計(jì)劃采購管理制度

計(jì)劃采購管理制度（試行）Q/QM-302.06-20131總則1.1為規(guī)范物資設(shè)備計(jì)劃、采購管理，保證基建、生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進(jìn)行，控制公司成本及降低費(fèi)用，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2范圍2.1本制度適應(yīng)于公司物資（設(shè)備）計(jì)劃、采購管理工作。3職責(zé)3.1負(fù)責(zé)本公司除辦公用品、勞保用品外的其它物資、設(shè)備采購歸口管理。3.2堅(jiān)決維護(hù)公司的利益，認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，為公司生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，按生產(chǎn)建設(shè)需要以最經(jīng)濟(jì)的辦法和效果保證物資供應(yīng)，確保生產(chǎn)正常進(jìn)行。3.3負(fù)責(zé)按國家及地方政府政策、法令、法規(guī)執(zhí)行物資、設(shè)備的采購工作。3.4作好物資設(shè)備計(jì)劃基礎(chǔ)管理工作，不斷提高物資計(jì)劃的管理水平。3.5結(jié)合庫存情況，進(jìn)行綜合平衡，編制物資設(shè)備采購計(jì)劃。4計(jì)劃、采購管理要求4.1物資設(shè)備需求計(jì)劃編制內(nèi)容要求4.1.1物資設(shè)備需求計(jì)劃由需用部門根據(jù)生產(chǎn)、建設(shè)、維修等進(jìn)度要求，編制物資設(shè)備需求計(jì)劃。計(jì)劃中必須標(biāo)明所需物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)要求、材質(zhì)、單位、數(shù)量、到貨時間、用途等信息，經(jīng)需用部門主任簽字、計(jì)劃合同部審核，分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)物資設(shè)備部。4.1.2基建項(xiàng)目、技改工程以設(shè)計(jì)圖紙及訂貨清冊為依據(jù)編制需求計(jì)劃，并附材料清冊；如果沒有訂貨清冊，由需用部門或施工單位依據(jù)圖紙?zhí)岢鲂枨笥?jì)劃，并注明圖紙編號。4.1.3基建項(xiàng)目因設(shè)計(jì)變更需增加材料，依據(jù)設(shè)計(jì)變更單或經(jīng)設(shè)計(jì)批準(zhǔn)的工程聯(lián)系單報(bào)需求計(jì)劃，并附設(shè)計(jì)變更單或工程聯(lián)系單。4.1.4因施工單位保管不善，造成材料、設(shè)備丟失、損壞，需重新訂貨，價(jià)值5萬元以上（含5萬元），需求計(jì)劃必須經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)，價(jià)值5萬元以下由總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)物資設(shè)備部。款項(xiàng)在工程進(jìn)度中扣除或按施工合同約定執(zhí)行。4.1.5未列入年度生產(chǎn)、建設(shè)、大修計(jì)劃的物資設(shè)備，需求計(jì)劃中標(biāo)明用途，價(jià)值人民幣30萬元以上（含人民幣30萬元），需經(jīng)總經(jīng)理辦公會通過，價(jià)值小于人民幣30萬元，需經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)委托人批準(zhǔn)。4.1.6設(shè)備、備件改型換代，填報(bào)需求計(jì)劃需附經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)的技術(shù)要求。4.1.7訂購大型設(shè)備、設(shè)備改造、大修非標(biāo)項(xiàng)目設(shè)備及技改項(xiàng)目，填報(bào)需求計(jì)劃需附相應(yīng)的技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4.1.8對外委托加工件，填報(bào)物資設(shè)備需求計(jì)劃需附審核和批準(zhǔn)后的加工圖（一式四份）。4.2物資設(shè)備需求計(jì)劃編制時間要求4.2.1需求計(jì)劃編報(bào)時間必須充分考慮物資設(shè)備的生產(chǎn)、供應(yīng)周期；4.2.2基建材料：單筆（單批、單臺套）價(jià)值人民幣10萬元（含人民幣10萬元）以上的，必須使用前3個月報(bào)需求計(jì)劃；長周期制造設(shè)備，需滿足招標(biāo)、制造周期前提下，再提前3個月報(bào)需求計(jì)劃；小型設(shè)備安裝前6個月報(bào)需求計(jì)劃。4.2.3大修非標(biāo)項(xiàng)目的設(shè)備、零星購置設(shè)備及備品配件，由需用部門按項(xiàng)目及物資設(shè)備分類在大修前6個月編制需求計(jì)劃。4.2.4小修備品配件、工器具及材料，由需用部門在小修前3個月編制需求計(jì)劃。4.2.5生產(chǎn)、建設(shè)月度消耗材料，需用部門在每月10日前和25日前（遇節(jié)假日順延），報(bào)批準(zhǔn)后的需求計(jì)劃。4.2.6公司所屬生產(chǎn)以外的其它部門，在每月25日前（遇節(jié)假日順延），報(bào)批準(zhǔn)后的需求計(jì)劃。4.3物資設(shè)備采購計(jì)劃的編制要求4.3.1計(jì)劃管理人員根據(jù)需求計(jì)劃、庫存報(bào)表、在途物資、合同應(yīng)到貨物資等，平衡庫存后匯總編制物資設(shè)備采購計(jì)劃；平衡庫存時動用儲備定額的，及時申請補(bǔ)充。4.3.2采購計(jì)劃中必須標(biāo)明物資設(shè)備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)要求、材質(zhì)、單位、數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)、計(jì)劃金額、采購方式及到貨時間等信息。4.3.3單筆（單批、單臺套）價(jià)值小于人民幣2萬元物資采購計(jì)劃，需計(jì)劃管理人員、采購管理人員、倉儲管理人員簽字，部門主任審核批準(zhǔn)、財(cái)務(wù)管理部主任審核批準(zhǔn)；單筆（單批、單臺套）價(jià)值大于人民幣2萬元（含人民幣2萬元）物資設(shè)備采購計(jì)劃需經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.4編制采購計(jì)劃時，需要改變需求計(jì)劃所報(bào)物資設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、標(biāo)準(zhǔn)、圖號、材質(zhì)等內(nèi)容或選擇代用物資時，應(yīng)征得需用部門同意，基建物資還需征得設(shè)計(jì)同意，并出具書面變更單后方可執(zhí)行。4.3.5需求計(jì)劃送達(dá)后3日由計(jì)劃管理人員完成物資設(shè)備采購計(jì)劃編制；大批或特殊設(shè)備、材料需在7日內(nèi)完成。4.4物資設(shè)備采購計(jì)劃的實(shí)施4.4.1物資設(shè)備采購必須嚴(yán)格執(zhí)行批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，沒有特殊原因不得隨意改動，維護(hù)采購計(jì)劃的嚴(yán)肅性。4.4.2物資設(shè)備采購必須與生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)、投資費(fèi)用、工程進(jìn)度相一致。4.4.3物資設(shè)備采購原則上必須在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購，如果合格供應(yīng)商不能滿足要求，需填寫合格供應(yīng)商方外采購單，單筆（單批、單臺套）價(jià)值小于人民幣2萬元的合格供應(yīng)商方外采購單由職能部門主任批準(zhǔn)，單筆（單批、單臺套）價(jià)值大于人民幣2萬元（含人民幣2萬元）的合格供應(yīng)商方外采購單由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。采取招標(biāo)的物資設(shè)備可不用填寫合格供應(yīng)商方外采購單。4.4.4單筆（單批、單臺套）價(jià)值大于人民幣30萬元（含人民幣30萬元），需按甘肅省有關(guān)招投標(biāo)管理要求進(jìn)行公開招標(biāo)采購；單筆（單批、單臺套）價(jià)值大于人民幣10萬元（含人民幣10萬元），小于人民幣30萬元，由公司內(nèi)部組織招標(biāo)方式采購或議標(biāo)方式采購；單筆（單批、單臺套）價(jià)值大于人民幣1萬元（含人民幣1萬元），小于人民幣10萬元，采用不少于三家比質(zhì)比價(jià)采購，單筆（單批、單臺套）價(jià)值小于人民幣1萬元，需在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購；生產(chǎn)、建設(shè)、維修常用物資，簽訂框架協(xié)議，采用框架協(xié)議采購模式。4.4.5如果物資種類繁多、數(shù)量少、金額少，到貨時間緊急，對工程質(zhì)量影響小的物資，經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可委托乙方代采購，費(fèi)用在每月進(jìn)度款中結(jié)算。4.4.6采用公開招標(biāo)方式采購，中標(biāo)單位由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會確定；由公司內(nèi)部組織招標(biāo)方式采購或議標(biāo)方式采購，中標(biāo)單位由甘肅能源慶陽煤電有限責(zé)任公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；采用比質(zhì)比價(jià)方式采購，供應(yīng)單位確定由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；單筆（單批、單臺套）價(jià)值小于人民幣2萬元物資、設(shè)備采購供應(yīng)商確定，由職能部門主任批準(zhǔn)。4.4.7物資、設(shè)備采購中，物資設(shè)備部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)工作、編制招標(biāo)文件、合同談判、合同簽訂等工作，由需用部門、技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)起草招標(biāo)文件的技術(shù)部分、合同的技術(shù)協(xié)議以及技術(shù)談判。4.4.8需與供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式或供貨質(zhì)量及要求進(jìn)行談判的，由物資設(shè)備部、財(cái)務(wù)管理部及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組，提出初步意見，報(bào)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審定后由物資設(shè)備部牽頭談判。4.4.9采購管理人員在采購物資、設(shè)備時，必須索取能有效地證明該物資設(shè)備質(zhì)量的技術(shù)文件，（包括質(zhì)量證明書、合格證、使用說明書、安裝證明書、技術(shù)參數(shù)表、接線圖、線路圖、調(diào)整說明書、保修卡等），并確認(rèn)其有效性及真實(shí)性。4.5物資設(shè)備采購計(jì)劃的修改、撤銷由于生產(chǎn)、建設(shè)、維修的計(jì)劃任務(wù)量發(fā)生變化，或人為疏忽、編制依據(jù)不足造成物資需求計(jì)劃數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化，需要修改或撤銷需求計(jì)劃的，必須及時填報(bào)物資設(shè)備需求計(jì)劃撤銷申請，由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)物資設(shè)備部，物資設(shè)備部根據(jù)采購計(jì)劃執(zhí)行情況確認(rèn)能否退貨。4.6合同簽訂4.6.1物資設(shè)備采購合同談判、簽訂必須符合公司合同談判、簽訂流程，執(zhí)行公司合同審批程序。4.6.2單筆（單批）價(jià)值大于人民幣5萬元（含人民幣5萬元）的物資采購，必須簽訂合同或框架協(xié)議。單筆（單批、單臺套）價(jià)值大于人民幣1萬元（含人民幣1萬元）的設(shè)備采購，必須簽訂合同。4.6.3企業(yè)將授權(quán)貿(mào)易人員和簽約人員向貿(mào)易對手備案。4.6.4采購合同需要變更或提前終止時，應(yīng)及時報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。重大合同變更、撤銷需報(bào)總經(jīng)理辦公會研究決定。4.7跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行4.7.1物資設(shè)備部采購管理人員、合同管理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)跟蹤并監(jiān)督合同執(zhí)行情況。4.7.2物資設(shè)備采購、技術(shù)、設(shè)計(jì)等部門和需用部門對重要關(guān)鍵長周期設(shè)備、材料實(shí)行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制監(jiān)造大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人。4.7.3采購管理人員按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。4.8物資設(shè)備驗(yàn)收入庫4.8.1質(zhì)量控制管理人員對到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告書傳采購管理人員、倉儲保管人員。具體按公司《物資設(shè)備質(zhì)量控制制度》執(zhí)行。4.8.2采購管理人員編制入庫單，倉儲管理人員對到貨物資、設(shè)備進(jìn)行外觀和數(shù)量檢驗(yàn)，審核入庫單，對符合合同要求的合格物資辦理入庫手續(xù)，對檢驗(yàn)不符合合同要求的物資，不得辦理入庫手續(xù)。4.8.3不合格物資由物資設(shè)備部辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報(bào)財(cái)務(wù)管理部、需用部門審批后進(jìn)行處理。4.8.4入庫手續(xù)具體按公司《物資設(shè)備出入庫管理制度》執(zhí)行。4.9發(fā)票校驗(yàn)、貨款支付4.9.1財(cái)務(wù)管理部對購貨增稅發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)證（錄入金稅系統(tǒng)或到稅務(wù)部門現(xiàn)場認(rèn)證），未能通過認(rèn)證的必須退回重新開具。4.9.2物資設(shè)備部根據(jù)采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況，提出采購資金支付，采購管理人員填制付款申請并附采購合同、驗(yàn)收、入庫單據(jù)等付款依據(jù)，經(jīng)物資設(shè)備部計(jì)劃管理人員、合同管理人員、部門主任簽字，分管副總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)管理部主任簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)，送到財(cái)務(wù)管理部辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。大額資金由資金委員會審批同意后支付。4.10清理、關(guān)閉合同4.10.1合同執(zhí)行完畢后，物資設(shè)備部應(yīng)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行清理，關(guān)閉，并建立供應(yīng)商信譽(yù)檔案。4.10.2物資設(shè)備部將合同清理和供應(yīng)商信用情況反饋給財(cái)務(wù)管理部門。5物資設(shè)備計(jì)劃、采購的檢查考核5.1物資設(shè)備采購計(jì)劃編制、實(shí)施工作效率、準(zhǔn)確率、完成率、積壓與利庫。5.2由于組織管理不力，采購計(jì)劃不準(zhǔn)確，安排不合理，執(zhí)行不到位，出現(xiàn)到貨延期、缺件或超計(jì)劃采購、質(zhì)量不符合要求、高出市場采購時價(jià)，影響正常生產(chǎn)建設(shè)的完成和造成浪費(fèi)的按照相關(guān)制度進(jìn)行考核。5.3不按公司物資設(shè)備計(jì)劃采購管理制度規(guī)定的審批權(quán)限、采購方式進(jìn)行采購，對責(zé)任人進(jìn)行考核。5.4由于組織管理不力，工作粗心大意，合同談判、執(zhí)行、付款過程中給公司造成損失的，對責(zé)任人進(jìn)行考核。6附則6.1對計(jì)劃的編制、調(diào)整和實(shí)施進(jìn)行全面分析和總結(jié)，積累資料，整理歸檔，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。文字性基礎(chǔ)資料至少保存五年，超過五年項(xiàng)目若沒有審計(jì)驗(yàn)收，必須保存至項(xiàng)目審計(jì)驗(yàn)收完成。6.2本制度由公司物資設(shè)備部負(fù)責(zé)解釋。6.3本制度至2013年6月6日起執(zhí)行。計(jì)劃采購流程圖總經(jīng)理，分管副總經(jīng)理需用部門計(jì)劃合同部財(cái)務(wù)管理部倉庫供貨商物資設(shè)備部分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意分管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理批準(zhǔn)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意分管副總