協(xié)同綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)技術(shù)計(jì)劃

2013年協(xié)同綜合印務(wù)管理系統(tǒng)(OPM）技術(shù)方案2013年4月目錄TOC\o”1—4"\h\z\uHYPERLINK\l”_Toc359234864"1. 系統(tǒng)設(shè)計(jì) 3HYPERLINK\l”_Toc359234865”1。1. 設(shè)計(jì)思想 3HYPERLINK\l”_Toc359234866"1.2。 設(shè)計(jì)原則 41.2.3。 流程圖對比 6HYPERLINK\l”_Toc359234870”2。 系統(tǒng)角度設(shè)計(jì) 6_Toc359234873"2。1。1。 報(bào)表 62。3。 公司生產(chǎn)部管理 8HYPERLINK\l”_Toc359234878”2。4. 公司生產(chǎn)部員工 8_Toc359234881"3。 功能設(shè)計(jì) 8HYPERLINK\l”_Toc359234883"3。1. 訂單管理 9HYPERLINK\l”_Toc359234884"3.2。 工單管理 93.4。 費(fèi)用管理 163。5. 辦公管理 17HYPERLINK\l”_Toc359234888”3。5.1。 待辦事項(xiàng) 173。5.2。 事務(wù)處理 18HYPERLINK\l”_Toc359234900”3.5。2。1. 行政類 18HYPERLINK\l”_Toc359234901”3。5.2.2. 人事類 183。5。2。3. 財(cái)務(wù)類 193.5.3。 工作日志 203。5。4。 任務(wù)交辦 213.5.6。 便簽 22HYPERLINK\l”_Toc359234908"3。5.7. 通知公告 223。5.8。 文檔資料 23HYPERLINK\l”_Toc359234910"3.5.9. 合同管理 243。5.10. 單位黃頁 243.5.11。 我的收藏 24HYPERLINK\l”_Toc359234913"3.6。 系統(tǒng)管理 24系統(tǒng)設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)思想綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)支持客戶在線登陸下單,也可由銷售(業(yè)務(wù)代表）為客戶下訂單，訂單新建完成后客戶信息直接提取到對外關(guān)系管理中形成客戶檔案。訂單管理包括：訂單新建、訂單審批、生產(chǎn)下達(dá)、生產(chǎn)完成等，由銷售部員工進(jìn)行操作，在訂單表單中客戶名稱、訂單金額、訂單內(nèi)容為固定值不可定義，其它內(nèi)容支持自定義。工單管理包括:生成審批流程、生產(chǎn)下達(dá)等，由生產(chǎn)部員工進(jìn)行查詢及管理，在工單表單中不顯示客戶名稱、訂單金額，只顯示訂單內(nèi)容及數(shù)量。工單下達(dá)至生產(chǎn)車間或外協(xié)時(shí)由相應(yīng)工作人員進(jìn)行完成進(jìn)度及情況填報(bào)，提供客戶及銷售(業(yè)務(wù)代表）進(jìn)行訂單進(jìn)度查詢.在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中訂單與工單數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，工單數(shù)據(jù)直接從訂單數(shù)據(jù)中提取，減少工作人員手工錄入環(huán)節(jié)，節(jié)約管理成本及避免數(shù)據(jù)誤差.同時(shí)，費(fèi)用管理中的生產(chǎn)費(fèi)用、管理費(fèi)用數(shù)據(jù)可直接通過訂單審批、生產(chǎn)車間及外協(xié)審批流程進(jìn)行采集，在訂單合同中采集的數(shù)據(jù)形成合同收付款記錄等（如下圖所示）。系統(tǒng)頁內(nèi)設(shè)計(jì)主要分為：管理崗、車間、對內(nèi)、對外四塊,管理崗頁面主要顯示待辦事項(xiàng),工單完成情況、訂單完成情況等；車間頁面主要顯示工單、通知、公告等；對內(nèi)頁面主要顯示流程審批及申請、通知、公告、訂單管理、工單管理等。對外頁面主要提供客戶、銷售（業(yè)務(wù)代表）輸入訂單號(hào)進(jìn)行訂單進(jìn)度查詢等.在系統(tǒng)中用戶根據(jù)自身權(quán)限查詢相應(yīng)信息及內(nèi)容等（如下圖所示).設(shè)計(jì)原則人性化流程定義，顛覆傳統(tǒng)方式流程定制以原紙質(zhì)表單以word繪制后導(dǎo)入系統(tǒng)，添加相應(yīng)組件生成可自定義流程，根據(jù)流程自動(dòng)生成流程圖及流程環(huán)節(jié)，實(shí)施中快速適應(yīng)公司變化，與日常紙質(zhì)審批一致實(shí)用性高。不打破原有的辦公習(xí)慣系統(tǒng)中表單定制以實(shí)現(xiàn)的表單一致,按現(xiàn)有的審批表單繪制后導(dǎo)入系統(tǒng)，添加相應(yīng)控件即可生成，表單中支持常用意見、手寫簽名等,使經(jīng)辦人不改變原有的審批方式、領(lǐng)導(dǎo)審批簡單快捷。銨鈕根據(jù)三層分層定義顯示,與現(xiàn)實(shí)辦公一致銨鈕根據(jù)三層分層定義顯示,與現(xiàn)實(shí)辦公一致決策層執(zhí)行層業(yè)務(wù)層該案例為決策層銨鈕，少而簡潔；點(diǎn)擊<請?zhí)顚憽祻棾鲈搶υ捒蛑С质謱懞灻c(diǎn)擊<請?zhí)顚憽祻棾鲈搶υ捒蛑С质謱懞灻鞒虉D對比傳統(tǒng)模式（軟件工程式）新型模式（職能模式）系統(tǒng)角度設(shè)計(jì)公司高層管理公司領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中能看到報(bào)表、員工工作情況、工單/訂單管理等。報(bào)表報(bào)表包含了財(cái)務(wù)報(bào)表、訂單報(bào)表(銷售)、工單報(bào)表（生產(chǎn)）等,在系統(tǒng)中報(bào)表可通過圖表進(jìn)行展示（如餅狀圖、柱狀圖、折線圖）。公司領(lǐng)導(dǎo)通過圖表展示可以了解公司年度、季度、當(dāng)月的財(cái)務(wù)收支情況、銷售情況、生產(chǎn)情況等。報(bào)表數(shù)據(jù)以直觀、簡潔的圖表形式顯示出來，幫助公司管理層更清晰的了解公司當(dāng)前狀況等，以最快時(shí)間內(nèi)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)提早控制和輔助決策的作用。員工工作情況公司領(lǐng)導(dǎo)通過任務(wù)交辦及工作日志兩個(gè)模塊了解員工工作情況，在員工填寫的工作日志中就可以了解員工當(dāng)天的工作情況，如:查看銷售部員工工作日志，可了解他當(dāng)天所進(jìn)行的客戶拜訪、客戶回訪等相關(guān)情況等;通過任務(wù)交辦可了解當(dāng)前訂單生產(chǎn)進(jìn)度、項(xiàng)目進(jìn)度等。訂單/工單管理公司領(lǐng)導(dǎo)通過訂單管理可查看訂單情況、訂單合同、訂單合同收付款情況；通過工單管理查看工單下達(dá)情況、生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)耗損情況等。公司銷售部管理公司銷售部主要負(fù)責(zé)訂單管理、客戶管理等.通過訂單管理為客戶填寫訂單信息進(jìn)行下單，訂單合同簽定、訂單合同款收付等;通過客戶管理可對客戶進(jìn)行建檔、信息查詢及管理等。公司生產(chǎn)部管理公司生產(chǎn)部主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)完成情況、生產(chǎn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)、公司外協(xié)/外委管理、工單管理等.通過工序?qū)ιa(chǎn)情況進(jìn)行填報(bào)，在已完成的工序上點(diǎn)擊完成,便于客戶及銷售(業(yè)務(wù)代表）查詢訂單進(jìn)度;通過生產(chǎn)報(bào)表(如：獎(jiǎng)勵(lì)單、補(bǔ)料單、過失返工單)統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)廢品率等。公司生產(chǎn)部員工公司生產(chǎn)部員工可查詢工單生產(chǎn)下達(dá)情況、工單完成工序填報(bào)、待辦事項(xiàng)、通知、公告等。公司財(cái)務(wù)部員工公司財(cái)務(wù)部員工主要對費(fèi)用報(bào)銷、支出明細(xì)、收入明細(xì)等進(jìn)行管理，同時(shí)可對訂單合同及合同收、付款情況進(jìn)行查詢等。公司對外關(guān)系公司客戶、業(yè)務(wù)代表可通過系統(tǒng)進(jìn)行訂單進(jìn)度查詢。功能設(shè)計(jì)根據(jù)印務(wù)需求，系統(tǒng)主要由訂單管理、工單管理、對外關(guān)系管理、費(fèi)用管理、辦公管理、系統(tǒng)管理等模塊組成。功能模塊功能列表訂單管理訂單新建、訂單審批、訂單臺(tái)帳、訂單狀態(tài)、訂單應(yīng)收款、派發(fā)工單、訂單查詢、訂單出貨管理、統(tǒng)計(jì)分析工單管理工單生產(chǎn)、工單狀態(tài)、工單查詢、統(tǒng)計(jì)分析對外關(guān)系管理對外關(guān)系檔案管理、名片管理、關(guān)聯(lián)客戶、關(guān)聯(lián)活動(dòng)、關(guān)聯(lián)交易、關(guān)聯(lián)附件、關(guān)聯(lián)費(fèi)用、流程審批、我的關(guān)系、信息變動(dòng)費(fèi)用管理費(fèi)用審批、支出明細(xì)、收入明細(xì)、采購應(yīng)付款、訂單合同收付款記錄、統(tǒng)計(jì)分析辦公管理待辦事項(xiàng)、事務(wù)處理、工作日志、任務(wù)交辦、會(huì)議通知、便簽、通知、公告、文檔資料、合同管理、單位黃頁、我的收藏系統(tǒng)管理組織用戶管理、角色管理、模塊管理、菜單配置、個(gè)人群組、公共群組訂單管理訂單新建:新建客戶訂單,訂單包括客戶名稱、訂單金額、訂單內(nèi)容等，訂單表單中除客戶名稱、訂單金額、訂單內(nèi)容外均可自定義。訂單審批：對客戶訂單進(jìn)行審批，當(dāng)客戶或銷售(業(yè)務(wù)代表)下單后，由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，訂單審批結(jié)束后自動(dòng)生成工單。訂單臺(tái)帳：對訂單統(tǒng)計(jì)、查詢等，公司領(lǐng)導(dǎo)、銷售、財(cái)務(wù)等可根據(jù)自身權(quán)限進(jìn)行訂單查詢。訂單狀態(tài):訂單狀態(tài)包括生產(chǎn)、完成、待生產(chǎn)、取消、暫停。訂單應(yīng)收款：訂單應(yīng)收款包括應(yīng)收款管理及預(yù)收款管理，應(yīng)收款數(shù)據(jù)及預(yù)收款數(shù)據(jù)從訂單中自動(dòng)提取，用戶根據(jù)相應(yīng)權(quán)限可進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)等。派發(fā)工單：訂單審批結(jié)束后自動(dòng)提取數(shù)據(jù)生成工單派發(fā)至相應(yīng)生產(chǎn)部門。訂單查詢：通過訂單號(hào)查詢訂單進(jìn)度及相關(guān)信息等.訂單出貨管理：根據(jù)訂單內(nèi)容生成出貨（交貨）明細(xì)單，通過出貨明細(xì)單進(jìn)行貨品送交。統(tǒng)計(jì)分析:對訂單數(shù)、訂單金額、完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及分析，以圖表方式進(jìn)行展示。交貨明細(xì)單工單管理訂單生成工單后派發(fā)至相應(yīng)生產(chǎn)部門，工單分為：內(nèi)部工單和外委工單，兩類工單內(nèi)容一致屬性不同。工單辦理：系統(tǒng)派發(fā)工單至相應(yīng)生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門進(jìn)行工單簽收處理。工單內(nèi)容包括訂單內(nèi)容、開料、工藝、機(jī)臺(tái)、印刷要求等。工單狀態(tài)：工單狀態(tài)是顯示工單進(jìn)度，通過工序制作時(shí)在已完成的工藝上點(diǎn)擊完成后形成工單狀態(tài)（當(dāng)前所在工藝步驟），提供公司領(lǐng)導(dǎo)、銷售（業(yè)務(wù)代表）、客戶進(jìn)行訂單進(jìn)度查詢。工單查詢：根據(jù)工單號(hào)查詢工單生產(chǎn)進(jìn)度等。統(tǒng)計(jì)分析：對生產(chǎn)機(jī)臺(tái)、折頁機(jī)產(chǎn)量、機(jī)刀工作記錄、廢品率等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及分析，以圖表方式進(jìn)行展示。工藝流程單工藝列表計(jì)件記錄機(jī)刀工作記錄機(jī)臺(tái)月統(tǒng)計(jì)表后工序部績效統(tǒng)計(jì)表折頁機(jī)產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)對外關(guān)系管理對外關(guān)系檔案管理:記錄了客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的相關(guān)信息（如：客戶類別、等級(jí)、名稱、所屬行業(yè)、所在區(qū)域、地址、電話、傳真等）進(jìn)行管理。當(dāng)客戶檔案中已記錄客戶資料時(shí)銷售或客戶下訂單時(shí)可從客戶檔案中直接提取相關(guān)數(shù)據(jù)，無需再次錄入信息。關(guān)聯(lián)客戶：客戶與客戶之間可能會(huì)有關(guān)聯(lián)，當(dāng)客戶相關(guān)聯(lián)時(shí)填寫關(guān)聯(lián)描述.關(guān)聯(lián)活動(dòng)：列出與該客戶關(guān)聯(lián)的所有活動(dòng)（如：訂單、拜訪、關(guān)懷等)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)根據(jù)相關(guān)權(quán)限進(jìn)行查看。關(guān)聯(lián)交易：列出與該客戶關(guān)聯(lián)的所有交易記錄(如：訂單、訂單金額等）關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)根據(jù)相關(guān)權(quán)限進(jìn)行查看。關(guān)聯(lián)附件:列出跟該客戶關(guān)聯(lián)的所有附件，包括從合同審批流程過來的合同文件,關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)根據(jù)相關(guān)權(quán)限進(jìn)行查看。關(guān)聯(lián)費(fèi)用:列出與該客戶關(guān)聯(lián)的所有相關(guān)費(fèi)用，包括從流程審批中自動(dòng)提取的費(fèi)用,關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)根據(jù)相關(guān)權(quán)限進(jìn)行查看。流程審批：自動(dòng)發(fā)起如商務(wù)接觸、投訴、咨詢、建議等流程。我的關(guān)系：以我相關(guān)的客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的檔案信息。信息變動(dòng):記錄了所有客戶信息變動(dòng)、刪除、新增情況等。費(fèi)用管理費(fèi)用審批：費(fèi)用報(bào)銷、招待費(fèi)用報(bào)銷、出差報(bào)銷、借款申請審批、匯款申請、支票領(lǐng)用申請等相關(guān)審批流程。支出明細(xì)：指每一筆支出費(fèi)用的日期、內(nèi)容、金額、費(fèi)用科目等以及相關(guān)的審批流程單。收入明細(xì):指每一筆收入來源包括了款項(xiàng)的日期、內(nèi)容、金額、費(fèi)用科目等。采購應(yīng)付款：對采購應(yīng)付款及預(yù)付款進(jìn)行管理。訂單應(yīng)收款:對訂單應(yīng)收、預(yù)收款進(jìn)行管理，應(yīng)收款數(shù)據(jù)及預(yù)收款數(shù)據(jù)從訂單中自動(dòng)提取。統(tǒng)計(jì)分析：對相應(yīng)數(shù)據(jù)（如：黑單、紅單、收款、欠款、付款等)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)及管理,同時(shí)將報(bào)表以柱狀圖或餅狀圖展示,所有的費(fèi)用情況都會(huì)按比例來顯示,可以很直觀的看出費(fèi)用支出、收入對比。黑單統(tǒng)計(jì)欠款清單收款明細(xì)表辦公管理待辦事項(xiàng)待辦事項(xiàng)集中了用戶當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)，如：郵件、消息、審批等。未辦事項(xiàng)：沒有辦理等待辦理的文件；緩辦事項(xiàng)：沒有辦理可暫緩辦理的文件；已辦事項(xiàng)：已經(jīng)辦理的文件;待閱事項(xiàng)：等待閱讀、傳閱的文件；已閱事項(xiàng)：已經(jīng)閱讀或已傳閱的文件；我的分類:對文件進(jìn)行分類管理。事務(wù)處理事務(wù)處理分為：行政類審批、人事類審批、財(cái)務(wù)類審批、銷售類審批、生產(chǎn)類審批等.行政類行政審批匯集了行政類常用審批流程包括：通用審批、用印申請、采購申請、費(fèi)用申請、加班申請、值班申請、設(shè)備申請等.人事類在系統(tǒng)中人事實(shí)現(xiàn)了全過程審批管理，從員工面試、入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、離職等進(jìn)行相關(guān)審批。人事審批包括：面試意見審批、入職申請、轉(zhuǎn)正申請、人員調(diào)動(dòng)審批、離職審批、停職審批、培訓(xùn)申請、請假審批、行政申訴等。請假審批表應(yīng)聘表財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)審批包括：費(fèi)用報(bào)銷、招待費(fèi)用報(bào)銷、出差報(bào)銷、借款申請審批、合同應(yīng)付款審批、支票領(lǐng)用申請等。生產(chǎn)類生產(chǎn)員工獎(jiǎng)懲審批流程生產(chǎn)員工獎(jiǎng)懲審批流程包括：獎(jiǎng)勵(lì)單（紅單）、過失返工單（黑單）、補(bǔ)料單（綠單）,通過獎(jiǎng)懲審批流程相關(guān)數(shù)據(jù)與費(fèi)用管理支出、收入相關(guān)聯(lián)。獎(jiǎng)勵(lì)紅單過失返工黑單補(bǔ)料綠單工作日志寫日志:記錄當(dāng)天的工作內(nèi)容及心得，便于日后查閱和總結(jié)；查看日志：呈日歷表方式顯示,方便以年、月、日方式查看；日志訂閱：在工作日志里支持同事之間相互訂閱，方便及時(shí)查看所關(guān)心的工作進(jìn)展；工作總結(jié):將指定時(shí)間段的日志生成總結(jié)進(jìn)行檢查分析;日志類型：類型分為日常工作日志、銷售(訂單）工作日志、任務(wù)回復(fù)、工單工作日志等；計(jì)劃：做出工作計(jì)劃、任務(wù)目標(biāo)等;備注：對重要的事、日期做出標(biāo)注，類似于備忘錄；點(diǎn)評:在工作日志里支持企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評日志，指導(dǎo)工作及對工作提出看法等；交流：在工作日志里支持同事交流，可以通過交流來協(xié)調(diào)工作處理事項(xiàng)等。任務(wù)交辦任務(wù)交辦實(shí)現(xiàn)對日常工作任務(wù)的安排及下達(dá)（如：銷售目標(biāo)、生產(chǎn)目標(biāo)等），通過任務(wù)負(fù)責(zé)人的指定，實(shí)現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。主管領(lǐng)導(dǎo)可以對已經(jīng)安排的工作任務(wù)進(jìn)行跟蹤檢查，實(shí)現(xiàn)管理者對任務(wù)、目標(biāo)進(jìn)度等實(shí)時(shí)監(jiān)控。任務(wù)交辦中包括變換辦理人及任務(wù)分解等功能,可根據(jù)情況切換辦理人；可通過任務(wù)分解再分配子任務(wù).會(huì)議通知會(huì)議通知包括新建會(huì)議、需參加會(huì)議、已過期會(huì)議、會(huì)議管理、會(huì)議通知草稿;用于起草會(huì)議通知,將起草好的會(huì)議通知發(fā)布給指定的人和部門.便簽便簽?zāi)K包括:便簽信息、寫便簽、未讀便簽、收件箱、發(fā)件箱、草稿箱等。便簽信息：已收到的便箋信息。寫便簽：用戶可以向指定人員或部門發(fā)送便箋消息，發(fā)送消息時(shí)可附帶文件同時(shí)發(fā)送。未讀便簽：已收到還未閱讀的便箋消息。收件箱:接收部門或個(gè)人發(fā)送過來的郵件等，如同電子郵箱里的收件箱。發(fā)件箱:指已經(jīng)給部門或個(gè)人發(fā)送的郵件等，如同電子郵箱里的已發(fā)郵件。草稿箱：是用來存放暫時(shí)性的文件，待修改內(nèi)容的編輯文件或存放草稿的地方。通知公告通知、公告模塊授權(quán)管理員可以對指定人員發(fā)送通知、公告，并可以隨時(shí)查閱已發(fā)和已收的通知，對需要保留的通知進(jìn)行歸檔；對重要的通知可以進(jìn)行頂置，在發(fā)布之前可以設(shè)定審批流程，通過審批后發(fā)布。文檔資料實(shí)現(xiàn)各類電子資料的分類授權(quán)管理，管理員可實(shí)現(xiàn)文件資料的上傳、