批人姓名、經(jīng)辦人姓名、使用人姓名等（3）登記、檢查完成后，使用人與經(jīng)辦人共同簽字確認（4）將證照使用申請表、證照原件使用情況登記表與證照歸還登記表及時歸檔存放

（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值2證照使用申請審核審核及時率，目標值為100%審核準確度，經(jīng)審核的申請表填寫規(guī)范、內(nèi)容清楚4證照復印與登記證照復印件清晰度，復印件清晰、完整證照復印及時率，目標值為100%證照放回及時率，復印后及時將原件或副本放回指定柜子證照復印登記及時率，目標值為100%5證照復印件蓋章蓋章清晰度，證照復印件上蓋章清晰、無模糊不清情況蓋章準確度，復印件上所蓋專用章準確、無蓋錯或未蓋情況7證照原件領取通知與登記證照領取通知發(fā)布及時率，目標值為100%證照領取登記準確度，領取登記準確，無未登記或遺漏情況8證照歸還檢查與登記歸還證照原件檢查準確度，確認證照已歸還的證照準確，完整，確保及時發(fā)現(xiàn)損壞情況證照歸還登記及時率，目標值為100%證照歸還登記準確率，目標值為100%證照使用申請表、證照原件使用情況登記表及證照歸還登記表歸檔及時率，目標值為100%

第三章文書事務管理一、文書事務管理流程設計（一）流程設計目的企業(yè)的文書包括決定、報告、通知、請示、批復、函、簡報、會議紀要、外來信件、外來公文等。企業(yè)文書事務管理是企業(yè)開展正常管理、經(jīng)營工作的基礎，是行政管理部的重要工作內(nèi)容之一。文書事務管理流程設計的目的有以下4點。1.統(tǒng)一文書擬定、審核、處理工作標準，明確各項職責分工，梳理各步驟操作標準，從而正確有效地處理文書事務。2.提高文書編制質(zhì)量，提高文書事務處理工作的效率，進而提高企業(yè)辦公效率。3.及時處理與外部聯(lián)系單位的相關事宜，維護企業(yè)形象，提高企業(yè)美譽度。4.逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提升企業(yè)的管理水平與管理效率，提高企業(yè)的綜合競爭力。文書事務管理流程結(jié)構(gòu)（二）流程結(jié)構(gòu)設計文書事務管理流程結(jié)構(gòu)傳真收文管理流程傳真發(fā)文管理流程文書會簽管理流程發(fā)文管理流程文書起草管理流程收文管理流程信函收發(fā)管理流程傳真收文管理流程傳真發(fā)文管理流程文書會簽管理流程發(fā)文管理流程文書起草管理流程收文管理流程信函收發(fā)管理流程圖3-1文書事務管理流程結(jié)構(gòu)設計圖二、收文管理流程與工作標準（一）收文管理流程圖（二）收文管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具收文擬辦1行政人員收到文件時，清點、檢查無誤后填寫送件回單，并注明收件的具體時間接收到的文件送件回單2清點無誤后，按照來文機關或部門進行分類、整理、編號，將文件登記在收文登記簿上收文登記簿文書事務管理制度3填寫公文處理單，提出擬辦意見，并將與文件有關的文件資料附在文件之后，供執(zhí)行長參考公文處理單各種文件分送傳閱4行政部長對經(jīng)執(zhí)行長批辦后的文件進行分類，對不同文件采取不同的處理方式各種文件文書事務管理制度5（1）行政人員將所收到的各類文件，按照執(zhí)行長批辦意見和固定的分發(fā)辦法分別送達各部門（2）對于分送的文件，行政人員一般應在文件眉頭右上方加蓋收文戳記，填明編號、收文日期等，對于不需要登記的一般文件、簡報等，也應在文件右上角寫明領導的姓名和部門名稱，以示區(qū)別（3）由各部門辦理的文件，要附上具有執(zhí)行長批辦意見的來文承辦卡；涉及幾個承辦部門的文件，要將來文承辦卡復印后分別附在文件上（4）要求退回歸檔的文件，要在文件上標明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及時收回，防止散失（5）需要請領導批示的文件，要附上收文承辦卡。需要同時分送幾位領導并請各位領導標明意見的文件，為避免領導互相批閱，分送時要附上領導批示卡各種文件來文承辦卡收文承辦卡領導批示卡文書事務管理制度6（1）各部門根據(jù)分發(fā)意見傳閱文件（2）傳閱文件應嚴格遵守傳閱制度和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶到住所或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看，對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容（3）閱讀文件應抓緊時間，不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)的任何文件或附件，如果確有工作需要，需辦理借閱手續(xù)，以防止文件丟失或泄密各種文件文件資料借閱單文書事務管理制度7（1）臨近辦文時限前應予以催辦，可采用電話催辦或當面催辦等（2）對有關部門辦理的重要文件進行定期跟蹤和督促檢查，并做好督促記錄各種文件文件督辦記錄歸檔8（1）承辦部門接到文件，應及時辦理（2）對相關領導的批文意見，如發(fā)現(xiàn)一件不具體、授權不清楚或有疏漏之處，應及時進行明確（3）對于上級下發(fā)的閱知文件，各部門應根據(jù)領導閱示意見即時執(zhí)行（4）涉及兩個部門以上聯(lián)合承辦的事項，應協(xié)調(diào)好工作各種文件文書事務管理制度9文件辦理完畢后，在收發(fā)登記簿或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果收發(fā)登記簿公文處理單10將辦理完畢的文件按不同的分類或序號分別歸檔，以備查閱各種文件文件資料檔案歸檔管理制度

（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值2、3登記、擬辦收文登記及時率，目標值為100%收文登記錯漏次數(shù)，目標值為0次擬辦及時率，目標值為100%5分送分送及時率，目標值為100%分送準確性，分送工作符合文件事務管理制度，操作準確無誤6傳閱傳閱及時率，目標值為100%傳閱準確性，符合文件事務管理制度，操作準確無誤10歸檔歸檔及時率，目標值為100%歸檔出錯次數(shù)，目標值為0次三、發(fā)文管理流程與工作標準（一）發(fā)文管理流程圖（二）發(fā)文管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具擬稿1（1）行政人員根據(jù)上級主管的要求，進行文件的初步編寫（2）編寫的文件應符合公文寫作要求，并符合國家法律、法規(guī)、規(guī)章及其他有關規(guī)定文件初稿文件定稿文件編寫規(guī)范與行文規(guī)則2（1）行政人員在編寫文件過程中，如遇到涉及其他部門的問題，應征得有關部門領導同意并簽字確認（2）行政人員應征求有關部門的意見，接到有關部門反饋的不同意見后逐條進行研究核稿3行政人員對文稿內(nèi)容、格式進行全面的審核檢查4審核確認無誤的文稿報送行政部長審核、執(zhí)行長審批投送5文件經(jīng)執(zhí)行長簽發(fā)后，行政管理部辦理文件登記，編發(fā)文號，記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等手續(xù)文件編寫規(guī)范與行文規(guī)則正式文件6將經(jīng)過簽發(fā)和登記的文件制作成正式文件7在正式文件上加蓋單位印章8按照發(fā)文登記的范圍對文件進行分發(fā)和裝封9（1）對裝封好的文件進行投送（2）投送可分內(nèi)送和外投兩種：內(nèi)送由行政人員直接分送給單位領導和各部門；外投由行政人員負責投送到相關單位或目的地（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1擬稿擬稿及時率，目標值為100%擬稿準確性，擬稿內(nèi)容屬實、觀點明確、表達準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清晰3核稿核稿及時率，目標值為100%核稿文件出錯次數(shù)，目標值為0次9投送投送及時率，目標值為100%投送出錯次數(shù)，目標值為0次四、文書起草管理流程與工作標準（一）文書起草管理流程圖（二）文書起草管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具文書起草1（1）文書起草必須及時、準確（2）企業(yè)文書內(nèi)容一般由文頭、發(fā)文字號、標題、主送部門、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、印制單位、印發(fā)時間和份數(shù)組成，部分文書還應包括份號、密級、緊急程度、簽發(fā)人、印發(fā)傳達范圍、附注、抄送機關等內(nèi)容起草文書登記表文書初稿文書定稿企業(yè)文書管理辦法文書會簽與打印2文書管理員審核文書是否需要會簽，需要會簽的文書交給相應部門會簽文書定稿企業(yè)文書管理辦法文書起草印發(fā)規(guī)范3（1）行政人員確定文書的編號，并報行政部長審批、簽發(fā)（2）超越行政部長權限的文書，由執(zhí)行長審批、簽發(fā)4（1）行政人員負責印制文書（2）文書印制需準確、及時文書執(zhí)行5（1）行政人員將文書下發(fā)給相關執(zhí)行部門（2）文書下發(fā)要準確、及時文書發(fā)放登記表企業(yè)文書管理辦法文書存檔6（1）行政人員負責將文書存檔（2）文書的存放和保管要做到整齊、安全企業(yè)文書管理辦法檔案管理制度（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1文書起草文書起草及時率，目標值為100%文書內(nèi)容錯漏次數(shù)，目標值為0次4文書印制文書校對及時率，目標值為100%文書印制質(zhì)量，文書印制質(zhì)量符合企業(yè)規(guī)定的印制規(guī)格5文書下發(fā)文書下發(fā)及時率，目標值為100%文書下發(fā)正確性，下發(fā)工作符合企業(yè)文書查閱權限及查閱人數(shù)等規(guī)定五、信函收發(fā)管理流程與工作標準（一）信函收發(fā)管理流程圖（二）信函收發(fā)管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具接收信函1（1）行政人員接收到外部的信函后，根據(jù)信函的類型和日期整理、分類，在信函接收登記表上進行登記（2）登記后，根據(jù)重要性對信函進行分類（3）對于報刊、雜志、商品和郵購廣告，除與主管有關系的另行處理外，一般由行政人員處置信函接收登記表信函分類表信函收發(fā)管理制度2行政人員對信函進行分發(fā)發(fā)送信函3（1）行政人員對無明確收件人的信函進行拆封（2）對于注明“×××親啟”的信函，在主管無明確指示的情況下，行政人員不應拆封。如果誤拆，應立即封妥，并簽名注明“誤拆”字樣信函分發(fā)登記表寄信登記表信函收發(fā)管理制度部門拆信管理規(guī)定4根據(jù)信函內(nèi)容及時地起草回復擬稿5回復擬稿經(jīng)行政部長審核后寄發(fā)6對回復的信函底稿進行存檔（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1收信登記收信登記及時率，目標值為100%收信分類正確性，根據(jù)規(guī)定進行信函分類，出錯次數(shù)為02分信分信正確率，目標值為100%4回信回信及時率，目標值為100%回信質(zhì)量，回信內(nèi)容清楚、正確、具體、完備5寄信寄信及時率，目標值為100寄信出錯次數(shù)，目標值為0次六、傳真發(fā)文管理流程與工作標準（一）傳真發(fā)文管理流程圖（二）傳真發(fā)文管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具提出傳真申請1根據(jù)工作情況或上級領導的指示，提出發(fā)文申請傳真發(fā)文申請單傳真發(fā)文申請審查表傳真管理辦法文件管理制度2（1）一般性的傳真發(fā)文應報行政部長審批（2）重要的傳真發(fā)文應報執(zhí)行長審批（3）申請審查表要寫明傳真發(fā)文的事由、日期等進行傳真3行政人員在傳真發(fā)文登記簿上進行傳真發(fā)文登記傳真發(fā)文登記簿傳真管理辦法文件管理制度檔案管理制度4行政人員發(fā)送傳真并把傳真原件存檔（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1申請傳真發(fā)文申請及時率，目標值為100%申請準確性，申請手續(xù)齊全，傳真內(nèi)容符合規(guī)范4發(fā)傳真?zhèn)髡姘l(fā)送及時性，在企業(yè)或傳真接收方預定的時間內(nèi)完成發(fā)送工作，發(fā)送延誤次數(shù)為0傳真發(fā)送準確性，傳真發(fā)送地址正確七、傳真收文管理流程與工作標準（一）傳真收文管理流程圖（二）傳真收文管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具傳真接收1行政人員接到其他公司或部門的傳真，在傳真收文登記簿上進行登記傳真原件傳真復印件傳真管理辦法2登記后，對傳真原件進行復印，并將原件與復印件送行政部長簽收傳真簽收3行政部長接到傳真原件與復印件，進行審查、簽收，并確認承辦部門或人員傳真承辦與保管4經(jīng)行政部長簽收后，行政人員按照行政部長的意見把傳真轉(zhuǎn)發(fā)其他部門，令其承辦傳真管理辦法催辦單文件管理制度檔案管理制度5臨近承辦期限時應予催辦，可采用電話催辦或派人催辦等方式6行政人員將傳真原件、復印件、傳真擬辦文件進行歸檔保管（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1傳真登記登記及時率，目標值為100%登記錯漏次數(shù)，目標值為0次3簽收確認簽收確認及時率，目標值為100%擬辦正確性，按企業(yè)規(guī)定及職責分工確認承辦人員，給出承辦意見5催辦催辦及時率，目標值為100%催辦準確性，催辦工作符合文件事務管理規(guī)定，操作準確無誤6歸檔歸檔及時率，目標值為100%歸檔出錯次數(shù)，目標值為0次八、文書會簽管理流程與工作標準（一）文書會簽管理流程圖（二）文書會簽管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具確認需會簽文書1行政管理部將收到并完成登記的文書進行分類，整理、注明需會簽文書收到的文書收文登記簿文書管理制度擬辦及下發(fā)2（1）行政管理部根據(jù)文書內(nèi)容擬定處理方式，并報執(zhí)行長審批（2）擬辦的內(nèi)容包括傳閱范圍、傳閱方式、主要承辦部門或人員、次要承辦部門或人員、催辦人員等擬辦的文書文書管理制度文書處理登記表會簽文書審查與存檔3（1）相關部門或人員在承辦人/查閱人原件上進行會簽（2）會簽需清晰、完整、有效需會簽的文書文書管理制度檔案管理制度4行政管理部檢查文書承辦人/查閱人會簽情況，確定是否存在漏簽或錯簽等問題，并及時處理5（1）會簽審查發(fā)現(xiàn)問題時，行政管理部應將文書返回承辦人/查閱人（2）相關問題處理后仍需再次進行會簽審查，確保會簽無誤6文書完成會簽后放入文件夾存檔備查（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1、2會簽文件審核審核及時率，目標值為100%文書內(nèi)容錯漏次數(shù)，目標值為0次3簽字簽字及時率，目標值為100%簽字規(guī)范性，按企業(yè)規(guī)定的會簽要求進行會簽，會簽清晰4會簽審查審查及時率，目標值為100%審查工作精細度，審查后會簽無誤，審查后會簽出錯次數(shù)為0

第四章辦公設備管理一、辦公設備管理流程設計（一）流程設計目的降低辦公設備的采購、使用、保養(yǎng)、維修等費用，減少浪費和損失，從而降低企業(yè)辦公費用和經(jīng)營成本明確職責分工，梳理、規(guī)范各項操作步驟，有效管理和使用企業(yè)的辦公設備，延長辦公設備的使用壽命逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)的管理水平確保辦公設備使用正常，提高行政辦公效率，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展目的4目的3目的2目的1降低辦公設備的采購、使用、保養(yǎng)、維修等費用，減少浪費和損失，從而降低企業(yè)辦公費用和經(jīng)營成本明確職責分工，梳理、規(guī)范各項操作步驟，有效管理和使用企業(yè)的辦公設備，延長辦公設備的使用壽命逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)的管理水平確保辦公設備使用正常，提高行政辦公效率，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展目的4目的3目的2目的1辦公設備管理流程設計目的辦公設備管理流程設計目的圖4-1辦公設備管理流程設計目的說明

（二）流程結(jié)構(gòu)設計關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準辦公設備采購管理流程辦公設備采購管理流程辦公設備管理流程結(jié)構(gòu)辦公設備日常管理流程辦公設備報廢管理流程關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準辦公設備維修管理流程關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具辦公設備管理流程結(jié)構(gòu)辦公設備日常管理流程辦公設備報廢管理流程關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準辦公設備維修管理流程關鍵事項與考核指標流程執(zhí)行工具圖4-2辦公設備管理流程結(jié)構(gòu)設計圖二、辦公設備日常管理流程與工作標準（一）辦公設備日常管理流程圖（二）辦公設備日常管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具辦公設備登記與建檔1（1）匯總各部門提交的使用中及需采購辦公設備統(tǒng)計表（2）盤點公共設備庫存（3）編制庫存、使用中及需采購辦公設備統(tǒng)計登記表（4）將統(tǒng)計資料提交行政部長審核辦公設備統(tǒng)計表庫存、使用中及需采購辦公設備統(tǒng)計登記表辦公設備管理制度檔案管理制度2（1）取回審批完畢的辦公設備統(tǒng)計登記表（2）根據(jù)辦公設備管理制度與檔案管理制度為辦公設備建檔辦公設備檢查維護3辦公設備采購流程參照“辦公設備采購管理流程與工作標準”辦公設備采購申請表辦公設備維修申請表辦公設備報廢申請表4（1）到各部門檢查辦公設備運行情況（2）統(tǒng)計辦公設備的損壞情況5（1）辦公設備維修流程參照“辦公設備維修管理流程與工作標準”（2）辦公設備報廢流程參照“辦公設備報廢管理流程與工作標準”辦公設備使用登記6（1）根據(jù)辦公設備統(tǒng)計登記表、辦公設備運行情況統(tǒng)計等資料，對辦公設備的使用部門、種類、名稱、數(shù)量等信息進行登記（2）將各類登記表及申請表進行編號、歸檔辦公設備管理制度檔案管理制度

（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1辦公設備統(tǒng)計登記辦公設備統(tǒng)計登記及時率，目標值為100%辦公設備統(tǒng)計準確率，目標值為100%2辦公設備建檔辦公設備建檔及時率，目標值為100%辦公設備建檔規(guī)范性，建檔工作規(guī)范，建檔標準統(tǒng)一，檔案文件易于查找4辦公設備運行情況檢查統(tǒng)計辦公設備運行情況檢查及時率，目標值為100%辦公設備運行情況統(tǒng)計準確率，目標值為100%6辦公設備使用情況登記、歸檔登記及時率，目標值為100%登記記錄歸檔及時率，目標值為100%三、辦公設備采購管理流程與工作標準（一）辦公設備采購管理流程圖（二）辦公設備采購管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具辦公設備采購申請1（1）行政人員根據(jù)各部門辦公設備需求表，統(tǒng)計辦公設備采購需求（2）編制辦公設備采購需求表企業(yè)內(nèi)部采購管理制度辦公設備采購需求表辦公設備采購申請表2（1）根據(jù)辦公設備采購需求表，編制辦公設備采購申請表（2）將檢查無誤的辦公設備采購申請表提交行政部長審核、執(zhí)行長審批辦公設備采購3（1）財務管理部核準需采購辦公設備的數(shù)量、單價和總預算等（2）將核準的費用預算提交執(zhí)行長審批辦公設備采購申請表企業(yè)內(nèi)部采購管理制度辦公設備預算表4（1）行政人員根據(jù)預算及企業(yè)相關采購安排，將采購任務交予相關部門或人員（2）在規(guī)定時間內(nèi)完成采購任務5（1）財務管理部配合相關采購人員核對和支付貨款（2）相關采購部門或人員配合進行辦公設備的采購辦公設備驗收入庫6（1）檢查所采購辦公設備的質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題（2）對無質(zhì)量問題的辦公設備進行統(tǒng)計，確認數(shù)量、種類等信息辦公設備采購申請表辦公設備驗收報告辦公設備入庫清單7（1）核對確認待入庫辦公設備的數(shù)量、種類，及時記錄多購或少購的情況，并進行處理（2）登記辦公設備實際入庫數(shù)量、入庫時間、入庫經(jīng)辦人等信息

（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值2辦公設備采購申請表編制申請表編制及時率，目標值為100%申請表編制準確率，目標值為100%4辦公設備采購采購及時率，目標值為100%采購按時完成率，目標值為100%6辦公設備檢查驗收檢查驗收細致度，檢查驗收工作細致，能及時發(fā)現(xiàn)所采購辦公設備存在的問題驗收及時率，目標值為100%7辦公設備入庫登記入庫登記及時率，目標值為100%入庫登記準確率，目標為準確、無差錯四、辦公設備維修管理流程與工作標準（一）辦公設備維修管理流程圖（二）辦公設備維修管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具設備維修鑒定1（1）行政人員接到辦公設備維修申請表后，結(jié)合實際情況對申請表進行鑒定（2）使用期內(nèi)，凡經(jīng)鑒定屬人為因素造成損壞的，由負責人承擔相關費用（3）由于借用、私自轉(zhuǎn)交造成損壞而無法確認責任人時，由領用人承擔責任（4）部門公用設備損壞而無法確認責任人時，由部門負責人承擔責任辦公設備維修申請表辦公設備維修申請單2（1）根據(jù)鑒定結(jié)果填寫辦公設備維修申請單（2）申請單內(nèi)容包括維修設備名稱、編號、所屬部門、維修原因、責任人等設備維修處理3對于經(jīng)行政部長審查確認可以進行內(nèi)部維修的設備，行政人員應及時協(xié)調(diào)維修部門實施維修工作辦公設備維修管理制度辦公設備維修記錄單4（1）對于經(jīng)行政部長審查確認為需請外部專業(yè)維修機構(gòu)進行維修的設備，行政人員應尋找相應的維修機構(gòu)（2）聯(lián)系維修機構(gòu)，說明維修內(nèi)容，確定維修時間等5（1）內(nèi)部維修工作完成后，行政人員在辦公設備維修記錄單上簽名，并記錄維修時間（2）外部維修工作完成后，行政人員應檢查維修情況（3）維修人與檢查人在辦公設備維修記錄單上共同確認簽字，并填寫維修日期及檢查日期維修記錄歸檔6（1）檢查各項維修記錄的填寫是否完整（2）對檢查完畢的維修記錄進行編號、存檔辦公設備維修記錄單檔案管理制度（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1辦公設備維修申請表鑒定調(diào)查全面性，對維修申請內(nèi)容及責任人的調(diào)查全面責任人鑒定準確率，目標值為100%2辦公設備維修申請單填寫申請單填寫及時率，目標值為100%申請單內(nèi)容真實性，申請單所列事項內(nèi)容真實、無虛假申請單所述內(nèi)容清晰度，描述清晰、易懂4聯(lián)系外部維修機構(gòu)聯(lián)系及時率，目標值為100%聯(lián)系準確率，維修內(nèi)容表述準確、維修時間安排合理5維修記錄單檢查與填寫檢查及時率，目標值為100%記錄單填寫及時率，目標值為100%記錄單填寫準確率，所填寫的維修、檢查時間，維修人，檢查人等信息準確、無差錯五、辦公設備報廢管理流程與工作標準（一）辦公設備報廢管理流程圖（二）辦公設備報廢管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具辦公設備報廢申請1（1）行政人員確認并核對需報廢辦公設備的名稱、編號（2）填寫辦公設備報廢申請表（3）將檢查無誤后的辦公設備報廢申請表提交行政部長審核、執(zhí)行長審批辦公設備報廢申請表企業(yè)內(nèi)部申請審批制度2（1）檢查辦公設備報廢申請表是否經(jīng)主管領導審批（2）將通過審批的辦公設備、報廢申請表提交財務管理部（3）財務管理部配合行政人員辦理辦公設備報廢手續(xù)辦公設備注銷3辦公設備報廢手續(xù)辦理完畢后，行政人員將辦公設備送往相關機構(gòu)或地點進行報廢處理辦公設備報廢申請表辦公設備注銷表辦公設備管理制度4（1）確認辦公設備已進行報廢處理（2）確認已報廢的辦公設備已向財務管理部辦理注銷手續(xù)報廢注銷記錄歸檔5（1）檢查各項資料的填寫是否完整（2）將辦公設備報廢申請表、辦公設備注銷表等進行編號、存檔辦公設備報廢申請表辦公設備注銷表檔案管理制度（三）流程關鍵事項與考核說明所屬節(jié)點關鍵事項考核指標與目標值1填寫辦公設備報廢申請表申請表填寫及時率，目標值為100%申請表內(nèi)容完整性，申請單所列事項內(nèi)容真實、完整申請表內(nèi)容準確率，目標值為100%2辦公設備報廢手續(xù)辦理手續(xù)辦理及時率，目標值為100%手續(xù)辦理準確率，目標值為100%4辦公設備注銷手續(xù)辦理注銷手續(xù)辦理及時率，目標值為100%注銷手續(xù)準確度，注銷手續(xù)清晰、準確，無錯辦或漏辦情況5記錄存檔存檔及時率，目標值為100%記錄完整性，各項記錄完整、無缺失第五章辦公用品管理一、辦公用品管理流程設計（一）流程設計目的企業(yè)行政辦公用品包括筆、膠水、訂書機、復寫紙、復印紙、印泥、筆記本、檔案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、計算器等，它們與企業(yè)日常辦公活動息息相關。行政管理部辦公用品管理流程的設計目的有以下3點。1.明確職責分工，梳理、規(guī)范辦公用品的各項日常操作步驟，有效管理和使用企業(yè)的辦公用品。2.規(guī)范企業(yè)辦公用品的采購、保管、發(fā)放、使用等工作，合理控制辦公用品的使用、消耗和費用支出，降低企業(yè)的辦公費用和經(jīng)營成本。3.逐步實現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化和程序化，提高企業(yè)的管理水平和競爭力。

辦公用品管理流程結(jié)構(gòu)（二）流程結(jié)構(gòu)設計辦公用品管理流程結(jié)構(gòu)辦公用品日常管理流程辦公用品日常管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標辦公用品領用管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具辦公用品領用管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標辦公用品采購管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標辦公用品申購管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標 辦公用品驗收入庫流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準辦公用品驗收入庫流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標辦公用品比價管理流程1.關鍵節(jié)點工作執(zhí)行標準2.流程執(zhí)行工具3.關鍵事項與考核指標圖5-1辦公用品管理流程結(jié)構(gòu)設計圖二、辦公用品日常管理流程與工作標準（一）辦公用品日常管理流程圖（二）辦公用品日常管理工作標準階段節(jié)點工作執(zhí)行標準執(zhí)行工具辦公用品管理制度建設1（1）行政人員調(diào)查、收集相關企業(yè)或優(yōu)秀企業(yè)的辦公用品日常管理制度（2）結(jié)合本企業(yè)的文化和實際情況，擬定適合本企業(yè)的辦公用品日常管理制度辦公用品日常管理制度企業(yè)制度編寫規(guī)范辦公用品采購2（1）統(tǒng)計員工或部門的辦公用品需求（2）盤點辦公用品庫存，統(tǒng)計需采購的辦公用品企業(yè)內(nèi)部采購管理制度辦公用品申購單辦公用品預算表辦公用品入庫登記表辦公用品入庫憑證3辦公用品申購管理流程參照“辦公用品申購管理流程與工作標準”4（1）辦公用品采購管理流程參照“辦公用品采購管理流程與工作標準”（2）辦公用品比價管理流程參照“辦公用品比價管理流程與工作標準”5辦公用品驗收入庫流程參照“辦公用品驗收入庫流程與工作標準”領用與使用6（1）行政人員對辦公用品領用申請進行審查（2）辦公用品領用流程參照“辦公用品領用管理流程與工作標準”辦公用品臺賬辦公用品領用傳票辦公用品領用登記表實際用品登記表7（1）明確公共辦公用品的保管人與責任人（2）監(jiān)督、調(diào)查的內(nèi)容包括辦公用品領用傳票與辦公用品臺賬、辦公用品申請書與辦公用品實際使用情況、辦公用品領用登記表與實際用品登記表等辦公用品報廢8（1）核對辦公用品報廢申請表的填寫是否正確，是否已經(jīng)主管領導審批（2）調(diào)查報廢