出口操作說明書

南北外貿(mào)ERP系統(tǒng)操作闡明書—出口流程目錄1.系統(tǒng)慣用工具按扭 32.自營進(jìn)口操作流程 53.業(yè)務(wù)流程模塊詳解 63.1客戶申請模塊 63.3.1核心描述 63.1.2客戶申請 63.2商品明細(xì)設(shè)立模塊 83.2.1核心描述 83.2.2商品明細(xì)設(shè)立 83.3簽約管理模塊 93.3.1自營進(jìn)口合同 93.3.2國內(nèi)銷售合同 123.4國內(nèi)收款登記 133.5付匯申請 153.6財務(wù)實付 163.7信用證開證 183.8進(jìn)口采購發(fā)票 193.9費(fèi)用發(fā)票 213.10付費(fèi)用申請 213.11發(fā)貨單 223.12進(jìn)口國內(nèi)銷售發(fā)票 233.13資金收付 233.14決策查詢 241.系統(tǒng)慣用工具按扭新窗口打開新的系統(tǒng)界面關(guān)閉現(xiàn)在界面 重新登錄：若打開軟件一段時間不對其進(jìn)行操作，顧客將會與服務(wù)器斷開聯(lián)系，需重新登錄方可繼續(xù)使用。 計算器郵件系統(tǒng) 在線協(xié)助：提供與現(xiàn)在單據(jù)有關(guān)的協(xié)助信息 拷貝（Ctrl＋C）：拷貝數(shù)據(jù)項 粘貼（Ctrl＋V）：粘貼數(shù)據(jù)項 剪切（Ctrl＋X）：剪切數(shù)據(jù)項 切換顯示/隱藏 查看明細(xì)單據(jù)編輯鎖定 查詢（Ctrl＋F）：根據(jù)單據(jù)查詢具體信息 存盤（Ctrl＋S）：保存單據(jù)數(shù)據(jù) 刷新：刷新數(shù)據(jù)庫，獲得最新統(tǒng)計 顯示打印預(yù)覽 打?。–trl＋P）：打印現(xiàn)在單據(jù) 第一條統(tǒng)計：返回到首紀(jì)錄 上一條統(tǒng)計：統(tǒng)計向上移一位： 下一條統(tǒng)計：統(tǒng)計向下移一位： 最后一條統(tǒng)計：快速查找最后一條統(tǒng)計 在現(xiàn)在統(tǒng)計中插入一條新統(tǒng)計（Ctrl＋N） 在整個單據(jù)最后添加新統(tǒng)計（Ctrl＋M） 刪除現(xiàn)在統(tǒng)計（Ctrl＋Y） 重打開過濾條件界面?zhèn)渥ⅲ寒?dāng)顧客把鼠標(biāo)放到某一按鈕上時系統(tǒng)自動會顯示出該按鈕的注釋。如果按鈕為灰色表達(dá)現(xiàn)在功效不可使用。新建一種單據(jù) 表達(dá)在任何單據(jù)界面中選中某一種或者是多個單據(jù)，然后點(diǎn)擊該按鈕就可進(jìn)入該單據(jù)的數(shù)據(jù)顯示界面?？蓮?fù)制所選中單據(jù)中的內(nèi)容查詢該單據(jù)審批狀況2.代理出口操作流程3.業(yè)務(wù)流程模塊詳解為了便于直觀的描述代理出口的流程操作形式，下面便以一種模擬的業(yè)務(wù)卷宗形式，對該種業(yè)務(wù)在南北軟件中如何操作做具體闡明。3.1關(guān)聯(lián)方資料菜單位置：基礎(chǔ)信息/關(guān)聯(lián)方管理/公司關(guān)聯(lián)方管理客戶涉及公司的國內(nèi)外客戶、供應(yīng)商以及倉儲公司等，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時錄入公司已有的，為后續(xù)單據(jù)操作做好基礎(chǔ)工作。如果新增關(guān)聯(lián)方，業(yè)務(wù)員需收集關(guān)聯(lián)方資料，然后系統(tǒng)外遞交給IT人員，由IT錄入系統(tǒng)。核心信息涉及：【基礎(chǔ)信息】：客戶名稱、客戶類型、客戶簡碼、國別地區(qū)、稅務(wù)登記號、地址、電話、傳真、可占用預(yù)收（資金成本單中取預(yù)收代理項目款的數(shù)據(jù)）【聯(lián)系人】：姓名、電話、傳真、email；【商務(wù)信息】：開戶銀行、銀行地址、幣別、swiftcode；【開票信息】：客戶名稱、發(fā)票昂首、結(jié)算幣種、單位簡稱、稅號、銀行名稱、銀行賬戶、地址3.2商品明細(xì)設(shè)立模塊菜單位置：基礎(chǔ)信息/商品貨品管理/公司商品管理1、業(yè)務(wù)員錄入公司已有的商品明細(xì)，為背面的業(yè)務(wù)流程做好基礎(chǔ)。2、對于新增的商品明細(xì)應(yīng)，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時錄入，由于商品設(shè)立是業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)。3、項目管理部使用ZF零件號，業(yè)務(wù)部使用海關(guān)商品管理3.3代理出口合同菜單位置 零庫存出口/簽約管理/委托代理出口合同功效及使用闡明例：新建合同HPWK17A-13，委托方為HANSPRIESGMBH&CO.KG，利潤方式為代理費(fèi)率1%打開合同界面，如圖：點(diǎn)擊新建單據(jù)，會出現(xiàn)以下圖所示界面：合同號系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則自動生成選項合同所屬項目號，并錄入紅色字段信息3、完畢合同數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊提交審批，合同通過審批，并最后身效后，才可在系統(tǒng)中進(jìn)行下一步的操作。3.4零庫存出口合同菜單位置 零庫存出口/簽約管理/零庫存出口合同功效及使用闡明例：新建零庫存出口合同HPWK17A-13HT，代理合同為HPWK17A-13，出口客戶為HANSPRIESGMBH&CO.KG；點(diǎn)擊新建單據(jù)，會出現(xiàn)以下圖所示界面：空白合同闡明：因代理出口業(yè)務(wù)在拿到委托方實際出口單據(jù)前，出口商品信息是無法確認(rèn)的，但這會已經(jīng)會有預(yù)收外匯了，因此能夠在系統(tǒng)中建立空白的代理出口合同新建后，選擇代理出口合同選擇出口的客戶，提交生效3.5出口收匯登記菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/出口收匯登記認(rèn)領(lǐng)流程國內(nèi)收款登記例：預(yù)收國外客戶HANSPRIESGMBH&CO.KGUSD3387.00，，收款單編號10CKSHDJ-0000007登記人：會計認(rèn)領(lǐng)人：業(yè)務(wù)員打開國內(nèi)收款登記界面，如圖：點(diǎn)擊“新建單據(jù)”，出現(xiàn)以下圖所示界面：1、財務(wù)人員登記完畢后，點(diǎn)擊“提交認(rèn)領(lǐng)”；2、業(yè)務(wù)員可在菜單：零庫存出口/出口金收付/單據(jù)認(rèn)領(lǐng)中將該款項認(rèn)領(lǐng)，以下圖：找到對應(yīng)款項，并且光標(biāo)停留在對應(yīng)行上，點(diǎn)擊按鈕“認(rèn)領(lǐng)”，彈出認(rèn)領(lǐng)對話框，選擇對應(yīng)來款客戶，然后點(diǎn)擊確認(rèn)。出現(xiàn)下圖界面3、認(rèn)領(lǐng)后，業(yè)務(wù)員需將款項拆分到合同上，在收款子類型選擇預(yù)收外匯-出口合同，然后在出口合同號選擇對應(yīng)的零庫存出口合同號，并且在原幣金額處輸入認(rèn)定到該合同下的金額，最后點(diǎn)擊按鈕“分拆確認(rèn)”。3.6付款申請菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/出口費(fèi)用付款申請操作流程圖功效及使用闡明例：支付國內(nèi)供應(yīng)商寧波市北侖鈞凱汽車配件有限公司預(yù)付金額9749.50打開付費(fèi)用申請界面，如圖：點(diǎn)擊“新建單據(jù)”，出現(xiàn)以下圖所示界面：選擇收款方后，點(diǎn)擊按鈕“取銀行賬號”，系統(tǒng)會將供應(yīng)商對應(yīng)銀行賬戶信息取出由于本次付款為預(yù)付款（尚未收到供應(yīng)商貨款發(fā)票），付款子類型選擇預(yù)付采購貨款，并且在出口同號處選擇對應(yīng)零庫存出口合同號，然后輸入要支付的金額輸入完數(shù)據(jù)后，提交審批審批通過后，財務(wù)人員打印紙質(zhì)付款申請交由總經(jīng)理簽字，確認(rèn)后，出納人員在實際支付平臺進(jìn)行付款支付確認(rèn)3.7財務(wù)實付菜單位置 財務(wù)解決/收付款工作臺/財務(wù)付款工作臺功效及使用闡明例：對上述付匯申請做財務(wù)實付打開財務(wù)付款工作臺，點(diǎn)擊查詢，可查看全部付款申請，如圖：點(diǎn)擊“打開明細(xì)”，彈出以下界面：選擇要進(jìn)行實付的單據(jù)，點(diǎn)擊“進(jìn)入該任務(wù)”，如圖：財務(wù)輸入支付日期、銀行、匯率，點(diǎn)擊“付款確認(rèn)”。如有銀行費(fèi)發(fā)生，錄入銀行費(fèi)金額，并點(diǎn)擊“分?jǐn)傌攧?wù)費(fèi)用”，系統(tǒng)自動將銀行費(fèi)攤到合同上；如果是使用購匯來進(jìn)行付匯，輸入購匯單號，系統(tǒng)自動帶出賬戶和匯率。3.8信用證收證菜單位置 零庫存出口/信用證管理/信用證到證登記操作流程同收款登記財務(wù)人員錄入公司收證信息，提交到待認(rèn)領(lǐng)平臺業(yè)務(wù)人員在單據(jù)認(rèn)領(lǐng)菜單，像做收款認(rèn)領(lǐng)同樣認(rèn)領(lǐng)信用證業(yè)務(wù)人員將信用證拆分到合同，然后提交生效。3.9出運(yùn)單菜單位置 零庫存出口/出運(yùn)管理/出運(yùn)單操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員收到委托方提供的出口貨品清單后，在系統(tǒng)中拷貝對應(yīng)出口合同生成出運(yùn)單，系統(tǒng)自動將出口合同中定義的委托結(jié)算信息帶入到出運(yùn)單中在出運(yùn)商品界面，輸入出口商品輸入完畢后，將出運(yùn)單提交至待出運(yùn)狀態(tài)，在該狀態(tài)，業(yè)務(wù)能夠制作《出口報關(guān)單證》和《出口結(jié)匯單證》出口報關(guān)單退單后，財務(wù)人員在《出口報關(guān)單證》處，錄入真實報關(guān)單號擬定數(shù)據(jù)無誤后，將出運(yùn)單提交生效3.10出口費(fèi)用發(fā)票3.11自營出口銷售發(fā)票菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/自營出口銷售發(fā)票操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員功效及使用闡明

出運(yùn)單生效后，在系統(tǒng)中會自動生成一張自營出口銷售發(fā)票，本張發(fā)票作為賬務(wù)做應(yīng)收賬款使用，銷售發(fā)票的金額等于出運(yùn)單的金額，并且發(fā)票號與出運(yùn)單編號一致。如果由于后期增加了費(fèi)用，需要調(diào)節(jié)發(fā)票金額，能夠使用自營出口銷售發(fā)票上的調(diào)節(jié)發(fā)票功效，點(diǎn)擊發(fā)票上的按鈕“制作調(diào)節(jié)發(fā)票”點(diǎn)擊后跳出以下界面，在彈出框的下面界面的調(diào)節(jié)時機(jī)出運(yùn)金額這欄，錄入增加或者減少的金額即可（例如：原出運(yùn)金額一萬美金，后期增加了某些費(fèi)用，需要調(diào)節(jié)收匯金額，增加200美金，那么制作調(diào)節(jié)發(fā)票時，在調(diào)節(jié)時機(jī)出運(yùn)金額這欄，輸入200），然后點(diǎn)擊確認(rèn)，系統(tǒng)會新增一張調(diào)節(jié)發(fā)票，用作收匯。3.12付費(fèi)用申請菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/出口費(fèi)用付款申請操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員功效及使用闡明本菜單登記出口貨款和費(fèi)用的支付申請，只是在費(fèi)用類型分辨是貨款還是費(fèi)用預(yù)付款必須新建單據(jù)，然后輸入有關(guān)紅色信息。如果是收到發(fā)票的付款申請，可由有關(guān)的進(jìn)口費(fèi)用發(fā)票直接生成付款申請。3.13資金跟蹤表菜單位置 代理進(jìn)口/綜合業(yè)務(wù)/資金跟蹤審批表操作權(quán)限：業(yè)務(wù)員功效及使用闡明例：制作合同DLHT-TEST01的資金跟蹤表打開資金跟蹤表界面，以下圖：點(diǎn)擊新建單據(jù)合同種類選擇“進(jìn)口/內(nèi)貿(mào)采購合同”，然后拷貝在合同號處拷貝或者是輸入DLHT-TEST01在預(yù)估費(fèi)用明細(xì)頁面，選擇本次預(yù)估的費(fèi)用，并點(diǎn)擊按鈕【預(yù)估確認(rèn)】在主界面點(diǎn)擊按鈕【計算預(yù)計利潤】提交資金跟蹤審批表3.14退稅申報菜單位置 財務(wù)解決/出口退稅/退稅申報操作權(quán)限：退稅專人功效及使用闡明退稅專人在退稅申報菜單登記申報退稅統(tǒng)計新建單據(jù)，選擇出口出運(yùn)單點(diǎn)擊按鈕【取退稅金額】，將對應(yīng)出運(yùn)單的退稅金額帶出來。3.15實收出口退稅款登記菜單位置 財務(wù)解決/出口退稅/實收出口退稅登記操作權(quán)限：退稅專人功效及使用闡明新建實收退稅登記，將對應(yīng)退稅賬戶的收款登記到系統(tǒng)中實收退稅登記提交生效后，將對應(yīng)退稅款人領(lǐng)導(dǎo)申報數(shù)據(jù)上，然后提交生效4.自營出口操作流程自營出口與代理出口操作不同處闡明4.1出口合同為主合同，出口合同與國內(nèi)采購合同的對應(yīng)關(guān)系為1：X4.2無需制作出口合同，一種出口合同就代表一次出口訂單4.3自營出口合同不能做空白合同解決，操作以下菜單位置 自營出口/出口簽約/出口合同功效及使用闡明點(diǎn)擊菜單，彈出出口合同維護(hù)界面點(diǎn)擊新建單據(jù)，會出現(xiàn)以下圖所示界面：錄入出口合同、價格條款以及其它合同條款在商品明細(xì)界面輸入出口的商品、數(shù)量、銷售金額和傭金方式（系統(tǒng)默認(rèn)無傭金，付傭為暗傭，扣傭為明傭）在主界面的收匯方式明細(xì)界面